Quels modules activer pour du travail collaboratif et comment ?

Talkspirit vous permet de répondre à différents besoins de communication et de collaboration. Nous distinguons 4 familles d’usage : 

• la communication interne,
• le travail collaboratif,
• l’animation de communautés,
• la digital workplace. 

Vous êtes une entreprise, une organisation, une équipe, un département ? Vous souhaitez travailler sur des projets communs, vous informer, communiquer : collaborer en somme ?  Votre cas d’usage est probablement le travail collaboratif  ! Votre objectif ? Centraliser l’information pour permettre à vos utilisateurs de suivre et collaborer sur leurs projets en commun en temps réel.

Pour rassembler ces informations et inciter à la collaboration, certains modules sont essentiels. Parmi eux : 

• le module projets,
• le module drive, 
• le module évènements ou l’agenda partagé, 
• le module tchat, 
• le module fil d’actualités, 
• le module visioconférence, 
• le module webinaire ou live vidéo.

Découvrez comment activer/désactiver les différents modules ici. 

Et pour aller plus loin, quelques fonctionnalités pourraient vous intéresser : 

• les sondages, 
• les checklists, 
• les assignations.

Les essentiels

Le module projets 

Le module Projets est un module essentiel à la collaboration (mais pas seulement !). En effet, ce module permet de mettre à plat les grands axes d’un projet et d’effectuer un suivi fin et rapide des actions en cours et à réaliser. Vous pourrez ainsi y suivre vos projets d’équipes mais également les différentes tâches qui vous incombent grâce à un onglet Mes tâches dédiés. 

Par exemple : 

• alignez vos équipes en planifiant les buts et objectifs de chacun. Suivez aisément leur avancement et faites-les évoluer selon les résultats obtenus.
• préparez vos réponses d’appels d’offres en suivant un processus établi,
• définissez un modèle de business plan à renseigner pour chaque nouveau compte concerné, 
• construisez un tableau dédié au suivi de vos clients (score santé, verbatim, devis, prestations en cours) : centralisez l’information et proposez un accompagnement complet à votre clientèle,
• faites évoluer votre produit en construisant un tableau récapitulatif des demandes de vos clients, mis à disposition de vos équipes produit ! 

Vous disposez d’un abonnement Standard, Premium, Business ou Enterprise de travail collaboratif ? Les Projets sont activés par défaut sur votre plateforme.

Vous avez désactivé le module et souhaitez le réactiver ? Rendez-vous dans l’Administration > Projets et sélectionnez Activer Projets. 

Le module drive

Le drive vous permet de collaborer sur différents projets. Partagez les médias, documents et toutes autres ressources liées à un groupe dans le drive associé ! Vous pourrez ainsi importer ou créer : 

• des documents relatifs à un projet,
• des documents relatifs à vos offres et services (à partager en interne, à vos clients, …)
• des documents de veille ou comparatifs du marché, 
• des tutoriels et fiches pratiques,
• des rediffusions de réunions ou évènements grâce à l’enregistrement. 

Accompagnez efficacement les nouveaux collaborateurs en leur partageant l’accès à un drive onboarding ! 

💡Le + ? Grâce à la suite bureautique OfficeNow intégrée au Drive, accessible en ligne, sans nécessité de télécharger un nouveau logiciel, vous pourrez : 

• rédiger vos comptes-rendus (suite à une visioconférence, un webinaire) grâce à l’outil de traitement de texte et le mettre en valeur dans une publication du fil d’actualités,

• travailler en co-édition sur un même document en temps réel,
• partager des commentaires et y répondre pour partager des idées et rendre vos documents plus collaboratifs,
• comparer les différentes versions d’un document pour un suivi plus fin de l’avancement de votre travail, et, si nécessaire, récupérer des informations supprimées,
• monter des comparatifs ou benchmark d’autres produits/services du marché grâce à la fonctionnalité tableur,
• préparer vos présentations grâce à l’outil de présentation. 👌

Vous disposez d’un abonnement Standard, Premium, Business ou Enterprise de travail collaboratif ? Le Drive est activé par défaut sur votre plateforme.

Vous l’avez désactivé et souhaitez le réactiver ? Rendez-vous dans l’Administration > Drives et sélectionnez Activer Drives. 

Découvrez également comment :

• gérer les permissions d'accès au Drive

Le module évènements

Dans le cadre du travail collaboratif, la mise en place du module Évènements apparaît essentiel. 

Afin d’avancer dans leurs réalisations communes, les participants à un projet nécessitent d’échanger entre eux pour harmoniser les informations dont chacun dispose et identifier les actions à réaliser. 

L’agenda partagé constitue donc le socle d’une collaboration étroite entre les participants à un même projet puisqu’il permet : 

• d’afficher les disponibilités des utilisateurs de la plateforme,
• de synchroniser les événements Talkspirit avec les calendriers du marché (Google Agenda, Outlook) dans les deux sens, et d’être ainsi toujours informé des évènements auxquels vous participez,
• de créer des occasions de collaboration règulières ou ponctuelles, selon vos besoins, en renseignant la récurrence des évènements,
• de générer facilement des liens de webinaire ou de visioconférence que les participants pourront rejoindre en un clic. 

💡Le + Talkspirit ? Visualisez rapidement qui participera et ne participera pas grâce à l’option Demande de réponse à l’invitation. 

Vous disposez d’un abonnement Standard, Premium, Business ou Enterprise de travail collaboratif ? L’Agenda est activé par défaut sur votre plateforme.

Vous l’avez désactivé et souhaitez le réactiver ? Rendez-vous dans l’Administration > Évènements et sélectionnez Activer Évènements. 

Découvrez également comment :

• Synchroniser votre agenda,
• Personnaliser votre agenda,
• Créer un nouvel évènement.

Le module tchat

Le module tchat est idéal pour partager efficacement des informations ponctuelles rapidement, mais également pour favoriser l’esprit d’équipe. 

💡Le + Talkspirit : gagnez du temps en partageant des messages vocaux ou en rejoignant une visioconférence et ce même lorsque vous êtes en déplacement grâce à nos applications mobiles !

Vous disposez d’un abonnement Standard, Premium, Business ou Enterprise de travail collaboratif ? Le tchat est activé par défaut sur votre plateforme.

Vous l’avez désactivé et souhaitez le réactiver ? Rendez-vous dans l’Administration > Tchats et sélectionnez Activer Tchats. 

Le module Fil d’actualités

Le fil d’actualités est essentiel pour réunir les participants à un projet puisqu’il permet de partager l’information de manière horizontale : ainsi, l’ensemble des membres du groupe disposent des mêmes informations au même moment. 

Vous pourrez créer un groupe par projet et y partager l’ensemble des informations liées. Vous pourrez également organiser les contenus publiés en sous thématiques pour suivre le statut d’une réalisation (en cours, à valider, à faire, terminé) ou suivre le cheminement d’un produit par exemple (réception en zone logistique, zone de contrôle, envoi à la photo, mise en stock…) grâce à l’utilisation d’étiquettes ou de hashtags. 

💡 Distinguez rapidement vos groupes projets des groupes d’informations et d’actualités par la mise en place d’une nomenclature claire. 

Exemple : P(projet) - Contrat Dupont

Avec le fil d’actualités, impliquez vos collaborateurs :

• partagez des comptes-rendus et bilans avec la publication simple, 
• recueillez les feedbacks et lancez des enquêtes avec le sondage 

NB : il n’est pas recommandé de multiplier les sondages sur un même sujet et de les partager dans des groupes différents : privilégiez la publication dans un groupe général et si nécessaire, partagez un lien vers cette publication dans d’autres groupes pour une harmonisation de l’information !

• suivez l’avancement d’actions à réaliser avec la checklist et assignez des utilisateurs pour les notifier qu’une action est attendue d’eux

Vous disposez d’un abonnement Standard, Premium, Business ou Enterprise de travail collaboratif ? Le module fil d’actualités est activé par défaut sur votre plateforme.

Vous l’avez désactivé et souhaitez le réactiver ? Rendez-vous dans l’Administration > Fil d’actualités et sélectionnez Activer Fil d’actualités. 

Découvrez également comment :

• créer un groupe, 
• créer une première publication dans le groupe. 

Et pour vous accompagner dans le lancement de vos groupes, téléchargez notre fiche pratique ici et appuyez-vous sur ce modèle pour construire votre architecture de groupe. 

Le module visioconférence

La visioconférence vous permet d’échanger rapidement et en direct avec vos interlocuteurs tout en offrant de nombreux avantages : 

• elle ne vous contraint pas à la mise en place d’une logistique spécifique : rejoignez facilement les échanges d’un simple clic,
• elle ne vous limite pas dans le temps, 
• elle ne vous limite pas à un emplacement géographique : quel que soit l’appareil connecté à votre disposition, vous pourrez lancer et rejoindre les échanges,
• des fonctionnalités telles que le partage d’écran, le tchat et le sondage permettent de recueillir les opinions, de lever les objections et d'appuyer vos propos,
• elle permet d’encadrer les échanges (donnez la parole aux participants qui lèvent la main, identifiez et incitez les utilisateurs les plus timides à prendre la parole grâce à la fonctionnalité temps de parole). Vous assurerez alors une meilleure progression de vos réalisations ! 
• les échanges peuvent être enregistrés puis partagés à de nouveaux interlocuteurs. 

💡Le + Talkspirit : chaque membre de la plateforme dispose d’un lien public de visioconférence qu’il est possible de partager aux personnes ne disposant pas de compte sur Talkspirit. Échangez facilement avec vos partenaires, clients et candidats !

Vous disposez d’un abonnement Standard, Premium, Business ou Enterprise de travail collaboratif ? La visioconférence est activée par défaut sur votre plateforme.

Vous l’avez désactivée et souhaitez la réactiver ? Rendez-vous dans l’Administration > Vidéoconférence et sélectionnez Activer Vidéoconférence. 

Découvrez comment : 

• garantir la disponibilité du service, 
• créer un lien de visioconférence sur ordinateur,
• créer un lien de visioconférence sur mobile. 

Les recommandés

Le module webinaires ou live vidéo

Le module webinaire vous permet d’aller plus loin encore dans la collaboration. Grâce à ce module, vous pourrez : 

• animer des webinaires interactifs avec une audience importante (jusqu’à 200 participants, sans vidéo)
• présenter et collaborer sur tableau blanc, 
• présenter et collaborer sur les documents de votre choix, 
• construire des notes collaboratives, 
• partagez des sondages pour recueillir les opinions et voter pour les propositions qui ont votre préférence, 
• créer des sous-groupes à la réunion principale pour approfondir les sujets de votre choix. 

Le module webinaire est activé par défaut sur votre plateforme à la souscription d’un abonnement Premium de travail collaboratif. Vous êtes sur un abonnement Standard ? Contactez-nous pour faire évoluer votre abonnement. 

Les fonctionnalités pour aller plus loin

Les sondages

La fonctionnalité sondage est une fonctionnalité phare du travail collaboratif. Elle vous permet de recueillir les opinions de vos collaborateurs et si nécessaire de faire évoluer les processus en place pour assurer une progression optimale du projet. Vous pourrez ainsi évaluer :

• si les participants disposent d’assez d’informations pour avancer dans leurs réalisations, 
• si les objectifs, enjeux et actions à entreprendre sont clairs pour chacun.

Vous trouverez dans cet article quelques idées de sondages à partager à vos collaborateurs. 

⚠️ Il est nécessaire d’avoir activé le module Fil d’actualités pour disposer de la fonctionnalité sondage.

Les checklists

La fonctionnalité checklist est, elle aussi, indispensable au suivi de vos projets. Vous retrouverez la checklist depuis le module Fil d’actualités et également depuis le module Projets. 

Cette fonctionnalité vous permet d’identifier les actions à réaliser ainsi que les participants aux projets responsables de ces actions. Ceux-ci pourront être assignés et ainsi notifiés qu’une action est attendue de leur part. 

⚠️ Il est nécessaire d’avoir activé le module Fil d’actualités et Projets pour disposer de la fonctionnalité checklist sur les deux modules.

Les assignations

Assurez-vous de notifier les participants à un projet qu’une action est attendue de leur part grâce à la fonctionnalité d’assignation. Cette fonctionnalité est disponible sur le module Fil d’actualités et également sur le module Projets. 

⚠️ Il est nécessaire d’avoir activé le module Fil d’actualités et Projets pour disposer de la fonctionnalité assignation sur les deux modules.