4 étapes pour lancer un nouvel outil de communication interne

Si vous souhaitez donner à vos équipes les moyens de travailler mieux et plus efficacement, tout commence par l'amélioration de la meilleure communication interne au sein de votre organisation.

Selon des données de RingCentral, pas moins de 97 % des collaborateurs interrogés indiquent que les communications influent sur leur travail quotidien—tandis que près de la moitié (44 %) souhaitent une adoption plus large des outils de communication interne.

Un bon outil de communication interne peut avoir un impact considérable sur la productivité de vos équipes et l'expérience collaborateur—mais pour produire cet impact, vous avez besoin d'une bonne stratégie de lancement.

À quoi ressemble concrètement cette stratégie ? Voici les quatre étapes clés pour réussir le lancement d'un nouvel outil de communication interne (et ainsi améliorer la communication interne au sein de votre organisation) :

Identifiez vos défis en matière de communication interne

Lorsque vous lancez un nouvel outil de communication interne, l'objectif est que cet outil apporte une solution à un problème.

Mais avant de trouver un outil adapté, vous devez savoir précisément quels sont ces problèmes.

Autrement dit, avant de lancer un nouvel outil de communication interne, vous devez identifier clairement les défis de communication interne que rencontre actuellement votre organisation.

Avant de choisir ou de lancer un outil, prenez le temps d'évaluer vos systèmes et processus de communication interne actuels et de vos processus afin d'identifier où se situent les difficultés. Ainsi, vous pourrez choisir un outil qui vous aidera réellement à les surmonter. Par exemple, vos équipes peinent-elles à communiquer et collaborer en télétravail ? Cela nécessitera un outil différent de celui requis si votre principal défi est d'organiser les échanges liés aux projets ou de diffuser des informations importantes dans toute l'entreprise.

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En résumé, clarifier les problèmes que vous rencontrez en matière de communication interne vous permettra de choisir et de déployer un outil qui y répond réellement. Veillez donc à identifier vos défis avant toute démarche de lancement d'un nouvel outil de communication interne.

Faites vos recherches

Une fois que vous avez identifié les principaux défis de communication interne de votre organisation, il est temps de rechercher des outils susceptibles d'améliorer la communication au sein de votre entreprise.

Il existe une grande variété d'outils de communication interne—et pour commencer, vous souhaiterez affiner vos options en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin. Par exemple, si vous devez mieux diffuser l'information dans votre organisation, vous rechercherez un outil qui permet de partager rapidement et facilement l'information avec l'ensemble de vos collaborateurs. Si vous cherchez à favoriser une communication plus ouverte entre vos collaborateurs à distance, vous voudrez trouver un outil doté d'une fonctionnalité chat robuste. 

Talkspirit propose de nombreuses fonctionnalités pour améliorer la communication interne au sein de votre organisation—notamment le fil d'actualité (qui permet aux entreprises de diffuser plus facilement l'information dans toute l'organisation), les groupes (qui aident les responsables et les équipes à mieux cibler leurs communications), un portail d'accueil personnalisable, le chat, les webinaires et la visioconférence. En somme, tout ce dont vous avez besoin pour communiquer plus efficacement avec vos équipes se trouve sur la plateforme Talkspirit.

Vous souhaitez en savoir plus sur Talkspirit ? Planifiez une démo avec notre équipe ou contactez l'un de nos experts pour en apprendre davantage sur notre plateforme de communication :

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Une fois que vous avez identifié les outils offrant les fonctionnalités dont vous avez besoin, vous voudrez comparer chaque outil pour déterminer lequel correspond le mieux à votre situation. Voici quelques critères à prendre en compte lors de vos recherches :

• Nombre maximum d'utilisateurs (par rapport à la taille de votre entreprise)
• Tarif
• Stockage des données
• Avis utilisateurs
• Options de support client

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Faire vos recherches vous aidera à choisir l'outil le mieux adapté à vos besoins, à ceux de votre équipe et de votre organisation—ce qui contribuera à garantir un lancement réussi.

Formez votre équipe

Une fois que vous avez arrêté votre choix sur l'outil à utiliser, il est temps de le déployer dans votre organisation. Mais pour que ce lancement soit un succès, vous devez investir du temps, de l'énergie et des ressources dans la formation de vos équipes.

Définissez des politiques et des procédures claires sur la façon et le moment d'utiliser le nouvel outil de communication interne—puis organisez une réunion avec votre équipe pour présenter ces politiques et procédures, répondre aux questions et vous assurer que tout le monde est aligné. Rédigez des supports de formation et des tutoriels, puis distribuez-les à votre équipe. Ainsi, vos collaborateurs disposeront d'un guide pas à pas pour utiliser l'outil en cas de difficulté. Si l'outil propose un accompagnement à l'onboarding ou une formation, n'hésitez pas à en profiter. Par exemple, Talkspirit propose des services de coaching personnalisés pour garantir à chaque client une implémentation réussie de la plateforme.

En résumé, lorsque vous lancez un nouvel outil de communication interne, son succès dépend de la qualité de son adoption par vos équipes—et cette adoption dépend elle-même de la qualité de votre formation. Alors, si vous visez un lancement réussi, investissez dans la formation.

Assurez un suivi continu

Le lancement d'un nouvel outil n'est que la première étape pour améliorer la communication au sein de votre organisation. Pour que votre outil de communication interne génère des améliorations mesurables sur le long terme, vous devrez assurer un suivi continu auprès de vos collaborateurs.

Planifiez des points réguliers avec votre équipe pour évaluer comment se passe l'utilisation du nouvel outil. Demandez-leur leur retour d'expérience sur ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, et ce qu'ils aimeraient voir amélioré. Puis agissez pour corriger ce qui ne fonctionne pas et apporter les améliorations nécessaires pour maximiser l'efficacité de l'outil.

Par exemple, lors d'un point 30 jours après le lancement, vous pourriez constater une confusion autour de la question de savoir quand utiliser l'outil de communication interne et quand recourir à d'autres canaux, comme l'e-mail—auquel cas, vous pourriez envisager d'organiser une formation complémentaire sur les cas d'usage appropriés. Ou encore, 90 jours après le lancement, vous pourriez recevoir le retour qu'il existe des redondances entre votre nouvel outil de communication interne et la plateforme utilisée pour partager des fichiers en télétravail—auquel cas, vous pourriez envisager de consolider vos outils pour simplifier le quotidien de vos équipes.

En résumé : vous pouvez lancer un nouvel outil de communication interne avec succès—mais si vous souhaitez qu'il continue à améliorer la communication au sein de votre entreprise, vous devrez assurer un suivi continu auprès de vos équipes bien après la fin du lancement.

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Pour résumer : le lancement d'un nouvel outil de communication interne vous demandera d'identifier les problèmes à résoudre, de choisir l'outil le mieux à même de les résoudre, puis de former vos équipes à chaque étape. Cela peut bien sûr prendre du temps et des ressources. Mais avec le bon accompagnement, votre nouvel outil peut faire une vraie différence !

Vous cherchez des bonnes pratiques supplémentaires pour lancer votre outil ? Contactez l'un de nos experts pour bénéficier d'un accompagnement personnalisé tout au long de votre projet :

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Par  Deanna deBara