[Avis d’experts] Comment impliquer les managers dans la communication interne ?

Le succès de toute stratégie de communication interne repose non seulement sur sa mise en œuvre, mais aussi sur son adoption à l’échelle de l’organisation. Pour que ces deux dimensions soient au rendez-vous, vous avez besoin de l’adhésion, de la contribution et du soutien de vos managers.

Autrement dit, lorsque vous déployez un plan de communication interne, l’implication du management est incontournable.

Mais comment obtenir concrètement le niveau d’implication de vos managers nécessaire au succès de votre stratégie de communication interne ?

Nous avons interrogé deux experts de la communication interne — la stratège en communication Nancy Burger et le professionnel de la communication Aerik Radley, qui dirige la communication interne chez Firley, Moran, Freer & Eassa CPA, P.C., un cabinet comptable dont les collaborateurs travaillent en mode hybride — pour recueillir leurs bonnes pratiques sur la manière d’impliquer les managers dans la communication interne. Voici ce qu’ils nous ont confié :

Sommaire

• Pourquoi est-il important d’impliquer les managers dans la communication interne ?
• Les impliquer dans le processus stratégique
• Leur donner des directives claires
• Leur accorder autonomie et responsabilités
• Solliciter leur retour d’expérience

Pourquoi est-il important d’impliquer les managers dans la communication interne ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons pourquoi cette implication est si importante.

Impliquer les managers dans la communication interne est essentiel car cela « ouvre la voie aux managers pour responsabiliser leurs collaborateurs » et, ce faisant, renforcer la cohésion, la collaboration et la productivité », explique Burger. Or, une meilleure collaboration et une meilleure productivité ne sont-elles pas précisément les principaux objectifs de la communication interne ?

Impliquer vos managers dans la communication interne les aide également à comprendre le rôle qu’ils jouent dans l’exécution et la gestion de la stratégie — ce qui garantit que rien ne passe entre les mailles du filet et que la stratégie est couronnée de succès.

« Ils doivent savoir où se situent leurs responsabilités vis-à-vis de la stratégie de communication interne », précise Radley. « [Sinon], le plan s’effondre. »

Il est donc indispensable d’impliquer vos managers dans la communication de votre organisation. Mais comment procéder concrètement ?

Voici quelques bonnes pratiques pour y parvenir :

Les impliquer dans le processus stratégique

Si vous souhaitez que vos managers s’approprient votre stratégie de communication interne, la meilleure chose à faire est de les impliquer dès le départ.

« Impliquez-les d’une manière ou d’une autre dans le processus de conception », conseille Radley. « Que ce soit la totalité des managers ou un groupe représentatif, ils doivent avoir leur mot à dire lors de l’élaboration du plan et des règles régissant vos outils de communication interne. »

Associez vos managers à votre stratégie dès le début. Invitez-les à partager les défis de communication interne auxquels ils font face, les objectifs qu’ils poursuivent pour leur équipe et les fonctionnalités dont ils ont besoin dans leurs outils de communication interne pour relever ces défis et atteindre ces objectifs. 

Par exemple, si une entreprise peine à diffuser rapidement des informations importantes, des fonctionnalités comme le Talkspirit, notamment son fil d’actualité et ses sondages, peuvent l’y aider. Ces retours vous permettront ensuite d’évaluer vos outils et de construire votre stratégie.

Demander une démo de Talkspirit

Associer vos managers au processus stratégique leur donnera non seulement le sentiment d’être impliqués et investis dans la communication interne. « L’adhésion au plan sera bien plus forte quand les managers participent au processus et peuvent partager leurs perspectives et leurs difficultés », note Radley, mais cela vous aide aussi à élaborer une stratégie qui répond véritablement aux besoins de votre organisation.

« En intégrant le point de vue des managers, les canaux et les outils devraient connaître un taux d’adoption plus élevé en proposant des solutions aux défis courants de communication », conclut Radley. 

Leur donner des directives claires

Définir votre stratégie de communication est une étape. Mais pour la concrétiser, vous aurez besoin de vos managers.

Et pour cela, ils ont besoin de directives limpides.

« Les dirigeants ont une vision d’ensemble, il est donc essentiel qu’ils synthétisent cette vision en directives claires et précises pour leurs managers », explique Burger. « Cela permettra aux managers de mieux remplir leur rôle, car ils pourront diffuser l’information de manière à responsabiliser leurs équipes. »

Au moment de déployer votre plan, organisez une réunion avec vos managers et passez en revue chaque aspect en détail — des éléments stratégiques du plan au rôle que chacun doit jouer pour le mettre en œuvre avec succès. Les détails varieront selon votre stratégie, mais voici ce que vous devrez impérativement leur communiquer :

• Les attentes (quels objectifs visez-vous avec le plan de communication interne — et comment les mesurer ?)
• Les échéances
• Les objectifs et les enjeux
• Les nouvelles politiques et procédures liées à la communication
• Les différents outils de communication interne et comment et quand les utiliser — pour eux-mêmes comme pour leurs équipes
• Leur rôle dans la stratégie
• Comment et quand utiliser chaque canal
• Comment accompagner leurs équipes dans l’adoption de la nouvelle stratégie de communication interne
• La marche à suivre si des membres de l’équipe ne respectent pas les nouvelles règles de communication interne

Plus vous donnez de directives claires à vos managers, mieux ils pourront les appliquer — et plus votre stratégie de communication interne sera adoptée dans l’ensemble de votre organisation.

Leur accorder autonomie et responsabilités

Vos managers occupent des postes de responsabilité pour une bonne raison. Vous leur faites confiance pour gérer efficacement leurs collaborateurs — et vous leur accordez l’autonomie nécessaire pour ce faire.

Alors pourquoi ne pas appliquer la même logique à votre stratégie de communication d’entreprise ?

« Donnez-leur le pouvoir d’animer les échanges », conseille Radley. « Avoir un excellent canal de communication interne ne sert à rien si les managers sont limités ou empêchés d’utiliser certaines fonctions qui pourraient leur être très utiles. »

En matière de communication interne, évitez de micro-manager vos managers. Au contraire, assurez-vous qu’ils maîtrisent parfaitement votre stratégie de communication interne — puis donnez-leur les moyens de mettre en œuvre et piloter cette stratégie au sein de leurs équipes.

« Les managers qui ont été formés efficacement et qui comprennent clairement les attentes contribueront à l’entreprise en assurant le suivi et en maintenant le professionnalisme et la culture » sur tous les canaux de communication et au sein de leurs équipes, souligne Radley.  

Solliciter leur retour d’expérience

Obtenir l’adhésion de vos managers à la communication interne (par exemple, en les associant aux décisions stratégiques) est une chose. Mais pour maintenir cette implication dans la durée, vous devez continuer à solliciter leur retour d’expérience.

Organisez des points réguliers avec vos managers pour faire le point sur la communication interne. Constatent-ils des difficultés au sein de leurs équipes ? Ont-ils l’impression qu’il manque une fonctionnalité clé dans vos outils ? Y a-t-il des améliorations à apporter ?

Ensuite — et c’est l’essentiel — prenez ces retours en compte et utilisez-les pour adapter et faire évoluer votre stratégie de communication interne en conséquence.

« Lorsque les managers partagent des informations ou des suggestions, les dirigeants ne doivent pas se contenter d’un accusé de réception de façade », précise Burger. « Ils doivent s’y engager et inviter à approfondir (‘Dites-m’en plus,’ ou ‘Développez ce point davantage’) et prendre note des réponses. »

*
*   *

Impliquer vos managers dans votre stratégie de communication interne est un facteur clé de succès. Mais ce n’est pas le seul ! Choisir les bons outils est également indispensable et doit figurer sur votre liste de priorités. 

Mais quels outils vous faut-il exactement ? Et comment choisir le ou les bons pour votre organisation ? Découvrez notre sélection des 14 meilleurs logiciels de communication interne :

Lire l’article

–
Auteure : Deanna deBara