7 bonnes pratiques pour assurer la sécurité des données RH

L'environnement numérique dans lequel évoluent les organisations modernes est une mine d'or pour les hackers. Chaque département de l'organisation, y compris les RH, doit donc maintenir le plus haut niveau de sécurité des données. C'est tout simplement non négociable.

Un rapport sur les violations de données d'IBM montre que 19 % des violations sont dues à des identifiants de connexion volés. Le rapport souligne que les cybercriminels ciblent fréquemment le département RH pour y dérober des données collaborateurs. Pour éviter cela, les professionnels RH doivent comprendre les types de menaces auxquelles font face leurs organisations et prendre des mesures pour améliorer la sécurité des données RH.

Une politique solide de sécurité des données RH est un bon point de départ pour gérer les risques liés aux tiers, mais elle ne suffit pas. Le département RH doit également fonctionner en synergie avec la DSI afin de sensibiliser les collaborateurs.

Cet article vous permettra de comprendre le rôle que les RH doivent jouer et ce qu'elles peuvent faire pour garantir la sécurité des données RH.

Pourquoi la sécurité des données RH est aujourd'hui critique

Récemment, IBM a indiqué que les entreprises dépensent environ 4,5 millions de dollars par an à cause des violations de données. Le rapport montre que les entreprises situées aux États-Unis dépensent le double. Ce budget est consacré au recrutement de spécialistes en cybersécurité et aux investissements dans des outils de sécurité spécifiques.

Des rapports de sécurité montrent que l'ingénierie sociale et l'exposition via les tiers comptent parmi les plus grands risques cyber actuels. Le département RH n'est pas à l'abri de ces menaces, en raison de la grande quantité de données collaborateurs qu'il détient. C'est pourquoi les responsables RH doivent mettre en place des politiques de sécurité en ligne qui non seulement améliorent la sécurité des données RH, mais protègent aussi l'ensemble de l'entreprise.

Un récent rapport d'Astra révèle que plus de 2 200 cyberattaques se produisent chaque jour. Par ailleurs, selon Gartner, environ 30 % des cyberattaques exploiteront l'IA pour améliorer leur efficacité. Ces données montrent à quel point la sécurité des données RH est critique et nécessite la mise en place d'une stratégie RH efficace.

Le rôle des RH dans la protection des données

La sécurité des données RH est la responsabilité de chaque collaborateur et de toutes les parties prenantes de l'organisation. Néanmoins, le département RH joue un rôle particulier et important. Il doit veiller à ce que tous les collaborateurs reçoivent une formation suffisante sur la protection des données. Il doit également créer et mettre en pratique des politiques qui protègent l'ensemble des données de l'organisation.

L'équipe RH a la responsabilité de s'assurer que les données sont collectées, analysées et interprétées via les bons canaux, en conformité avec les réglementations locales et internationales. Elle doit aussi définir et mettre en place des contrôles d'accès aux données pour tous les collaborateurs.

Sous la direction du responsable RH, le département a la responsabilité de contribuer à la gestion des incidents de sécurité en ligne impliquant des collaborateurs. La création d'un plan de gestion de crise en collaboration avec les autres départements peut s'avérer particulièrement utile pour gérer ces incidents et minimiser l'impact d'une attaque.

7 bonnes pratiques pour la sécurité des données RH

Le département RH traite différents types de données : assurance collaborateurs, recrutement, gestion de la formation, performance et données de santé. La sécurité de ces données est essentielle compte tenu de leur sensibilité. Voici 7 bonnes pratiques de sécurité des données RH pour gérer tout type de données dans le département RH.

1. Maintenir tous les logiciels et systèmes d'exploitation à jour

Les logiciels obsolètes peuvent présenter des problèmes tels que des bugs et des plantages fréquents. Effectuer des mises à jour régulières apporte de nouvelles fonctionnalités et améliore la productivité des logiciels. Mais surtout, cela contribue à maintenir la sécurité du système.

Les logiciels mis à jour offrent une meilleure protection contre les menaces courantes et garantissent la compatibilité des programmes installés. Les RH doivent donc veiller à ce que l'ensemble de leur système soit à jour pour assurer la sécurité des données.

Une autre menace de sécurité courante est la vulnérabilité des comptes. Elle peut être causée par une authentification insuffisante ou une gestion des mots de passe défaillante. D'autres problèmes comme des applications infectées ou des logiciels obsolètes peuvent également rendre les comptes vulnérables. Les organisations doivent donc détecter et corriger les comptes vulnérables en temps voulu.

2. Appliquer les meilleures pratiques en matière de mots de passe dans le département RH

Les départements RH sont souvent victimes d'attaques de phishing et d'attaques par mot de passe. Les cybercriminels utilisent des malwares pour obtenir des données sensibles. Il est donc indispensable pour les professionnels RH de définir et de faire respecter les meilleures pratiques en matière de mots de passe. Ces pratiques doivent être appliquées par l'ensemble de l'organisation. Les RH doivent ainsi aider la DSI à former le reste de l'équipe sur la protection de leurs accès.

Parmi les bonnes pratiques :

• utiliser un gestionnaire de mots de passe
• éviter les identifiants de connexion faibles
• décourager le partage de mots de passe
• mettre en place la double authentification

3. Gérer les risques liés aux prestataires tiers

Les risques liés aux tiers apparaissent lorsque les organisations s'engagent avec des prestataires de services et de produits externes. Si des prestataires comme des éditeurs de logiciels sont victimes d'une attaque, les organisations qu'ils fournissent sont également touchées. Les bonnes pratiques de mitigation peuvent inclure :

• restreindre l'accès aux systèmes de l'entreprise
• effectuer des contrôles réguliers
• disposer de politiques de protection vis-à-vis des tiers
• utiliser les technologies de sécurité les plus récentes
• créer un calendrier de contrôles réguliers, à l'aide de Google Calendar ou de l'agenda partagé Talkspirit

4. Assurer la synergie entre le département RH et la DSI

Les RH et la DSI doivent fonctionner comme une seule entité pour renforcer la sécurité des données RH. Lorsqu'ils travaillent de concert, la DSI peut aider les RH à identifier les outils de protection et à construire un système de sécurité solide et résilient. Cette synergie améliore la communication lorsque la direction doit décider quels logiciels acquérir.

Lire aussi : [Avis d'expert] 4 commandements de sécurité pour le DSI à l'ère du travail hybride

5. Respecter les réglementations en matière de protection des données

Les organisations tirent de nombreux avantages lorsqu'elles respectent toutes les normes locales et internationales. Cela bénéficie non seulement au département RH, mais aussi aux collaborateurs, qui ont le sentiment que l'entreprise se soucie de leur sécurité. Les professionnels RH doivent connaître les lois sur la cybercriminalité et la protection des données en vigueur et s'y conformer. Ils doivent également respecter les droits individuels et collectifs sur les données.

6. Scanner régulièrement les vulnérabilités et mener des tests de pénétration

Une bonne façon d'améliorer la sécurité des données RH est d'effectuer régulièrement des tests de pénétration (hacking éthique pour tester les mesures de sécurité avec des attaques planifiées) et de scanner les vulnérabilités. Le scan permet une protection précise des données vulnérables. Ce type de scan peut nécessiter une automatisation, tandis que les tests de pénétration requièrent une intervention manuelle pour détecter les failles du système. Si des failles sont détectées, le département peut prendre des mesures correctives immédiates.

7. Former les collaborateurs aux bonnes pratiques de protection des données

Enfin, vous devez donner aux collaborateurs les moyens de protéger leurs données de manière proactive. Apprenez-leur à effectuer des audits de sécurité et à stocker les données en toute sécurité. Aidez-les à savoir quels logiciels ils peuvent installer, quel type de données ils peuvent y partager, et comment gérer les e-mails suspects en suivant les règles DMARC.

Lire aussi : Cybersécurité : 4 idées pour sensibiliser vos collaborateurs

Utiliser une plateforme collaborative sécurisée comme Talkspirit peut aider à garder les données que vous stockez et partagez totalement à l'abri des cyberattaques. Vous pouvez l'utiliser pour discuter avec vos collègues, faire des visioconférences, créer des publications, stocker des documents, documenter des processus, gérer des projets, et bien plus encore. Au lieu de disperser vos données sur différents outils de communication, vous n'en avez besoin que d'un seul !

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En conclusion

Les départements RH font face à des menaces de cybersécurité courantes telles que l'exposition due à l'erreur humaine et aux mauvais contrôles d'accès. Les violations dans ce département n'affectent pas seulement l'organisation, mais aussi ses collaborateurs. Le département RH a la responsabilité de veiller à ce que des protocoles et des processus solides de sécurité des données soient mis en place. Il doit former les collaborateurs sur la sécurité en ligne et maintenir des systèmes d'information sains. Mais pour que cela fonctionne, cela requiert l'implication de chaque collaborateur de l'entreprise.

La DSI joue également un rôle primordial dans la sécurité des données RH. Elle doit donc être informée des principaux risques de cybersécurité et des bonnes pratiques à mettre en œuvre pour les éviter. Chez Talkspirit, nous avons créé un livre blanc pour les DSI qui aborde précisément ce sujet. Téléchargez-le et partagez-le avec votre DSI pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d'onde !

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