4 Schritte zur Einführung eines neuen internen Kommunikationstools

Wenn Sie Ihren Teams die Mittel geben möchten, besser und effizienter zu arbeiten, beginnt alles mit der Verbesserung der besten internen Kommunikation in Ihrer Organisation.

Laut Daten von RingCentral geben nicht weniger als 97 % der Mitarbeitenden, die befragt wurden, an, dass Kommunikation ihren Arbeitsalltag beeinflusst — während fast die Hälfte (44 %) eine breitere Nutzung von internen Kommunikationstools wünscht.

Ein gutes internes Kommunikationstool kann erhebliche Auswirkungen auf die Produktivität Ihrer Teams und die Mitarbeitererfahrung haben — aber um diese Wirkung zu entfalten, benötigen Sie eine gute Einführungsstrategie.

Wie sieht diese Strategie in der Praxis aus? Hier sind die vier wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Einführung eines neuen internen Kommunikationstools (und damit zur Verbesserung der internen Kommunikation in Ihrer Organisation):

Identifizieren Sie Ihre internen Kommunikationsherausforderungen

Wenn Sie ein neues internes Kommunikationstool einführen, besteht das Ziel darin, dass dieses Tool eine Lösung für ein Problem bietet.

Aber bevor Sie ein geeignetes Tool finden, müssen Sie genau wissen, was diese Probleme sind.

Das heißt, bevor Sie ein neues internes Kommunikationstool einführen, müssen Sie die internen Kommunikationsherausforderungen, mit denen Ihre Organisation aktuell konfrontiert ist, klar identifizieren.

Bevor Sie ein Tool auswählen oder einführen, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre aktuellen internen Kommunikationssysteme und -prozesse zu bewerten und Ihre Prozesse zu analysieren, um zu ermitteln, wo die Schwierigkeiten liegen. So können Sie ein Tool auswählen, das Ihnen wirklich hilft, diese zu überwinden. Haben Ihre Teams beispielsweise Schwierigkeiten, remote zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten? Das erfordert ein anderes Tool als wenn Ihre Hauptherausforderung darin besteht, projektbezogene Kommunikation zu organisieren oder wichtige Informationen im gesamten Unternehmen zu verbreiten.

Weiterlesen: 3 gute Gründe für die Einführung eines internen Kommunikationsprojekts im Jahr 2022

Zusammengefasst: Wenn Sie die Probleme klären, die Sie bei der internen Kommunikation haben, können Sie ein Tool auswählen und einsetzen, das diese wirklich adressiert. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Herausforderungen identifizieren, bevor Sie Schritte zur Einführung eines neuen internen Kommunikationstools unternehmen.

Recherchieren Sie

Sobald Sie die wichtigsten internen Kommunikationsherausforderungen Ihrer Organisation identifiziert haben, ist es an der Zeit, Tools zu recherchieren, die die Kommunikation verbessern können in Ihrem Unternehmen.

Es gibt eine große Vielfalt an internen Kommunikationstools — und zunächst werden Sie Ihre Optionen anhand der benötigten Funktionen eingrenzen wollen. Wenn Sie beispielsweise Informationen in Ihrer Organisation besser verbreiten müssen, suchen Sie nach einem Tool, das es ermöglicht, Informationen schnell und einfach mit allen Mitarbeitenden zu teilen. Wenn Sie eine offenere Kommunikation zwischen Ihren Remote-Mitarbeitenden fördern möchten, werden Sie ein Tool mit einer robusten Chat-Funktion suchen.

Talkspirit bietet zahlreiche Funktionen zur Verbesserung der internen Kommunikation in Ihrer Organisation — darunter den Newsfeed (der es Unternehmen erleichtert, Informationen im gesamten Unternehmen zu verbreiten), Gruppen (die Führungskräften und Teams helfen, ihre Kommunikation besser zu steuern), ein anpassbares Eingangsportal, den Chat, Webinare und Videokonferenzen. Kurz gesagt, alles, was Sie brauchen, um effizienter mit Ihren Teams zu kommunizieren, finden Sie auf der Talkspirit-Plattform.

Möchten Sie mehr über Talkspirit erfahren? Planen Sie eine Demo mit unserem Team oder kontaktieren Sie einen unserer Experten, um mehr über unsere Kommunikationsplattform zu erfahren:

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Sobald Sie die Tools identifiziert haben, die die benötigten Funktionen bieten, werden Sie jedes Tool vergleichen wollen, um zu bestimmen, welches am besten zu Ihrer Situation passt. Hier sind einige Kriterien, die Sie bei Ihrer Recherche berücksichtigen sollten:

• Maximale Nutzeranzahl (im Verhältnis zur Größe Ihres Unternehmens)
• Preis
• Datenspeicherung
• Nutzerbewertungen
• Kundensupport-Optionen

Weiterlesen: So wählen Sie Ihr internes Kommunikationstool aus

Eine gründliche Recherche hilft Ihnen dabei, das Tool auszuwählen, das am besten zu Ihren Bedürfnissen, denen Ihres Teams und Ihrer Organisation passt — was zu einer erfolgreichen Einführung beiträgt.

Schulen Sie Ihr Team

Sobald Sie sich für das zu verwendende Tool entschieden haben, ist es an der Zeit, es in Ihrer Organisation einzuführen. Damit dieser Launch erfolgreich ist, müssen Sie Zeit, Energie und Ressourcen in die Schulung Ihrer Teams investieren.

Legen Sie klare Richtlinien und Verfahren fest, wie und wann das neue interne Kommunikationstool verwendet werden soll — und organisieren Sie dann ein Meeting mit Ihrem Team, um diese Richtlinien und Verfahren vorzustellen, Fragen zu beantworten und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Erstellen Sie Schulungsunterlagen und Tutorials und verteilen Sie diese an Ihr Team. So verfügen Ihre Mitarbeitenden über eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung des Tools bei Schwierigkeiten. Wenn das Tool Onboarding-Begleitung oder Schulungen anbietet, sollten Sie diese unbedingt nutzen. Talkspirit bietet personalisierte Coaching-Services, um jedem Kunden eine erfolgreiche Implementierung der Plattform zu gewährleisten.

Zusammengefasst: Wenn Sie ein neues internes Kommunikationstool einführen, hängt sein Erfolg von der Qualität seiner Nutzung durch Ihre Teams ab — und diese Nutzung hängt wiederum von der Qualität Ihrer Schulung ab. Wenn Sie also einen erfolgreichen Launch anstreben, investieren Sie in Schulungen.

Sorgen Sie für kontinuierliches Follow-up

Die Einführung eines neuen Tools ist nur der erste Schritt zur Verbesserung der Kommunikation in Ihrer Organisation. Damit Ihr internes Kommunikationstool langfristig messbare Verbesserungen erzielt, müssen Sie Ihre Mitarbeitenden kontinuierlich begleiten.

Planen Sie regelmäßige Check-ins mit Ihrem Team, um zu beurteilen, wie die Nutzung des neuen Tools läuft. Fragen Sie sie nach ihrem Feedback darüber, was funktioniert, was nicht funktioniert, und was sie verbessert sehen möchten. Handeln Sie dann, um zu korrigieren, was nicht funktioniert, und nehmen Sie die notwendigen Verbesserungen vor, um die Effizienz des Tools zu maximieren.

Wenn Sie beispielsweise bei einem Check-in 30 Tage nach dem Launch feststellen, dass Verwirrung darüber besteht, wann das interne Kommunikationstool und wann andere Kanäle wie E-Mail verwendet werden sollen — könnten Sie in Betracht ziehen, eine ergänzende Schulung zu geeigneten Anwendungsfällen zu organisieren. Oder 90 Tage nach dem Launch erhalten Sie das Feedback, dass es Redundanzen zwischen Ihrem neuen internen Kommunikationstool und der Plattform zum Teilen von Dateien im Home-Office gibt — in diesem Fall könnten Sie erwägen, Ihre Tools zu konsolidieren, um den Arbeitsalltag Ihrer Teams zu vereinfachen.

Zusammengefasst: Sie können ein neues internes Kommunikationstool erfolgreich einführen — aber wenn Sie möchten, dass es die Kommunikation in Ihrem Unternehmen weiterhin verbessert, müssen Sie auch nach dem Launch kontinuierlich Ihre Teams begleiten.

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Zusammenfassend: Die Einführung eines neuen internen Kommunikationstools erfordert die Identifizierung der zu lösenden Probleme, die Auswahl des am besten geeigneten Tools und anschließend die Schulung Ihrer Teams auf jedem Schritt des Weges. Das kann natürlich Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Aber mit der richtigen Begleitung kann Ihr neues Tool wirklich den Unterschied machen!

Suchen Sie nach weiteren Best Practices für die Einführung Ihres Tools? Kontaktieren Sie einen unserer Experten für eine persönliche Begleitung während Ihres gesamten Projekts:

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Von Deanna deBara