Guide de démarrage pour les gestionnaires de groupe

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Sommaire

Pour réussir le déploiement de votre plateforme collaborative et vous assurer de sa bonne implémentation au sein de votre structure, il est essentiel de mettre en place des groupes enrichis d’informations et nourris par les échanges des membres du groupe. C’est pourquoi, le succès du groupe passe par les actions de paramétrage et de médiation de son gestionnaire. 

Comment devenir un bon gestionnaire de groupe ?

Le gestionnaire de groupe n’est pas chargé de l’administration globale de la plateforme mais dispose néanmoins d’un rôle clé sur la plateforme. Il est le garant du succès du groupe qui lui-même contribue au succès de la plateforme. 

Le rôle du gestionnaire de groupe varie selon les cas d’usage de la plateforme. En règle générale, le gestionnaire du groupe est le garant de la bonne utilisation du groupe par ses membres. Il est alors chargé d’activer et désactiver certains paramétrages, de clarifier les objectifs du groupe mais également de modérer, encadrer et animer les échanges qui s’y déroulent. 

Pourtant, l’utilisation de Talkspirit varie d’une structure à l’autre. Le rôle du gestionnaire sera alors nuancé selon le type du groupe et les objectifs auxquels il répond. Le gestionnaire peut alors se révéler être :

  • chef de projet dans le cadre du travail collaboratif,
  • ou community manager dans le cadre d’animation de communautés. 

Dans le cas où la plateforme Talkspirit serait utilisée par une grande structure, réunissant de nombreux utilisateurs, les membres d’un groupe pourraient être plus nombreux. Dans ce contexte, plusieurs membres du groupe peuvent être nommés gestionnaires du groupe : chacun pourra alors disposer d’un rôle spécifique dans le groupe. Dans le cas d’une plus petite organisation, le gestionnaire de groupe reste généralement plutôt polyvalent.  

Quel(s) rôle(s) pour le gestionnaire de groupe ? 

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’actions que peut réaliser le gestionnaire de groupe. Le champ d’action d’un gestionnaire de groupe varie selon la taille de sa structure ainsi que les objectifs du groupe. Il ne sera alors pas forcément amené à effectuer l’ensemble de ces actions. Il pourra également nommer d’autres gestionnaires du groupe afin de partager certaines de ces missions.

Tableau section 1
Tableau section 2
Tableau section 3

Quelles étapes clés pour garantir le succès du groupe ?

Préparer le groupe

Nommer le groupe

Pour créer un groupe, il est nécessaire de renseigner :

  • un titre claire et compréhensible de tous,
  • une description succincte,
  • un visuel,
  • une audience (à inviter),
  • un périmètre de confidentialité. 

L’utilisateur qui crée le groupe en devient le gestionnaire par défaut. S’il souhaite conserver son rôle de gestionnaire, son rôle sera de paramétrer le groupe et d‘en clarifier les objectifs pour l’ensemble des membres. Le gestionnaire du groupe a cependant la possibilité de déléguer ce rôle en accordant les droits de gestion du groupe à un autre membre du groupe s’il le souhaite. 

Grâce au gestionnaire de groupe les membres comprendront rapidement ce qui est attendu d’eux. 

Ainsi, nous recommandons :

  • la mise en place d’un titre clair et compréhensible de tous. 
Nommer les groupes clairement

Le nom du groupe permettra de définir la thématique principale sur laquelle porteront les échanges, mais également de préciser les personnes auxquelles s’adressent ces informations. 

  • Exemple de groupe projet : 

Projet - Formation

Projet - Recrutement

Projet - Refonte du site web

  • Exemple de groupe créé pour une branche/un service/un poste : 

@marketing - animation de marchés, 

@RH - relations syndicales, 

@RH - facturation.

  • Exemple de groupe d’informations générales destiné à l’ensemble des utilisateurs : 

@tous - bienvenue 🚀

@tous - le groupe

@tous - nos actualités. 

  • l’ajout d’une description explicitant les sujets qui seront abordés dans le groupe.

Il n’est pas rare de disposer de plusieurs groupes sur une thématique similaire. Afin de préciser quels seront les sujets évoqués et les informations fournies, nous recommandons d’ajouter une courte description du groupe. Si vous disposez de 3 groupes Ressources Humaines, il est important de préciser quel groupe favoriser pour la passation de quelle information.

Donner une description du groupe

Il est également possible d’associer le groupe à une thématique globale. Les thématiques de groupe sont créées par les administrateurs et permettent d’organiser les groupes dans le fil d’actualités selon les grandes catégories auxquelles ils appartiennent.

Si vous êtes administrateur, cet article vous aidera à constituer vos thématiques. 

Définir le périmètre de confidentialité du groupe

Les groupes peuvent être associé à 3 niveaux de confidentialité

  • public, 
  • privé,
  • secret.

Selon le public auquel les informations transmises dans le groupe s’adresse ainsi que la sensibilité des informations qui y sont partagées, le gestionnaire de groupe peut choisir d’accorder l’un des 3 niveaux de confidentialité au groupe. 

Nous vous recommandons :

  • de ne pas systématiquement inviter l’ensemble des utilisateurs de la plateforme dans tous les groupes. Il est cependant possible de créer des groupes ouverts (ou publics) auxquels vous inviterez les utilisateurs concernés par les sujets qui y sont partagés. Les membres de la plateforme n’ayant pas été invités à rejoindre le groupe pourront alors librement le rejoindre si nécessaire. 

Si le sujet ne concerne qu’un service de votre structure par exemple, les informations partagées dans le groupe n’intéresseront pas les membres d’autres services. 

Vous risqueriez alors 

  • le partage d’informations non pertinentes,
  • de flouer l’objectif du groupe pour les utilisateurs intéressés par la thématique,
  • que le groupe vienne alors à mourir et constitue un espace fantôme sur la plateforme. 

C’est pourquoi, il est essentiel d’adapter ce niveau de confidentialité aux objectifs du groupe afin d’assurer une transmission pertinente des informations partagées.

Ouvrir le salon de discussion tchat du groupe


Ouvrir le salon de discussion du groupe

Le gestionnaire du groupe a la possibilité d’ouvrir une discussion tchat liée au groupe créé. 

Dans le cas d’un groupe de projet, ouvrir le tchat peut s’avérer très utile : cela permet d’échanger de façon fluide sur les points qui ne nécessitent pas d’être partagés de façon officielle. Le tchat s’inscrit donc comme un nouveau canal de communication, en complément de la publication

Nous vous recommandons de favoriser les échanges officieux (ou ne nécessitant pas de visibilité) depuis le tchat et de privilégier la publication pour la communication d’informations officielles dans le groupe. 


Échanger depuis le tchat de façon informelle

En effet, une information prioritaire pourra être mise en forme au travers d’une publication dans le fil d’actualités puis épinglée, et pourra être déclinée sous plusieurs formats pour une communication ciblée (un sondage, une checklist, des visuels …). Le tchat, quant à lui,  permettra des échanges fluides, ainsi qu’un accès rapide à la visioconférence pour une conversation en direct. 

Nous vous recommandons également de partager les sujets nécessitant d’être facilement retrouvés au travers d’une publication : ces contenus pourront être étiquetés, organisés et ainsi facilement retrouvés depuis le moteur de recherche du fil d’actualités.

Dans le cas d’un groupe de diffusion d’informations générales, nous ne recommandons pas l’ouverture de la discussion tchat. Les membres du groupe y étant généralement nombreux, les échanges qui s’y dérouleraient pourraient constituer un volume d’informations important et ainsi générer de trop nombreuses notifications. 

Ainsi, vous spammeriez l’ensemble des membres du groupe qui, surinformés, ne bénéficieraient pas simplement des informations de leur intérêt et perdraient la volonté de se référer à cet espace de travail. 

Définir les règles et permissions au niveau du groupe et du drive associé

Les outils collaboratifs sont souvent assimilés à des plateformes au sein desquelles tout est autorisé : les utilisateurs évoluent librement sur les différents espaces sans se soucier d’une quelconque restriction. 

Pourtant, dans la vie d’une structure, la liberté absolue n’existe pas et il est donc essentiel de régir les différents espaces en posant les droits et devoirs de chacun mais également les règles auxquelles il est essentiel de se soumettre afin d’assurer la cohésion des équipes ainsi que la transmission optimale des informations.

Une fois les objectifs du groupe clairement définis, le gestionnaire du groupe est donc chargé d’en définir les règles de gouvernance

  • Qui sera habilité à publier dans le groupe ? 
  • Qui sera habilité à commenter dans le groupe ?
  • Qui sera habilité à gérer les membres du groupe (autoriser les nouveaux membres, supprimer un membre du groupe) ?
  • Qui sera habilité à créer, modifier et supprimer les documents du drive du groupe ? 

Le gestionnaire du groupe a la possibilité de limiter ces permissions aux seuls gestionnaires ou d’autoriser l’ensemble des membres à effectuer ces actions. Pour ce faire, il devra se rendre dans les paramètres du groupe et sélectionner Gérer les permissions

Gérer les permissions au niveau du groupe

Il devra actionner ces permissions en fonction des objectifs du groupe. 

Exemple : dans un groupe de communication interne qui se destine à la transmission d’informations du haut vers le bas, le gestionnaire de groupe peut choisir de limiter la publication dans le groupe aux seuls gestionnaires.

Il pourra cependant autoriser le commentaire aux membres du groupe : ainsi, ceux-ci ne pourront pas publier de nouvelles actualités mais auront la possibilité de répondre aux sondages lancés et de partager leur feedback sur les contenus publiés dans le groupe. 

Par ailleurs, chaque groupe est associé à un espace de stockage de fichiers appelé Drive. Le gestionnaire de groupe est ici chargé de définir qui dispose des permissions de création, modification et suppression des fichiers de ce drive. Là encore, la sensibilité des documents et informations qui y seront partagées permettront de définir ces autorisations. 

Le gestionnaire de groupe pourra autoriser l’accès en lecture seule à l’ensemble des membres du groupe et ainsi restreindre la création, modification, suppression aux gestionnaires ou autoriser l’ensemble des membres du groupe à créer de nouveaux documents et éditer les existants. 

Communiquer sur le lancement du groupe

Nous vous encourageons à communiquer sur le lancement d’un groupe, lorsque cela est nécessaire. 

En effet, il ne sera peut-être pas pertinent de communiquer sur la création d’un groupe secret traitant d’une thématique qui ne serait pas destinée à l’ensemble des utilisateurs mais à un nombre restreint de personnes. 

Cependant, nous vous recommandons de communiquer sur la création de groupes ouverts ou privés traitant de thématiques publiques, en adaptant cette communication à la sensibilité du groupe. 

Cette communication peut être lancée individuellement ou lors d’une réunion dédiée à l’avancement d’un projet particulier, de réunions métier, … ou à plus large échelle dans un groupe général si le groupe se destine à l’ensemble des utilisateurs de la plateforme. Vous pourrez alors préciser le public auquel ces groupes s'adressent et clarifier quels types d’échanges s’y dérouleront. 

Nous vous encourageons également à partager une publication dans le groupe résumant la raison d’être du groupe, ses objectifs, les règles de gouvernance qui y sont établies ainsi que les utilisateurs auxquels il s’adresse. Cette publication pourra alors être épinglée dans le groupe pour apparaître en priorité dans le fil d’actualités du groupe et être rapidement accessible de l’ensemble des membres du groupe en un clic. 

Une fois les utilisateurs membres du groupe, nous vous encourageons à recueillir les opinions et besoins des utilisateurs. Cela vous permettra d’adapter la fréquence et le format de communication dans le groupe. 

Vous pouvez pour cela procéder à des échanges individuels grâce au tchat ou à la visioconférence. Mais vous pourrez également partager des sondages d’opinion dans le groupe de façon anonyme : cela permettra aux membres du groupe de partager leur retour en toute objectivité. 

Il n’est pas toujours facile pour les membres du groupe de faire de cet espace le canal de communication à privilégier pour la passation d’informations. Dans ce contexte, le gestionnaire de groupe doit donner l’exemple en appliquant les règles de gouvernance définies dans le groupe et permettre ainsi à ses membres de mieux comprendre ce qu’il est recommandé de faire ou de ne pas faire. 

Nous vous encourageons à impliquer vos collaborateurs dans les échanges grâce à des formations de publications interactives (jeux concours, sondages, visuels attachés grâce à la galerie d’images). C’est en les impliquant que vous inciterez les membres du groupe à venir y puiser des informations et y partager de nouvelles actualités. 

Inviter des membres

Une fois l’ensemble des paramétrages effectués et les objectifs du groupe précisés, le gestionnaire du groupe peut inviter les membres à rejoindre le groupe. Pour ce faire, le gestionnaire de groupe doit se rendre dans les paramètres du groupe et sélectionner l’onglet Inviter

Il peut alors choisir : 

  • d’ajouter des utilisateurs déjà inscrits à la plateforme, 
  • d’inviter de nouveaux membres (si cela a été autorisé par un administrateur), 
  • d’inviter de nouveaux guests (si cela a été autorisé par un administrateur).
Ajouter des utilisateurs dans le groupe

Il est ici nécessaire de se demander quels profils d’utilisateurs peuvent intégrer cet espace de travail. Par exemple, des utilisateurs guests (statut généralement attribué à des fournisseurs, partenaires, clients) pourront-ils accéder au groupe et participer aux échanges ?

Il s’agit ici de se demander si les informations partagées dans le groupe sont sensibles et ne doivent être accessibles qu'à peu d’utilisateurs ou si celles-ci peuvent être communiquées largement au sein de votre structure et parfois même au-delà.

NB : les guests ne pourront pas être nommés gestionnaires de groupe. Un guest disposera cependant des mêmes droits que l’ensemble des membres dans le groupe. 

Le gestionnaire du groupe a la possibilité de lier le groupe à un ensemble d’utilisateurs existant (qui aura préalablement été créé par un administrateur). 

Cette action permettra d’intégrer chaque nouvel utilisateur répondant à des critères définis par l’administrateur de la plateforme de façon automatique dans le groupe. Cela peut être très utile dans le cas de groupes métiers/services en s’appuyant par exemple sur les informations de poste et de localisation. 

Exemple : dans un groupe RH - facturation et abonnement, le gestionnaire de groupe aura la possibilité d’intégrer automatiquement l’ensemble des utilisateurs ayant renseigné être en poste au sein de ce service dans la structure concernée. Chaque nouvel utilisateur renseignant appartenir à la structure, au sein de ce service, sera alors automatiquement intégré au groupe. 

NB : les ensemble d’utilisateurs ne peuvent être créés que par un administrateur depuis l’administration. Si vous souhaitez automatiser l’invitation à un groupe selon des critères spécifiques, nous vous recommandons de contacter un administrateur

Pour obtenir une vue d’ensemble des membres du groupe, il est possible pour un gestionnaire de groupe de télécharger un fichier excel des membres du groupe depuis les paramètres du groupe, section Inviter en sélectionnant Télécharger la liste des utilisateurs (Excel)

Encadrer et modérer les échanges dans le groupe

Le gestionnaire du groupe peut être chargé de : 

  • donner l’exemple dans son utilisation de l’outil et inciter à la communication depuis l’espace créé, 
  • partager des contenus (bonnes pratiques, cas, success stories, tips, …),
  • garantir la validité des contenus partagés dans le groupe, 
  • encadrer les échanges et faciliter la communication au sein du groupe,
  • impliquer les membres du groupe afin de proposer des échanges qualitatifs et enrichis, 
  • construire un plan de communication dans le but d’animer les différents échanges.

Si l’objectif d’une plateforme collaborative est de favoriser les échanges et la transmission des informations, des règles de gouvernance doivent être mises en place afin d’assurer :

  • la bonne entente des équipes,
  • une transmission claire et pertinente des informations attendues. 

Loin d’être confidentielles, les règles de gouvernance doivent être partagées à l’ensemble des utilisateurs de la plateforme afin de les accompagner dans leur utilisation de l’outil.

En clarifiant ces règles, vous établissez un cadre de parole grâce auquel un membre du groupe participera plus aisément aux échanges. En effet, en l’absence d’informations quant aux formats que doivent prendre ces échanges, les membres du groupe auront tendance à préférer le silence à une participation active. 

Nous vous recommandons dans un premier temps de rédiger un premier message à destination de l’ensemble du groupe pour clarifier : 

  • les objectifs du groupe, 
  • le public auquel il s’adresse, 
  • quels contenus sont autorisés, 
  • quels contenus sont prohibés,
  • quelles sont les règles de publication et de commentaire,
  • quelles sont les permissions définies au niveau du groupe (qui peut créer, modifier, supprimer des documents du drive par exemple).

Le gestionnaire du groupe pourra alors épingler cette publication dans le groupe pour la rendre rapidement accessible de l’ensemble des membres du groupe. 

Organiser les contenus

Pour fidéliser les membres du groupe au groupe, nous vous recommandons donc de structurer et d’organiser les différents contenus partagés dans le groupe. 

Ainsi, les membres pourront rapidement retrouver les sujets de leur intérêt depuis le moteur de recherche et gagner en productivité lors de la réalisation de leurs tâches quotidiennes. 

Pour ce faire, le gestionnaire de groupe peut mettre en place l’étiquetage des publications partagées. Ces étiquettes une fois associées à une information, pourront permettre aux membres de retrouver rapidement la publication recherchée depuis le moteur de recherche du groupe. 

NB : les étiquettes peuvent prendre différents formats et partager ainsi une information sur le statut d’un projet (en cours, terminé, à faire, …) ou constituer une sous-thématique d’un groupe (ex : formation Excel dans un groupe @RH - Formations). 

Étiqueter les publications

La création et gestion des étiquettes peuvent-être autorisées à l’ensemble des membres du groupe ou restreintes aux seuls gestionnaires. 

NB : les étiquettes créées dans un groupe sont propres au groupe. Pour associer un mot clé disponible dans l’ensemble des groupes de la plateforme, nous recommandons la création d’un hashtag

Le gestionnaire du groupe peut être chargé de modérer et d’encadrer les échanges dans le groupe. Dans ce contexte, il dispose de droits de modération supplémentaires : il pourra ainsi supprimer les contenus non autorisés ou pertinents du groupe ou alors procéder à leur modification si nécessaire. 

Par exemple, si le contenu partagé dans un groupe est intéressant mais n’est pas partagé dans le bon groupe, le gestionnaire aura la possibilité de modifier les destinataires de la publication afin que l’information apparaisse dans le groupe approprié. 

Le gestionnaire comme modérateur des échanges est également chargé de mettre en exergue les informations prioritaires ou essentielles dans le groupe. Il pourra alors choisir d’épingler les publications les plus importantes au regard du groupe pour les faire apparaître en priorité dans le fil d’actualités. 

Mesurer le succès de son groupe grâce aux statistiques

Le gestionnaire du groupe a également la possibilité de suivre certaines statistiques de connexion et de participation qui lui permettront de réajuster les règles de gouvernance mises en place au niveau du groupe. 

Suivre les statistiques et indicateurs au niveau du groupe

Par exemple, si les utilisateurs se connectent peu au groupe, il peut s’agir : 

  • d’un manque d’implication des membres du groupe, 
  • de l’absence de notification : l’utilisateur n’a pas vu l’information passer. 

1. Impliquer les membres du groupes

S’il s’agit d’un manque d’implication des membres, alors peut-être le gestionnaire devra-t-il modifier les formats de communication mis en place pour inciter les membres du groupe à réagir. 

Nous recommandons dans ce cas la mise en place de sondages pour recueillir l’opinion des membres ou de jeux concours grâce à la fonctionnalité galerie d’images

2. Générer une notification de publication

Lorsqu’une information est essentielle et nécessite d’être vue par l’ensemble du groupe, nous recommandons de mentionner l’ensemble des membres du groupe

Cette action générera une notification sur la plateforme aux membres du groupe. Cela donnera également lieu à une notification email dans le cas où l’utilisateur n’aurait pas désactivé cette fonction.

NB : la réception d’alertes email lorsque l’on est mentionné est activée par défaut. Un utilisateur peut cependant choisir de désactiver cette option depuis le menu Profil et préférences, section Notifications. 

Mentionnez pour relancer les membres du groupe

La mention peut également être utilisée pour relancer les membres du groupe sur un sujet : la clôture imminente d’un vote ou la réponse à une question par exemple. 

Animer le groupe

Pour garantir le succès du groupe, une fois les objectifs du groupe précisés, nous recommandons une publication régulière des informations. L’animation de cet espace de travail et le suivi des différentes actions s’effectueront différemment selon le type de groupe. 

Dans le cas d’un groupe projet par exemple, l’objectif principal sera de suivre l’avancement des différentes réalisations. Il est alors recommandé de mettre en place une checklist recensant les éléments principaux du projet et de l’épingler dans le groupe pour un accès rapide. Chaque utilisateur pourra être assigné à une tâche dont il a la responsabilité.

Suivre l'avancement de son projet

Dans le cas d’animation de communautés, nous vous recommandons de mettre en place un calendrier éditorial grâce à la fonctionnalité tableur du drive ou depuis l’agenda : adoptez une vision globale de ce qui a été fait et de ce qu’il reste à faire ! Grâce à la fonctionnalité de programmation, vous pourrez prévoir la date de publication de vos contenus sans avoir à les partager en instantané et ainsi optimiser votre temps de travail. 

La création d’un calendrier éditorial est donc indispensable pour gérer et planifier votre stratégie de création de contenus sur Talkspirit.

Quelques idées de colonnes que vous pourriez intégrer à votre document : 

  • la date et l’heure de publication souhaitées, 
  • les destinataires (utilisateurs, groupes),
  • le format de publication (sondage, événement, publication),
  • l’importance de la contribution (très important, moyennement ou très peu important),
  • les idées principales à partager,
  • les objectifs de votre publication,
  • d’éventuels visuels. 

Nous recommandons également le partage d’informations sous différents formats afin d’impliquer les membres du groupe aux échanges. 

Ainsi, des visuels ou fiches publiés sous la forme d’une galerie d'images permettront de mieux prendre connaissance de certains contenus. Pour clarifier le fonctionnement de la plateforme, le gestionnaire du groupe pourra par exemple mettre en place des fiches pratiques à partager dans le fil d’actualités du groupe. 

Quelques exemples de fiches pratiques à partager ici : 

Partager des fiches pratiques

Le gestionnaire du groupe pourra également mettre en place des jeux concours ou sondages afin de recueillir l’opinion des membres sur un sujet et ainsi les impliquer aux échanges : nous recommandons l’utilisation de la fonctionnalité sondage dans ces deux cas d’usage là.

La fonctionnalité live vidéo de Talkspirit lui permettra également d’interagir avec les membres du groupe (ou d’inviter certains interlocuteurs à intervenir sur un sujet) en direct. Les échanges seront alors partagés dans le groupe sous la forme d’un replay. Les membres du groupe pourront prendre connaissance des informations partagées, en différé !

Retrouver plus d’informations sur comment bien animer les différents espaces de votre plateforme dans cet article : https://www.talkspirit.com/academy-posts/animate-an-external-community-on-talkspirit

Être un bon gestionnaire de groupe, qu’est-ce que ça implique ?

Le gestionnaire de groupe doit être informé des règles de gouvernance établies sur la plateforme. Il pourra alors : 

  • Définir le type de groupe (un groupe thématique, un groupe projet, groupe métier, …)
  • Répondre à un format spécifique au niveau de l’intitulé du groupe si demandé (ex : @cible - Thème - ce qui donnerait par exemple - @tous - Nos actualités)
  • Définir quels membres auront le droit de parole et de réaction dans le groupe,
  • Clarifier quels contenus sont proscrits et autorisés dans le groupe.

Conclusion 

Pour garantir le succès d’un groupe, il est essentiel d’en penser la construction en amont de sa création. C’est cette réflexion qui permettra au gestionnaire du groupe d’activer ou de désactiver les différents paramètres liés au groupe et permettre ainsi une transmission optimisée de l’information.

Pourtant, il ne suffit pas de penser les objectifs du groupe pour assurer son succès. Après sa mise en place, le gestionnaire du groupe est chargé de la médiation des échanges : s’il doit encadrer la prise de parole et se porter garant de la bienveillance des conversations qui s’y déroulent, il devient également community manager ou animateur. Son objectif ? Expliquer, clarifier, animer et perpétuer les échanges dans le groupe. 

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