Die 4 großen Herausforderungen der internen Kommunikation

Die Verbesserung der internen Kommunikation innerhalb Ihrer Organisation kann zahlreiche Vorteile bringen, sowohl für Ihre Teams als auch für das Unternehmen insgesamt, insbesondere in Bezug auf Produktivität, Klarheit und Engagement. (Beispielsweise zeigen Daten von McKinsey, dass die Einführung von Social-Media-Technologien für die interne Kommunikation die Produktivität von Mitarbeitenden um 20 bis 25 % steigern kann.)

Aber für viele Organisationen ist der Weg zu besserer interner Kommunikation voller Hindernisse. Welche sind genau die großen Herausforderungen der internen Kommunikation? Und vor allem: Wie kann Ihr Unternehmen diese überwinden und eine effektivere interne Kommunikation fördern?

Fehlende Strategie für die interne Kommunikation

Eine der größten Herausforderungen der internen Kommunikation (wenn nicht die größte) ist die Tatsache, dass die Mehrheit der Unternehmen keinen klaren Plan zu diesem Thema hat.

Laut einer Studie von Arthur J. Gallagher & Co, haben 60 % der Unternehmen keine Strategie für interne Kommunikation. Das bedeutet, dass fast zwei Drittel der Unternehmen keinen Plan zur Optimierung ihrer internen Kommunikation haben — weder Ziele, noch Prozesse, noch Systeme, noch bewährte Praktiken, noch einen Bezugsrahmen.

Diese fehlende Strategie kann erhebliche Folgen haben. Nicht nur wird die interne Kommunikation insgesamt weniger wirksam sein, sondern diese Herausforderungen können zu einem signifikanten Rückgang führen — sowohl bei der Produktivität der Mitarbeitenden (Kommunikationsprobleme machen Aufgaben schwieriger) als auch bei ihrem Engagement (Kommunikationsprobleme erzeugen Frustration — und letztendlich Entmutigung).

Glücklicherweise gibt es eine konkrete Lösung: Nehmen Sie sich die Zeit, Energie und Ressourcen für die Entwicklung einer Strategie für interne Kommunikation. Eine gut durchdachte Strategie ermöglicht es Ihren Teams, das Beste zu zeigen. Und da nur wenige Unternehmen eine solche Strategie haben, werden Sie einen echten Wettbewerbsvorteil haben. Alle gewinnen!

Lesenswert: 4 Schritte zum Aufbau einer erfolgreichen Strategie für interne Kommunikation

Nicht über die richtigen Tools verfügen

Eine Strategie für interne Kommunikation zu haben ist unerlässlich. Aber damit diese Strategie erfolgreich ist, müssen Sie über die richtigen Tools verfügen, um sie umzusetzen. Allerdings wissen viele Unternehmen nicht, welche Tools sie einführen sollen, oder haben nicht in deren Bereitstellung investiert — was uns zu einer weiteren großen Herausforderung führt: die fehlenden richtigen Tools.

Warum gibt es dieses Problem?

Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen nicht über die richtigen Tools für interne Kommunikation verfügen, darunter:

• Die eigenen Bedürfnisse nicht kennen. Viele Unternehmen haben nicht die richtigen Tools, weil sie nicht genau wissen, was sie von einem Tool für interne Kommunikation erwarten. Diese mangelnde Klarheit erschwert die Bewertung von Lösungen und die Wahl eines Technologie-Stacks, der zu ihrer Strategie passt.
• Nicht in ein neues Tool investieren wollen. Die Bereitstellung eines neuen Tools ist immer mit einem Investitionsaufwand in Zeit, Energie und finanzielle Ressourcen verbunden. Einige Unternehmen weigern sich, dies zu tun — was sie in der Regel dazu führt, die Einführung von Tools für interne Kommunikation auf unbestimmte Zeit aufzuschieben.
• Die falschen Tools wählen. Es kommt vor, dass eine Organisation versucht, die richtigen Tools für interne Kommunikation einzuführen, aber letztendlich eine Lösung wählt, die nicht ihren Bedürfnissen entspricht. Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das vor allem den Austausch wichtiger Informationen durch die Geschäftsleitung erleichtern möchte. Dann sollte es nach einem Tool suchen, das diese Funktionalität bietet (wie Talkspirit mit seinen News-Feeds und Homepage). Ein Tool, das die Zusammenarbeit an Projekten oder die Planung verbessert, kann zwar die Gesamtkommunikation verbessern, wird Ihnen aber nicht helfen, Informationen effektiv zu verbreiten. Es entspricht also nicht Ihren Zielen und ist daher das falsche Tool für Ihre Anforderungen.

Wie findet man die richtigen Tools?

Um sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Tools für interne Kommunikation verfügen, stellen Sie sich einige Schlüsselfragen:

• Was sind unsere Ziele der internen Kommunikation?
• Welche Funktionen benötigen wir in einem Tool für interne Kommunikation?
• Wie viel Zeit/Energie/Geld sind wir bereit zu investieren in die Bereitstellung dieses Tools — und in die Schulung unserer Teams?

Diese Fragen helfen Ihnen, den für Ihre Organisation am besten geeigneten Typ von Tools für interne Kommunikation zu identifizieren, und ermöglichen es Ihnen somit, die verfügbaren Optionen auf dem Markt effektiver zu bewerten.

Lesenswert: Wie wählt man sein Tool für interne Kommunikation aus

Mangel an Schulung

Egal, ob Sie über eine solide Strategie für interne Kommunikation und die richtigen Tools verfügen. Wenn Ihre Teams sich dieser Strategien und Tools — und ihrer Auswirkungen im Alltag — nicht bewusst sind, wird alles scheitern.

Das führt uns zu einer weiteren großen Herausforderung der internen Kommunikation: der mangelnden Schulung.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie stellen fest, dass Ihre Teams viel Zeit damit verbringen, interdepartmentale Meetings zu koordinieren — und Sie führen ein neues Tool für interne Kommunikation ein, um die Planung zu erleichtern, ohne dass endlose E-Mails notwendig sind (wie Talkspirit, das einen gemeinsam genutzten Kalender integriert, mit dem Mitarbeitende die Kalender ihrer Kolleginnen und Kollegen leicht einsehen und Meetings entsprechend der Verfügbarkeit planen können). Wenn Sie Ihre Teams nicht im neuen Prozess und der Anwendung des Tools schulen, werden viele weiterhin E-Mails für jedes Meeting versenden — und Sie werden Ihre Ziele der internen Kommunikation nicht erreichen.

Deshalb: Wenn Sie möchten, dass Ihre Strategie für interne Kommunikation erfolgreich ist, müssen Sie Ihre Teams schulen. Organisieren Sie eine Vollversammlung, um Ihre Strategie für interne Kommunikation, die angestrebten Ziele und geplanten Änderungen vorzustellen. Laden Sie die Manager ein, sich mit ihren Teams zu treffen, um im Detail zu erklären, wie die neue Strategie den Alltag jedes Mitarbeitenden beeinflusst. Wenn Sie eine neue Software einführen, bieten Sie Schulungssitzungen an, damit jeder die Funktionen versteht und das Tool bei seiner Arbeit nutzen kann.

Je sorgfältiger Ihre Schulung ist, desto effektiver wird Ihre Strategie für interne Kommunikation sein — machen Sie also Schulung zur Priorität.

Lesenswert: Wie man die Akzeptanz neuer Collaboration-Tools fördert

Widerstand gegen Veränderung

Die interne Kommunikation entwickelt sich wie alles andere auch; das, was heute funktioniert, kann morgen nicht mehr funktionieren. Um eine effektive interne Kommunikation zu fördern, müssen Sie bereit sein, Ihre Strategie im Laufe der Zeit anzupassen und weiterzuentwickeln.

Doch die letzte große Herausforderung der internen Kommunikation ist genau dies: Viele Unternehmen weigern sich, das zu tun. Sie halten an einer veralteten Strategie viel länger fest, als sie sollten — zum Nachteil ihrer Teams und ihrer Ergebnisse.

Beispielsweise kann eine Strategie für interne Kommunikation, die für ein Team von 20 Personen an einem Ort funktioniert, nicht mehr geeignet sein, wenn dieses Team auf 200 Mitarbeitende an mehreren Standorten anwächst. Oder das am besten geeignete Tool zur Stärkung der Bindungen zwischen Mitarbeitenden ist möglicherweise nicht die beste Wahl mehr, wenn sich das Ziel zu inklusiveren Vollversammlungen mit verteilten Teams verschiebt.

Lesenswert: 5 Herausforderungen der Kommunikation für Multi-Standort-Unternehmen

Kurz gesagt: Mit dem Wachstum Ihrer Teams und Ihrer Organisation ändern sich auch Ihre Anforderungen an die interne Kommunikation — und wenn Sie weiterhin erfolgreich sein wollen, müssen Sie Ihre Strategie entsprechend anpassen und weiterentwickeln. Führen Sie regelmäßig Umfragen bei Ihren Teams durch, um ihre Verbesserungsvorschläge zur internen Kommunikation zu sammeln. Prüfen Sie Ihre Prozesse der internen Kommunikation regelmäßig und überprüfen Sie, ob sie aktualisiert werden müssen. Beobachten Sie die Entwicklung der internen Kommunikation in Ihrer Organisation — und passen Sie Ihre Strategie kontinuierlich an.

*
* *

Sie kennen jetzt die wichtigsten Herausforderungen der internen Kommunikation und haben alle Werkzeuge, um sie anzugehen und die Tools und Praktiken Ihrer Organisation zu verbessern. Und wenn Sie nach einem neuen Tool suchen, haben wir genau das Richtige für Sie! Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Tools für interne Kommunikation an, um das zu finden, das Ihren Anforderungen entspricht:

Artikel lesen

–
Autorin: Deanna deBara