Réduire l'utilisation des mails grâce à Talkspirit

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Les heures passent et rares sont celles que vous consacrez pleinement à l’avancement de vos projets. Les (trop) nombreuses sollicitations de vos collègues ou de vos clients par mail vous détournent souvent des objectifs que vous vous étiez fixés en début de matinée. 

Et pourtant, la mise en place de Talkspirit vous permettrait de réduire drastiquement les nombreuses demandes que vous recevez chaque jour. 

Pour répondre efficacement à vos objectifs de communication, il est important de déterminer dans quels cas l’utilisation du mail apporte une valeur ajoutée. 

Le mail ne serait par exemple pas le canal de communication à privilégier dans le cadre d’une prise de décision. Les échanges nombreux pourraient mener à une éventuelle déperdition de l’information et ainsi à l'échec de votre projet. 

Pour une gestion optimale de l’ensemble de vos missions quotidiennes, il est donc essentiel de déterminer à quelles fins des échanges par mail ou sur la plateforme doivent être mis en place.

Définissez les objectifs de chaque outil

Ciblez dans quels cas l’usage du mail ou de votre plateforme collaborative est à privilégier. 

Certains sujets nécessitent peut-être d’être traités par mail ? Quid des échanges avec vos clients et partenaires ? 

Traduisez les processus mis en place au sein de votre structure (par métier, service, branche) pour les adapter au fonctionnement de la plateforme Talkspirit. Des échanges fluides ou ponctuels pourront ainsi se dérouler au sein d’une discussion tchat liée au groupe tandis que des communications officielles pourront être partagées dans le fil d’actualités.

Si la mise en place d’une plateforme collaborative n’a pas pour objectif de tuer complètement le mail, elle offre tout de même certains avantages tels que : 

  • la possibilité de tracer vos échanges et de retrouver vos documents facilement,
  • la possibilité de modifier les informations partagées. Car non, il n’est pas possible de modifier un mail envoyé (et là on vous épargne quelques rides !)
  • la possibilité de gérer les versions de vos fichiers : fini les échanges de mails interminables sur un projet avec la co-édition !

Nous vous recommandons donc l’usage de la plateforme dans le cadre d’un projet réunissant plusieurs participants et nécessitant des échanges nombreux. 

Pour que les échanges sur la plateforme s’organisent de façon optimale, créez des espaces de communication dédiés (groupes, drives, salons tchats), pensés et paramétrés pour ces échanges.

Pensez également à ce que chaque collaborateur dispose d’un compte sur la plateforme ainsi que des permissions nécessaires à la réalisation de ses missions quotidiennes : 

  • pourra-t-il publier dans les groupes ? 
  • pourra-t-il commenter les contributions du fil d’actualités ?
  • pourra-t-il accéder aux modifications de fichiers partagés dans le drive ?
  • devra-t-il disposer de permissions de gestion spécifiques au niveau du groupe, du drive ?

Accordez-vous du temps pour réussir la transition 

Nous vous recommandons de ne pas limiter l’utilisation des mails du jour au lendemain mais de privilégier une transition progressive tout en vous fixant des objectifs atteignables. 

Pour une transmission optimale des informations, nous vous recommandons d’intégrer la ligne managériale à la mise en place de l’outil. Cette transition du mail vers la plateforme pourra alors s’effectuer par brique thématique, par service, par métier.

Lors de cette phase de transition, nous vous recommandons de communiquer depuis la plateforme mais également par mail pour vous assurer que l’ensemble de vos collaborateurs soit informé du passage de votre structure à un nouvel outil. 

La mise en place de cette transition vers la plateforme doit être pensée et organisée afin d’éviter les doublons lorsque vous communiquez. 

L’utilisation d’un nouvel outil nécessite un temps de mise en place : il doit être accepté pour être utilisé quotidiennement par ses utilisateurs. L’objectif 0 mail ne sera donc réalisable qu’après quelques mois.

Évitez les doublons de communication

Il est recommandé d’arrêter de communiquer par mail avec les utilisateurs qui ne se connecteraient pas à l’outil car cela ne les incitera pas à se rendre sur la plateforme. 

Il n’est pas rare en effet que la plateforme soit perçue comme un effort supplémentaire à fournir car son utilisation n’est pas encore intégrée à la routine de l’utilisateur qui préfère alors continuer à travailler avec les outils dont il maîtrise le fonctionnement. 

Nous vous recommandons donc de partager les communications importantes ou officielles depuis votre plateforme car cela vous permettra :

  • de voir quels utilisateurs ont pris connaissance de l’information, 
  • de réagir aux informations partagées en cliquant sur j’aime ou en publiant un commentaire, 
  • ou de relancer certains utilisateurs en les mentionnant. 

Vous pouvez cependant envoyer un mail auquel vous intégrerez un lien vers la publication partagée sur votre plateforme. 

Fixez-vous des objectifs 

Talkspirit vous permet de suivre certains indicateurs tels que :

  • le pourcentage d’utilisateurs actifs sur la plateforme, 
  • le nombre de publications, tchats et réactions partagés.

Il est cependant également possible pour les personnes habilitées (en général une DSI) de suivre le nombre de mails échangés entre collègues. 

Comparez l’évolution de l’usage des mails après 1, 2, 3 mois d’utilisation de la plateforme ! Vous percevrez certainement un relâchement dans l’usage des mails après quelques mois : c’est l’effet lune de miel !

Donnez l’exemple 

S’il est essentiel de penser les règles d’usage de votre plateforme ainsi que les stratégies à mettre en place pour faciliter la prise en main de l’outil, il est capital de respecter le schéma esquissé pour réussir votre projet. 

L’ensemble des parties participant au projet (référent, ligne managériale, sponsor, ambassadeurs, …) se doit de respecter les règles et bonnes pratiques établies. 

Montrez l’exemple et limitez votre usage des mails en préférant l’utilisation de votre plateforme collaborative. 

L’utilisation de ce nouvel outil collaboratif n’implique pas qu’un changement fonctionnel mais également un changement dans le comportement de travail de l’utilisateur. Cette transition, si elle nécessite une mise en place ainsi qu’un temps d’adaptation à l'outil, permet également une évolution de la manière de produire, de partager et de communiquer des informations.

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