Mettre en place une équipe à distance autogérée

Pour la plupart d'entre nous, gérer une seule équipe dans un seul endroit est déjà suffisamment difficile. Avoir plusieurs équipes ou bureaux à distance crée des complications, mais aussi des opportunités. La croissance et l'internationalisation sont sources d'épanouissement, mais très souvent aussi entraînent des problèmes et des défis à surmonter. La plupart du temps, ces défis tournent autour de ces thèmes :

• Communication
• Performance
• Culture d'entreprise

Si tous ces sujets ne sont pas forcément pertinents pour vous aujourd'hui, la plupart constitueront tôt ou tard un sujet de discussion, une tension ressentie ou un problème. En soi, créer et maintenir une ou plusieurs équipes à distance peut déjà mettre à rude épreuve les capacités de votre organisation et des personnes qui la composent.

L’autogestion rend-elle cela plus difficile ? Dans la plupart des cas, non. De 2016 à 2019, j’ai eu l’occasion de mettre en place un bureau à distance dans un environnement holacratique pour Springest, et j’ai appris à gérer les thèmes mentionnés ci-dessus en même temps que l’autogestion.

Je partage ici mon expérience de la création et de la conduite d’une équipe à distance autogérée.

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Lancer la communication à distance

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Les équipes à distance et la communication forment toujours une combinaison délicate. Les outils ne manquent pas pour se simplifier la vie, mais ce n’est jamais vraiment simple. Ajoutez l’autogestion (dans mon cas concret, l'Holacracy) et cela devient très rapidement encore plus complexe.

Quand j'ai déménagé d'Amsterdam à Berlin, j'ai dû trouver un endroit où travailler le plus vite possible. Après une semaine passée dans des cafés sympas, j'ai vite réalisé que, même si cela peut sembler génial au premier abord, ce n'est vraiment pas le cas. Travailler à distance dans un café rend les réunions et les appels difficiles (bruit de fond) et les appels vidéo avec les clients ou collègues gênants (pourquoi y a-t-il des gens qui circulent).

Louer un bureau entier pour une seule personne n’avait pas de sens, mais pour gagner en clarté et rester disponible pour mes collègues et nos clients, je devais trouver un espace fixe rapidement. Un conseil : demandez simplement à d’autres entreprises si vous pouvez vous installer chez elles pour un temps. Vous apprendrez beaucoup sur une nouvelle ville et sur la façon dont les gens y travaillent, et cela vous simplifie la vie. J’ai vite trouvé un bureau chez WeFox, qui a eu la générosité de m’accueillir, et j'ai rapidement pu travailler comme je le faisais à Amsterdam.

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Outils et défis (de l'autogestion)

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La communication avec notre siège passait principalement par des outils comme Asana, Slack, Talkspirit, Zoom and Sputr (notre tableau blanc interne). La principale différence étant que la communication en présentiel était inexistante. Cela signifiait que je manquais parfois de contexte et de mises à jour que d'autres collègues au siège obtenaient lors de brèves conversations en présentiel ou en entendant simplement quelque chose mentionné pendant le déjeuner. Néanmoins, je pouvais compenser ce manque grâce à ma connaissance du produit et à ma maîtrise des rouages de l'entreprise et des rôles.

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Les premiers vrais défis ont commencé avec nos premières embauches à Berlin. Outre l'apprentissage du fonctionnement de notre entreprise, de nos outils et standards de communication, ils devaient apprendre à pratiquer l'Holacracy. Je dirais même que l'Holacracy a facilité la communication entre le bureau à distance et le siège, grâce à la grande clarté dans les rôles et les responsabilités que l'Holacracy procure.

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Pour apprendre à utiliser les outils de l'entreprise, nous avons commencé à nous concentrer davantage sur l'intégration. Le projet d’intégration des nouveaux collaborateurs s’est étoffé, et chaque recrue recevait le rôle « newbee », dans lequel ils apprenaient les tenants et aboutissants de nos méthodes et outils de travail. Une partie du projet d'intégration consistait à s'inscrire à des sessions de formation internes, où ils apprenaient (à distance) à utiliser les outils et nos règles d'engagement et à entrer en contact avec les collègues d'Amsterdam.

Cela signifiait que nous devions ajouter des responsabilités à des rôles (ou créer de nouveaux rôles) pour assurer les sessions de formation dont les nouveaux collaborateurs avaient tant besoin. Cela signifiait également que nous utilisions l'Holacracy pour améliorer la communication et faciliter grandement la vie à distance.

Par ailleurs, nous avons créé le rôle d'intégration, pour que les nouvelles recrues sachent à qui s'adresser avec leurs questions. Ce rôle organisait également une semaine d'intégration au siège, afin que tout le monde puisse se connaître et pour lever le frein à demander de l’aide, du feedback ou simplement quelque chose. En Allemagne, c’est moi qui tenais ce rôle : j’étais toujours présent pour m’assurer que nos collaborateurs avançaient dans leur intégration. Avoir quelqu’un physiquement présent dans le bureau à distance, une personne vers qui se tourner, est à mes yeux essentiel. Les inquiétudes et les préoccupations s’expriment difficilement sur Slack.

Nous avons aussi commencé à formaliser et à enrichir nos « règles d’engagement ». En interne comme en externe, des attentes claires rendent la communication plus claire. Ces règles nous aidaient à savoir à quelle fréquence consulter tel outil, quel délai de réponse les collaborateurs pouvaient attendre, comment agir dans certaines situations et quel outil convient le mieux à quel type de communication.

Côté siège, les inquiétudes devaient être tout aussi réelles : le bureau à distance fonctionne-t-il bien ? Les collaborateurs appliquent-ils les mêmes façons de travailler ? Tout le monde travaille-t-il ? Comment s’assurer que l’information circule librement et, surtout, que chacun utilise tous les outils et toutes les informations disponibles ? Avec le recul, je pense qu’avoir une personne de confiance dans le bureau à distance (moi, en l’occurrence) est important et aide à apaiser les inquiétudes qui peuvent naître au siège. Je n’ai jamais entendu personne se plaindre ou poser ces questions, mais j’ai aussi toujours veillé à communiquer plus que nécessaire.

Ce dernier point est crucial : la communication. Si vous envisagez de lancer une équipe à distance capable de s’autogérer, veillez à la confiance et à la communication, car c'est la seule façon de faire fonctionner cela sur le long terme.

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Pour une meilleure communication dans votre organisation, même à distance, n'hésitez pas à consulter notre solution Holaspirit by Talkspirit basée sur la méthodologie Holacracy !