Die 4 großen Herausforderungen der internen Kommunikation
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- Vier Hürden verhindern, dass die interne Kommunikation funktioniert: die fehlende Strategie, unpassende Tools, mangelnde Schulung und die Weigerung, die Strategie weiterzuentwickeln.
- Laut einer 2018 veröffentlichten Studie von Arthur J. Gallagher & Co haben 60 % der Unternehmen keine Strategie für die interne Kommunikation, also fast zwei Drittel von ihnen.
- Ein Tool wählen Sie erst, wenn drei Fragen beantwortet sind: welche Ziele, welche Funktionen, welche Investition an Zeit, Energie und Geld.
- Ohne Schulung verpufft die beste Strategie: Vollversammlung zu den Zielen, Weitergabe durch die Führungskräfte, Einführungsschulungen zum Tool.
- Eine Strategie, die für zwanzig Personen in einem Büro funktioniert, funktioniert nicht mehr für zweihundert an mehreren Standorten: Regelmäßige Befragungen und Audits ermöglichen ihre Weiterentwicklung.
- Eine Diagnosetabelle verbindet jedes beobachtete Symptom mit der Herausforderung, die es verursacht, und mit dem ersten zu unternehmenden Schritt.
Die interne Kommunikation in Ihrer Organisation zu verbessern, kann zahlreiche Vorteile bringen, für Ihre Teams ebenso wie für das gesamte Unternehmen, insbesondere bei Produktivität, Klarheit und Engagement. (So kann laut Daten von McKinsey aus dem 2012 veröffentlichten Bericht The Social Economy der Einsatz sozialer Technologien für die interne Kommunikation die Produktivität der Mitarbeitenden um 20 bis 25 % steigern.)
Für viele Organisationen ist der Weg zu einer besseren internen Kommunikation jedoch voller Hindernisse. Was genau sind die großen Herausforderungen der internen Kommunikation? Und vor allem: Wie kann Ihr Unternehmen sie meistern und eine wirksamere interne Kommunikation fördern?
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Keine Strategie für die interne Kommunikation
Eine der größten Herausforderungen der internen Kommunikation (wenn nicht die größte)? Dass die Mehrheit der Unternehmen dafür keinen klaren Plan hat.
Laut einer 2018 veröffentlichten Studie von Arthur J. Gallagher & Co haben 60 % der Unternehmen keine Strategie für die interne Kommunikation. Das bedeutet: Fast zwei Drittel der Unternehmen haben keinen Plan, um ihre interne Kommunikation zu optimieren, weder Ziele noch Prozesse, Systeme, bewährte Praktiken oder einen Bezugsrahmen.
Diese fehlende Strategie kann schwerwiegende Folgen haben. Die interne Kommunikation wird nicht nur insgesamt weniger wirksam, sondern diese Schwierigkeiten können auch zu einem deutlichen Rückgang sowohl der Produktivität der Mitarbeitenden (Kommunikationsprobleme erschweren die Aufgaben) als auch ihres Engagements führen (Kommunikationsprobleme erzeugen Frustration und letztlich Desengagement).
Glücklicherweise gibt es eine konkrete Lösung: die nötige Zeit, Energie und Ressourcen in die Erarbeitung einer Strategie für die interne Kommunikation investieren. Eine klar definierte Strategie ermöglicht es Ihren Teams, ihr Bestes zu geben. Und da nur wenige Unternehmen über eine solche Strategie verfügen, verschafft sie Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil. Alle gewinnen dabei!
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Nicht über die richtigen Tools verfügen
Eine Strategie für die interne Kommunikation ist unverzichtbar. Damit sie von Erfolg gekrönt ist, brauchen Sie aber auch die richtigen Tools, um sie umzusetzen. Viele Unternehmen wissen jedoch nicht, welche Tools sie einführen sollen, oder haben nicht in deren Einführung investiert. Das führt uns zu einer weiteren großen Herausforderung: dem Fehlen der richtigen Tools.
Warum stellt sich dieses Problem?
Mehrere Gründe erklären, warum Unternehmen nicht über die richtigen Tools für die interne Kommunikation verfügen, insbesondere:
- Die eigenen Bedürfnisse nicht kennen. Viele Unternehmen haben nicht die richtigen Tools, weil sie nicht genau wissen, was sie von einem Tool für die interne Kommunikation erwarten. Diese fehlende Klarheit erschwert die Bewertung der Lösungen und die Wahl eines Technologie-Stacks, der zu ihrer Strategie passt.
- Nicht in ein neues Tool investieren wollen. Die Einführung eines neuen Tools bedeutet immer eine Investition an Zeit, Energie und Geld. Manche Unternehmen sind dazu nicht bereit, was in der Regel dazu führt, dass sie die Einführung von Tools für die interne Kommunikation endlos aufschieben.
- Die falschen Tools wählen. Es kommt vor, dass eine Organisation versucht, sich die richtigen Tools für die interne Kommunikation zu beschaffen, und am Ende doch eine Lösung wählt, die nicht zu ihrem Bedarf passt. Nehmen wir an, ein Unternehmen möchte vor allem das Teilen wichtiger Informationen durch die Geschäftsleitung erleichtern. Dann braucht es ein Tool mit genau dieser Funktion (wie Talkspirit mit seinen Newsfeeds und seiner Startseite). Ein Tool, das die Zusammenarbeit an Projekten oder die Planung unterstützt, kann die Kommunikation insgesamt verbessern, hilft aber nicht dabei, Informationen wirksam zu verbreiten. Es entspricht also nicht den Zielen und ist damit das falsche Tool für diesen Bedarf.
Wie finden Sie die richtigen Tools?
Um sicherzugehen, dass Sie über die richtigen Tools für die interne Kommunikation verfügen, stellen Sie sich einige Schlüsselfragen:
- Was sind unsere Ziele für die interne Kommunikation?
- Welche Funktionen brauchen wir in einem Tool für die interne Kommunikation?
- Wie viel Zeit, Energie und Geld sind wir bereit zu investieren, in die Einführung dieses Tools und in die Schulung unserer Teams?
Diese Fragen helfen Ihnen, die Art von Tools für die interne Kommunikation zu bestimmen, die am besten zu Ihrer Organisation passt, und damit die am Markt verfügbaren Optionen treffsicherer zu bewerten.
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Fehlende Schulung
Es nützt nichts, eine solide Strategie für die interne Kommunikation und die richtigen Tools zu haben. Wenn Ihre Teams diese Strategien und Tools nicht kennen und nicht wissen, was sie im Alltag bedeuten, verpufft alles.
Das führt uns zu einer weiteren großen Herausforderung der internen Kommunikation: der fehlenden Schulung.
Nehmen wir an, Sie haben festgestellt, dass Ihre Teams viel Zeit mit der Abstimmung abteilungsübergreifender Meetings verlieren, und führen ein neues Tool für die interne Kommunikation ein, um die Planung ohne endlose E-Mail-Ketten zu erleichtern (wie Talkspirit mit seinem integrierten gemeinsamen Kalender, mit dem Mitarbeitende die Kalender ihrer Kolleginnen und Kollegen leicht einsehen und Meetings nach Verfügbarkeit planen können). Wenn Sie Ihre Teams nicht im neuen Prozess und in der Nutzung des Tools schulen, verschicken viele weiterhin für jedes Meeting E-Mails, und Sie erreichen Ihre Ziele für die interne Kommunikation nicht.
Wenn Ihre Strategie für die interne Kommunikation gelingen soll, müssen Sie Ihre Teams deshalb schulen. Veranstalten Sie eine Vollversammlung, um Ihre Strategie für die interne Kommunikation vorzustellen, die verfolgten Ziele und die geplanten Veränderungen. Bitten Sie die Führungskräfte, sich mit ihren Teams zusammenzusetzen und im Detail zu erläutern, wie die neue Strategie den Alltag jedes Einzelnen verändert. Wenn Sie eine neue Software einführen, bieten Sie Schulungen an, damit alle die Funktionen verstehen und das Tool in ihrer Arbeit einsetzen können.
Je sorgfältiger Ihre Schulung, desto wirksamer Ihre Strategie für die interne Kommunikation: Machen Sie die Schulung also zur Priorität.
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Widerstand gegen Veränderung
Die interne Kommunikation verändert sich wie alles andere; was heute funktioniert, kann morgen nicht mehr funktionieren. Um weiterhin eine wirksame interne Kommunikation zu fördern, müssen Sie bereit sein, Ihre Strategie im Lauf der Zeit anzupassen und weiterzuentwickeln.
Die letzte große Herausforderung der internen Kommunikation besteht jedoch genau darin, dass viele Unternehmen sich weigern, das zu tun. Sie halten viel länger als nötig an einer überholten Strategie fest, zum Schaden ihrer Teams und ihrer Ergebnisse.
Eine Strategie für die interne Kommunikation, die für ein Team von 20 Personen in einem gemeinsamen Büro funktioniert, kann zum Beispiel ausgedient haben, sobald dieses Team auf 200 Mitarbeitende an mehreren Standorten anwächst. Und das Tool, das sich am besten eignet, um die Bindungen zwischen Mitarbeitenden zu stärken, ist womöglich nicht mehr die beste Wahl, wenn das Ziel sich hin zu inklusiveren Vollversammlungen mit Remote-Teams verschiebt.
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Kurz gesagt: Mit Ihren Teams und Ihrer Organisation verändert sich auch Ihr Bedarf in der internen Kommunikation, und wenn Sie weiterhin erfolgreich sein wollen, müssen Sie Ihre Strategie entsprechend anpassen und weiterentwickeln. Befragen Sie Ihre Teams regelmäßig, um ihre Verbesserungsvorschläge für die interne Kommunikation einzusammeln. Prüfen Sie Ihre Prozesse der internen Kommunikation regelmäßig und klären Sie, ob sie aktualisiert werden müssen. Verfolgen Sie, wie sich die interne Kommunikation in Ihrer Organisation entwickelt, und passen Sie Ihre Strategie fortlaufend an.
| Was Sie beobachten | Die zugrunde liegende Herausforderung | Der erste Schritt |
|---|---|---|
| Was Sie beobachtenNiemand weiß, wer was wann und über welchen Kanal kommuniziert | Die zugrunde liegende HerausforderungKeine Strategie für die interne Kommunikation | Der erste SchrittZiele, Prozesse und Rahmen schriftlich festhalten, vor jedem Toolkauf |
| Was Sie beobachtenDas gewählte Tool dient nicht dem vorrangigen Ziel (verbreiten, zusammenarbeiten, planen) | Die zugrunde liegende HerausforderungNicht über die richtigen Tools verfügen | Der erste SchrittDie drei Fragen beantworten: Ziele, erwartete Funktionen, vertretbare Investition |
| Was Sie beobachtenDas Tool ist ausgerollt, aber die Teams greifen wieder zur E-Mail | Die zugrunde liegende HerausforderungFehlende Schulung | Der erste SchrittVollversammlung zur Strategie, Weitergabe durch die Führungskräfte, Einführungsschulungen |
| Was Sie beobachtenDie Strategie hat sich nicht verändert, seit das Team sich verdoppelt hat oder über mehrere Standorte verteilt ist | Die zugrunde liegende HerausforderungWiderstand gegen Veränderung | Der erste SchrittRegelmäßige Befragung der Teams und Audit der Kommunikationsprozesse |
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Sie kennen nun die wichtigsten Herausforderungen der internen Kommunikation und haben alle Schlüssel in der Hand, um sie zu meistern und die Tools und Praktiken Ihrer Organisation zu verbessern. Und falls Sie ein neues Tool suchen, haben wir genau das Richtige für Sie! Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Tools für die interne Kommunikation an, um das passende für Ihren Bedarf zu finden:
Autorin: Deanna deBara
FAQ
Das sind die fehlende Strategie für die interne Kommunikation, das Fehlen der richtigen Tools, die mangelnde Schulung der Teams zu dieser Strategie und zu diesen Tools sowie die Weigerung, die Strategie anzupassen, wenn die Organisation sich verändert. Die letzten drei ergeben sich häufig aus der ersten.
60 % von ihnen, laut einer 2018 veröffentlichten Studie von Arthur J. Gallagher & Co. Fast zwei Drittel der Unternehmen haben also weder Ziele noch Prozesse, Systeme, bewährte Praktiken oder einen Bezugsrahmen für ihre interne Kommunikation.
Indem Sie zuerst drei Fragen beantworten: Was sind unsere Ziele für die interne Kommunikation, welche Funktionen brauchen wir, und wie viel Zeit, Energie und Geld sind wir bereit, in Einführung und Schulung zu investieren. Die Antworten benennen die Toolkategorie, die zu bewerten ist, und schließen jene aus, die dem vorrangigen Ziel nicht dienen.
Weil ein Tool, das die Teams nicht bedienen können, nichts an ihren Gewohnheiten ändert: Sie greifen wieder zur E-Mail. Die Abfolge, die funktioniert, ist eine Vollversammlung zur Strategie und ihren Zielen, dann Teamrunden unter Leitung der Führungskräfte darüber, was sich im Alltag ändert, und schließlich Einführungsschulungen zum Tool.
An drei Signalen: Die Belegschaft oder die Zahl der Standorte hat sich seit ihrer Erstellung deutlich verändert, die Ziele der Organisation haben sich verschoben, ohne dass die Kanäle nachgezogen sind, und die Teams umgehen die vorhandenen Tools. Eine regelmäßige Befragung der Mitarbeitenden und ein Audit der Kommunikationsprozesse machen daraus Gewissheit statt Vermutung.
Laut Daten von McKinsey, veröffentlicht 2012 im Bericht The Social Economy, kann der Einsatz sozialer Technologien für die interne Kommunikation die Produktivität der Mitarbeitenden um 20 bis 25 % steigern. Umgekehrt belasten Kommunikationsprobleme sowohl die Produktivität als auch das Engagement.
