Institut G9 Plus

Découvrez l'impact de Talkspirit pour les membres de ce think-tank digital :

• Atteinte du "zéro e-mail" échangé en interne
• Meilleur partage / accessibilité de l'information
• ‍Gain de temps dans l'organisation de réunions
• Plus de participation de la part des membres
• Renforcement du sentiment d'appartenance

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L'institut G9 Plus

Présentation du client

Créé en 1995, l’Institut G9+ est un think-tank qui travaille sur les sujets liés au digital, à travers des réflexions, débats et conférences portant essentiellement sur l’enjeu suivant : comment la transformation digitale peut-elle être un levier de progrès social pour les entreprises ?

Il fédère aujourd’hui une trentaine de communautés d’alumni d’écoles d’ingénieurs, de management, de sciences politiques et d’universités, représentée chacune par 2 experts bénévoles. Exerçant leur rôle en parallèle de leur activité professionnelle, les membres échangent donc essentiellement à distance et rarement en temps réel.

Sa mission

La mission du G9+ est de constituer un laboratoire d'échanges et de réflexion sur les technologies de l'information mais aussi de coordonner et de promouvoir différentes initiatives.

Besoin et contexte initiaux

Contexte initial

Le G9 regroupe plusieurs communautés d'alumni qui exercent tous un métier en parallèle. Las d'utiliser l'email car devenu trop laborieux pour concilier les agendas professionnels de chacun, partager des documents ou simplement converser, le G9+ s'est tourné vers Talkspirit.

Pourquoi avoir choisi Talkspirit ? 

3 raisons principales ont poussé l'institut G9+ à opter pour Talkspirit :

• sa facilité de prise en main, très utile pour un onboarding rapide des nouveaux membres ;
• la collaboration à distance : Talkspirit abolit les frontières géographiques et permet de travailler à plusieurs comme si on était à côté les uns des autres ;
• la centralisation de toutes les informations / documents sur la plateforme

Modalités de déploiement

Après une phase préalable au cours de laquelle Talkspirit a pu être testé au sein du Bureau, il été déployé en 2016 auprès de l’ensemble des membres de l’Institut G9+

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Bénéfices identifiés

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1. Meilleur partage et accessibilité de l'information

En tant qu’association, l’InstitutG9+ doit mettre à disposition de ses adhérents un certain nombre de documents tels que les statuts, le règlement intérieur, ou les comptes rendus de réunions. Le stockage des documents dans une base documentaire classée/structurée permet à chacun de retrouver et d’accéder facilement aux informations dont il a besoin, notamment les éléments liés aux projets en cours (qui sont facilement identifiables) ! Ce fonctionnement offre un gain de temps considérable au Secrétaire Général, qui n’a plus à transmettre de documents par mail à chaque demande d’un membre. A la suite d’une réunion par exemple, les comptes rendus sont publiés dans le groupe dédié à l’événement, et chacun peut les consulter à tout moment.

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2. Gain de temps dans l'organisation d'évènements

L’organisation des évènements de l’Institut G9+ exige de réunir chaque mois une cinquantaine d’adhérents, ce qui peut rapidement devenir fastidieux. Grâce aux conversations de groupes dans talkspirit, les réunions sont plus faciles à gérer et les échanges sont mieux structurés (finis les centaines de mails à lire!). En amont de chaque réunion, les détails sont partagés dans un groupe dédié à l’évènement et les discussions autour de l’ordre du jour sont gérées de manière structurée. Enfin, grâce à l’agenda partagé (et connecté aux agendas personnels du type iCal ou Outlook), toutes les réunions sont notées. Plus d’excuses pour oublier une réunion !

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3. Plus de participation de la part des membres

Grâce à la fonctionnalité “sondages en ligne”, les membres qui ne peuvent être physiquement présents aux réunions peuvent néanmoins prendre part aux débats et aux prises de décisions de l’association. Ainsi chacun(e) peut faire entendre sa voix et peser sur les choix / orientations de l’association, ce qui ne serait pas le cas si les réunions étaient 100% en présentiel. Enfin lors du vote d’une décision, l’association garde trace des votes et des itérations qui ont mené à cette décision. Tout cela accroît nettement le sentiment d’appartenance au réseau et l’implication de ses membres.

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