Interne Kommunikation: die Herausforderung mehrstöckiger Unternehmen (6/7) – Die Maßnahmen der Zentrale würdigen

In mehrstöckigen Unternehmen, wie in jedem Unternehmen, werden viele Projekte im gesamten Unternehmen umgesetzt, die alle oder einen Teil davon auswirken. Und in einem mehrstöckigen Unternehmen, wenn man „weit weg (und daher) aus dem Sinn ist, ist „Bekanntsein" noch wichtiger. Die Maßnahmen der Zentrale würdigen? Das ist die 6. Herausforderung, die Sie lösen müssen!

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Maßnahmen „im gesamten Unternehmen" sind allgegenwärtig

Mit Ausnahmen, ob monolithisch oder verteilt (z.B. ein Netzwerk von Verkaufsstellen), führt jede Organisation regelmäßig Maßnahmen durch, die auf ihre Größe auswirken. Zum Beispiel :

• Marketing : Modernisierung des Logos oder sogar Markenänderung/Neupositionierung
• Finanzen : Einführung von Rahmenverträgen zur Kostensenkung bei Lieferanten
• Betrieb: ISO-Qualitätszertifizierung
• IT : Harmonisierung der IT-Anwendungen (um ​Shadow IT​ zu vermeiden oder Kosten zu senken, zum Beispiel)
• Allgemeine Dienste : Umzug zu neuen Büroräumen
• Handel : gemeinsame Reaktion auf ein Ausschreibungsverfahren
• Personalwesen : Annahme einer Betriebskrankenkasse für alle Mitarbeitenden oder Harmonisierung der Arbeitsverträge,
• etc.

Allerdings kommt es vor, dass diese Projekte schließlich aufgegeben werden. Entweder weil sie nicht die erwartete Wirkung haben oder weil sie keine Zustimmung der Beteiligten erhalten. Dies ist dann eine echte Verschwendung von Ressourcen (Budget, verbrachte Zeit, …) für das Unternehmen.

Einbeziehen und erklären, um Akzeptanz zu erreichen

Als Fachleute der internen Kommunikation, besteht Ihre Aufgabe darin, solche Situationen zu vermeiden. Besonders, indem Sie sicherstellen, dass :

1. die angesprochenen Projekte erklärt und vor den „lokalen" Beteiligten legitimiert wurden, damit diese die Gründe dafür verstehen ;
2. zuvor waren diese Beteiligten vorher beteiligt , um bei der Identifizierung, Analyse und Auswahl der besten Lösung teilzunehmen ;
3. die Umsetzung der Projekte wird durch eine angemessene Kommunikation begleitet ;
4. im Nachhinein werden die Auswirkungen bewertet , um die Lösung anpassen, oder sogar aufgeben zu können, wenn sie nicht den erwarteten Nutzen gebracht hat

Um die Maßnahmen der Zentrale zu würdigen, denkt man spontan an die Kommunikationsphase, die die Umsetzung begleitet. Aber sehr wenig an die Bewertung der Auswirkungen. Und noch viel weniger an die vorherige Einbeziehung, denn die Einbeziehung ermöglicht es, Akzeptanz zu schaffen !

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Bewertung zur Legitimierung oder zum Schwenken

Tatsächlich ist die Bewertung (und Kommunikation) danach von entscheidender Bedeutung, um die Maßnahmen der Zentrale zu würdigen. Denn sie wird zwei Hauptaufgaben erfüllen:

• einerseits die Leistung ​(Messung, um sich einem Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung anzunähern),
• andererseits die Legitimität ​(Messung, um die Zustimmung der Beteiligten sicherzustellen).

Tatsächlich müssen in modernen Unternehmen alle Beteiligten​ als interne Kunden der Organisation angesehen werden ​. Alle, ohne Ausnahme (ob es sich um Mitarbeitende, Teams, Niederlassungen oder Tochterunternehmen handelt).

Denn jede kann ​einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg des Projekts ausüben. Das Zeitalter der „braven kleinen Soldaten" ist vorbei. Nicht ausgerichtete Mitarbeitende können sich heute in Whistleblower, in Gegen-Botschafter ihres Unternehmens verwandeln, zur Konkurrenz gehen, etc. Oder sie können sich einfach disengagieren, mit enormen Kosten für ihr Unternehmen (€14.580 pro Jahr und pro Mitarbeitenden laut IBET 2019​).

Feedback, um Vertrauen zu stärken

Natürlich wird es vital sein, die​„reine" Messung​der Auswirkungen (basierend auf Indikatoren) mit „qualitativen" Rückmeldungen​ vom Boden zu ergänzen. Über interne Umfragen oder über Arbeitsgruppen mit operativen Mitarbeitenden zum Beispiel.

Jedes Feedback, Vorschlag, Idee… von Mitarbeitenden wird eine wichtige Informationsquelle sein. Denn es ermöglicht den Entscheidungsträgern, einen 360°-Überblick zu erhalten. Ein entscheidender Schlüssel zum Verständnis, um sicherzustellen, dass die Strategie relevant bleibt und die Ziele an die Realität vor Ort angepasst bleiben. Während das Gefühl, auf dem Boden gehört und berücksichtigt zu werden, gestärkt wird.

Eine notwendige Bedingung für Vertrauen zwischen der Zentrale und den Außendienstteams. Denn die Maßnahmen der Zentrale zu würdigen, bedeutet nicht, Propaganda einzuführen, sondern vielmehr die Beteiligten (der Zentrale und des Außendienstes) dazu zu bringen, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

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