[Expertenmeinungen] Wie binden Sie Führungskräfte in die interne Kommunikation ein?

Der Erfolg jeder internen Kommunikationsstrategie hängt nicht nur von ihrer Umsetzung ab, sondern auch davon, wie gut sie von der gesamten Organisation angenommen wird. Damit beide Dimensionen zum Tragen kommen, benötigen Sie die Unterstützung, den Beitrag und den Rückhalt Ihrer Führungskräfte.

Mit anderen Worten: Wenn Sie einen Plan für die interne Kommunikation einführen, ist die Einbindung des Managements unerlässlich.

Aber wie gelingt es Ihnen konkret, das nötige Engagement Ihrer Führungskräfte zu gewinnen, das für den Erfolg Ihrer internen Kommunikationsstrategie erforderlich ist?

Wir haben zwei Expertinnen und Experten für interne Kommunikation befragt — die Kommunikationsstrateg Nancy Burger und den Kommunikationsprofi Aerik Radley, der die interne Kommunikation bei Firley, Moran, Freer & Eassa CPA, P.C. leitet, einem Wirtschaftsprüfungsbüro, dessen Mitarbeitende im hybriden Modus arbeiten — um ihre bewährten Methoden zur Einbindung von Führungskräften in die interne Kommunikation zu erfassen. Hier erfahren Sie, was sie uns mitgeteilt haben:

Inhaltsverzeichnis

• Warum ist es wichtig, Führungskräfte in die interne Kommunikation einzubeziehen?
• Sie in den strategischen Prozess einbinden
• Ihnen klare Leitlinien geben
• Ihnen Autonomie und Verantwortung übertragen
• Ihr Feedback einholen

Warum ist es wichtig, Führungskräfte in die interne Kommunikation einzubeziehen?

Bevor wir ins Detail gehen, erinnern wir daran, warum diese Einbindung so wichtig ist.

Führungskräfte in die interne Kommunikation einzubeziehen ist entscheidend, weil dies „Führungskräften den Weg ebnet, ihre Mitarbeitenden zu eigenverantwortlichem Handeln zu befähigen" und damit „den Zusammenhalt, die Zusammenarbeit und die Produktivität zu stärken", erklärt Burger. Und sind nicht genau eine bessere Zusammenarbeit und eine höhere Produktivität die Hauptziele der internen Kommunikation?

Die Einbindung Ihrer Führungskräfte in die interne Kommunikation hilft ihnen auch dabei, die Rolle zu verstehen, die sie bei der Umsetzung und Steuerung der Strategie spielen — was sicherstellt, dass nichts durch die Maschen fällt und die Strategie zum Erfolg geführt wird.

„Sie müssen wissen, wo ihre Verantwortlichkeiten liegen, was die interne Kommunikationsstrategie betrifft", präzisiert Radley. „[Sonst] bricht der Plan zusammen."

Es ist daher unerlässlich, Ihre Führungskräfte in die Kommunikation Ihrer Organisation einzubinden. Aber wie geht man dabei konkret vor?

Hier sind einige bewährte Methoden, um dies zu erreichen:

Sie in den strategischen Prozess einbinden

Wenn Sie möchten, dass sich Ihre Führungskräfte Ihre interne Kommunikationsstrategie zu eigen machen, ist es am besten, sie von Anfang an einzubeziehen.

„Binden Sie sie auf die eine oder andere Weise in den Gestaltungsprozess ein", rät Radley. „Ob es alle Führungskräfte sind oder eine repräsentative Gruppe — sie sollten bei der Entwicklung des Plans und der Regeln, die Ihre internen Kommunikationstools beherrschen, ein Mitspracherecht haben."

Binden Sie Ihre Führungskräfte von Beginn an in Ihre Strategie ein. Laden Sie sie ein, die internen Kommunikations-herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind, die Ziele, die sie für ihr Team verfolgen, und die Funktionen, die sie in ihren Kommunikationstools benötigen, zu teilen, um diese Herausforderungen zu meistern und diese Ziele zu erreichen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise Schwierigkeiten hat, wichtige Informationen schnell zu verbreiten, können Funktionen wie Talkspirit, insbesondere sein Newsfeed und seine Umfragen, dabei helfen. Diese Rückmeldungen ermöglichen es Ihnen dann, Ihre Tools zu bewerten und Ihre Strategie aufzubauen.

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Ihre Führungskräfte in den strategischen Prozess einzubeziehen gibt ihnen nicht nur das Gefühl, eingebunden und engagiert zu sein. „Die Akzeptanz des Plans wird viel stärker sein, wenn Führungskräfte am Prozess beteiligt sind und ihre Perspektiven und Schwierigkeiten teilen können", stellt Radley fest, sondern es hilft Ihnen auch dabei, eine Strategie zu entwickeln, die wirklich den Bedürfnissen Ihrer Organisation entspricht.

„Durch die Einbeziehung der Perspektive der Führungskräfte sollten die Kanäle und Tools eine höhere Adoptionsrate erzielen, indem sie Lösungen für häufige Kommunikationsherausforderungen anbieten", schlussfolgert Radley.

Ihnen klare Leitlinien geben

Ihre Kommunikationsstrategie zu definieren ist ein Schritt. Um sie in die Tat umzusetzen, brauchen Sie jedoch Ihre Führungskräfte.

Und dafür benötigen diese klare Leitlinien.

„Führungskräfte haben einen Gesamtüberblick, deshalb ist es entscheidend, dass sie diese Vision in klare und präzise Leitlinien für ihre Führungskräfte übersetzen", erklärt Burger. „Das ermöglicht es den Führungskräften, ihre Rolle besser auszufüllen, da sie Informationen weitergeben können, die ihre Teams befähigen."

Wenn Sie Ihren Plan einführen, organisieren Sie ein Meeting mit Ihren Führungskräften und gehen Sie jeden Aspekt im Detail durch — von den strategischen Elementen des Plans bis zur Rolle, die jede Person spielen muss, um ihn erfolgreich umzusetzen. Die Details variieren je nach Ihrer Strategie, aber Folgendes müssen Sie ihnen unbedingt mitteilen:

• Die Erwartungen (welche Ziele verfolgen Sie mit dem internen Kommunikationsplan — und wie messen Sie diese?)
• Die Fristen
• Die Ziele und die Herausforderungen
• Die neuen Richtlinien und Verfahren im Zusammenhang mit der Kommunikation
• Die verschiedenen internen Kommunikationstools und wie und wann diese zu verwenden sind — sowohl für sie selbst als auch für ihre Teams
• Ihre Rolle in der Strategie
• Wie und wann jeder Kanal zu nutzen ist
• Wie ihre Teams zu begleiten sind bei der Einführung der neuen internen Kommunikationsstrategie
• Die Vorgehensweise, wenn Teammitglieder sich nicht an die neuen internen Kommunikationsregeln halten

Je klarer die Leitlinien sind, die Sie Ihren Führungskräften geben, desto besser können diese sie umsetzen — und desto stärker wird Ihre interne Kommunikationsstrategie in der gesamten Organisation verankert.

Ihnen Autonomie und Verantwortung übertragen

Ihre Führungskräfte bekleiden aus gutem Grund Verantwortungspositionen. Sie vertrauen darauf, dass sie ihre Mitarbeitenden effektiv führen — und gewähren ihnen dafür die nötige Autonomie.

Warum also nicht dieselbe Logik auf Ihre Unternehmenskommunikationsstrategie anwenden?

„Geben Sie ihnen die Befugnis, den Austausch zu moderieren", rät Radley. „Ein hervorragender interner Kommunikationskanal nützt nichts, wenn Führungskräfte in der Nutzung bestimmter Funktionen eingeschränkt oder daran gehindert werden, die für sie sehr nützlich sein könnten."

In der internen Kommunikation gilt: Vermeiden Sie es, Ihre Führungskräfte zu mikromanagen. Stellen Sie stattdessen sicher, dass sie Ihre interne Kommunikationsstrategie vollständig beherrschen — und befähigen Sie sie dann dazu, diese Strategie in ihren Teams umzusetzen und zu steuern.

„Führungskräfte, die effektiv geschult wurden und die Erwartungen klar verstehen, werden dem Unternehmen zugutekommen, indem sie die Nachverfolgung sicherstellen und Professionalität und Unternehmenskultur" auf allen Kommunikationskanälen und innerhalb ihrer Teams aufrechterhalten, betont Radley.

Ihr Feedback einholen

Die Unterstützung Ihrer Führungskräfte für die interne Kommunikation zu gewinnen (z. B. indem Sie sie in strategische Entscheidungen einbeziehen) ist eine Sache. Aber um dieses Engagement dauerhaft aufrechtzuerhalten, müssen Sie weiterhin ihr Feedback einholen.

Führen Sie regelmäßige Meetings mit Ihren Führungskräften durch, um den Stand der internen Kommunikation zu besprechen. Stellen sie Schwierigkeiten in ihren Teams fest? Haben sie das Gefühl, dass eine wichtige Funktion in Ihren Tools fehlt? Gibt es Verbesserungen vorzunehmen?

Anschließend — und das ist der entscheidende Punkt — nehmen Sie dieses Feedback ernst und nutzen Sie es, um Ihre interne Kommunikationsstrategie anzupassen und weiterzuentwickeln.

„Wenn Führungskräfte Informationen oder Vorschläge teilen, dürfen die Verantwortlichen sich nicht mit einem oberflächlichen Empfangsbestätigung begnügen", präzisiert Burger. „Sie müssen sich darauf einlassen und zu einer Vertiefung einladen ('Erzählen Sie mir mehr,' oder 'Führen Sie diesen Punkt weiter aus') und die Antworten festhalten."

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Ihre Führungskräfte in Ihre interne Kommunikationsstrategie einzubeziehen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Aber er ist nicht der einzige! Die richtigen Tools zu wählen ist ebenfalls unerlässlich und sollte ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen.

Aber welche Tools brauchen Sie genau? Und wie wählen Sie das oder die richtigen für Ihre Organisation aus? Entdecken Sie unsere Auswahl der 14 besten Software-Lösungen für interne Kommunikation:

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Autorin: Deanna deBara