Si le fait de pouvoir réunir une communauté d’utilisateurs représente un réel avantage, cela nécessite également la mise en place d’espaces de travail pensés et créés pour répondre à des objectifs de communication précis.
Ce sont la qualité des échanges et la pertinence des informations partagées qui permettent de convaincre les utilisateurs du bien fondé des groupes et les incitent à se connecter régulièrement à l’outil dans le cadre de leurs réalisations professionnelles.
Pour que votre plateforme collaborative soit au centre des échanges de votre communauté, il est essentiel d’en réussir le lancement. Un démarrage bancal sur l’outil ne convaincra pas ses utilisateurs qui privilégieront alors l’utilisation d’autres moyens de communication.
S’il est évident pour vous, qui êtes porteur du projet, que ces espaces répondent à un besoin ciblé, les nouveaux utilisateurs rejoignant la plateforme en ignorent jusqu’au fonctionnement.
Il est donc essentiel de penser les objectifs des espaces que vous créerez, en amont de leur mise en place. Un groupe pensé et construit pour répondre à un besoin précis permettra à ses membres d’en retirer une vraie valeur ajoutée.
Il est essentiel de clarifier votre projet ainsi que ses enjeux, vos objectifs et attentes ainsi que les objectifs des différents groupes qui composent la plateforme.
N’hésitez pas à personnaliser vos messages d’invitation à la plateforme pour présenter Talkspirit et votre projet. Définissez clairement ce qui est attendu de chaque utilisateur dans chaque espace à travers une publication dans le groupe :
Commencez donc par déterminer le niveau de confidentialité de vos espaces en vous demandant :
En répondant à ces questions, vous pourrez non seulement définir un niveau de confidentialité pour les groupes mais pourrez également cibler les utilisateurs qu’il vous faudra intégrer à ces espaces.
Dès lors, tous les membres du groupe pourront-ils intervenir, réagir aux publications qui y sont partagées, créer et commenter de nouveaux documents dans le drive associé ? À vous de choisir !
Nous vous recommandons de déléguer la gestion des groupes à un gestionnaire de groupe qui, en plus d’encadrer les échanges qui s’y déroulent, s’assurera qu’ils répondent aux objectifs définis et pourra faire évoluer les permissions des utilisateurs si nécessaire.
C’est donc en poussant cette réflexion que vous créerez des espaces d’échanges et de collaboration efficaces et profitables aux utilisateurs.
Facilitez l’utilisation de l’outil pour chaque utilisateur, en activant la page d’accueil : vous pourrez y lister les points de contact principaux (appelés référents), partager des informations et événements qui permettront de guider les nouveaux utilisateurs dans leur découverte de la plateforme.
Pensez à la multiplicité des profils et activez par exemple les options de traduction de vos contenus à la volée pour les utilisateurs polyglottes.
Communiquez largement en amont du lancement de votre plateforme et définissez une ou plusieurs dates de lancement. Dans le cas d’une communauté nombreuse, vous pourrez procéder à un lancement découpé en tranches (entreprises, postes, branches, …)
Prévoyez :
Il ne s’agit pas seulement d’apprendre à travailler avec de nouveaux outils mais d’un changement de posture dans le rapport à l’information, à la communication et à la collaboration. Il est donc essentiel de donner du sens à votre projet pour impliquer ses utilisateurs : partagez-leur des sondages et recueillez leur avis dans l’organisation de ce projet.
Des utilisateurs impliqués dans le projet de lancement de la plateforme seront d’autant plus motivés et participeront au succès de sa mise en place.
Il est parfois difficile de s’y retrouver et de comprendre à qui s’adresser pour un utilisateur qui vient de rejoindre Talkspirit : qui sont les porteurs du projet et comment les différencier des autres utilisateurs ?
Astuce : soulignez votre statut de porteur de projet en ajoutant à votre photo de profil un cercle de couleur. Il sera alors facile pour les utilisateurs de rapidement cibler votre statut depuis les différents espaces de la plateforme.
Vous pouvez personnaliser les informations que vous souhaitez voir apparaître sur les fiches profil des membres : un nouvel utilisateur devra renseigner ces informations suite à son inscription à la plateforme.
N’hésitez pas à compléter votre profil en renseignant vos domaines d'expertise ainsi que la structure à laquelle vous appartenez pour faciliter l’identification de votre profil par les membres de la communauté. Il n’est pas rare que les utilisateurs d’une même communauté ne se connaissent pas : un profil complété (entreprise, poste, compétences) facilitera l’identification des différents utilisateurs et permettra aux membres de votre communauté de communiquer et de collaborer plus aisément.
Vous pouvez procéder à la mise à jour des informations des utilisateurs en masse en téléchargeant un tableau excel qu’il vous suffira de compléter.
NB : seul un administrateur est habilité à effectuer cette mise à jour en masse depuis l’Administration.
Il est essentiel que les fiches profil de chaque utilisateur soient renseignées. Celles-ci seront accessibles depuis l’annuaire des utilisateurs qui permettra à chaque membre de la communauté d'identifier les différents utilisateurs sur la plateforme, de les contacter et de collaborer dans le cadre de réalisations communes.
L’annuaire des utilisateurs permettra une recherche rapide selon différents critères qui vous aideront à identifier rapidement les interlocuteurs recherchés.
Il n’est pas recommandé de mettre en place des groupes chapeau pour des échanges sur divers sujets. Les membres du groupe pourraient alors se sentir noyés sous un flot continu d’informations qui ne les concerneraient pas forcément. Un tel groupe pourrait alors perdre tout intérêt pour ses utilisateurs et finir par mourir.
Les utilisateurs de la plateforme disposent de nombreux formats de communication (articles, vidéos, photos, sondages) pour une transmission optimale de l’information. Pourtant, il est essentiel que la personne chargée de l’animation de la communauté, réunie autour d’une cause, d’un produit ou d’un projet commun, crée de l’engagement de la part de ses membres.
Un community manager pourrait ainsi participer à la fidélisation des utilisateurs à la plateforme en organisant des événements :
Il pourra alors organiser des rendez-vous en live : l’option live vidéo de Talkspirit vous permet d’interagir avec votre communauté en direct mais également de générer un replay de ces échanges dans le groupe.
Les membres de votre communauté pourront alors prendre connaissance des informations partagées, en différé !
Le community manager pourra également mettre en place des jeux concours ou quizzs grâce à l’option sondage. Cette fonctionnalité vous permettra d’impliquer votre communauté et de recueillir son opinion sur les thématiques de votre choix !
Nous vous recommandons l’usage de cette fonctionnalité dans le cadre de vos concours. Dans le cas où le suivi des participants au sondage ne serait pas nécessaire, nous vous recommandons de privilégier l’anonymat grâce au sondage anonyme. Ainsi, les votants pourront voter en toute objectivité.
Donnez de la visibilité à vos publications pour générer l'intérêt de votre communauté.
Agrémentez vos publications de visuels attachés sous la forme d'une galerie.
Le community manager devra donc rédiger et publier de nouveaux contenus qui inciteront les utilisateurs à se connecter régulièrement à l’outil.
En lui attribuant le rôle de gestionnaire de groupe, vous permettrez au community manager d’encadrer et de modérer les échanges qui se déroulent sur les différents espaces de la plateforme mais également de suivre l’engagement des membres à l’aide d’indicateurs (nombre de vues d’une publication, partages, commentaires, réactions…).
Ainsi, si un utilisateur partage un contenu qui n’est pas approprié au groupe, le community manager pourra alors déplacer ce message dans un groupe plus adapté grâce à la fonctionnalité Modifier les destinataires ou le supprimer.
Grâce à la fonctionnalité Partager, le community manager pourra également partager des informations publiées par les membres dans d’autres espaces de communication si cela lui semble adapté.
Le nombre d’utilisateurs connectés chaque jour, chaque semaine, le nombre de publications partagées, le nombre de conversations tchats ainsi que les nombreuses réactions aux différentes contributions seront des indicateurs clés qui permettront de suivre l’engagement des membres de votre communauté.
Nous vous recommandons de mettre en place un calendrier éditorial grâce à la fonctionnalité tableur du drive ou depuis l’agenda : adoptez une vision globale de ce qui a été fait et de ce qu’il reste à faire !
La création d’un calendrier éditorial est indispensable pour optimiser, gérer et planifier votre stratégie de création de contenus sur Talkspirit.
Quelques idées de colonnes que vous pourriez intégrer à votre document :
Grâce à la mise en place d’un agenda, vous pourrez réguler la fréquence de vos publications en indiquant dans votre calendrier les dates phares de votre entreprises (anniversaires, lancement produit) mais également celle de votre marché (événements régionaux, nationaux). Nous vous recommandons de programmer l’envoi de ces publications lorsque celles-ci auront été créées afin d’optimiser votre temps de travail.
N’hésitez pas à partager d’anciennes publications pour communiquer sur de nouveaux événements grâce à l’option partager : comparez par exemple la réussite d’un événement annuel d’une année sur l’autre.
Attention, pour que l’information partagée ait un impact et puisse être relayée, n’oubliez pas de prendre en compte les périodes de congés des membres de votre communauté.
Nous vous recommandons de mentionner les utilisateurs concernés pour générer des réactions et donner de la visibilité à vos contenus !
Vous pouvez également relancer un utilisateur en lui partageant un message individuel depuis le tchat !
Comme souligné précédemment, nous vous recommandons de mettre en place un calendrier éditorial et de programmer les envois. Vous pouvez également intégrer le community manager à cette stratégie.
Intégrez les emails à vos groupes afin de recevoir vos communications au sein même de vos espaces d’échanges. Cette intégration permet de configurer une adresse email associée à un groupe. Tout email envoyé à cette adresse sera converti en contribution de groupe.
Dans le cas où les membres de votre communauté auraient l’habitude de visiter certains sites web afin de se tenir informés des dernières actualités, vous pouvez intégrer les flux RSS de ces sites aux groupes de votre choix. Vous pourrez alors recevoir leurs derniers articles de façon automatisée au sein des espaces de votre choix.
Nous vous recommandons également l’utilisation des étiquettes ainsi que des hashtags afin d’organiser les différents contenus du fil d’actualités de la communauté et ainsi faciliter la recherche d’informations spécifiques pour les utilisateurs de la plateforme !
Intégrez les ambassadeurs à votre stratégie de communication sur la plateforme.
Les ambassadeurs pourront répondre aux questions mais également lever les éventuelles objections portées par les utilisateurs de la plateforme. Ils permettront également d’enrichir le fil d’actualités et inciteront ainsi à la prise de parole sur la plateforme.
Intégrez les utilisateurs les plus communicants à cette stratégie : des utilisateurs concernés et volontaires prendront plus facilement la parole au sein des différents espaces.
L’intégration d’une plateforme collaborative est un excellent moyen d’inciter à la communication et à la collaboration au sein de votre communauté. Il est cependant nécessaire, pour que Talkspirit réponde efficacement à vos objectifs d’animation, de mener une réflexion poussée des espaces que vous mettrez en place !
Donnez la parole à votre communauté au travers de sondages ou de temps d’échanges sur un sujet dédié. Vous créerez ainsi un engagement ainsi qu’un sentiment d’appartenance chez vos adhérents.
De plus, des contenus attrayants susciteront la réaction de la communauté et inciteront ses membres à interagir ensemble.
Vous pourrez par exemple inviter les nouveaux membres de la communauté à se présenter rapidement à travers une publication pour permettre à tous de mieux identifier les utilisateurs de la plateforme.
Utilisez donc des réactions emojis pour célébrer les réussites et renforcer l’engagement de votre communauté !
Le tchat vous permettra également d’échanger de façon fluide sur des sujets ponctuels qui ne nécessiteront pas de faire l’objet d’une publication. Vous pourrez y partager vos réactions sur les informations communiquées par la communauté grâce aux emojis.
Talkspirit vous permet d’utiliser un large éventail d'emojis pour réagir à n’importe quel message et ce, d’un simple clic. Ces réactions constituent un excellent moyen de célébrer la réussite de vos partenaires ou adhérents, où qu’ils se trouvent.
La visioconférence est accessible en un clic : elle vous permet d’échanger rapidement sur des sujets rassemblant plusieurs participants ou nécessitant de nombreux allers retours. Cet échange en direct sera également l’occasion de mieux mesurer l’opinion de vos interlocuteurs et de comprendre leur position sur un sujet en particulier.
Astuce : grâce aux applications mobiles, vous pourrez tchatter, réagir aux publications de votre fil d’actualités ou même rejoindre une visioconférence où que vous soyez ! Nous vous recommandons donc de télécharger les applications pour un meilleur suivi des dernières actualités de votre communauté !
Vous avez un sponsor au projet ? Intégrez-le de façon graphique et visuelle sur la plateforme.
Vous pouvez alors personnaliser la page d’inscription à la plateforme et y intégrer le logo du sponsor pour lui donner de la visibilité.
Vous pouvez également lui créer un compte et un profil renseigné puis l’intégrer à un groupe de la plateforme dédié à votre partenariat. Les utilisateurs de la plateforme pourront alors, s’ils le souhaitent, se tenir informés des actualités partagées par le sponsor sans pour autant être dans l’obligation de suivre l’ensemble de ces échanges.
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