4 bonnes pratiques pour créer un extranet
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- Un extranet est un réseau privé et contrôlé qui ouvre une partie de votre information à des partenaires externes, sans leur donner accès à l'ensemble de vos systèmes internes.
- Commencez par la finalité : un extranet de projet, un portail fournisseurs, une base de connaissances partenaires et un espace d'échange confidentiel avec un conseil ne se montent pas de la même façon.
- Les fonctionnalités découlent de cette finalité : une base de connaissances suppose un drive, un canal client suppose une messagerie, un projet à plusieurs suppose un rétroplanning partagé.
- La sécurité d'un extranet est une question de gouvernance : ouvrir les accès par rôle plutôt que par personne, fixer les niveaux de droits espace par espace, et prévoir la fermeture des comptes externes à la fin d'un contrat.
- L'accès mobile n'est pas un supplément : plus de 75 % des salariés américains utilisent leur téléphone à des fins professionnelles, et une demande de partenaire qui attend est une relation qui se refroidit.
- Talkspirit peut faire office d'extranet : les parties prenantes externes y sont invitées en tant qu'invités, aux côtés des fonctions de messagerie, de drive et de gestion de projet utilisées en interne.
À l'heure du télétravail et des environnements de travail flexibles, la collaboration virtuelle n'a jamais été aussi cruciale, et les organisations cherchent des outils pour fluidifier la communication et tirer le meilleur parti du partage des connaissances et de l'animation de communautés au sein de ces environnements. D'après une récente enquête TechRepublic, les plateformes collaboratives sont principalement utilisées pour connecter les collaborateurs à distance (91 %), améliorer la communication entre collègues et managers (84 %), la gestion des équipes (61 %), et la gestion de projet (54 %).
Si l'intranet est l'outil privilégié pour gérer la communication interne entre les collaborateurs à l'intérieur d'une organisation, l'extranet est tout aussi utile pour échanger des connaissances et des idées à l'extérieur de celle-ci. Si la question est encore de savoir s'il vous en faut un, notre article sur les raisons de déployer un extranet traite ce versant du sujet.
L'extranet est un outil extrêmement utile, à condition de savoir s'en servir. Voici 4 bonnes pratiques pour créer un extranet dans votre organisation, et améliorer au passage la communication et la gestion des connaissances avec vos partenaires externes.
Définir la finalité de votre extranet
La première étape de la création d'un extranet consiste à comprendre ce qu'il est, à quoi il sert, et qui l'utilisera réellement.
D'après Gartner, un extranet est un réseau privé et contrôlé qui permet à des partenaires tiers d'accéder à des informations, des données ou des fonctions de communication précises, sans leur ouvrir l'ensemble du réseau de l'organisation. Selon les besoins de votre organisation, il existe plusieurs types d'extranets. Un extranet de projet, par exemple, sert lorsque plusieurs parties prenantes, internes et externes, sont impliquées dans une campagne ou une initiative, et qu'il faut une plateforme unique pour gérer les échéances et partager l'information.
Vous pourriez également avoir besoin d'un extranet pour partager en toute sécurité des informations sensibles avec un partenaire externe (et réciproquement) : des clients transmettant leurs coordonnées bancaires pour le traitement des factures, ou votre organisation partageant des données financières avec un conseiller fiscal.
Les extranets sont aussi un excellent outil pour établir des règles de communication et des calendriers. Imaginons que votre entreprise vende ses produits via un réseau de distribution, et qu'il vous faille maintenir une communication claire avec vos fournisseurs et vos distributeurs. Avec un extranet, votre service marketing informe les distributeurs des tarifs applicables, diffuse les nouveautés produit et répond aux questions, au même endroit.
Quatre exemples d'extranet dont vous pouvez vous inspirer
Nommer la configuration que vous montez est le moyen le plus rapide de trancher tout le reste : elle dit qui inviter, quoi y déposer, et de quelle fonctionnalité vous ne pourrez pas vous passer. Voici les quatre que l'on rencontre le plus souvent.
| Type d'extranet | Qui y accède | Ce qu'on y trouve | La fonctionnalité qui le porte |
|---|---|---|---|
| Type d'extranetExtranet de projet | Qui y accèdeClients, agences et prestataires engagés sur la même initiative | Ce qu'on y trouveRétroplanning, briefs, livrables, décisions prises en cours de route | La fonctionnalité qui le porteGestion de projet et tableaux de tâches partagés |
| Type d'extranetPortail fournisseurs et distributeurs | Qui y accèdeFournisseurs, distributeurs, revendeurs | Ce qu'on y trouveGrilles tarifaires, fiches produit, supports de vente, annonces | La fonctionnalité qui le porteUn fil d'actualités et un canal de discussion par partenaire |
| Type d'extranetBase de connaissances partenaires et clients | Qui y accèdeClients, intégrateurs, partenaires support | Ce qu'on y trouveGuides d'utilisation, spécifications produit, questions fréquentes | La fonctionnalité qui le porteUn drive pour stocker et partager les documents |
| Type d'extranetÉchange confidentiel avec un conseil | Qui y accèdeExpert-comptable, avocat, commissaire aux comptes, conseiller fiscal | Ce qu'on y trouveDonnées financières, contrats, factures, pièces justificatives | La fonctionnalité qui le porteLe partage par niveaux de droits, espace par espace |
La plupart des organisations en font tourner deux ou trois en parallèle, dans des espaces distincts plutôt que dans un grand dossier partagé. C'est cette séparation qui rend les droits d'accès lisibles par la suite : un distributeur ne se demande jamais pourquoi il voit un contrat, puisqu'il ne l'a jamais vu.
Maintenant que la finalité est posée, passons aux bonnes pratiques suivantes.
Choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin
La clé du succès, quand on crée un extranet, consiste à définir ses objectifs dès le départ : ce sont eux qui déterminent les fonctionnalités attendues de la plateforme.
Comme on l'a vu, les directions possibles sont nombreuses. Avant de faire quoi que ce soit, prenez donc le temps de lister les usages principaux que votre extranet devra soutenir.
Admettons que vous vouliez utiliser votre extranet comme base de connaissances, où collaborateurs et clients trouvent l'information sur vos produits (guides d'utilisation, spécifications techniques). Dans ce cas, cherchez un extranet doté d'une fonctionnalité de drive qui vous permette de stocker et partager facilement des documents.
Admettons maintenant que vous vouliez un extranet pour favoriser une meilleure communication entre vos équipes et vos clients. Dans ce cas, cherchez plutôt une messagerie instantanée solide et simple à prendre en main.
En résumé, les fonctionnalités dont vous avez besoin déterminent la meilleure solution pour votre organisation : définissez-les dès le départ.
Sécuriser votre extranet
La sécurité est une priorité absolue pour toute organisation. Les fuites de données et les failles de sécurité sont de véritables menaces ; les entreprises ont besoin de stocker et de partager en toute sécurité des informations sensibles, en interne comme en externe. Un extranet adapté leur offre cette sécurité.
Recherchez un extranet doté de fonctionnalités de sécurité personnalisables, comme des options de partage individualisées, qui vous permettent de contrôler qui accède à quelle information.
Prenons une campagne marketing à venir, dont vous construisez le logo et les visuels avec des agences externes. L'agence qui travaille la marque et les logos a besoin d'un accès direct à votre charte graphique, une information qui se partage sans risque via l'extranet. L'agence partenaire chargée de promouvoir la campagne, elle, n'a pas besoin des mêmes accès. Grâce à des niveaux de permission variables et à des accès personnalisables, vous choisissez ce que chaque partie prenante externe voit, et vous ajustez ces droits au fil des besoins : vous gardez la main, et les informations de votre entreprise restent protégées.
Les questions de sécurité à trancher avant d'ouvrir l'accès
L'extranet est l'endroit où la sécurité cesse d'être une question technique pour devenir une question de gouvernance : non pas la plateforme est-elle sûre, mais qui a le droit de voir quoi, et qui en décide. Cinq points méritent d'être réglés avant la première connexion d'un partenaire.
- Ouvrir les accès par rôle, pas par personne. Un contributeur externe hérite des droits attachés au rôle qu'il occupe sur le projet : une arrivée ou un départ devient un seul changement, au lieu d'une revue dossier par dossier. C'est la logique de la clarté des rôles appliquée aux personnes de l'extérieur.
- Fixer les niveaux de droits espace par espace. Certains partenaires lisent, d'autres contribuent, très peu administrent. L'écrire une fois vaut mieux que l'arbitrer demande par demande.
- Demander où sont hébergées les données, et sous quel droit. Pour une organisation européenne qui partage des contrats ou des données financières avec des tiers, la réponse relève des critères de choix, pas des mentions en bas de page. Notre article sur la qualification SecNumCloud détaille ce que recouvre un standard exigeant.
- Prévoir la sortie en même temps que l'entrée. Un contrat se termine, une agence change, un prestataire passe à autre chose. La fermeture des comptes externes fait partie du processus qui les a ouverts.
- Garder une trace. Savoir qui a consulté quel document, et quand, transforme un incident en fait établi plutôt qu'en soupçon.
Pour mener cette revue de façon structurée, notre check-list 10 questions pour évaluer la sécurité d'un outil digital s'applique à un extranet aussi bien qu'à une plateforme interne.
Protéger vos données est indispensable, et le bon extranet vous offre la sécurité nécessaire pour y parvenir.
Rendre votre extranet accessible en mobilité
À mesure que les entreprises étendent leur effectif à distance et que les équipes se dispersent entre villes et pays, disposer d'un accès mobile aux ressources de travail devient indispensable. (Actuellement, plus de 75 % des salariés américains utilisent leur téléphone à des fins professionnelles.)
La bonne pratique à retenir tient donc en une phrase : vos collaborateurs doivent pouvoir accéder à l'extranet où qu'ils soient et quel que soit leur appareil.
Pouvoir consulter et partager des données depuis un téléphone, une tablette ou tout autre appareil mobile est la clé d'une collaboration plus efficace. Imaginons qu'un de vos clients envoie une demande urgente alors que son interlocuteur interne est en rendez-vous. Sans accès mobile à l'extranet, celui-ci ne verra pas la demande et ne pourra pas y répondre, ce qui met la relation sous tension.
Autre cas : un de vos collaborateurs, en déplacement, rencontre un prospect. Avec un accès mobile à l'extranet, il retrouve et partage aussitôt les supports commerciaux utiles, et peut conclure. Sans cet accès, c'est une occasion manquée.
En résumé, une part considérable du travail se fait aujourd'hui sur mobile : si vous voulez tirer le meilleur parti de votre extranet, assurez-vous qu'il dispose d'un accès mobile.
Créez le meilleur extranet pour votre organisation avec Talkspirit
Les extranets bénéficient clairement à votre organisation, mais uniquement si vous disposez de la bonne technologie.
C'est précisément le rôle de Talkspirit.
Talkspirit est une solution collaborative tout-en-un qui donne aux équipes les outils dont elles ont besoin pour travailler efficacement, notamment une messagerie instantanée, un drive interne, la gestion de projet et des fonctionnalités collaboratives. Comme Talkspirit permet d'inviter des parties prenantes externes en tant qu'invités, la plateforme peut également faire office d'extranet : les organisations et leurs clients fluidifient leurs échanges, organisent mieux leurs projets et collaborent plus efficacement.
Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Talkspirit peut vous aider à créer l'extranet adapté à votre entreprise ? Planifiez une démo dès aujourd'hui !
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Auteure : Deanna deBara
FAQ
Un extranet est un réseau privé et contrôlé qui permet à des partenaires tiers d'accéder à des informations, des données ou des fonctions de communication précises, sans leur ouvrir l'ensemble du réseau de l'organisation. C'est la définition qu'en donne Gartner.
En quatre temps : définir la finalité de l'extranet et les personnes qui l'utiliseront, choisir les fonctionnalités que cette finalité impose, régler les droits d'accès et les questions de sécurité avant la première connexion, puis vérifier que la plateforme reste utilisable depuis un mobile.
Quatre configurations reviennent le plus souvent : l'extranet de projet, ouvert aux clients, agences et prestataires d'une même initiative ; le portail fournisseurs et distributeurs ; la base de connaissances destinée aux clients et aux partenaires ; et l'espace d'échange confidentiel avec un conseil, expert-comptable ou avocat.
L'intranet gère la communication interne entre collaborateurs, à l'intérieur de l'organisation. L'extranet ouvre une partie de cette information à des tiers, à l'extérieur, avec des droits d'accès délimités espace par espace.
En ouvrant les accès par rôle plutôt que par personne, en fixant les niveaux de droits espace par espace, en vérifiant où sont hébergées les données et sous quel droit, en prévoyant la fermeture des comptes externes à la fin d'un contrat, et en gardant une trace de qui a consulté quel document.
Oui. Les échanges avec des partenaires externes ne s'arrêtent pas quand l'interlocuteur quitte son bureau : sans accès mobile, une demande urgente attend son retour, et c'est la relation qui en pâtit.
