4 idées pour améliorer le partage d'information en entreprise

La capacité à partager l'information rapidement, facilement et en toute sécurité au sein de votre organisation est indispensable si vous voulez que vos équipes (et votre entreprise !) donnent le meilleur d'elles-mêmes.

Pourtant, malgré l'importance du partage d'information, toutes les organisations n'ont pas encore mis en place les systèmes, processus et procédures nécessaires pour y parvenir.

La question se pose alors : si votre entreprise rencontre des difficultés à partager l'information efficacement, comment, concrètement, passer à la vitesse supérieure et améliorer vos opérations globales dans la foulée ?

Let’s take a look at four ideas you can use to improve information sharing within your organization:

Auditez vos pratiques actuelles de partage d'information

You can’t enhance information sharing within your organization if you don’t have a clear idea of how it is currently managed—and what areas offer opportunities for improvements.

C'est pourquoi la première étape pour améliorer le partage d'information dans votre organisation est d'auditer vos pratiques actuelles.

Faites le point sur la façon dont l'information circule actuellement dans votre organisation. Quels systèmes et processus avez-vous mis en place ? Quels outils ou logiciels utilisez-vous ? Et surtout, quelles lacunes ou goulets d'étranglement empêchent le partage rapide, sécurisé et efficace de l'information à l'échelle de votre organisation ?

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When it comes to information sharing, having a clear picture of where you’re starting from can help you determine where you want to go and how to get there. So before you take any steps to improve information sharing at your company, make sure to do a thorough audit of the practices you currently have in place to share information.

Recueillez le feedback de vos équipes

As a leader, you have ideas about how information sharing can be improved within your organization. But while leadership and management’s insights are (of course!) important, there are people with even keener insights for how information can be better shared across your company—and that’s your team.

Because they’re the people that are actually sharing information back and forth every day, your team are the people who are most impacted by your information sharing policies, processes, and procedures—and, as such, they’re the best people to ask for feedback about how those policies, processes, and procedures could be improved.

Send out employee surveys and/or schedule focus groups to gather your employees’ insights on what’s working about your current information sharing processes, what’s not working, and what they’d like to see changed. Then, use those insights to drive your strategy around improving information sharing (more on that in a second).

The point is, your employees are the people sharing information within your company. So, if you want to improve information sharing within your organization, you’re going to want to get their feedback.

Élaborez une stratégie de partage d'information

As the old saying goes, “failing to plan is planning to fail.” So, if you want to improve information sharing within your organization, a non-negotiable step is developing a strategy around information sharing.

Use the information you gathered during your internal audit and your employee feedback efforts to drive your information sharing strategy. For example, during your audit and feedback efforts, you might conclude that there are no systems in place to share important, relevant information to the entire company—in which case, you’d want to focus your strategy on creating a framework to quickly and efficiently disseminate information across the organization. For example, if your company is still using a mailroom to deliver postal mail, consider implementing a virtual mailroom instead.

Il se peut aussi que vos collaborateurs peinent à trouver l'information dont ils ont besoin au bon moment — ce qui freine le partage. Dans ce cas, votre stratégie devrait viser à améliorer vos systèmes organisationnels afin que les collaborateurs accèdent plus facilement à l'information (et la partagent !).

En résumé : vous avez besoin d'un plan pour améliorer le partage d'information dans votre entreprise. Avant d'entreprendre de grands changements, prenez le temps de construire ce plan.

Investissez dans les bons outils

Your strategy will give you a clear plan for how you want to improve information sharing within your organization—but you’ll need the right tools to put that plan into action.

Examinez les objectifs définis dans votre stratégie, puis recherchez les outils et logiciels qui vous aideront à les atteindre.

For example, let’s say one of your goals is to make it easier for employees to find and share information related to a specific project—without having to search hundreds of emails in their inbox. In that case, you’d want to look for a platform that organizes communication and information sharing by groups, teams, or projects. 

Or maybe your goal is to streamline what information different teams and employees have access to at any given time (which can help keep employees from feeling overwhelmed as well as prevent important information getting lost in the shuffle). In that situation, you’d want to look for a software that allows you to customize the way different teams and users view and receive information.

Talkspirit propose de nombreuses fonctionnalités pour atteindre tous ces objectifs, notamment un chat intégré permettant de créer des groupes, la visioconférence et les webinaires, un drive sécurisé pour stocker toutes vos données, un fil d'actualité et une page d'accueil pour diffuser l'information à tous vos collaborateurs et personnaliser le contenu auquel ils ont accès.

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En somme, la bonne plateforme de partage d'information, comme Talkspirit, est la clé pour améliorer la circulation de l'information dans votre organisation. Veillez donc à investir dans les bons outils pour atteindre vos objectifs en la matière.

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Pour qu'une entreprise fonctionne à son plein potentiel, un partage d'information efficace est indispensable. Grâce à ces conseils, vous avez toutes les clés pour mieux faire circuler l'information auprès de vos collaborateurs — et faire progresser votre organisation. 

Vous souhaitez aller plus loin et bénéficier des meilleures pratiques pour améliorer le partage d'information dans votre organisation ? Contactez l'un de nos experts pour un accompagnement personnalisé :

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