4 Best Practices zum Erstellen eines Extranets

Im heutigen Zeitalter von Telearbeit und flexiblen Arbeitsumgebungen, ist virtuelle Zusammenarbeit wichtiger denn je, und Organisationen suchen nach Tools, um bessere Kommunikation zu fördern und Wissensaustausch und Community Management innerhalb dieser Umgebungen zu maximieren. Nach einer kürzlichen TechRepublic-Umfrage werden kollaborative Plattformen hauptsächlich genutzt, um entfernte Mitarbeiter zu verbinden (91%), die Kommunikation zwischen Kollegen und Managern (84%) zu verbessern, die Teamverwaltung (61%), und Projektmanagement (54%).

Wenn das Intranet das bevorzugte Tool zur Verwaltung der internen Kommunikation zwischen Mitarbeitern ist eine Organisation, das Extranet ist gleichermaßen nützlich für den Austausch von Wissen und Ideen außerhalb einer Organisation.

Ein Extranet ist ein unglaublich nützliches Tool—aber nur, wenn Sie wissen, wie man es nutzt. Schauen wir uns fünf Best Practices an, um ein Extranet für Ihre Organisation zu erstellen—und um bessere Kommunikation und Wissensmanagement mit Ihren externen Partnern zu fördern:

Definieren Sie den Zweck Ihres Extranets

Der erste Schritt beim Erstellen eines Extranets besteht darin, zu verstehen, was es ist, wofür es verwendet werden kann und wer es letztendlich nutzen wird.

Nach Angaben von Gartner ist ein Extranet ein kontrolliertes, privates Netzwerk, das es Drittpartnern ermöglicht, Zugriff auf bestimmte Informationen, Daten oder Kommunikationsfunktionen zu erhalten—ohne Zugriff auf das gesamte Netzwerk eines Unternehmens zu gewähren. Je nach den Anforderungen Ihrer Organisation gibt es verschiedene Arten von Extranets. Ein Projekt-Extranet kann zum Beispiel verwendet werden, wenn mehrere interne und externe Interessenvertreter, an einer Kampagne oder Initiative beteiligt sind—und eine Plattform wird benötigt, um Zeitpläne zu verwalten und Informationen zu teilen.

Sie könnten auch ein Extranet benötigen, um sichere Informationen mit einem externen Partner zu teilen (und umgekehrt)—zum Beispiel, Kunden teilen ihre Bankdaten zum Verarbeiten von Rechnungen, oder Ihr Unternehmen teilt Finanzdaten mit einem Steuerberater.

Extranets sind auch ein großartiges Werkzeug zum Festlegen von Kommunikationsregeln und Zeitplänen. Beispielsweise verkauft Ihr Unternehmen Produkte über ein Vertriebsnetz—und Sie müssen klare Kommunikation mit Ihren Lieferanten und Verteilern beibehalten. Mit einem Extranet kann Ihre Marketingabteilung ein Extranet nutzen, um Vertriebspartner über angemessene Preisgestaltung zu aktualisieren, neue Produktinformationen zu teilen und Fragen zu beantworten—alles an einem zentralen Ort.

Jetzt, wo Sie verstehen, was ein Extranet ist—und wie man es nutzt—lassen Sie uns zu Best Practices zum Erstellen eines Extranets für Ihre Organisation übergehen:

Entscheiden Sie, welche Funktionen zu verwenden sind

Der Schlüssel zum Erfolg beim Erstellen eines Extranets ist Ihre Ziele von Anfang an zu definieren—denn wenn Sie Ihre Ziele kennen, können Sie bestimmen, welche Funktionen Sie für Ihr Extranet benötigen.

Wie erwähnt, gibt es viele Richtungen, in die Sie gehen können, wenn Sie ein Extranet erstellen—also bevor Sie Schritte unternehmen, um eine zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie über die Hauptziele und Aufgaben nachdenken, die Ihr Extranet unterstützen muss.

Beispielsweise, wenn Sie Ihr Extranet als Wissensdatenbank nutzen möchten, wo sowohl Mitarbeiter als auch Kunden weitere Informationen zu Ihren Produkten finden können (wie Anleitungen oder Produktspezifikationen). In dieser Situation würden Sie nach einem Extranet mit einer Drive-Funktion suchen, die es Ihnen ermöglicht, Dokumente einfach zu speichern und zu teilen, um Ihre Wissensdatenbank aufzubauen.

Oder angenommen, Sie möchten ein Extranet erstellen, um bessere Kommunikation zwischen Ihrem Team und Ihren Kunden zu fördern. In diesem Szenario würden Sie ein Extranet mit einer robusten, benutzerfreundlichen Chat-Plattform suchen.

Zusammengefasst: Die Funktionen, die Sie benötigen, bestimmen die beste Lösung für Ihre Organisation—definieren Sie sie von Anfang an.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Extranet sicher ist

Sicherheit ist höchste Priorität für jedes Unternehmen. Datenlecks und Sicherheitsverletzungen sind echte Bedrohungen; Unternehmen müssen sichere Informationen sicher speichern und austauschen, intern und extern. Ein angepasstes Extranet bietet diese Sicherheit.

Suchen Sie nach einem Extranet mit angepassten Sicherheitsfunktionen—wie personalisierte Freigabeoptionen, die Ihnen die Kontrolle darüber geben, wer auf welche Informationen zugreifen darf.

Beispielsweise, wenn Sie an einer bevorstehenden Marketingkampagne arbeiten und Ihre Logo-Erstellung und visuellen Design-Assets mit externen Agenturen erstellen. Eine Agentur, die Markenidentität und Logos entwickelt, benötigt direkten Zugriff auf Unternehmensrichtlinien—Informationen, die sicher über das Extranet weitergegeben werden können. Aber eine andere Agentur, die Sie bei der Bewerbung der Kampagne unterstützt, benötigt möglicherweise nicht die gleichen Zugriffe. Mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen und angepasstem Zugriff kontrollieren Sie, was jeder externe Interessenvertreter sieht und aktualisiert diese Rechte nach Bedarf—was Ihnen die Kontrolle gibt und hilft, Ihre Unternehmensinfos sicher zu halten.

Ihre Daten zu schützen ist unverzichtbar—und das richtige Extranet bietet Ihnen die Sicherheit, dies zu erreichen.

Nutzen Sie Ihr Extranet mobil

Da Unternehmen ihre virtuellen Workforces erweitern und Teams überall auf der Welt verteilt sind, ist der mobile Zugriff auf Arbeitsressourcen unverzichtbar. (Derzeit nutzen über 75 % der US-amerikanischen Mitarbeiter ihre Mobilgeräte für Arbeitszwecke.)

Und so ist eine definitive Best Practice, die Sie beim Erstellen eines Extranets berücksichtigen möchten, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter auf das Extranet zugreifen können—unabhängig davon, wo sie sind und welches Gerät sie verwenden.

Die Möglichkeit, von einem Telefon, Tablet oder einem anderen mobilen Gerät auf Daten zuzugreifen und diese zu teilen, ist der Schlüssel zu effektiverer Zusammenarbeit. Beispielsweise, wenn einer Ihrer Kunden eine dringende Anfrage hat—aber ihr interner Kontakt hat einen Termin, wenn die Anfrage kommt. Wenn der Mitarbeiter keinen mobilen Zugriff auf das Extranet hat, sieht der Kontakt die Anfrage nicht oder kann nicht antworten, was die Beziehung belasten könnte.

Oder angenommen, einer Ihrer Mitarbeiter ist im Urlaub und trifft einen potenziellen neuen Kunden. Wenn sie mobilen Zugriff auf das Extranet haben, könnten sie einfach relevant Vertriebsmaterialien abrufen und teilen—und möglicherweise ein Geschäft abschließen. Aber ohne Zugriff auf das Extranet, ist es eine verpasste Chance.

Kurz gesagt: In der heutigen Arbeitskultur findet ein großer Teil der Arbeit auf Mobilgeräten statt—daher, wenn Sie das Beste aus Ihrem Extranet herausholen möchten, stellen Sie sicher, dass es mobilen Zugriff hat.

Erstellen Sie das beste Extranet für Ihre Organisation mit Talkspirit

Extranets können Ihr Unternehmen eindeutig nutzen—aber nur, wenn Sie die richtige Technologie haben.

Und das ist wo Talkspirit.

Talkspirit ist eine All-in-One-Kolaborationslösung, die Teams mit den Tools ausstattet, die sie benötigen, um effektiv zu arbeiten, darunter eine Chat-Plattform, ein internes Drive, Projektmanagement und Zusammenarbeitsfunktionen. Da Talkspirit es ermöglicht, externe Interessenvertreter als Gäste einzuladen, kann die Plattform auch als Extranet fungieren—allowing Organisationen und ihre Kunden, um Kommunikation zu rationalisieren, Projekte besser zu organisieren und effizienter zusammenzuarbeiten.

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Autorin: Deanna deBara