Les 4 grands défis de la communication interne

Améliorer la communication interne au sein de votre organisation peut générer de nombreux bénéfices, aussi bien pour vos équipes que pour l’entreprise dans son ensemble, notamment en termes de productivité, de clarté et d’engagement. (Par exemple, selon des données de McKinsey, le déploiement de technologies sociales pour la communication interne peut accroître la productivité des employés de 20 à 25 %.)

Mais pour de nombreuses organisations, le chemin vers une meilleure communication interne est semé d’embûches. Quels sont exactement les grands défis de la communication interne ? Et, surtout, comment votre entreprise peut-elle les surmonter et favoriser une communication interne plus efficace ?

Absence de stratégie de communication interne

L’un des plus grands défis de la communication interne (si ce n’est le plus grand) ? Le fait que la majorité des entreprises n’aient pas de plan clair en la matière.

D’après une étude d’Arthur J. Gallagher & Co, 60 % des entreprises n’ont pas de stratégie de communication interne. Cela signifie que près des deux tiers des entreprises n’ont aucun plan pour optimiser leur communication interne — ni objectifs, ni processus, ni systèmes, ni bonnes pratiques, ni cadre de référence.

Cette absence de stratégie peut avoir des conséquences importantes. Non seulement la communication interne sera globalement moins efficace, mais ces défis peuvent entraîner une baisse significative à la fois de la productivité des collaborateurs (les difficultés de communication rendent les tâches plus ardues) et de leur engagement (les problèmes de communication génèrent de la frustration — et, in fine, un désengagement). 

Heureusement, il existe une solution concrète : consacrer le temps, l’énergie et les ressources nécessaires à l’élaboration d’une stratégie de communication interne. Une stratégie bien définie permettra à vos équipes de donner le meilleur d’elles-mêmes. Et comme peu d’entreprises se sont dotées d’une telle stratégie, vous aurez un avantage concurrentiel réel. Tout le monde y gagne !

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Ne pas disposer des bons outils

Avoir une stratégie de communication interne est indispensable. Mais pour que cette stratégie soit couronnée de succès, vous devez disposer des bons outils pour la mettre en œuvre. Or, de nombreuses entreprises ne savent pas quels outils adopter ou n’ont pas investi dans leur déploiement — ce qui nous amène à un autre défi majeur : l’absence des bons outils.

Pourquoi ce problème se pose-t-il ?

Plusieurs raisons expliquent pourquoi les entreprises ne disposent pas des bons outils de communication interne , notamment :

• Méconnaître ses besoins. Beaucoup d’entreprises n’ont pas les bons outils parce qu’elles ne savent pas exactement ce qu’elles attendent d’un outil de communication interne. Ce manque de clarté complique l’évaluation des solutions et le choix d’une stack technologique adaptée à leur stratégie.
• Ne pas vouloir investir dans un nouvel outil. Le déploiement d’un nouvel outil représente toujours un investissement en temps, en énergie et en ressources financières. Certaines entreprises refusent d’y consentir — ce qui les conduit généralement à repousser indéfiniment la mise en place d’outils de communication interne.
• Choisir les mauvais outils. Il arrive qu’une organisation tente de se doter des bons outils de communication interne, mais finisse par choisir une solution inadaptée à ses besoins. Imaginons par exemple qu’une entreprise souhaite avant tout faciliter le partage d’informations importantes par la direction. Elle doit alors trouver un outil offrant cette fonctionnalité (comme Talkspirit et ses fils d’actualité et page d’accueil). Un outil favorisant la collaboration sur des projets ou la planification pourra améliorer la communication globale, mais ne l’aidera pas à diffuser efficacement l’information. Il ne correspondra donc pas à ses objectifs, et sera donc le mauvais outil pour ses besoins.

Comment trouver les bons outils ?

Pour vous assurer de disposer des bons outils de communication interne, posez-vous quelques questions clés :

• Quels sont nos  objectifs de communication interne ?
• De quelles fonctionnalités avons-nous besoin dans un outil de communication interne ?
• Combien de temps/d’énergie/d’argent sommes-nous prêts à investir dans le déploiement de cet outil — et dans la formation de nos équipes ?

Ces questions vous permettront d’identifier le type d’outils de communication interne le mieux adapté à votre organisation, et donc d’évaluer plus efficacement les options disponibles sur le marché.

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Manque de formation

Peu importe que vous ayez une stratégie de communication interne solide et les bons outils en place. Si vos équipes ne sont pas au courant de ces stratégies et de ces outils — et de leur impact au quotidien — tout cela tombera à plat.

Ce qui nous amène à un autre grand défi de la communication interne : le manque de formation.

Imaginons par exemple que vous ayez constaté que vos équipes perdent beaucoup de temps à coordonner des réunions inter-services — et que vous déployiez un nouvel outil de communication interne pour faciliter la planification sans échanges d’e-mails incessants (comme Talkspirit, qui intègre un agenda partagé permettant aux collaborateurs de consulter facilement les calendriers de leurs collègues et de planifier des réunions selon les disponibilités). Si vous ne formez pas vos équipes sur le nouveau processus et sur l’utilisation de l’outil, beaucoup continueront à envoyer des e-mails pour chaque réunion — et vous n’atteindrez pas vos objectifs de communication interne.

C’est pourquoi, si vous voulez que votre stratégie de communication interne réussisse, vous devez former vos équipes. Organisez une réunion plénière pour présenter votre stratégie de communication interne, les objectifs poursuivis et les changements prévus. Invitez les managers à se réunir avec leurs équipes pour expliquer plus en détail comment la nouvelle stratégie impactera le quotidien de chaque collaborateur. Si vous déployez un nouveau logiciel, proposez des sessions de formation pour que chacun comprenne les fonctionnalités et sache utiliser l’outil dans son travail.

Plus votre formation sera soignée, plus votre stratégie de communication interne sera efficace — faites donc de la formation une priorité.

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Résistance au changement

La communication interne évolue comme tout le reste ; ce qui fonctionne aujourd’hui peut ne plus fonctionner demain. Pour continuer à favoriser une communication interne efficace, vous devez être prêt à adapter et faire évoluer votre stratégie au fil du temps.

Pourtant, le dernier grand défi de la communication interne, c’est précisément que beaucoup d’entreprises refusent de le faire. Elles s’accrochent à une stratégie obsolète bien plus longtemps qu’elles ne le devraient — au détriment de leurs équipes et de leurs résultats.

Par exemple, la stratégie de communication interne efficace pour une équipe de 20 personnes partageant un même bureau peut ne plus l’être quand cette équipe atteint 200 collaborateurs répartis sur plusieurs sites. Ou encore, l’outil le plus adapté pour renforcer les liens entre collaborateurs ne sera peut-être plus le meilleur choix quand l’objectif évolue vers l’organisation de réunions plénières plus inclusives avec des équipes à distance.

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En résumé : à mesure que vos équipes et votre organisation évoluent, vos besoins en communication interne évoluent aussi — et si vous voulez continuer à réussir, vous devez adapter et faire évoluer votre stratégie en conséquence. Envoyez régulièrement des sondages à vos équipes pour recueillir leurs suggestions d’amélioration en matière de communication interne. Auditez régulièrement vos processus de communication interne et vérifiez s’ils doivent être mis à jour. Suivez l’évolution de la communication interne dans votre organisation — et adaptez votre stratégie en permanence.

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Vous connaissez désormais les principaux défis de la communication interne et disposez de toutes les clés pour les relever et améliorer les outils et pratiques de votre organisation. Et si vous êtes à la recherche d’un nouvel outil, nous avons ce qu’il vous faut ! Consultez notre sélection des meilleurs outils de communication interne pour trouver celui qui correspond à vos besoins :

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Auteur : Deanna deBara