Mettre en place une équipe à distance autogérée

Pour la plupart d'entre nous, gérer une seule équipe dans un seul endroit est déjà suffisamment difficile. Avoir plusieurs équipes ou bureaux à distance crée des complications, mais aussi des opportunités. La croissance et l'internationalisation sont sources d'épanouissement, mais très souvent aussi entraînent des problèmes et des défis à surmonter. La plupart du temps, ces défis tournent autour de ces thèmes :

• Communication
• Performance
• Culture d'entreprise

Si tous ces sujets ne sont pas forcément pertinents pour vous aujourd'hui, la plupart constitueront tôt ou tard un sujet de discussion, une tension ressentie ou un problème. En soi, créer et maintenir une ou plusieurs équipes à distance peut déjà mettre à rude épreuve les capacités de votre organisation et des personnes qui la composent.

Does self organisation make this more difficult? In most cases the answer is no. I’ve had the opportunity to experience setting up a remote office in a environnement Holacratique de 2016 à 2019 pour Springest et j'ai appris à gérer les thèmes mentionnés ci-dessus, combinés à l'autogestion.

I’ll focus on my experience in setting up and maintaining a équipe à distance autogérée.

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Lancer la communication à distance

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Les équipes à distance et la communication are always a difficult combination. Although there are many tools available these days to make your life easy, it’s never really easy. Combine this with self organisation (and in my concrete example l'Holacracy) et cela devient très rapidement encore plus complexe.

Quand j'ai déménagé d'Amsterdam à Berlin, j'ai dû trouver un endroit où travailler le plus vite possible. Après une semaine passée dans des cafés sympas, j'ai vite réalisé que, même si cela peut sembler génial au premier abord, ce n'est vraiment pas le cas. Travailler à distance dans un café rend les réunions et les appels difficiles (bruit de fond) et les appels vidéo avec les clients ou collègues gênants (pourquoi y a-t-il des gens qui circulent).

Renting a whole office for one person didn’t make sense, but to increase clarity and my availability for colleagues and clients, I had to find a set space quickly. A pro tip is to just ask other companies if you can stay with them for a while. By doing so, you’ll learn so much about a new city, how people work, plus it makes your life easy. I quickly found a desk at WeFox, qui ont eu la générosité de m'accueillir, et j'ai rapidement pu travailler comme je le faisais à Amsterdam.

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Outils et défis (de l'autogestion)

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La communication avec notre siège passait principalement par des outils comme Asana, Slack, Talkspirit, Zoom and Sputr (notre tableau blanc interne). La principale différence étant que la communication en présentiel était inexistante. Cela signifiait que je manquais parfois de contexte et de mises à jour que d'autres collègues au siège obtenaient lors de brèves conversations en présentiel ou en entendant simplement quelque chose mentionné pendant le déjeuner. Néanmoins, je pouvais compenser ce manque grâce à ma connaissance du produit et à ma maîtrise des rouages de l'entreprise et des rôles.

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Les premiers vrais défis ont commencé avec nos premières embauches à Berlin. Outre l'apprentissage du fonctionnement de notre entreprise, de nos outils et standards de communication, ils devaient apprendre à pratiquer l'Holacracy. I would argue that l'Holacracy has actually made it easier to optimise communication between the remote office and the HQ, grâce à la grande clarté dans les rôles et les responsabilités que l'Holacracy procure.

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Pour apprendre à utiliser les outils de l'entreprise, nous avons commencé à nous concentrer davantage sur l'intégration. The onboarding project for new employees became more detailed and hires would get the ‘newbee’ rôle, dans lequel ils apprenaient les tenants et aboutissants de nos méthodes et outils de travail. Une partie du projet d'intégration consistait à s'inscrire à des sessions de formation internes, où ils apprenaient (à distance) à utiliser les outils et nos règles d'engagement et à entrer en contact avec les collègues d'Amsterdam.

Cela signifiait que nous devions ajouter des responsabilités à des rôles (ou créer de nouveaux rôles) pour assurer les sessions de formation dont les nouveaux collaborateurs avaient tant besoin. Cela signifiait également que nous utilisions l'Holacracy pour améliorer la communication et faciliter grandement la vie à distance.

Par ailleurs, nous avons créé le rôle d'intégration, pour que les nouvelles recrues sachent à qui s'adresser avec leurs questions. Ce rôle organisait également une semaine d'intégration au siège — afin que tout le monde puisse se connaître, pour réduire le frein à demander de l'aide, du feedback or just to request something. In Germany, I held that role, so I would always be present to make sure our employees would progress in their onboarding. I believe that having someone in your remote office, physically, to be the ‘go to person’ is very important. Worries and concerns are not easily expressed through Slack.

Even more so, we would start to write down and build out our ‘règles d'engagement’. Internally as well as externally, clear expectations would increase clear communication. Those rules would help us to know how often we should check certain tools, or how long employees can expect an answer to take. How to act in certain situations and to understand which tool can best be used for what communication.

From the HQ, the worries must have been real too: does the remote office work well? Do employees use the same ways of working? Is everyone working? How to make sure that communication flows freely and more importantly, that everyone uses all the tools and information available? Looking back I believe that having a trusted person in the remote office (me in this case), is important and helpful to reduce the worries that might rise in the HQ. I’ve never heard anyone complain or ask these questions, but I also always tried to over communicate.

That last seems to be crucial: communication. So if you’re thinking about starting a remote team that can self organise, be aware of confiance et à la communication, car c'est la seule façon de faire fonctionner cela sur le long terme.

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Pour une meilleure communication dans votre organisation, même à distance, n'hésitez pas à consulter notre solution Holaspirit basée sur la méthodologie Holacracy !