L’équipement indispensable pour moderniser votre salle de réunion

L’ère du travail hybride a complètement redessiné le visage de nos réunions. Certaines choses n’ont pas changé, notamment le temps passé en réunion, qui reste toujours élevé  (25 heures par semaine pour les cadres). Cependant, le format des réunions n’est plus le même : désormais, plus de la moitié d’entre elles se déroulent en visioconférence, révèle une étude de l’Ifop.

Cette évolution des réunions amène son lot de défis pour les collaborateurs. Problèmes de son, qualité vidéo médiocre, connexions Wi-Fi instables, difficulté à prendre la parole… En plus d’être source de frustration, ces soucis techniques entraînent une réelle perte de productivité au quotidien. Le constat est sans appel : pour rendre vos réunions en visioconférence productives, il est essentiel de moderniser vos salles de réunion et d’y installer l’équipement adapté.

Nous avons rassemblé pour vous l’équipement indispensable à intégrer dans chaque salle de réunion. Suivez la check-list pour transformer vos salles de réunions en espaces modernes et high tech 👇

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1. La télévision

Au cœur de toute salle de réunion moderne se trouve un équipement incontournable : la télévision. Lors des réunions, elle permet de projeter une présentation ou de partager son écran (via un câble HDMI ou une connexion bluetooth, par exemple). Tous les participants peuvent ainsi visualiser facilement l’information partagée, qu’ils soient connectés dans la salle ou à distance. 

Lorsqu’elle est tactile, la télévision peut également servir de support interactif (par exemple, vous pouvez l’utiliser pour noter les idées partagées lors d’ateliers de brainstorming). 

Pensez donc à intégrer une télévision de qualité dans l’ensemble de vos salles de réunion. On vous garantit que vous verrez la différence !

2. L’équipement de visioconférence

Pour faire des réunions hybrides efficaces, vous devez également investir dans des équipements de visioconférence adaptés. Une étude de Dialpad démontre que les problèmes audio sont la problématique numéro un en visioconférence. Voici l’équipement de salle de réunion à acheter pour y remédier : 

• La pieuvre téléphonique : elle est spécifiquement conçue pour les conférences audio. Avec ses microphones intégrés captant le son à 360 degrés, elle assure que chaque participant, peu importe sa position autour de la table, soit entendu clairement. Elle est donc idéale pour les grandes salles de réunion.

• Le speakerphone : plus compact que la pieuvre, le speakerphone est utilisé à la fois pour les audioconférences et les visioconférences. Sa portée est un peu plus limitée que la pieuvre téléphonique, mais il offre une bonne qualité audio et est plus facilement transportable. Il est donc parfait pour les petites réunions ou les espaces de travail flexibles. 
• Le système de présentation sans fil : ce dispositif permet de partager l’écran de votre ordinateur ou de votre appareil mobile sans aucun câble. 
• La webcam : elle permet aux participants à distance de voir les personnes présentes dans la salle de réunion, sans avoir besoin d’être sur place.

Enfin, si vous ne souhaitez pas vous compliquer la vie, il y a une solution simple : investir dans un équipement de visioconférence tout-en-un. C’est ce que nous proposons chez Talkspirit, avec notre module Salles de réunion. Cette solution intègre : 

• un système audio de haute qualité, adapté à toutes tailles de salles,
• une caméra reliée à votre solution de visioconférence,
• un système de présentation sans fil qui vous permet de partager du contenu directement depuis votre appareil,
• une tablette tactile pour vous connecter à vos visioconférences en un clic.

Concrètement, voici à quoi ressemble une réunion hybride avec cet équipement :

Découvrir le module Salles de réunion

3. Le tableau blanc

Parfois, il suffit d’un équipement simple pour moderniser votre salle de réunion. C’est le cas du tableau blanc : qu’il soit en papier, en ardoise ou digital, il permet de visualiser et d’organiser vos idées plus clairement, et de rendre vos réunions plus vivantes. Il est donc particulièrement utile pour les ateliers de brainstorming et les réunions nécessitant d’expliquer des concepts via des schémas ou des dessins. 

Lire aussi : Animer une réunion : les bonnes et les mauvaises pratiques à retenir

Si vos réunions de brainstorming se font souvent au bureau, vous pouvez très bien opter pour un tableau blanc traditionnel. Cependant, si ces réunions se font en mode hybride, il peut être judicieux d’opter pour un tableau blanc interactif que tout le monde pourra voir et annoter, y compris les participants à distance.

4. Le logiciel de visioconférence

Au-delà de l’équipement matériel, le choix du logiciel de visioconférence est décisif pour moderniser une salle de réunion. Une solution efficace doit être intuitive, fiable et sécurisée. Par ailleurs, elle doit offrir une expérience utilisateur sans accroc, tant pour les participants à distance que pour ceux présents physiquement. 

Outre notre module de salles de réunion, notre plateforme Talkspirit intègre également une fonctionnalité pour la visioconférence. Celle-ci vous permet de : 

• générer des URLs personnalisées pour chaque réunion,
• faire des réunions avec des participants connectés par téléphone,
• tchatter et lancer des sondages pour recueillir l’avis des participants,
• répartir les participants dans plusieurs salles (via les breakout rooms), pour leur permettre d’échanger en petits groupes,
• garder une trace de vos échanges, grâce à la fonction enregistrement.

Le plus ? Notre solution est 100 % française et certifiée ISO 27001, afin de vous offrir le plus haut niveau de sécurité possible.

Vous souhaitez découvrir plus de logiciels de visioconférence ? Consultez notre top 10 des meilleures solutions de visioconférence.

5. Le système de réservation de salle

Que vous travaillez dans vos propres bureaux ou dans des bureaux partagés, la problématique est souvent la même : il est difficile de trouver une salle de réunion disponible lorsque vous en avez besoin ! Pour optimiser l’utilisation de ces espaces, il est donc important d’implémenter un système de réservation de salles efficace et facile à utiliser (car plus c’est complexe, moins vos collaborateurs auront tendance à l’utiliser). 

Chez Talkspirit, nous avons intégré cette fonctionnalité directement dans notre module Agenda, afin d’éviter aux collaborateurs de jongler entre plusieurs applications. Dès lors que vous planifiez une réunion, vous pouvez visualiser en même temps la disponibilité des participants et des salles de réunion, afin de trouver le créneau parfait. Une fonction permet également de bloquer la réservation des salles déjà prises, afin d’éviter les conflits de réservation.

Notre système de réservation de salles s’intègre automatiquement avec le reste des fonctionnalités disponibles sur la plateforme. Vous avez ainsi la possibilité de partager votre réunion sur le fil d’actualités, et vous êtes automatiquement notifié lorsqu’une réunion est sur le point de commencer. 

Ce qui compte autant que le matériel : l’aménagement, l’acoustique et le réseau

Ces cinq équipements ne donnent leur pleine mesure que si la salle s’y prête. C’est la couche qu’on oublie au moment de faire le budget, et c’est souvent elle qui explique une réunion ratée.

• L’aménagement : orientez la table vers l’écran et la caméra, pour que les participants à distance voient des visages et non des profils. Gardez de la place pour circuler autour du tableau blanc.
• L’acoustique : les surfaces dures, verre, béton, grandes baies vitrées, renvoient le son et fatiguent ceux qui écoutent à distance. Un tapis, des rideaux ou des panneaux absorbants font souvent plus pour la qualité audio qu’un micro supplémentaire.
• La lumière : une fenêtre dans le dos des participants les transforme en silhouettes à l’écran. Éclairez les visages de face, et évitez de placer la caméra face à une baie vitrée.
• Le réseau : la visioconférence est le premier usage à souffrir d’un Wi-Fi saturé. Une prise Ethernet dans chaque salle reste la solution la plus simple, et la plus fiable.
• Les câbles et les prises : prévoyez des prises de courant et un câble de partage d’écran accessibles depuis la table, sinon la réunion commence par cinq minutes passées à quatre pattes.

Lire aussi : L’espace de travail, levier de productivité et d’engagement collaborateur

Pour conclure

Vous connaissez désormais l’équipement indispensable pour moderniser votre salle de réunion, à savoir : la télévision, l’équipement et le logiciel de visioconférence, le tableau blanc et le système de réservation de salles. Vous savez aussi que le matériel ne suffit pas : l’aménagement, l’acoustique et le réseau décident du confort réel de vos réunions hybrides.

Chez Talkspirit, nous sommes convaincus que l’équipement de salle de réunion doit aller de pair avec une expérience utilisateur harmonieuse, sécurisée et centrée sur l’humain, jusqu’au choix d’une plateforme qui respecte votre souveraineté numérique. C’est pourquoi nous proposons des solutions tout-en-un qui répondent aux besoins des entreprises modernes, travaillant régulièrement en mode hybride.

Bien sûr, nous savons aussi que l’équipement ne fait pas tout. Les pratiques mises en place sont tout aussi (voire plus !) importantes. Consultez cette check-list pour découvrir nos meilleurs conseils pour améliorer l’efficacité de vos réunions hybrides : 

Accéder à la Check-List

Retrouvez dans cette check-list : nos bonnes pratiques pour faire des réunions efficaces, les 14 actions clés à réaliser avant, pendant et après chaque réunion, ainsi que des suggestions de ressources pour aller plus loin.

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