Einrichtung eines selbstverwalteten Remote-Teams

Für die meisten von uns ist es bereits schwierig genug, ein einzelnes Team an einem Ort zu verwalten. Mehrere Teams oder Büros aus der Ferne zu haben schafft Komplikationen, aber auch Möglichkeiten. Wachstum und Internationalisierung sind Quellen der Erfüllung, führen aber sehr oft auch zu Problemen und Herausforderungen. Meistens drehen sich diese Herausforderungen um diese Themen:

• Kommunikation
• Leistung
• Unternehmenskultur

Falls nicht alle diese Themen für Sie heute relevant sind, werden die meisten früher oder später zu einem Diskussionsthema, einem Konflikt oder einem Problem. An sich kann das Schaffen und Beibehalten von einem oder mehreren Remote-Teams die Kapazitäten Ihrer Organisation und der Personen, die sie bilden, stark beanspruchen.

Macht Selbstorganisation das schwieriger? In den meisten Fällen ist die Antwort nein. Ich hatte die Gelegenheit, von 2016 bis 2019 ein Remote-Büro in einem holakratischen Umfeld für Springest einzurichten und gelernt, die oben genannten Themen zu verwalten, kombiniert mit Selbstverwaltung.

Ich konzentriere mich auf meine Erfahrung bei der Einrichtung und Verwaltung eines selbstverwalteten Remote-Teams.

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Remote-Kommunikation in Gang setzen

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Remote-Teams und Kommunikation sind immer eine schwierige Kombination. Obwohl es heute viele Tools gibt, um das Leben einfach zu machen, ist es nie wirklich einfach. Kombinieren Sie das mit Selbstorganisation (und in meinem konkreten Beispiel Holacracy) und es wird schnell noch komplexer.

Als ich von Amsterdam nach Berlin zog, musste ich schnell einen Ort zum Arbeiten finden. Nach einer Woche in netten Cafés habe ich schnell gemerkt, dass dies, auch wenn es anfangs großartig wirkt, nicht wirklich der Fall ist. Remote-Arbeit in einem Café macht Meetings und Anrufe schwierig (Hintergrundgeräusche) und Videoanrufe mit Kunden oder Kollegen unangenehm (warum laufen Leute herum).

Ein ganzes Büro nur für eine Person zu mieten hatte keinen Sinn, aber um Klarheit zu schaffen und meine Verfügbarkeit für Kollegen und Kunden zu erhöhen, musste ich schnell einen festen Ort finden. Ein Pro-Tipp ist, einfach andere Unternehmen zu fragen, ob man eine Zeit lang bei ihnen bleiben kann. Auf diese Weise lernen Sie so viel über eine neue Stadt, wie Menschen arbeiten, plus es macht das Leben einfach. Ich fand schnell einen Arbeitsplatz bei WeFox, die großzügig genug waren, mich aufzunehmen, und ich konnte schnell wie in Amsterdam arbeiten.

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Tools und Herausforderungen (der Selbstorganisation)

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Die Kommunikation mit unserer Zentrale lief hauptsächlich über Tools wie Asana, Slack, Talkspirit, Zoom und Sputr (unser interner Whiteboard). Der Hauptunterschied war, dass die persönliche Kommunikation nicht vorhanden war. Das bedeutete, dass mir manchmal der Kontext und die Updates fehlten, die andere Kollegen in der Zentrale bei kurzen persönlichen Gesprächen oder einfach beim Mittagessen erhielten. Dennoch konnte ich diesen Mangel durch mein Produktwissen und mein Verständnis der Unternehmensabläufe und der Rollen ausgleichen.

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Die ersten echten Herausforderungen begannen mit unseren ersten Einstellungen in Berlin. Neben dem Erlernen des Funktionierens unseres Unternehmens, unserer Tools und Kommunikationsstandards, mussten sie lernen, Holacracy zu praktizieren Ich würde argumentieren, dass Holacracy tatsächlich dazu beigetragen hat, die Kommunikation zwischen dem Remote-Büro und der Zentrale zu optimieren, dank der großen Klarheit bei Rollen und Verantwortungen, die Holacracy bietet.

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Um die Verwendung der Unternehmens-Tools zu erlernen, begannen wir, uns mehr auf Onboarding zu konzentrieren. Das Onboarding-Projekt für neue Mitarbeitende wurde detaillierter und Neueinstellungen erhielten die Rolle des Neulings rôle, in der sie die Feinheiten unserer Arbeitsweisen und Tools lernten. Ein Teil des Onboarding-Projekts bestand darin, sich für interne Schulungssitzungen anzumelden, in denen sie (remote) lernten, die Tools zu verwenden und unsere Engagement-Regeln zu verstehen und Kontakt mit Kollegen in Amsterdam aufzunehmen.

Das bedeutete, dass wir Rollen Verantwortungen hinzufügen mussten (oder neue Rollen schaffen mussten), um die Schulungssitzungen bereitzustellen, die neue Mitarbeitende brauchten. Das bedeutete auch, dass wir Holacracy nutzten, um die Kommunikation zu verbessern und das Remote-Leben erheblich zu erleichtern.

Darüber hinaus haben wir die Onboarding-Rolle geschaffen, damit Neueinstellungen wissen, an wen sie sich mit ihren Fragen wenden können. Diese Rolle organisierten auch eine Onboarding-Woche in der Zentrale — damit sich alle kennenlernen, um die Hemmschwelle zum Hilfe holen zu senken, Feedback zu geben oder einfach etwas zu beantragen. In Deutschland übernahm ich diese Rolle, daher war ich immer anwesend, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeitenden in ihrem Onboarding Fortschritte machten. Ich glaube, dass es sehr wichtig ist, jemanden in Ihrem Remote-Büro physisch zu haben, um die "Anlaufstelle" zu sein. Sorgen und Bedenken werden nicht leicht durch Slack ausgedrückt.

Noch mehr, würden wir anfangen, unsere « Engagement-Regeln » aufzuschreiben und auszuarbeiten. Intern sowie extern würden klare Erwartungen klare Kommunikation erhöhen. Diese Regeln würden uns helfen zu wissen, wie oft wir bestimmte Tools überprüfen sollten, oder wie lange Mitarbeitende auf eine Antwort warten können. Wie man sich in bestimmten Situationen verhält und zu verstehen, welches Tool am besten für welche Kommunikation genutzt werden kann.

Von der Zentrale aus müssen die Sorgen auch real gewesen sein: Funktioniert das Remote-Büro gut? Nutzen Mitarbeitende die gleichen Arbeitsweisen? Arbeitet alle? Wie sicherstellen, dass Kommunikation frei fließt und noch wichtiger, dass alle Tools und Informationen von jedem genutzt werden? Rückblickend glaube ich, dass das Vorhandensein einer vertrauten Person im Remote-Büro (in meinem Fall ich) wichtig und hilfreich ist, um Sorgen zu reduzieren, die in der Zentrale aufkommen könnten. Ich habe nie gehört, dass jemand sich beschwert oder diese Fragen gestellt hat, aber ich habe auch immer versucht, zu viel zu kommunizieren.

Das Letzte scheint entscheidend zu sein: Kommunikation. Wenn Sie also daran denken, ein Remote-Team zu starten, das sich selbst organisieren kann, seien Sie sich bewusst, dass Vertrauen und Kommunikation wichtig sind, denn das ist die einzige Möglichkeit, um das langfristig zum Funktionieren zu bringen.

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Für bessere Kommunikation in Ihrer Organisation, auch aus der Ferne, zögern Sie nicht, unsere Lösung Holaspirit zu konsultieren, basierend auf der Holacracy-Methodik !