4 Tipps für eine effektive Remote-Teamzusammenarbeit

Das Homeoffice hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen, und die Zahl der remote arbeitenden Menschen dürfte weiter steigen. Laut dem Bericht Economist Report: Future Workforce der Plattform Upwork werden bis 2025 rund 36,2 Millionen Amerikanerinnen und Amerikaner remote arbeiten – das sind 16,8 Millionen mehr als vor der Covid-19-Pandemie.

Da Remote-Arbeit immer normaler wird, ist es für Führungskräfte essenziell geworden, Wege zu finden, effektiv zusammenzuarbeiten – und für Mitarbeitende, besser miteinander zu arbeiten – unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Aber wie gelingt das konkret? Hier sind vier Schlüsseltipps zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Remote-Team:

Inhalt

• 1. Kommunikation priorisieren
• 2. Meetings optimieren
• 3. Starke Beziehungen zu Teammitgliedern aufbauen
• 4. Die richtigen Tools nutzen

1. Kommunikation priorisieren

Per Definition arbeiten remote Mitarbeitende an unterschiedlichen Orten – manchmal in verschiedenen Städten, Ländern oder Zeitzonen. Im Gegensatz zum Büro haben Remote-Teams nicht die Möglichkeit, an die Tür ihrer Vorgesetzten zu klopfen, um eine kurze Frage zu stellen. Sie teilen nicht nur nicht denselben Arbeitsraum, manche befinden sich nicht einmal im selben Land.

Eine wirksame und klare Kommunikation ist stets essenziell, um die Teamzusammenarbeit zu fördern. Sie gewinnt jedoch noch größere Bedeutung im Kontext der Remote-Arbeit, wenn Teams asynchron und in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.

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Die Art und Weise, wie Sie mit Ihrem Remote-Team kommunizieren, bestimmt maßgeblich dessen Erfolg – sowohl individuell als auch kollektiv. Hier einige Best Practices, um eine wirksame Kommunikation (und dadurch eine wirksame Zusammenarbeit) in Remote-Teams sicherzustellen:

• Klare Kommunikationsregeln definieren. Damit Remote-Teams wirksam kommunizieren können, benötigen sie präzise Leitlinien. Teilen Sie Ihren Mitarbeitenden klar mit, wie sie am besten kommunizieren (z. B.: Soll eine Frage zu einem Projekt per Sofortnachricht gesendet werden – oder auf Ihrer Projektmanagement-Plattform veröffentlicht werden?). Legen Sie auch die Kommunikationskette fest, die bei Problemen zu befolgen ist (z. B.: Wem meldet man eine Blockade bei einem Projekt, und wen kontaktiert man für Echtzeitunterstützung?).
  
• Bei Anweisungen besonders klar sein. Remote-Teams arbeiten oft asynchron. Stellt sich bei einer Aufgabe eine Frage, können sie diese nicht immer in Echtzeit klären – was die Produktivität beeinträchtigen kann. Daher ist es wichtig, beim Zuweisen von Aufgaben besonders klare Anweisungen zu formulieren. Fügen Sie alle nützlichen Informationen oder Ressourcen hinzu, um diese verständlicher zu machen (z. B. ein Video, das zeigt, wie die Aufgabe ausgeführt wird). Bedenken Sie: Bei Remote-Teams ist zu viel Detail nie ein Problem – wenn Sie das Gefühl haben, zu viel zu erklären, sind Sie wahrscheinlich auf dem richtigen Weg.
  
• Regelmäßigen Austausch fördern. Je mehr Remote-Teammitglieder miteinander kommunizieren, desto besser tun sie es – ermutigen Sie sie daher, häufig auszutauschen, sowohl in Echtzeit (z. B. durch die Planung von Einzelgesprächen und/oder Team-Videokonferenzen) als auch asynchron (z. B. per E-Mail oder Video-/Chat-Nachrichten).

Zusammenfassend gilt: Je klarer und regelmäßiger Remote-Teams kommunizieren, desto besser arbeiten sie zusammen. Wenn Sie die Remote-Zusammenarbeit verbessern möchten, machen Sie Kommunikation zu Ihrer wichtigsten Priorität.

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2. Meetings optimieren

Meetings sind für die meisten Remote-Teams unverzichtbar. Da kein gemeinsamer physischer Raum vorhanden ist, ist es essenziell, sich regelmäßig zu treffen – sei es, um den Fortschritt eines Projekts zu überprüfen, ein Problem gemeinsam in Echtzeit zu lösen oder einfach den sozialen Kontakt aufrechtzuerhalten.

Doch nicht alle Meetings sind gleich gut. Damit Ihr Remote-Team effektiv zusammenarbeitet, ist es wichtig, das Beste aus ihnen herauszuholen.

Wie gelingt das konkret? Hier einige Best Practices, um die Effizienz Ihrer Meetings zu maximieren und die Zusammenarbeit in Ihrem Remote-Team zu verbessern:

• Meetings nur einplanen, wenn sie wirklich notwendig sind. Viele Remote-Mitarbeitende sind der Meinung, dass die Mehrzahl ihrer Meetings Zeitverschwendung ist. Laut einer SurveyMonkey-Umfrage sagen 74 % der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach einer Videokonferenz oft: „Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können." Und das ist nicht nur eine Zeitverschwendung für Mitarbeitende: Laut einem aktuellen Bericht von Otter.ai und dem Organisationspsychologen Dr. Steven G. Rogelberg könnten Organisationen bis zu 100 Millionen US-Dollar pro Jahr durch unnötige Meetings verschwenden! Stellen Sie vor der Einplanung eines Meetings sicher, dass es wirklich notwendig ist – Ihre Teams (und Ihr Budget) werden es Ihnen danken.
  
• Meetings zum Thema und im Zeitrahmen halten. Wenn Sie entscheiden, dass ein Meeting notwendig ist, respektieren Sie die Zeit Ihrer Teams. Senden Sie vor dem Meeting eine Tagesordnung an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer, in der die zu besprechenden Punkte aufgeführt sind. Achten Sie während des Meetings darauf, beim Thema zu bleiben und die vorgesehene Dauer einzuhalten.
  
• Meetings aufzeichnen. Wenn Sie mit einem Remote-Team arbeiten, kann es vorkommen, dass nicht alle in Echtzeit teilnehmen können, insbesondere bei Zeitzonenunterschieden. Zeichnen Sie Ihre Meetings auf und teilen Sie sie anschließend mit dem gesamten Team: So kann jede Person nachlesen, was besprochen wurde, was die kollektive Arbeit erleichtert.
  
• Nach dem Meeting ein Protokoll mit den zu erledigenden Maßnahmen versenden. Senden Sie nach dem Meeting jedem Teammitglied eine klare Zusammenfassung der zu erledigenden Maßnahmen: die auszuführenden Aufgaben, die Personen, mit denen bei der Umsetzung zusammenzuarbeiten ist, und alle weiteren notwendigen Informationen.

In den meisten Fällen sind Meetings unverzichtbar, damit Ihr Team über die Unterstützung und Informationen verfügt, die es braucht, um effizienter zusammenzuarbeiten. Achten Sie jedoch darauf, sie so reibungslos und wirksam wie möglich zu gestalten. So haben Ihre Mitarbeitenden Zeit, zusammenzuarbeiten und ihre Projekte voranzutreiben (anstatt den Großteil ihres Tages in Meetings zu verbringen).

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3. Starke Beziehungen zu Teammitgliedern aufbauen

Eine der Grundlagen wirksamer Zusammenarbeit – ob in Präsenz oder remote – ist die Qualität der menschlichen Beziehungen. Wenn Mitarbeitende starke Beziehungen, die auf Vertrauen basieren, pflegen, arbeiten sie viel besser zusammen.

Deshalb müssen Sie, um die Teamzusammenarbeit zu verbessern, dazu beitragen, diese starken Beziehungen zu den Mitgliedern Ihres Remote-Teams aufzubauen.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Beziehungen zu den Mitgliedern Ihres Remote-Teams zu stärken, darunter:

• Möglichkeiten schaffen, damit Teammitglieder sich kennenlernen. Da Remote-Teams nicht im gleichen Raum arbeiten, gibt es keine spontanen Begegnungsmöglichkeiten – weder an der Kaffeemaschine noch in der gemeinsamen Küche. Als Führungskraft müssen Sie, wenn Sie die Beziehungen in Ihrem Team stärken möchten, diese Möglichkeiten schaffen. Planen Sie Momente ein, in denen Mitarbeitende, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten werden, sich per Video verbinden und kennenlernen können. Um das gesamte Team zusammenzuschweißen, organisieren Sie regelmäßige Events, wie zum Beispiel einen virtuellen Spieleabend. Je besser Ihre Teams sich kennen, desto mehr vertrauen sie sich und desto besser arbeiten sie zusammen – seien Sie also intentional bei der Schaffung von Begegnungsräumen.
  
• Über andere Themen als die Arbeit austauschen. Neben der Schaffung von Verbindungsmöglichkeiten sollten Sie auch den Austausch über nicht berufliche Themen fördern. Sie können zum Beispiel einen Chat-Kanal einrichten, der Fotos von Haustieren oder Lieblingsserien gewidmet ist. Diese persönlichen Verbindungen stärken Beziehungen und den Teamzusammenhalt – was letztendlich eine bessere Zusammenarbeit fördert.
  
• Ein auf Offenheit und Ehrlichkeit basierendes Arbeitsumfeld schaffen. Vertrauen steht im Mittelpunkt jeder Beziehung – auch in Ihrem Remote-Team. Es ist daher essenziell, ein Arbeitsumfeld aufzubauen, in dem sich jede Person frei fühlt, offen und ehrlich zu sprechen. Wie? Indem Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn ein Problem auftritt, sprechen Sie es offen an. Ermutigen Sie zu wohlwollendem Feedback. Wertschätzen Sie Mitarbeitende, die ihre Ideen aufrichtig teilen. Dieses Umfeld nährt Vertrauen – und dieses Vertrauen fördert bessere Beziehungen und eine bessere Remote-Zusammenarbeit.
  

4. Die richtigen Tools nutzen

Die bisher besprochenen Tipps tragen erheblich zur Verbesserung der Remote-Zusammenarbeit bei. Doch das vielleicht entscheidendste Element dafür, dass Ihr Remote-Team effektiv zusammenarbeitet?

Die richtigen Tools.

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Sie möchten Ihrem Team die notwendigen Tools an die Hand geben, um effizienter zusammenzuarbeiten, egal wo es sich befindet? Talkspirit ist für Sie da.

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Von Deanna de Bara