Gérer le module d'Accueil

Cher(s) rédacteur(s) : vous êtes chargés de construire les différents contenus qui seront partagés sur le module d’Accueil mais ne savez pas par où commencer ? Nous vous partageons quelques recommandations qui vous permettront de démarrer du bon pied !

Le module d’Accueil se refait une beauté et propose davantage de modularité. Vous pourrez bientôt organiser les différents blocs de vos portails d’accueil et choisir quel format leur associer. Choisissez parmi différents modules :

• un carrousel vous permettra de faire défiler différentes informations sur une même section, 
• un article vous permettra d’afficher l’information de manière statique,
• un évènement vous permettra de partager les actualités de votre entreprise en y associant une date et une heure,
• le module référents vous permettra d’afficher les contacts des interlocuteurs à joindre en cas de question. 

Chaque portail de ce module d’accueil peut s’adresser, au choix, à :

• l’ensemble des personnes disposant d’un compte sur la plateforme, 
• les utilisateurs disposant du statut de membre sur la plateforme, 
• des utilisateurs de votre choix. 

Vous pourrez choisir ces utilisateurs en les sélectionnant depuis une liste déroulante mais pourrez également y associer un ensemble d’utilisateurs. 

Les ensembles d’utilisateurs sont créés par les administrateurs de la plateforme depuis l’administration. Ils permettent d’automatiser l’ajout de nouveaux utilisateurs dans un groupe selon des critères du choix de l’administrateur (un poste, une localisation, un domaine d’expertise, …). Cela vous permettra de facilement associer l’audience d’un groupe à votre portail !

Une image vaut parfois mille mots

Talkspirit vous permet de communiquer et de partager de l’information de différentes façons. Les fonctionnalités disponibles sur la plateforme peuvent toutes être déclinées selon votre usage et ainsi venir répondre à un besoin spécifique de votre structure. Nous avons choisi ici de découper ces cas d’usage en trois grandes catégories pour lesquelles nous vous proposons un modèle de portail d’accueil. 

1. La communication interne

Votre plateforme prend la forme d'un réseau social d'entreprise sur lequel les utilisateurs se connectent pour prendre connaissance d'informations et actualités relatives à votre structure. 

‍2. Le travail collaboratif

Vous utilisez la plateforme pour collaborer avec vos équipes sur des projets que vous avez en commun.

3. L’animation de communautés

Vous souhaitez connecter des utilisateurs d'une même organisation (dans le cadre d'une animation de communautés internes) ou pas (dans le cadre d'une animation de communautés externes).

Organisez la publication des différents contenus

Nous vous recommandons fortement de préparer et d'organiser vos communications en mettant en oeuvre un calendrier éditorial, plus encore si vous êtes plusieurs gestionnaires du module ! Ce calendrier pourra être construit à travers le module Projets que nous proposons : listez aisément les éléments qui nécessitent d’être partagés et répartissez-vous la gestion des différentes informations entre gestionnaires. 

Rédigez des contributions ciblées et pertinentes pour le lecteur

Voici quelques rubriques que nous vous recommandons de mettre en place : 

• Une rubrique à propos
• Des ressources explicatives
• Le mot de la direction générale
• Une rubrique qui permettra de clarifier la place de Talkspirit dans le quotidien de ses utilisateurs
• Des dates et des faits marquants
• Des actualités de votre entreprise

1. La rubrique À propos

Cette rubrique vous permettra de :

• partager les valeurs de votre structure
• partager des faits marquants,
• partager des chiffres importants

Cet article sera l'occasion de présenter votre structure et ses objectifs comme vous pourriez le faire sur LinkedIn par exemple :

• Quel est votre secteur d'activités ?
• Combien de collaborateurs avez-vous ?
• Où se situent vos centres d'activités ?
• Quelles sont vos missions ?
• Quelles sont vos ambitions ?

2. Les ressources explicatives

Nous vous recommandons de partager aux lecteurs quelques ressources explicatives qui leur permettront une prise en main optimale de la plateforme.

Vous trouverez ici un guide de démarrage. Partagez également sur le module quelqu’unes de nos vidéos qui permettront d’approndir encore cette formation des utilisateurs ! 🔥

‍3. Un mot de la direction générale

La direction générale joue un rôle clé dans la réussite de votre projet : elle permet de poser un cadre de confiance et de convaincre les futurs utilisateurs de la valeur ajoutée de l’outil. Il est donc essentiel de l’intégrer dans votre plan de communication. 

Pour en apprendre davantage sur ce sujet, n’hésitez pas à vous référer à notre guide de démarrage pour la direction générale. 

4. Une rubrique sur la place de Talkspirit parmi l’ensemble des outils utilisés

Nous vous recommandons de clarifier la place que prend Talkspirit dans le quotidien de vos utilisateurs pour leur permettre de mieux comprendre quand et comment utiliser l’outil.

☞ Pourquoi avez-vous souhaité les inviter à rejoindre Talkspirit ?

• Quels sont vos objectifs avec la mise en place de cette plateforme ?

☞ Quelle place de l'outil au quotidien ?

• Talkspirit vient-il en complément d'autres outils ?
• Quels sujets seront traités sur Talkspirit ?
• Quels sujets ne seront pas traités sur Talkspirit ?
• Pourquoi ne le seront-ils pas ?

☞ Quelles sont vos attentes des utilisateurs au quotidien ?

• Définissez des règles d'utilisation que les utilisateurs devront suivre.
• Vous pourrez créer une charte d'utilisation à partager en lien de cet article.
• Clarifiez quels modules et fonctionnalités pourront êtres utilisés et comment.
• Clarifiez les appareils sur lesquels les utilisateurs devront évoluer.

▻ Doivent-ils télécharger l'application mobile ?

▻ L'application de bureau ?

N’hésitez pas à vous référer à notre article de l’académie pour davantage d’informations sur ce sujet. 

5. Des dates et faits marquants

N'hésitez pas à mettre en avant les dates importantes et faits marquants de votre structure sous la forme d'un évènement.

Par exemple :

• la date d'anniversaire de votre entreprise,
• la date d'ouverture d'un site,
• la date de création d'un service/produit.

En affichant cette information, vous augmentez les chances que les utilisateurs se souviennent de cette date !

6. Les actualités de votre entreprise

Soyez transparents et communiquez sur les actualités de votre entreprise pour impliquer davantage vos lecteurs ! 

Mettez par exemple en avant :

• l'obtention d'un contrat par l'une de vos équipes,
• la rencontre d'équipes localisées ailleurs en France,
• le ou la salarié(e) du mois et les actions qu'il a entreprit,
• le bilan d'un gros projet ou de l'année qui vient de s'écouler.

L'objectif ici est de rapprocher le lecteur de votre structure en lui partageant des informations motivantes qui lui permettront de s'impliquer davantage dans votre entreprise.

La construction d’un portail d’accueil nécessite donc une certaine organisation : il est essentiel de bien coordonner vos actions avant de rendre les différents contenus édités visibles. Pour ce faire, le module Projets est idéal : il vous permettra un suivi efficace de ces publications. N’hésitez pas à bien clarifier la place de l’outil dans le quotidien du lecteur et à partager des informations de votre structure pour l’impliquer dans ce projet.