4 Tipps für eine wirksame Zusammenarbeit im Remote-Team

Remote-Arbeit hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Der Bericht Economist Report: Future Workforce der Plattform Upwork kündigte für 2025 36,2 Millionen Amerikanerinnen und Amerikaner im Homeoffice an, 16,8 Millionen mehr als vor der Covid-19-Pandemie. Dieser Zeitpunkt ist verstrichen: Die Frage ist nicht mehr, ob Teams aus der Ferne arbeiten, sondern wie sie sich dafür organisieren.

Da sich Remote-Arbeit immer mehr normalisiert, ist es für Führungskräfte entscheidend geworden, Wege zu finden, um wirksam zusammenzuarbeiten mit ihren Teams, und für die Mitarbeitenden, besser zusammenzuarbeiten, wo immer sie sich befinden.

Aber wie gelingt das konkret? Hier vier zentrale Tipps, um die Zusammenarbeit im Remote-Team zu verbessern:

Inhalt

• 1. Kommunikation an erste Stelle setzen
• 2. Besprechungen optimieren
• 3. Feste Bindungen zwischen den Teammitgliedern schaffen
• Vor der Wahl der Werkzeuge: Rollen und Entscheidungen explizit machen
• 4. Die richtigen Werkzeuge nutzen

1. Kommunikation an erste Stelle setzen

Per definitionem arbeiten Menschen im Homeoffice an unterschiedlichen Orten, manchmal in verschiedenen Städten, Ländern oder Zeitzonen. Anders als im Büro können Remote-Teams nicht kurz an der Tür ihrer Führungskraft klopfen, um eine schnelle Frage zu stellen. Sie teilen nicht nur nicht denselben Arbeitsplatz, manche sind nicht einmal im selben Land.

Eine wirksame Kommunikation und Klarheit sind immer entscheidend, um die Zusammenarbeit im Team zu fördern. Noch wichtiger werden sie jedoch bei der Arbeit aus der Ferne, wenn Teams asynchron und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

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Wie Sie mit Ihrem Remote-Team kommunizieren, entscheidet zu einem großen Teil über seinen Erfolg, individuell wie gemeinsam. Hier einige bewährte Praktiken für eine wirksame Kommunikation (und damit auch für eine wirksame Zusammenarbeit) in Remote-Teams:

• Klare Kommunikationsregeln festlegen. Damit Remote-Teams wirksam kommunizieren, brauchen sie präzise Leitlinien. Sagen Sie Ihren Mitarbeitenden klar, wie sie sich am besten austauschen (soll eine Frage zu einem Projekt zum Beispiel über den Instant Messenger laufen oder in Ihrer Projektmanagement-Plattform veröffentlicht werden?). Legen Sie auch die „Kommunikationskette“ fest, der bei Problemen zu folgen ist (wem ist zum Beispiel eine Blockade in einem Projekt zu melden, und wer hilft in Echtzeit weiter?).
  
• Bei Anweisungen besonders klar sein. Remote-Teams arbeiten oft asynchron. Kommt eine Frage zu einer Aufgabe auf, lässt sie sich nicht immer in Echtzeit beantworten, was der Produktivität schadet. Umso wichtiger sind besonders klare Anweisungen bei der Vergabe von Aufgaben. Legen Sie alle nützlichen Informationen oder Ressourcen bei, um sie deutlicher zu machen (zum Beispiel ein Video, das die Ausführung der Aufgabe zeigt). Denken Sie daran: Bei Remote-Teams sind zu viele Details nie ein Problem. Wenn Sie das Gefühl haben, zu viel zu erklären, sind Sie wahrscheinlich auf dem richtigen Weg.
  
• Regelmäßigen Austausch fördern. Je mehr die Mitglieder eines Remote-Teams miteinander kommunizieren, desto besser gelingt es ihnen. Ermutigen Sie sie also zu häufigem Austausch, sowohl in Echtzeit (etwa mit Einzelgesprächen und/oder Videokonferenzen im Team) als auch asynchron (etwa per E-Mail oder mit Video- und Chatnachrichten).

Kurz gesagt: Je klarer und regelmäßiger Remote-Teams kommunizieren, desto besser arbeiten sie zusammen. Wenn Sie die Zusammenarbeit aus der Ferne verbessern möchten, machen Sie Kommunikation zu Ihrer Priorität Nummer eins.

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2. Besprechungen optimieren

Besprechungen sind für die meisten Remote-Teams unverzichtbar. Ohne gemeinsamen physischen Raum ist es entscheidend, sich regelmäßig zu treffen, sei es für den Stand eines Projekts, um ein Problem gemeinsam in Echtzeit zu lösen oder einfach, um den sozialen Zusammenhalt zu wahren.

Doch nicht jede Besprechung ist gleich viel wert. Damit Ihr Remote-Team wirksam zusammenarbeitet, sollten Sie das Beste aus ihnen herausholen.

Wie gelingt das konkret? Hier einige bewährte Praktiken, um die Wirksamkeit Ihrer Besprechungen zu erhöhen und die Zusammenarbeit in Ihrem Remote-Team zu verbessern:

• Besprechungen nur ansetzen, wenn sie nötig sind. Viele Menschen im Homeoffice halten die Mehrheit ihrer Besprechungen für Zeitverschwendung. Laut einer SurveyMonkey-Umfrage sagen sich 74 % der Beschäftigten nach einer Videokonferenz oft: „Diese Besprechung hätte eine E-Mail sein können.“ Und es ist nicht nur für die Mitarbeitenden verlorene Zeit: Laut einem aktuellen Bericht von Otter.ai und dem Organisationspsychologen Dr. Steven G. Rogelberg, könnten Organisationen bis zu 100 Millionen Dollar pro Jahr durch unnötige Besprechungen verschwenden! Bevor Sie eine Besprechung ansetzen, vergewissern Sie sich, dass sie wirklich nötig ist: Ihre Teams (und Ihr Budget) werden es Ihnen danken.
  
• Besprechungen beim Thema und im Zeitrahmen halten. Wenn Sie entscheiden, dass eine Besprechung nötig ist, achten Sie auf die Zeit Ihrer Teams. Schicken Sie eine Tagesordnung vor der Besprechung an alle Teilnehmenden und nennen Sie die Punkte, die besprochen werden. Bleiben Sie während der Besprechung beim Thema und halten Sie die vorgesehene Dauer ein.
  
• Besprechungen aufzeichnen. Wenn Sie mit einem Remote-Team arbeiten, können womöglich nicht alle in Echtzeit teilnehmen, gerade bei Zeitverschiebung. Zeichnen Sie Ihre Besprechungen auf und teilen Sie sie anschließend mit dem gesamten Team: So erfährt jede und jeder, was besprochen wurde, was die gemeinsame Arbeit erleichtert.
  
• Nach der Besprechung eine Übersicht der anstehenden Aufgaben verschicken. Schicken Sie nach der Besprechung jedem Teammitglied eine klare Zusammenfassung der anstehenden Aufgaben: was zu tun ist, mit wem dafür zusammenzuarbeiten ist und welche ergänzenden Informationen nötig sind.

In den meisten Fällen sind Besprechungen unverzichtbar, damit Ihr Team die Unterstützung und die Informationen erhält, die es braucht, um wirksamer zusammenzuarbeiten. Achten Sie aber darauf, sie so reibungslos und wirksam wie möglich zu gestalten. So bleibt Ihren Mitarbeitenden Zeit, gemeinsam zu arbeiten und ihre Projekte voranzubringen, statt den größten Teil des Tages in Besprechungen zu verbringen.

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3. Feste Bindungen zwischen den Teammitgliedern schaffen

Eine der Grundlagen wirksamer Zusammenarbeit, vor Ort wie aus der Ferne, ist die Qualität der menschlichen Beziehungen. Wenn Mitarbeitende feste Beziehungen, auf der Basis von Vertrauen pflegen, arbeiten sie deutlich besser zusammen.

Um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, sollten Sie deshalb dazu beitragen, diese festen Bindungen zu den Mitgliedern Ihres Remote-Teams zu entwickeln.

Es gibt viele Wege, die Bindungen zu den Mitgliedern Ihres Remote-Teams zu stärken, unter anderem:

• Gelegenheiten schaffen, damit sich die Teammitglieder kennenlernen. Da Remote-Teams nicht im selben Raum arbeiten, gibt es keine spontanen Begegnungen, weder an der Kaffeemaschine noch in der gemeinsamen Küche. Als Führungskraft müssen Sie diese Gelegenheiten schaffen, wenn Sie die Bindungen in Ihrem Team stärken wollen. Planen Sie Momente ein, in denen sich Mitarbeitende, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten werden, per Video verbinden und kennenlernen. Um das gesamte Team zusammenzuschweißen, organisieren Sie regelmäßige Veranstaltungen, etwa einen virtuellen Spieleabend. Je besser sich Ihre Teams kennen, desto mehr vertrauen sie einander und desto besser arbeiten sie zusammen. Gehen Sie also bewusst vor, wenn Sie Räume für Begegnung schaffen.
  
• Über andere Themen als die Arbeit sprechen. Fördern Sie neben Gelegenheiten zur Begegnung auch den Austausch über nicht berufliche Themen. Sie können zum Beispiel einen Chatkanal für Haustierfotos oder Lieblingsserien einrichten. Diese persönlichen Verbindungen stärken die Beziehungen und den Zusammenhalt im Team, was am Ende die Zusammenarbeit verbessert.
  
• Ein Arbeitsumfeld schaffen, das auf Offenheit und Ehrlichkeit beruht. Vertrauen steht im Zentrum jeder Beziehung, auch in Ihrem Remote-Team. Deshalb ist es entscheidend, ein Arbeitsumfeld aufzubauen, in dem sich alle frei fühlen, offen und ehrlich zu sprechen. Wie? Indem Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Tritt ein Problem auf, sprechen Sie es offen an. Ermutigen Sie zu wohlwollendem Feedback. Würdigen Sie Mitarbeitende, die ihre Ideen aufrichtig teilen. Ein solches Umfeld nährt Vertrauen, und dieses Vertrauen fördert bessere Beziehungen und eine bessere Zusammenarbeit aus der Ferne.
  

Vor der Wahl der Werkzeuge: Rollen und Entscheidungen explizit machen

Die vier vorangehenden Tipps setzen alle dasselbe voraus: dass jede und jeder weiß, was zu tun ist, und wer entscheidet, wenn entschieden werden muss. Im Büro lässt sich diese Unschärfe auf dem Flur auffangen. Aus der Ferne kostet sie Tage des Wartens.

Remote-Teams, die auf Dauer tragen, sind nicht jene, die am meisten kommunizieren, sondern jene, die schriftlich festgehalten haben, was anderswo implizit bleibt: den Umfang jeder Rolle, die damit verbundene Autonomie und die Art, wie eine Entscheidung fällt, wenn nicht alle zur selben Zeit verfügbar sind.

• Rollen schreiben, nicht nur Stellen. Eine Stellenbezeichnung sagt nicht, wer ein Angebot gegenliest oder wer eine Veröffentlichung freigibt. Eine Rolle schon: Sie trägt einen Umfang, Rechenschaftspflichten und ein Entscheidungsrecht. Bei Semawe war es diese Klarheit, die als Hebel diente, um schneller zu entscheiden.
• Trennen, was allein entschieden wird, von dem, was nach Beratung entschieden wird. Alles an die Führungskraft zu geben, schafft einen Engpass und eine Entscheidungsmüdigkeit, die am Ende das ganze Team ausbremst.
• Ziele sichtbar machen. Aus der Ferne sieht niemand, woran die anderen arbeiten. Für alle einsehbare Teamziele ersetzen die Abstimmungen, die sich nicht mehr auf dem Flur improvisieren lassen.
• Von jeder Entscheidung eine Spur hinterlassen. Eine Entscheidung, die per Video fällt und nirgends festgehalten wird, existiert nicht für die, die nicht verbunden waren. Das Protokoll ist kein Papierkram: Es macht das Asynchrone erst praktikabel.

Dieses Feld ist nicht den selbstorganisierten Organisationen vorbehalten, doch sie haben es am weitesten dokumentiert: siehe Ein selbstorganisiertes Remote-Team aufbauen und, aufseiten der Forschung, die Wirkung von Self-Leadership und geteilter Führung auf die Leistung virtueller Teams.

4. Die richtigen Werkzeuge nutzen

Die bisher genannten Tipps tragen viel dazu bei, die Zusammenarbeit aus der Ferne zu verbessern. Was aber dürfte am meisten darüber entscheiden, ob Ihr Remote-Team wirksam zusammenarbeitet?

Die richtigen Werkzeuge.

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Sie möchten Ihrem Team die Werkzeuge geben, um wirksamer zusammenzuarbeiten, wo immer es sich befindet? Talkspirit hilft Ihnen dabei: Fordern Sie eine Demo an oder sprechen Sie mit einem Experten, um einen kostenlosen Test zu starten.

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Von Deanna de Bara