4 conseils pour une collaboration d’équipe à distance efficace
.svg)
- Écrire les règles de communication avant tout le reste : quel canal porte quel type de message, et sous quel délai on répond en asynchrone.
- Donner des consignes plus détaillées qu’au bureau, vidéo à l’appui si besoin, parce qu’une question de clarification coûte une demi-journée quand personne ne partage le même fuseau.
- Ne convoquer une réunion que lorsqu’elle est nécessaire : 74 % des salariés interrogés par SurveyMonkey se disent au moins parfois qu’une visioconférence aurait pu être un e-mail.
- Provoquer les moments informels que le bureau produisait tout seul : visios sans ordre du jour, rituel d’équipe régulier, canal réservé aux sujets qui ne sont pas du travail.
- Rendre explicites les rôles, les droits de décision et les objectifs : à distance, ce qui reste implicite se paie en jours d’attente.
- Réunir tchat, projets, réunions et base de connaissances au même endroit, plutôt que sur une pile d’outils qui ne se parlent pas.
Le télétravail a considérablement progressé ces dernières années. Le rapport Economist Report : Future Workforce de la plateforme Upwork annonçait 36,2 millions d’Américains en télétravail à l’horizon 2025, soit 16,8 millions de plus qu’avant la pandémie de Covid-19. Cette échéance est passée : la question n’est plus de savoir si les équipes travailleront à distance, mais comment elles s’organisent pour le faire.
Alors que le télétravail se normalise de plus en plus, il est devenu essentiel pour les managers de trouver des façons de collaborer efficacement avec leurs équipes, et pour les collaborateurs de mieux travailler ensemble, peu importe où ils se trouvent.
Mais comment y parvenir concrètement ? Voici quatre conseils clés pour améliorer la collaboration en équipe à distance :
Sommaire
- 1. Prioriser la communication
- 2. Optimiser les réunions
- 3. Créer des liens solides avec les membres de l’équipe
- Avant de choisir des outils : rendre les rôles et les décisions explicites
- 4. Utiliser les bons outils
1. Prioriser la communication
Par définition, les personnes en télétravail travaillent dans des lieux différents, parfois dans des villes, des pays ou des fuseaux horaires distincts. Contrairement au bureau, les équipes distantes n’ont pas la possibilité de frapper à la porte de leur responsable pour poser une question rapide. Non seulement elles ne partagent pas le même espace de travail, mais certaines ne sont même pas dans le même pays.
Une communication efficace et claire est toujours essentielle pour favoriser la collaboration en équipe. Mais elle prend une importance encore plus grande dans le cadre du travail à distance, quand les équipes opèrent de manière asynchrone et dans des fuseaux horaires différents.
Lire aussi : [Ebook] Futur du travail : place au travail hybride !
La façon dont vous communiquez avec votre équipe à distance conditionne, en grande partie, sa réussite, tant individuelle que collective. Voici quelques bonnes pratiques pour garantir une communication efficace (et, par voie de conséquence, une collaboration efficace) au sein des équipes distantes :
- Définir des règles de communication claires. Pour que les équipes distantes communiquent efficacement, elles ont besoin de lignes directrices précises. Indiquez clairement à vos collaborateurs comment échanger au mieux (par exemple, pour une question sur un projet, doivent-ils l’envoyer par messagerie instantanée, ou la publier sur votre plateforme de gestion de projet ?). Précisez également la « chaîne de communication » à suivre en cas de problème (par exemple, à qui signaler un blocage sur un projet et qui contacter pour une aide en temps réel ?).
- Être particulièrement clair dans les instructions. Les équipes distantes travaillent souvent de manière asynchrone. Si une question se pose sur une tâche, elles ne pourront pas toujours y répondre en temps réel, ce qui peut nuire à la productivité. D’où l’importance de formuler des instructions particulièrement claires lors de l’attribution des tâches. Joignez toutes les informations ou ressources utiles pour les rendre plus explicites (par exemple, une vidéo montrant comment réaliser la tâche). Gardez à l’esprit qu’avec les équipes distantes, trop de détails ne pose jamais problème : si vous avez l’impression de trop expliquer, c’est probablement que vous êtes sur la bonne voie.
- Encourager les échanges réguliers. Plus les membres d’une équipe distante communiquent entre eux, mieux ils le font. Encouragez-les donc à échanger fréquemment, aussi bien en temps réel (par exemple, en planifiant des points individuels et/ou des visioconférences d’équipe) qu’en mode asynchrone (par exemple, par e-mail ou messages vidéo/chat).
En résumé : plus les équipes distantes communiquent clairement et régulièrement, mieux elles collaborent. Si vous souhaitez améliorer la collaboration à distance, faites de la communication votre priorité numéro un.
Lire aussi : Comment améliorer la communication interne dans votre entreprise
2. Optimiser les réunions
Les réunions sont indispensables pour la plupart des équipes distantes. En l’absence d’espace physique partagé, il est essentiel de se retrouver régulièrement, que ce soit pour faire le point sur l’avancement d’un projet, résoudre un problème ensemble en temps réel ou simplement maintenir le lien social.
Mais toutes les réunions ne se valent pas. Pour que votre équipe distante collabore efficacement, il est important d’en tirer le meilleur parti.
Comment y parvenir concrètement ? Voici quelques bonnes pratiques pour maximiser l’efficacité de vos réunions et améliorer la collaboration au sein de votre équipe distante :
- Ne planifier des réunions que lorsqu’elles sont nécessaires. Beaucoup de télétravailleurs estiment que la majorité de leurs réunions est une perte de temps. Selon une enquête SurveyMonkey, 74 % des salariés se disent souvent « cette réunion aurait pu être un e-mail » après une visioconférence. Et ce n’est pas qu’une perte de temps pour les collaborateurs : d’après un rapport récent d’Otter.ai et du psychologue organisationnel Dr Steven G. Rogelberg, les organisations pourraient gaspiller jusqu’à 100 millions de dollars par an en réunions inutiles ! Avant de planifier une réunion, assurez-vous qu’elle est réellement nécessaire : vos équipes (et votre budget) vous en remercieront.
- Tenir les réunions en restant dans le sujet et dans les délais impartis. Si vous décidez qu’une réunion est nécessaire, respectez le temps de vos équipes. Envoyez un ordre du jour à tous les participants avant la réunion, en précisant les points à aborder. Pendant la réunion, veillez à rester dans le sujet et à respecter la durée prévue.
- Enregistrer les réunions. Lorsque vous travaillez avec une équipe distante, il est possible que tout le monde ne puisse pas y assister en temps réel, notamment en cas de décalage horaire. Prenez soin d’enregistrer vos réunions et de les partager avec toute l’équipe ensuite : chaque collaborateur pourra ainsi prendre connaissance de ce qui a été discuté, ce qui facilitera le travail collectif.
- Envoyer un compte-rendu des actions à mener après la réunion. À l’issue de la réunion, envoyez à chaque membre de l’équipe un récapitulatif clair des actions à réaliser : les tâches à effectuer, les personnes avec lesquelles collaborer pour les accomplir, et toute information complémentaire nécessaire.
Dans la plupart des cas, les réunions sont indispensables pour que votre équipe dispose du soutien et des informations dont elle a besoin pour collaborer plus efficacement. Mais veillez à les rendre aussi fluides et efficaces que possible. De cette façon, vos collaborateurs auront le temps de travailler ensemble et d’avancer sur leurs projets (plutôt que de passer l’essentiel de leur journée en réunion).
Lire aussi : Bonnes pratiques pour les réunions hybrides, par Toptal
3. Créer des liens solides avec les membres de l’équipe
L’un des fondements d’une collaboration efficace, qu’elle soit en présentiel ou à distance, est la qualité des relations humaines. Lorsque les collaborateurs entretiennent des relations solides, basées sur la confiance, ils collaborent bien mieux.
C’est pourquoi, pour améliorer la collaboration en équipe, vous devez contribuer à développer ces liens forts avec les membres de votre équipe distante.
Il existe de nombreuses façons de renforcer les liens avec les membres de votre équipe à distance, notamment :
- Créer des opportunités pour que les membres de l’équipe apprennent à se connaître. Les équipes distantes ne travaillant pas dans le même espace, les occasions de se retrouver spontanément n’existent pas, que ce soit à la machine à café ou dans la cuisine commune. En tant que manager, si vous souhaitez renforcer les liens au sein de votre équipe, vous devez créer ces opportunités. Prévoyez des moments pour que les collaborateurs qui travailleront ensemble sur un projet puissent se connecter en visio et faire connaissance. Pour souder l’ensemble de l’équipe, organisez des événements réguliers, comme une soirée de jeux virtuels. Plus vos équipes se connaissent, plus elles se font confiance et mieux elles collaborent. Soyez donc intentionnel dans la création d’espaces de rencontre.
- Échanger sur des sujets autres que le travail. En plus de créer des opportunités de connexion, favorisez également les échanges sur des sujets non professionnels. Par exemple, vous pouvez créer un canal de chat dédié aux photos de mascottes ou aux séries préférées. Ces liens personnels renforcent les relations et la cohésion de l’équipe, ce qui favorise in fine une meilleure collaboration.
- Créer un environnement de travail fondé sur l’ouverture et l’honnêteté. La confiance est au cœur de toute relation, y compris au sein de votre équipe distante. Il est donc essentiel de construire un environnement de travail où chacun se sent libre de s’exprimer ouvertement et honnêtement. Comment ? En montrant l’exemple. Si un problème survient, abordez-le ouvertement. Encouragez le feedback bienveillant. Valorisez les collaborateurs qui partagent leurs idées avec sincérité. Ce type d’environnement nourrit la confiance, et cette confiance favorise de meilleures relations et une meilleure collaboration à distance.
Avant de choisir des outils : rendre les rôles et les décisions explicites
Les quatre conseils précédents supposent tous la même chose : que chacun sache ce qu’il a à faire, et qui tranche quand il faut trancher. Au bureau, ce flou se rattrape dans un couloir. À distance, il se paie en jours d’attente.
Les équipes distantes qui tiennent dans la durée ne sont pas celles qui communiquent le plus, mais celles qui ont mis par écrit ce qui reste implicite ailleurs : le périmètre de chaque rôle, l’autonomie qui va avec, et la façon dont une décision se prend quand tout le monde n’est pas disponible en même temps.
- Écrire les rôles, pas seulement les postes. Un intitulé de poste ne dit pas qui relit un devis ni qui valide une mise en ligne. Un rôle, si : il porte un périmètre, des redevabilités et un droit de décision. Chez Semawe, c’est cette clarté qui a servi de levier pour décider plus vite.
- Séparer ce qui se décide seul de ce qui se décide après avis. Tout faire remonter au manager crée un goulot d’étranglement, et une fatigue décisionnelle qui finit par ralentir toute l’équipe.
- Rendre les objectifs visibles. À distance, personne ne voit sur quoi travaillent les autres. Des objectifs d’équipe consultables par tous remplacent les points de synchronisation qu’on ne peut plus improviser dans un couloir.
- Laisser une trace de chaque décision. Une décision prise en visio et écrite nulle part n’existe pas pour qui n’était pas connecté. Le compte rendu n’est pas de la paperasse : c’est ce qui rend l’asynchrone praticable.
Ce terrain n’est pas réservé aux organisations autogérées, mais ce sont elles qui l’ont documenté le plus loin : voir Mettre en place une équipe à distance autogérée, et, côté recherche, l’impact du self-leadership et du leadership partagé sur la performance des équipes virtuelles.
| Ce qui doit être explicite | La question à trancher | Où ça vit |
|---|---|---|
| Ce qui doit être expliciteLes canaux | La question à trancherQuelle information passe par le tchat, par le projet, par la visio ou par le mail ? | Où ça vitUne charte de communication partagée |
| Ce qui doit être expliciteLes délais de réponse | La question à trancherSous combien de temps répond-on à un message asynchrone ? | Où ça vitLa même charte, relue à chaque arrivée |
| Ce qui doit être expliciteLes rôles | La question à trancherQui porte quoi, et qui n’a pas à s’en occuper ? | Où ça vitUne cartographie des rôles tenue à jour |
| Ce qui doit être expliciteLes décisions | La question à trancherQui tranche seul, qui tranche après avis, qui est simplement informé ? | Où ça vitLe compte rendu de la réunion où la décision a été prise |
| Ce qui doit être expliciteLes objectifs | La question à trancherSur quoi le trimestre sera-t-il jugé ? | Où ça vitDes objectifs d’équipe visibles par tous |
| Ce qui doit être expliciteLe lien | La question à trancherQuels moments existent en dehors des sujets de travail ? | Où ça vitUn rituel inscrit dans l’agenda partagé |
4. Utiliser les bons outils
Les conseils abordés jusqu’ici contribuent largement à améliorer la collaboration à distance. Mais l’élément sans doute le plus déterminant pour que votre équipe distante collabore efficacement ?
Les bons outils.
Talkspirit est une plateforme de travail tout-en-un qui permet aux équipes distantes de donner le meilleur d’elles-mêmes. Talkspirit réunit toutes les fonctionnalités nécessaires à une collaboration à distance efficace : visioconférence, messagerie instantanée individuelle et collective, gestion de projet, drive interne permettant de co-éditer documents, tableurs et présentations en temps réel, outils de gestion des connaissances, et bien plus encore.
Vous souhaitez donner à votre équipe les outils nécessaires pour collaborer plus efficacement, où qu’elle se trouve ? Talkspirit est là pour vous aider : demandez une démo, ou parlez à un expert pour ouvrir un essai gratuit.
–
Par Deanna de Bara
FAQ
En distinguant trois cas : ce qui se décide seul, dans le périmètre d’un rôle ; ce qui se décide après avis des personnes concernées ; ce qui se décide collectivement. Chaque décision est ensuite consignée dans un compte rendu accessible à toute l’équipe, sans quoi elle n’existe pas pour qui n’était pas connecté.
Indiquez quel canal porte quel type de message : une question sur un projet va sur la plateforme de gestion de projet, un besoin d’aide immédiat passe par le tchat. Précisez aussi la chaîne à suivre en cas de blocage : à qui signaler le problème, et qui peut apporter une aide en temps réel.
Parce qu’une question de clarification ne trouve pas sa réponse dans la minute : la tâche s’arrête en attendant. Joignez à chaque consigne les informations et les ressources utiles, y compris une vidéo si elle évite un aller-retour. Avec une équipe distante, trop de détails ne pose jamais problème.
Non. Selon une enquête SurveyMonkey, 74 % des salariés se disent au moins parfois, après une visioconférence, que cette réunion aurait pu être un e-mail. Un rapport d’Otter.ai et du psychologue organisationnel Steven G. Rogelberg estime de son côté que les organisations pourraient gaspiller jusqu’à 100 millions de dollars par an en réunions inutiles.
Envoyez l’ordre du jour avant la séance, tenez la discussion dans le sujet et dans la durée prévue, enregistrez la réunion pour les fuseaux horaires absents, et envoyez ensuite un récapitulatif des actions à mener précisant qui fait quoi.
En organisant ce que le bureau produisait sans effort : des visios sans ordre du jour entre collaborateurs qui vont travailler ensemble, un rituel d’équipe régulier, un canal réservé aux sujets hors travail. Et en montrant l’exemple sur l’ouverture : un problème abordé franchement vaut mieux qu’un problème contourné.
.webp)