4 bonnes pratiques pour créer un extranet

In today’s age of télétravail et des environnements de travail flexibles, la collaboration virtuelle n'a jamais été aussi cruciale, et les organisations cherchent des outils pour foster better communication and maximize partage des connaissances and community management au sein de ces environnements. D'après une récente enquête TechRepublic, les plateformes collaboratives sont principalement utilisées pour connecter les collaborateurs à distance (91%), améliorer la communication entre collègues et managers (84%), la gestion des équipes (61%), et la gestion de projet (54%).

Si l'intranet est l'outil privilégié pour gérer la communication interne entre les collaborateurs within une organisation, l'extranet est tout aussi utile pour échanger des connaissances et des idées outside d'une organisation.

An extranet is an incredibly useful tool—but only if you know how to use it. Let’s take a look at five best practices to create an extranet for your organization—and foster better communication and knowledge management with your external partners in the process: 

Define the purpose of your extranet 

La première étape de la création d'un extranet consiste to understand what it is, what it can be used for, and who will ultimately use it. 

According to Gartner, an extranet is a controlled, private network that allows third-party partners to gain access to specific information, data, or communication features—without granting access to an organization’s entire network. Depending on your organization’s needs, il existe plusieurs types d'extranets. Par exemple, un extranet de projet peut être utilisé lorsque plusieurs parties prenantes internes et externes, sont impliquées dans une campagne ou une initiative—and one streamlined platform is needed to manage timelines and share information. 

Vous pourriez également avoir besoin d'un extranet pour partager en toute sécurité des informations sensibles avec un partenaire externe (et vice versa) — par exemple, des clients partageant leurs coordonnées bancaires pour traiter des factures, ou votre organisation partageant des données financières avec un conseiller fiscal.

Les extranets sont également un excellent outil pour établir des règles de communication et des calendriers. For example, let’s say your company sells products through a distribution network—and you need to maintain clear communication with your suppliers and distributors. With an extranet, your marketing department can use an extranet to update distributors on appropriate pricing, share new product information, and answer questions—all in one central location.

Now that you understand what an extranet is—and how to use it—let’s jump into best practices for creating an extranet for your organization:

Decide which features to use 

La clé du succès lors de la création d'un extranet est définir vos objectifs dès le départ — car connaître vos objectifs vous aidera à déterminer quelles fonctionnalités et fonctionnalités vous avez besoin pour votre extranet.

As mentioned, there are a variety of directions you can go with creating an extranet—so before you take any steps towards creating one, make sure to reflect on the main goals and tasks your extranet will need to support. 

For example, let’s say you’re looking to use your extranet comme base de connaissances, where both employees and customers can find more information about your products (like how-to guides or product specs). In that situation, you’d want to look for an extranet with a fonctionnalité drive qui vous permettre facilement de stocker et partager des documents pour constituer votre base de connaissances.

Or let’s say you want to create an extranet to favoriser une meilleure communication between your team and your customers. In that scenario, you’d want to look for an extranet with a robust, easy-to-navigate plateforme de chat.

En résumé, les fonctionnalités dont vous avez besoin déterminent la meilleure solution pour votre organisation — définissez-les dès le départ.

Ensure your extranet is secure 

La sécurité est une priorité absolue pour toute organisation. Les fuites de données et les failles de sécurité sont de véritables menaces ; les entreprises ont besoin de stocker et de partager en toute sécurité des informations sensibles, en interne comme en externe. Un extranet adapté leur offre cette sécurité.

Recherchez un extranet doté de des fonctionnalités de sécurité personnalisables—like personalized sharing options that allow you to control who has access to what information. 

For example, let’s say you’re working on an upcoming marketing campaign and are building out your création de logo and visual design assets with external agencies. An agency that’s developing the branding and logos will need direct access to company brand guidelines—information that can be securely shared through the extranet. But a different agency that’s partnering with you on promouvoir la campagne n'aura peut-être pas besoin des mêmes accès. Grâce à des niveaux de permission variables et des accès personnalisables, vous contrôlez ce que chaque partie prenante externe voit et mettez à jour ces droits selon les besoins — which puts you in control and helps keep your company information safe and secure. 

Protéger vos données est indispensable — et le bon extranet vous offre la sécurité nécessaire pour y parvenir.

Take your extranet mobile 

À mesure que les entreprises étendent leur effectif virtuel et que les équipes sont dispersées aux quatre coins du monde, disposer d'un accès mobile aux ressources de travail est indispensable. (Actuellement, plus de 75 % of U.S. employees use their mobile devices for work purposes.)

And so, a definite best practice you’ll want to consider when you create an extranet? Making sure your employees can access the extranet—no matter where they are and what device they’re using.  

Pouvoir accéder aux données et les partager depuis un téléphone, une tablette ou tout autre appareil mobile est la clé d'une collaboration plus efficace. For example, let’s say one of your clients has an urgent request—but their internal contact is at an appointment when the request comes in. If the employee doesn’t have mobile access to the extranet, their contact won’t see the request or be able to respond, which could strain the relationship.

Or let’s say one of your employees is on vacation and meets a potential new client. If they have mobile access to the extranet, they could easily access and share relevant sales materials—and potentially close a deal. But if they don’t have access to the extranet, it’s a missed opportunity.

Bottom line? In today’s work culture, a huge percentage of work takes place on mobile devices — donc si vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre extranet, assurez-vous qu'il dispose d'un accès mobile.

Créez le meilleur extranet pour votre organisation avec Talkspirit

Les extranets peuvent clairement bénéficier à votre organisation — mais uniquement si vous disposez de la bonne technologie.

And that’s where Talkspirit.

Talkspirit est une solution collaborative tout-en-un qui donne aux équipes les outils dont elles ont besoin pour travailler efficacement, notamment une plateforme de chat, un drive interne, gestion de projet et des fonctionnalités collaboratives. Comme Talkspirit permet d'inviter des parties prenantes externes en tant qu'invités, la plateforme peut également faire office d'extranet — permettant aux organisations et à leurs clients de fluidifier les communications, de mieux organiser leurs projets et de collaborer plus efficacement.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Talkspirit peut vous aider à créer l'extranet adapté à votre entreprise ? Planifiez une démo dès aujourd'hui !

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Auteure : Deanna deBara