4 bewährte Praktiken, um ein Extranet aufzubauen

In Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitsumgebungen war virtuelle Zusammenarbeit nie wichtiger, und Organisationen suchen nach Tools, um die Kommunikation zu erleichtern und das Beste aus dem Wissensaustausch und der Community-Arbeit in diesen Umgebungen herauszuholen. Laut einer aktuellen Umfrage von TechRepublic werden Kollaborationsplattformen vor allem eingesetzt, um Mitarbeitende aus der Ferne zu verbinden (91 %), die Kommunikation zwischen Kollegen und Führungskräften zu verbessern (84 %), Teams zu führen (61 %) und für das Projektmanagement (54 %).

Während das Intranet das bevorzugte Werkzeug ist, um die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitenden innerhalb einer Organisation zu steuern, ist das Extranet ebenso nützlich, um Wissen und Ideen außerhalb der Organisation auszutauschen. Wenn noch offen ist, ob Sie eines brauchen, behandelt unser Artikel über die Gründe für ein Extranet genau diese Seite des Themas.

Das Extranet ist ein ausgesprochen nützliches Werkzeug, sofern man damit umzugehen weiß. Hier sind 4 bewährte Praktiken, um in Ihrer Organisation ein Extranet aufzubauen und dabei die Kommunikation und das Wissensmanagement mit Ihren externen Partnern zu verbessern.

Den Zweck Ihres Extranets festlegen

Der erste Schritt beim Aufbau eines Extranets besteht darin, zu verstehen, was es ist, wozu es dient und wer es tatsächlich nutzen wird.

Laut Gartner ist ein Extranet ein privates, kontrolliertes Netzwerk, das externen Partnern Zugang zu bestimmten Informationen, Daten oder Kommunikationsfunktionen gibt, ohne ihnen das gesamte Netzwerk der Organisation zu öffnen. Je nach Bedarf Ihrer Organisation gibt es verschiedene Arten von Extranets. Ein Projekt-Extranet eignet sich zum Beispiel, wenn mehrere interne und externe Beteiligte an einer Kampagne oder einer Initiative mitwirken und eine einzige Plattform nötig ist, um Fristen zu steuern und Informationen zu teilen.

Sie könnten ein Extranet auch brauchen, um sensible Informationen sicher zu teilen, mit einem externen Partner und umgekehrt: Kunden, die ihre Bankverbindung für die Rechnungsabwicklung übermitteln, oder Ihre Organisation, die Finanzdaten mit einem Steuerberater teilt.

Extranets sind auch hervorragend geeignet, um Kommunikationsregeln und Zeitpläne festzulegen. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen vertreibt seine Produkte über ein Händlernetz und muss eine klare Kommunikation mit Lieferanten und Händlern aufrechterhalten. Mit einem Extranet informiert Ihre Marketingabteilung die Händler über geltende Preise, verbreitet Produktneuheiten und beantwortet Fragen, alles an einem Ort.

Vier Extranet-Beispiele, an denen Sie sich orientieren können

Die Konfiguration zu benennen, die Sie aufbauen, ist der schnellste Weg, alles Weitere zu entscheiden: Sie bestimmt, wen Sie einladen, was Sie dort ablegen und auf welche Funktion Sie nicht verzichten können. Hier sind die vier, die am häufigsten vorkommen.

Die meisten Organisationen betreiben zwei oder drei davon parallel, in getrennten Räumen statt in einem großen gemeinsamen Ordner. Genau diese Trennung macht die Zugriffsrechte später lesbar: Ein Händler fragt sich nie, warum er einen Vertrag sieht, denn er hat ihn nie gesehen.

Nun, da der Zweck geklärt ist, kommen wir zu den nächsten bewährten Praktiken.

Die Funktionen wählen, die Sie brauchen

Der Schlüssel zum Erfolg beim Aufbau eines Extranets liegt darin, seine Ziele von Anfang an zu definieren: Sie bestimmen, welche Funktionen die Plattform mitbringen muss.

Wie wir gesehen haben, sind viele Richtungen möglich. Nehmen Sie sich daher vor allem anderen die Zeit, die wichtigsten Anwendungsfälle aufzulisten, die Ihr Extranet tragen soll.

Nehmen wir an, Sie wollen Ihr Extranet als Wissensdatenbank nutzen, in der Mitarbeitende und Kunden Informationen zu Ihren Produkten finden (Bedienungsanleitungen, technische Spezifikationen). Dann suchen Sie ein Extranet mit einer Drive-Funktion, mit der Sie Dokumente einfach speichern und teilen können.

Nehmen wir nun an, Sie wollen ein Extranet, um die Kommunikation zwischen Ihren Teams und Ihren Kunden zu verbessern. Dann suchen Sie eher einen Instant Messenger, der stabil und leicht zu bedienen ist.

Kurz gesagt: Die Funktionen, die Sie brauchen, bestimmen die beste Lösung für Ihre Organisation. Definieren Sie sie von Anfang an.

Ihr Extranet absichern

Sicherheit hat für jede Organisation absolute Priorität. Datenlecks und Sicherheitslücken sind reale Bedrohungen; Unternehmen müssen sensible Informationen sicher speichern und teilen, intern wie extern. Ein passendes Extranet bietet ihnen genau diese Sicherheit.

Suchen Sie ein Extranet mit anpassbaren Sicherheitsfunktionen, etwa individuellen Freigabeoptionen, mit denen Sie steuern, wer auf welche Information zugreift.

Nehmen wir eine bevorstehende Marketingkampagne, deren Logo und Visuals Sie mit externen Agenturen erarbeiten. Die Agentur, die an Marke und Logos arbeitet, braucht direkten Zugriff auf Ihr Corporate Design, eine Information, die sich gefahrlos über das Extranet teilen lässt. Die Partneragentur, die die Kampagne bewerben soll, braucht dieselben Zugriffe hingegen nicht. Dank abgestufter Berechtigungen und anpassbarer Zugänge entscheiden Sie, was jeder externe Beteiligte sieht, und passen diese Rechte laufend an: Sie behalten die Kontrolle, und die Informationen Ihres Unternehmens bleiben geschützt.

Die Sicherheitsfragen, die vor der Freigabe des Zugangs zu klären sind

Im Extranet hört Sicherheit auf, eine technische Frage zu sein, und wird zu einer Frage der Governance: nicht ist die Plattform sicher, sondern wer darf was sehen, und wer entscheidet darüber. Fünf Punkte sollten geklärt sein, bevor sich ein Partner zum ersten Mal anmeldet.

• Zugänge nach Rolle vergeben, nicht nach Person. Ein externer Beitragender erbt die Rechte, die an seine Rolle im Projekt geknüpft sind: Ein Zugang oder ein Abgang wird zu einer einzigen Änderung statt zu einer Prüfung Ordner für Ordner. Das ist die Logik der Rollenklarheit, angewandt auf Personen von außen.
• Rechtestufen Raum für Raum festlegen. Manche Partner lesen, andere tragen bei, sehr wenige verwalten. Das einmal festzuhalten ist besser, als es Anfrage für Anfrage zu entscheiden.
• Fragen, wo die Daten gehostet werden und welchem Recht sie unterliegen. Für eine europäische Organisation, die Verträge oder Finanzdaten mit Dritten teilt, gehört die Antwort zu den Auswahlkriterien, nicht in die Fußnoten. Unser Artikel über die SecNumCloud-Qualifizierung zeigt im Detail, was ein anspruchsvoller Standard umfasst.
• Den Austritt zugleich mit dem Eintritt planen. Ein Vertrag endet, eine Agentur wechselt, ein Dienstleister wendet sich anderem zu. Das Schließen externer Konten gehört zu demselben Prozess, der sie eröffnet hat.
• Nachvollziehbarkeit sicherstellen. Zu wissen, wer welches Dokument wann eingesehen hat, macht aus einem Vorfall eine belegte Tatsache statt einer Vermutung.

Um diese Prüfung strukturiert durchzuführen, lässt sich unsere Checkliste 10 Fragen zur Bewertung der Sicherheit eines digitalen Tools auf ein Extranet ebenso anwenden wie auf eine interne Plattform.

Ihre Daten zu schützen ist unverzichtbar, und das richtige Extranet bietet Ihnen die dafür nötige Sicherheit.

Ihr Extranet mobil zugänglich machen

Da Unternehmen ihre Remote-Belegschaft ausbauen und Teams sich über Städte und Länder verteilen, wird ein mobiler Zugang zu den Arbeitsressourcen unverzichtbar. (Derzeit nutzen mehr als 75 % der US-Beschäftigten ihr Telefon zu beruflichen Zwecken.)

Die bewährte Praktik lässt sich also in einem Satz sagen: Ihre Mitarbeitenden müssen von überall und von jedem Gerät aus auf das Extranet zugreifen können.

Daten von einem Telefon, einem Tablet oder einem anderen mobilen Gerät aus einsehen und teilen zu können, ist der Schlüssel zu einer wirksameren Zusammenarbeit. Nehmen wir an, einer Ihrer Kunden sendet eine dringende Anfrage, während sein interner Ansprechpartner in einem Termin sitzt. Ohne mobilen Zugang zum Extranet sieht dieser die Anfrage nicht und kann nicht antworten, was die Beziehung belastet.

Ein anderer Fall: Einer Ihrer Mitarbeitenden trifft unterwegs einen Interessenten. Mit mobilem Zugang zum Extranet findet und teilt er sofort die passenden Verkaufsunterlagen und kann abschließen. Ohne diesen Zugang ist es eine verpasste Gelegenheit.

Kurz gesagt: Ein erheblicher Teil der Arbeit findet heute mobil statt. Wenn Sie das Beste aus Ihrem Extranet herausholen wollen, stellen Sie sicher, dass es einen mobilen Zugang bietet.

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Autorin: Deanna deBara