4 idées pour améliorer le partage d'information en entreprise
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- Auditez d’abord vos pratiques actuelles : quels outils, quels processus, et où l’information se bloque.
- Interrogez vos équipes, ce sont elles qui partagent l’information au quotidien et qui voient les frictions en premier.
- Construisez votre stratégie de partage d’information à partir de l’audit et de ces retours, pas d’une intuition.
- Choisissez les outils en dernier, en les confrontant aux objectifs fixés par la stratégie.
- Privilégiez un espace unique qui regroupe conversations, documents et actualités plutôt qu’une information éparpillée entre boîtes mail et applications isolées.
La capacité à partager l’information rapidement, facilement et en toute sécurité au sein de votre organisation est indispensable si vous voulez que vos équipes (et votre entreprise !) donnent le meilleur d’elles-mêmes.
Pourtant, malgré l’importance du partage d’information, toutes les organisations n’ont pas encore mis en place les systèmes, processus et procédures nécessaires pour y parvenir.
La question se pose alors : si votre entreprise rencontre des difficultés à partager l’information efficacement, comment, concrètement, passer à la vitesse supérieure et améliorer vos opérations globales dans la foulée ?
Voici quatre idées à mettre en œuvre pour améliorer le partage d’information dans votre organisation.
Auditez vos pratiques actuelles de partage d’information
Vous ne pouvez pas améliorer le partage d’information dans votre organisation sans savoir précisément comment il fonctionne aujourd’hui, ni où se situent les marges de progression.
C’est pourquoi la première étape pour améliorer le partage d’information dans votre organisation est d’auditer vos pratiques actuelles.
Faites le point sur la façon dont l’information circule actuellement dans votre organisation. Quels systèmes et processus avez-vous mis en place ? Quels outils ou logiciels utilisez-vous ? Et surtout, quelles lacunes ou goulets d’étranglement empêchent le partage rapide, sécurisé et efficace de l’information à l’échelle de votre organisation ?
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En matière de partage d’information, savoir d’où l’on part aide à décider où l’on veut aller, et par quel chemin. Avant d’engager le moindre changement, prenez donc le temps de mener un audit sérieux de vos pratiques de partage d’information.
Recueillez le feedback de vos équipes
En tant que dirigeant ou manager, vous avez des idées sur la façon d’améliorer le partage d’information. Mais si le regard de la direction compte (bien sûr !), d’autres personnes voient encore plus finement ce qui bloque : vos équipes.
Ce sont elles qui échangent de l’information au quotidien. Vos équipes sont donc les premières concernées par vos politiques, processus et procédures de partage d’information, et les mieux placées pour vous dire comment les améliorer. Encore faut-il leur demander leur feedback.
Lancez des enquêtes internes, organisez des groupes de travail pour savoir ce qui fonctionne dans vos processus actuels, ce qui ne fonctionne pas, et ce que vos collaborateurs aimeraient voir changer. Appuyez ensuite votre stratégie de partage d’information sur ces retours (nous y venons).
Ce sont vos collaborateurs qui font circuler l’information dans l’entreprise. Si vous voulez améliorer ce partage, commencez par les écouter.
Élaborez une stratégie de partage d’information
Comme le dit l’adage, ne pas planifier, c’est planifier d’échouer. Si vous voulez améliorer le partage d’information dans votre organisation, une étape n’est pas négociable : bâtir une véritable stratégie de partage d’information.
Appuyez-vous sur ce que votre audit interne et le feedback de vos équipes ont fait remonter. Vous constaterez peut-être qu’aucun dispositif ne permet de diffuser une information importante à toute l’entreprise : votre stratégie devra alors viser la création d’un cadre pour diffuser l’information rapidement et efficacement à l’échelle de l’organisation. Si votre entreprise fait par exemple encore circuler son courrier papier en interne, un service de courrier virtuel peut prendre le relais.
Il se peut aussi que vos collaborateurs peinent à trouver l’information dont ils ont besoin au bon moment, ce qui freine le partage. Dans ce cas, votre stratégie devrait viser à améliorer vos systèmes organisationnels afin que les collaborateurs accèdent plus facilement à l’information (et la partagent !).
En résumé : vous avez besoin d’un plan pour améliorer le partage d’information dans votre entreprise. Avant d’entreprendre de grands changements, prenez le temps de construire ce plan.
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Investissez dans les bons outils
Votre stratégie vous donne un cap clair, mais il vous faudra les bons outils pour la mettre en œuvre.
Examinez les objectifs définis dans votre stratégie, puis recherchez les outils et logiciels qui vous aideront à les atteindre.
Imaginons que l’un de vos objectifs soit de permettre à vos collaborateurs de trouver et de partager plus facilement l’information liée à un projet, sans avoir à fouiller des centaines d’e-mails. Vous chercherez alors une plateforme qui organise la communication et le partage d’information par groupes, par équipes ou par projets.
Ou peut-être votre objectif est-il de mieux maîtriser l’information à laquelle chaque équipe et chaque collaborateur a accès à un instant donné (ce qui évite à la fois la surcharge et la perte d’informations importantes). Vous chercherez alors un logiciel qui permet de personnaliser la façon dont chaque équipe et chaque utilisateur consulte et reçoit l’information.
Talkspirit réunit plusieurs de ces briques dans une seule plateforme : un tchat intégré permettant de créer des groupes, un module réunions et un module projets, un espace de gestion des connaissances et des documents pour centraliser vos contenus, et un fil d’actualité pour diffuser l’information à tous vos collaborateurs.
Planifier une démo de Talkspirit
En somme, la bonne plateforme de partage d’information, comme Talkspirit, est la clé pour améliorer la circulation de l’information dans votre organisation. Veillez donc à investir dans les bons outils pour atteindre vos objectifs en la matière.
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Pour qu’une entreprise fonctionne à son plein potentiel, un partage d’information efficace est indispensable. Avec ces quatre idées, vous avez de quoi mieux faire circuler l’information auprès de vos collaborateurs, et faire progresser votre organisation.
Vous souhaitez aller plus loin et bénéficier des meilleures pratiques pour améliorer le partage d’information dans votre organisation ? Contactez l’un de nos experts pour un accompagnement personnalisé :
FAQ
Par un audit. Vous ne pouvez pas améliorer le partage d’information sans savoir comment il fonctionne aujourd’hui. Faites le point sur les systèmes, les processus et les outils réellement utilisés, puis repérez les lacunes et les goulets d’étranglement.
Les équipes, pas seulement la direction. Ce sont elles qui échangent de l’information tous les jours, donc les premières concernées par les politiques, processus et procédures en place, et les mieux placées pour dire ce qui bloque.
Parce qu’une amélioration non planifiée ne tient pas. La stratégie se construit à partir de l’audit et du feedback des équipes : si aucun dispositif ne permet de diffuser une information importante à toute l’entreprise, combler ce manque devient un objectif.
En dernier. La stratégie fixe les objectifs, les outils viennent ensuite et se choisissent en fonction de ces objectifs, jamais l’inverse.
Ceux qui organisent l’information par groupe, par équipe ou par projet plutôt que par boîte mail : un tchat d’équipe, un fil d’actualité pour les annonces à toute l’entreprise, un espace documentaire partagé, et une recherche qui couvre l’ensemble. Talkspirit réunit ces briques dans une seule plateforme.
En reprenant l’audit de départ comme point de comparaison. Le temps passé à chercher un document, la part des collaborateurs qui déclarent recevoir les informations utiles, la part des sujets traités dans un espace partagé plutôt qu’en e-mail : une même enquête interne répétée à intervalle régulier donne la tendance.
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