Die interne Kommunikation eines Verbands mit Talkspirit verwalten: die Herausforderung der ARSL!

Ein Netzwerk ohne effektive interne Kommunikation wachsen zu lassen? Unmöglich! Und das hat die ARSL sehr wohl verstanden.

Was ist die ARSL überhaupt? Es handelt sich genau genommen um die Association pour la Réinsertion Sociale du Limousin (ARSL), gegründet 1961 und ansässig in Limoges. Sie setzt sich täglich für die Bekämpfung von Ausgrenzung in all ihren Formen ein – von obdachlosen Personen bis hin zu Opfern häuslicher Gewalt. In Zahlen ausgedrückt bedeutet ARSL:

• Rund 5.000 betreute Personen pro Jahr,
• Mehr als 120 Mitarbeitende,
• Eine große Gemeinschaft von Partnern,
• 30 Zentren in ganz Frankreich (Mutterland und Übersee).

Die ARSL hat im Rahmen ihrer nationalen Koordinierungsaufgabe für die 30 Betreuungszentren für Täter häuslicher Gewalt (CPCA) Talkspirit als internes Kommunikationswerkzeug ausgewählt, um die Koordination zwischen den verschiedenen Interessengruppen zu erleichtern.

Für Charlotte Besseau, Projektbeauftragte und Administratorin der Talkspirit-Plattform, spielt die interne Kommunikation eine zentrale Rolle innerhalb ihres Netzwerks.

In diesem Artikel erklärt sie uns, wie Talkspirit dabei hilft, die Verbindungen zwischen den Mitgliedern zu stärken und den Informationsaustausch zu erleichtern.

Die Herausforderung: Zusammenarbeit erleichtern

Vor Talkspirit sah der Alltag dieser nationalen Koordinierungsaufgabe ganz anders aus! Es gab ... kein einziges Tool.

Die Einrichtung der Betreuungszentren für Täter häuslicher Gewalt ist eine junge Maßnahme. Der Bedarf an einem internen Kommunikationstool für den Verband wurde schnell spürbar , um den von der Regierung übertragenen Aufgaben gerecht zu werden, und um eine effektive Koordination zwischen den verschiedenen Einheiten sicherzustellen…

2021 beschlossen sie, die Koordination zwischen den Zentren zu verstärken. Charlotte Besseau erklärt, dass „eine der Aufgaben darin bestand, ein Tool einzuführen, das gemeinsames Arbeiten ermöglicht, gute Praktiken zu teilen, zusammenzuarbeiten".

Die Wahl eines einfach einzusetzenden und zu bedienenden Tools

Wie konnte diese Herausforderung bewältigt werden? Erfahren Sie, wie die ARSL die ideale Lösung für ihre Bedürfnisse fand.

Erster Schritt: der Test. Charlotte Besseau berichtet: „Wir hatten eine Vorführung und die Entscheidung fiel schnell, da das Tool Talkspirit wirklich unseren Erwartungen entsprach."

Zweiter Schritt: die Auswahl und die Erprobung. Laut Charlotte hatte Talkspirit mehrere bemerkenswerte Vorteile:

• „Eine Leichtigkeit bei der Informationsübermittlung, die nicht zu unterschätzen ist."
  
• „Eine erhebliche Reduzierung der E-Mail-Flut, die täglich in unseren jeweiligen Postfächern landet."
  
• „Auch eine Leichtigkeit in der Kommunikation, die sehr reaktionsschnelles Handeln ermöglicht. Zum Beispiel nutzen wir untereinander den Chat – und das geht sehr schnell! Man muss nicht so förmlich sein wie in E-Mails. Man kann sehr schnell eine Frage stellen oder einfach nachfragen, ob die Person, die man kontaktieren möchte, gerade verfügbar ist."
  
• „Und die Zusammenarbeit an Dateien ist ebenfalls hervorzuheben! Für uns ist es sehr wichtig, gleichzeitig gemeinsam an demselben Dokument arbeiten zu können."

Insgesamt ist Talkspirit laut Charlotte das IDEALE Tool für die interne Kommunikation eines Verbands.

Wie ist die Arbeit mit Talkspirit?

Eine interne Kommunikationsplattform für einen Verband zu verwalten ist Teamarbeit! Auf der Talkspirit-Plattform ist die Rolle wichtig. Es gibt:

• Nutzer: Mitglieder der Plattform.
• Verwalter: Mitglieder mit Konfigurationsrechten für eine bestimmte Funktion (Gruppe, Drive, Newsfeed usw.).
• Administratoren: Plattformmitglieder mit zusätzlichen Verwaltungsberechtigungen.

Als Administratorin ist Charlotte Besseau ihrerseits „in allen Gruppen präsent". Aber sie ist nicht die Einzige: Die Generaldirektorin, der Vereinsvorsitzende und zwei ihrer Kolleginnen und Kollegen sind ebenfalls Administratoren. „Wir haben diese Entscheidung getroffen, um den Zugang zu erleichtern, zum Beispiel bei eventueller Abwesenheit", erklärt sie.

Die Wichtigkeit des Change Managements, um die Übernahme durch die Mitarbeitenden zu fördern

Um die Nutzer in Talkspirit einzuführen, hat Charlotte „einstündige Schulungssitzungen mit allen Nutzern eingerichtet.

Im Anschluss an diese Schulungen bleibt Charlotte die Ansprechperson für die Plattform. Sie sagt: «Ich stehe immer zur Verfügung, wenn es eine Frage gibt oder wenn jemand mehr Schulung zum Tool benötigt. Es kam zum Beispiel bereits vor, dass Nutzer ihr persönliches Drive mit dem Gruppen-Drive verwechselten. In solchen Fällen verfeinern wir schrittweise das Wissen und die Kompetenzen jedes Einzelnen mit dem Tool.»

Einem konkreten Ziel gerecht werden: die Kommunikation zwischen allen Akteuren verbessern

Der Anwendungsfall der ARSL ist (wenig überraschend) die Kommunikation zwischen allen Akteuren des Verbands. Laut Charlotte äußert sich dies durch „viel Informations- und Dokumentenaustausch, Neuigkeiten, Gruppenarbeiten usw." Und um diese Austausche zu strukturieren, ist die Lösung das Erstellen von Gruppen!

„Talkspirit dient uns als ‚Server'. Wie gesagt, gibt es 30 Zentren, die von 30 verschiedenen Strukturen getragen werden. Das sind Vereine, die in manchen Fällen nicht unbedingt die Mittel für einen gut ausgebauten IT-Service haben. Dieses Tool ermöglicht es daher, Informationen mit den institutionellen Interessengruppen auszutauschen, die Zugang zur Plattform haben."

Auf Talkspirit wurden zwei Arten von Gruppen erstellt:

• „Die öffentlichen Gruppen ermöglichen die Übermittlung allgemeiner Informationen. Wir leiten die Information weiter und alle Nutzer haben die Möglichkeit, diese Gruppen zu beleben. Sie können zum Beispiel Dokumente einstellen, Informationen zum jeweiligen Thema teilen usw."
  
• „Die privaten Gruppen werden im Rahmen von Arbeitsgruppen oder geschlosseneren Gremien genutzt. Sie ermöglichen es, den Zugang zu Dokumenten zu beschränken, die auf den Drives der Gruppen hinterlegt sind."

Ein typischer Arbeitstag mit Talkspirit in einem Verband

„Ich nutze es täglich! Bei mir öffnet sich Talkspirit automatisch, sobald ich den Computer starte. Ich habe Benachrichtigungen aktiviert, wann immer etwas auf der Plattform passiert, also bin ich immer auf dem neuesten Stand. Ich weiß zum Beispiel, wenn ein Dokument auf einem Gruppen-Drive abgelegt wird oder wenn mir jemand eine Nachricht über den Chat schickt.»

„Ich würde sagen, es ist ein Tool, das den ganzen Tag über im Hintergrund läuft. Der Vorteil ist, dass es uns ermöglicht, auch einen Überblick über das zu bekommen, was in den 30 Zentren passiert! Da wir nicht wirklich alles sehen können, was vor Ort passiert, können die Nutzer uns über die Plattform Informationen mitteilen. Wir erhalten sie nahezu gleichzeitig, da wir das Tool immer auf dem Computer offen haben. Je nachdem, was wir gerade tun, können wir die Information sofort einsehen oder etwas später."

Ihr Ziel: weitere Einsätze!

Die Zukunft der ARSL sieht laut Charlotte Besseau so aus:

• „Interne E-Mails so weit wie möglich reduzieren und mit dem Netzwerk ausschließlich über das Talkspirit-Tool kommunizieren.»
  
• „Die Plattform ausrollen auf die ‚Außenstellen' unserer Zentren! Wir müssen sie demnächst für etwa hundert Personen öffnen."
  
• „Neue Schulungssitzungen einführen für neue Nutzer."

Fazit

Was kann man aus diesem Interview mitnehmen? Um eine gute Kommunikation innerhalb des CPCA-Netzwerks sicherzustellen, ist es besser, gut ausgestattet zu sein! 👍 Wie Charlotte Besseau von der ARSL gezeigt hat, ermöglicht die Wahl von Talkspirit, die Koordination zwischen den Zentren zu erleichtern und ihren Austausch zu optimieren.

Nachdem die ARSL 2021 mit Talkspirit begonnen hat, plant sie heute, ihre bereits lebhafte Gemeinschaft mit neuen Einsätzen weiter zu vergrößern. Eine schöne Geschichte, die mit unserer Plattform weitergeht und ihren Nutzern weiterhin Mehrwert bietet! 💙💻

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