Comment améliorer votre communication interne grâce à un intranet

Selon une étude McKinsey, près de trois entreprises sur quatre (72 %) utilisent d'une façon ou d'une autre des technologies sociales en interne — dont les intranets.

L'intranet peut générer toute une série d'effets positifs pour votre entreprise (par exemple, selon une étude Deloitte, lorsque les organisations déploient des technologies sociales comme l'intranet, elles observent une augmentation de 20 % de la satisfaction des collaborateurs). Et l'un de ses principaux avantages ? L'amélioration de la communication interne.

Vous pouvez utiliser l'intranet pour favoriser de meilleures communications avec et entre les membres de votre équipe — à condition de savoir comment l'exploiter d'un point de vue communication interne.

Alors, comment améliorer concrètement votre communication interne grâce à un intranet ? Voici quatre stratégies pour tirer parti de l'intranet et améliorer la communication interne au sein de votre entreprise :

Utilisez l'intranet pour diffuser des informations importantes à toute votre équipe…

L'ensemble de votre entreprise a accès à l'intranet. Du point de vue de la communication interne, c'est donc un outil idéal pour diffuser des informations qui concernent l'ensemble de vos collaborateurs.

Vous pouvez utiliser l'intranet pour partager des actualités pertinentes pour tous vos collaborateurs — par exemple, le lancement d'un nouveau produit, une mise à jour de la politique de congés, ou l'ouverture d'un nouveau bureau. Les collaborateurs peuvent alors commenter publiquement, poser des questions, partager leur avis et dialoguer avec la direction et leurs collègues sur l'impact de ces informations. Cela favorise une communication plus ouverte et transparente à l'échelle de l'organisation, renforçant ainsi la confiance, le sentiment d'appartenance et les liens entre collaborateurs.

En résumé, l'intranet vous permet de partager des actualités avec l'ensemble de votre organisation et de favoriser un dialogue ouvert autour de ces actualités — deux éléments qui contribuent à améliorer la communication interne.

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…et créez des espaces dédiés aux communications d'équipe

Certaines informations concernent l'ensemble de vos collaborateurs. Mais bien plus de communications ne s'adressent qu'à des équipes, des départements ou des collaborateurs spécifiques — et pour améliorer la communication interne, vous devez créer un espace dédié à ces échanges.

Créer des espaces dédiés sur votre intranet pour les communications d'équipe permet à vos collaborateurs de chatter, collaborer et partager des informations uniquement avec les personnes concernées. Cela fluidifie les communications et évite que les collaborateurs soient submergés d'informations, de messages ou d'e-mails qui ne les concernent pas.

Au-delà des espaces dédiés par équipe (par exemple : marketing, commercial, technique), vous pouvez également créer des espaces pour d'autres usages collectifs — communications professionnelles (questions RH, idées pour la cohésion d'équipe) ou échanges plus informels entre collaborateurs (par exemple, un espace pour partager des photos de vos animaux de compagnie).

Créez une base de connaissances dédiée aux procédures de communication interne

L'intranet est un espace centralisé où tous vos collaborateurs peuvent accéder à l'information — ce qui en fait un endroit idéal pour héberger la base de connaissances de votre organisation.

Si vous souhaitez améliorer la communication interne de votre entreprise, créez une base de connaissances sur votre intranet dédiée à vos politiques, procédures et bonnes pratiques de communication interne.

En créant une base de connaissances axée sur la communication interne, vous garantissez à tous vos collaborateurs l'accès aux informations dont ils ont besoin pour communiquer efficacement. Par exemple, vous pouvez inclure un organigramme pour que votre équipe comprenne la chaîne de communication (et à qui s'adresser selon les questions ou demandes), une liste de bonnes pratiques de communication (par exemple, quel canal utiliser selon le type de communication), et un annuaire des collaborateurs avec leurs noms, numéros de téléphone et adresses e-mail.

En utilisant l'intranet comme base de connaissances centralisée pour tout ce qui touche à la communication interne, vous vous assurez que l'ensemble de vos collaborateurs comprend son fonctionnement — et plus ils le comprennent, mieux elle fonctionnera.

Utilisez l'intranet pour recueillir des retours 

Vous avez peut-être des idées pour améliorer la communication interne — et beaucoup d'entre elles sont sûrement pertinentes. Mais la meilleure façon de savoir comment l'améliorer reste de demander à vos collaborateurs — et l'intranet est une excellente opportunité pour recueillir ces retours.

Grâce à l'intranet, vous pouvez recueillir les retours de vos collaborateurs sur ce qui fonctionne dans vos processus actuels de communication interne, ce qui ne fonctionne pas, et ce qu'ils souhaitent voir changer — puis utiliser ces retours pour apporter les améliorations qui auront le plus d'impact sur votre équipe.

Par exemple, vous pourriez publier un post sur l'intranet de votre entreprise pour demander à votre équipe ce qu'elle considère comme le principal défi de communication interne — puis utiliser ces réponses pour identifier les changements à apporter à vos politiques afin de favoriser de meilleures communications. Ou encore, avant de déployer une nouvelle politique de communication interne, publiez-la sur l'intranet et recueillez les retours de vos collaborateurs pour procéder aux ajustements nécessaires avant un déploiement à l'échelle de l'entreprise.

En résumé, la communication interne impacte directement vos collaborateurs. Si vous souhaitez l'améliorer grâce à l'intranet, utilisez-le comme outil de collecte de retours — et servez-vous de ces retours pour orienter vos décisions en matière de communication.

Talkspirit vous aide à améliorer votre communication interne grâce à un intranet

L'intranet offre une multitude de fonctionnalités pouvant bénéficier à la communication interne de votre organisation — des avantages que vous pouvez retrouver avec Talkspirit.

Talkspirit est une solution intranet tout-en-un qui donne aux équipes et aux collaborateurs les outils dont ils ont besoin pour mieux communiquer ensemble — et offre aux organisations le cadre nécessaire pour porter leur communication interne à un niveau supérieur. Elle intègre une plateforme de chat ; un fil d'actualités, qui centralise et structure l'information pour les collaborateurs ; ainsi qu'un annuaire des membres. Talkspirit propose également d'autres fonctionnalités intranet pour aider votre équipe à donner le meilleur d'elle-même, notamment un drive interne, la gestion de projets et des fonctionnalités de collaboration. Une solution complète qui va au-delà de ce que vous attendez d'un intranet.

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Auteure : Deanna deBara