Die unverzichtbare Ausstattung für die Modernisierung Ihres Besprechungsraums

Das Zeitalter des hybriden Arbeitens hat das Gesicht unserer Besprechungen völlig verändert. Manche Dinge sind gleich geblieben, insbesondere die in Meetings verbrachte Zeit, die nach wie vor hoch ist (25 Stunden pro Woche für Führungskräfte). Das Format der Besprechungen hat sich jedoch verändert: Mehr als die Hälfte finden mittlerweile per Videokonferenz statt, wie eine Ifop-Studie zeigt.

Diese Entwicklung der Besprechungsformate bringt neue Herausforderungen für Mitarbeitende mit sich. Tonprobleme, schlechte Videoqualität, instabile WLAN-Verbindungen, Schwierigkeiten beim Wortmelden … Neben der Frustration führen diese technischen Probleme zu echten Produktivitätsverlusten im Alltag. Das Fazit ist eindeutig: Um Ihre Videokonferenzen produktiv zu gestalten, ist es unerlässlich, Ihre Besprechungsräume zu modernisieren und mit der passenden Ausstattung auszurüsten.

Wir haben für Sie die unverzichtbare Ausstattung für jeden Besprechungsraum zusammengestellt. Folgen Sie der Checkliste, um Ihre Besprechungsräume in moderne und hightech-taugliche Räume zu verwandeln 👇

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1. Der Bildschirm

Im Zentrum jedes modernen Besprechungsraums steht ein unverzichtbares Gerät: der Bildschirm. Während Besprechungen ermöglicht er es, eine Präsentation zu projizieren oder den Bildschirm zu teilen (z. B. über ein HDMI-Kabel oder eine Bluetooth-Verbindung). Alle Teilnehmenden können so die geteilten Informationen leicht einsehen, egal ob sie im Raum oder per Fernzugang verbunden sind.

Wenn er berührungsempfindlich ist, kann der Bildschirm auch als interaktives Medium genutzt werden (zum Beispiel zum Notieren von Ideen während Brainstorming-Workshops).

Achten Sie daher darauf, in all Ihren Besprechungsräumen einen hochwertigen Bildschirm zu installieren. Den Unterschied werden Sie garantiert spüren!

2. Die Videokonferenz-Ausstattung

Um effektive hybride Besprechungen durchzuführen, müssen Sie auch in geeignete Videokonferenzgeräte investieren. Eine Dialpad-Studie zeigt, dass Audioprobleme das Hauptproblem bei Videokonferenzen sind. Hier ist die Besprechungsraum-Ausstattung, die Sie kaufen sollten, um Abhilfe zu schaffen:

• Die Konferenzfreisprechanlage: Sie ist speziell für Audiokonferenzen konzipiert. Mit ihren integrierten Mikrofonen, die Ton in 360 Grad aufnehmen, stellt sie sicher, dass jeder Teilnehmende, egal wo er am Tisch sitzt, klar gehört wird. Sie ist daher ideal für große Besprechungsräume.

• Das Speakerphone: Kompakter als die Konferenzfreisprechanlage, wird das Speakerphone sowohl für Audiokonferenzen als auch für Videokonferenzen eingesetzt. Seine Reichweite ist etwas geringer, bietet aber gute Audioqualität und ist leichter zu transportieren. Es ist daher perfekt für kleine Besprechungen oder flexible Arbeitsräume.
• Das drahtlose Präsentationssystem : Mit diesem Gerät können Sie den Bildschirm Ihres Computers oder Mobilgeräts ohne Kabel teilen.
• Die Webcam: Sie ermöglicht es Remote-Teilnehmenden, die im Besprechungsraum anwesenden Personen zu sehen, ohne vor Ort sein zu müssen.

Wenn Sie sich das Leben nicht unnötig komplizieren möchten, gibt es eine einfache Lösung: in ein All-in-One-Videokonferenzsystem investieren. Das bieten wir bei talkspirit mit unserem Besprechungsräume-Modul an. Diese Lösung umfasst:

• ein Audiosystem in hoher Qualität, geeignet für alle Raumgrößen,
• eine Kamera, die mit Ihrer Videokonferenzlösung verbunden ist,
• ein drahtloses Präsentationssystem, mit dem Sie Inhalte direkt von Ihrem Gerät aus teilen können,
• ein Touch-Tablet, mit dem Sie sich mit einem Klick in Videokonferenzen einwählen können.

Konkret sieht eine hybride Besprechung mit dieser Ausstattung so aus:

Besprechungsräume-Modul entdecken

3. Das Whiteboard

Manchmal reicht ein einfaches Gerät aus, um Ihren Besprechungsraum zu modernisieren. Das gilt für das Whiteboard: ob aus Papier, als Tafel oder digital, es ermöglicht, Ideen übersichtlicher zu visualisieren und zu strukturieren und Besprechungen lebendiger zu gestalten. Es ist daher besonders nützlich für Brainstorming-Workshops und Besprechungen, in denen Konzepte anhand von Diagrammen oder Zeichnungen erklärt werden müssen.

Lesen Sie auch: Eine Besprechung leiten: die richtigen und falschen Praktiken

Wenn Ihre Brainstorming-Sitzungen häufig im Büro stattfinden, können Sie problemlos ein traditionelles Whiteboard wählen. Finden diese Sitzungen jedoch im hybriden Modus statt, kann es sinnvoll sein, ein interaktives Whiteboard zu nutzen, das alle sehen und kommentieren können, einschließlich der Remote-Teilnehmenden.

4. Die Videokonferenz-Software

Über die Hardware-Ausstattung hinaus ist die Wahl der Videokonferenz-Software entscheidend für die Modernisierung eines Besprechungsraums. Eine effektive Lösung muss intuitiv, zuverlässig und sicher sein. Außerdem muss sie eine reibungslose Nutzererfahrung bieten, sowohl für Remote-Teilnehmende als auch für physisch anwesende Teilnehmende.

Neben unserem Besprechungsräume-Modul verfügt unsere talkspirit-Plattform auch über eine Videokonferenz-Funktion. Diese ermöglicht es Ihnen:

• personalisierte URLs für jede Besprechung zu generieren,
• Besprechungen mit per Telefon eingewählten Teilnehmenden durchzuführen,
• zu chatten und Umfragen zu starten, um die Meinung der Teilnehmenden einzuholen,
• Teilnehmende auf mehrere Räume aufzuteilen (über Breakout Rooms), damit sie in kleinen Gruppen austauschen können,
• Ihre Gespräche dank der Aufnahmefunktion festzuhalten.

Das Besondere? Unsere Lösung ist 100 % französisch und ISO 27001 zertifiziert, um Ihnen das höchste Maß an Sicherheit zu bieten.

Möchten Sie mehr Videokonferenz-Software entdecken? Sehen Sie sich unsere Top 10 der besten Videokonferenzlösungen an.

5. Das Raumreservierungssystem

Ob Sie in eigenen Büros oder in Coworking-Büros arbeiten – das Problem ist oft dasselbe: Es ist schwierig, einen verfügbaren Besprechungsraum zu finden, wenn Sie einen brauchen! Um die Nutzung dieser Räume zu optimieren, ist es wichtig, ein effektives und einfach zu bedienendes Raumreservierungssystem zu implementieren (denn je komplizierter, desto weniger werden Ihre Mitarbeitenden es nutzen).

Bei talkspirit haben wir diese Funktion direkt in unser Kalender-Modul integriert, damit die Mitarbeitenden nicht zwischen mehreren Anwendungen wechseln müssen. Sobald Sie eine Besprechung planen, können Sie gleichzeitig die Verfügbarkeit der Teilnehmenden und der Besprechungsräume einsehen, um den perfekten Termin zu finden. Eine Funktion sperrt außerdem bereits reservierte Räume, um Reservierungskonflikte zu vermeiden.

Unser Raumreservierungssystem integriert sich automatisch mit den übrigen Funktionen der Plattform. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Besprechung im Newsfeed zu teilen, und werden automatisch benachrichtigt, wenn eine Besprechung kurz bevorsteht.

Fazit

Sie kennen nun die unverzichtbare Ausstattung für die Modernisierung Ihres Besprechungsraums: den Bildschirm, die Videokonferenz-Hardware und -Software, das Whiteboard und das Raumreservierungssystem. Was wir noch nicht erwähnt haben: Es ist ebenso wichtig, über die Raumgestaltung und die Wahl des Mobiliars nachzudenken.

Bei talkspirit sind wir überzeugt, dass die Ausstattung von Besprechungsräumen mit einer harmonischen, sicheren und menschenzentrierten Nutzererfahrung einhergehen muss. Deshalb bieten wir All-in-One-Lösungen an, die den Bedürfnissen moderner Unternehmen entsprechen, die regelmäßig im hybriden Modus arbeiten.

Natürlich wissen wir auch, dass Ausstattung allein nicht alles ist. Die eingesetzten Praktiken sind genauso (wenn nicht sogar mehr!) wichtig. Sehen Sie sich diese Checkliste an und entdecken Sie unsere besten Tipps zur Verbesserung der Effizienz Ihrer hybriden Besprechungen:

Zur Checkliste

In dieser Checkliste finden Sie: unsere bewährten Vorgehensweisen für effektive Besprechungen, 14 Schlüsselmaßnahmen, die vor, während und nach jeder Besprechung durchzuführen sind, sowie Ressourcenempfehlungen zum Vertiefen.

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