5 conseils pour déléguer efficacement ses tâches

Si vous êtes un·e dirigeant·e dans une entreprise agile, vous savez que la délégation est un facteur clé de succès. En confiant les tâches aux bonnes personnes, vous garantissez qu'elles soient réalisées de manière efficace et dans les délais impartis.

Selon l'article de BDC, il est essentiel de regarder sa charge de travail objectivement et d'identifier les tâches que vous procrastinez ou repoussez :

« Portez un regard objectif sur votre charge de travail et analysez ce que vous faites de vos journées en tenant un journal de votre temps pendant deux semaines. Quelle part est consacrée à des activités stratégiques, et quelle part à gérer des urgences au quotidien ? Y a-t-il des activités et des projets importants que vous remettez à plus tard ? Réfléchissez ensuite aux tâches qui pourraient être confiées à quelqu'un d'autre pour vous libérer et vous concentrer sur vos activités à plus haute valeur ajoutée. »

Dans cet article, nous partageons cinq conseils pour déléguer efficacement dans une entreprise agile.

Que déléguer, et que garder

La plupart des conseils sur la délégation commencent par le « comment ». La vraie question est le « quoi ». La Harvard Business School place le fait de savoir quoi déléguer avant le choix de la personne, et le journal de temps cité plus haut reste le moyen le plus rapide de le découvrir : deux semaines de votre agenda, triées.

Classez chaque tâche récurrente dans l'une des cinq catégories ci-dessous. Trois peuvent quitter votre bureau. Deux n'en sortent jamais.

La frontière ne tient pas à l'ancienneté, mais à votre rôle. Une tâche qui relève des responsabilités de quelqu'un d'autre aurait dû partir depuis longtemps. Une décision qui relève des vôtres ne peut pas être confiée sans laisser l'équipe sans réponse.

1. Identifier les bonnes personnes

Avant de commencer à déléguer des tâches, prenez le temps d'identifier les bonnes personnes pour le travail. Réfléchissez à qui possède les compétences et les ressources nécessaires pour accomplir la tâche, et déterminez qui y est le mieux adapté.

Pensez aux plateformes qui vous offrent une vision claire de votre organisation et, avant tout, de la transparence. Avec Talkspirit, vous voyez qui fait quoi : l'organigramme visuel dynamique donne une vue claire des équipes, des rôles et de leurs périmètres de décision, en vue radiale, arborescente ou en liste.

Grâce à cet organigramme, vous visualisez la structure de l'organisation et planifiez en conséquence. Avant de confier une tâche, vous pouvez vérifier de quel rôle elle relève, et qui le porte déjà.

➡️ Avantages

• Gardez une trace des personnes à qui vous avez délégué votre travail,
• Vérifiez que la tâche relève bien de leur rôle, et pas seulement de leur bonne volonté,
• Maintenez la clarté au sein de l'équipe

2. Définir des attentes claires

Une fois les bonnes personnes identifiées, définissez des attentes précises. Assurez-vous que chacun sait exactement ce qu'on attend de lui, y compris les délais et les livrables.

Veillez à ce que le processus soit bien documenté et centralisez tous les documents nécessaires sur une seule plateforme. Plus ils sont regroupés en un seul endroit, mieux c'est pour l'organisation, la clarté et l'efficacité.

Écrivez le processus là où le travail se fait : étapes d'intégration, compétences, stratégies et règles de fonctionnement gagnent à vivre à un endroit accessible à toute l'équipe, pas dans un fil de discussion ni sur un disque personnel. C'est la condition pour que des attentes claires le restent une fois que vous n'êtes plus dans la boucle. Le principe est détaillé dans la fiche Publications du centre d'aide.

3. Créer un environnement d'équipe

Lors de la délégation, il est important de créer une atmosphère de collaboration et d'esprit d'équipe. Encouragez les membres de l'équipe à communiquer et à travailler ensemble pour trouver les meilleures solutions. Selon Harvard Business Review, il est essentiel de susciter l'engagement au sein de l'équipe, en particulier auprès de ceux à qui vous déléguez : « Impliquez-vous au bon niveau. Rester impliqué est indispensable, mais le degré d'implication compte. »

➡️ Conseils pour créer un environnement d'équipe :

• Apportez des retours constructifs
• Assurez-vous que tout est clair : rôles, responsabilités et projets
• Comprenez l'importance du team building et adoptez la bonne approche avec vos collaborateurs

💡 Article à lire : Le futur c'est maintenant : 7 façons dont l'automatisation du travail responsabilise les collaborateurs

4. Suivre l'avancement

En tant que chef de projet ou manager, il est important de suivre l'avancement et de fournir des retours réguliers pour s'assurer que les tâches sont réalisées dans les délais et selon les standards requis. Veillez à ce qu'il y ait une communication ouverte sur ce qui est fait et ce qui doit l'être, de manière efficace.

➡️ Comment suivre l'avancement ?

• Créez une liste de tâches ou des checklists utiles pour le suivi de ces projets
• Utilisez un tableau kanban pour suivre chaque étape du processus
• Organisez des réunions efficaces pour rester informé de l'avancement des projets.

5. Reconnaître les réussites

Enfin, il est important de reconnaître et de valoriser les réussites. Cela contribue à motiver les membres de l'équipe et à créer un environnement de travail positif. Assurez-vous que votre équipe peut travailler de manière efficace et productive, et que les tâches sont accomplies en temps voulu. La délégation est un facteur clé du succès dans une entreprise agile : prenez le temps de bien faire les choses.

➡️ Comment reconnaître les réussites de l'équipe ?

• Accordez le crédit là où il est dû, et nommez la personne
• Reconnaissez le travail tant qu'il est frais, pas à l'entretien annuel
• Célébrez même les petites étapes
  

Déléguer des décisions, pas seulement des tâches

Une tâche confiée sans la moindre marge de décision reste sur votre bureau : la personne qui l'exécute revient vous voir à chaque bifurcation. Ce qui libère vraiment du temps, c'est de déléguer le périmètre de décision en même temps que le travail.

C'est là que la clarté des rôles fait le gros du travail. Quand un rôle dit pourquoi il existe, de quoi il répond et ce qu'il peut décider seul, la délégation cesse d'être un arrangement entre deux personnes pour devenir quelque chose que toute l'organisation peut lire. Talkspirit transforme cette structure en un modèle vivant où les rôles, les responsabilités et les périmètres de décision sont visibles de tous : ce qui est clair avance.

Trois questions règlent l'essentiel avant de commencer :

• Qui décide ? La personne qui fait, vous, ou les deux ensemble.
• Que peut-elle décider seule ? Un plafond de budget, une liste de prestataires, un périmètre de modification.
• Qu'est-ce qui vous revient ? Nommez les exceptions, pour que tout le reste cesse d'en être une.

💡 Article à lire : Mettre les bonnes personnes aux bons rôles

Comment savoir si vous êtes surchargé ?

Quelle que soit la taille de votre équipe, déléguer des tâches peut être un excellent moyen d'avancer rapidement et efficacement. Cependant, avant de commencer à assigner des tâches, il est important d'identifier les bonnes personnes pour le travail et de s'assurer qu'elles ne sont pas surchargées non plus. La gestion de la charge de travail est l'autre moitié de la délégation : confier un travail à quelqu'un déjà saturé déplace le goulot d'étranglement, il ne le supprime pas.

Cela implique de réfléchir à qui possède les compétences, les ressources et les qualifications nécessaires pour accomplir la tâche. La première étape pour trouver les bonnes personnes consiste à identifier les compétences et qualifications requises. Vous pourrez ainsi affiner la liste des personnes qui peuvent réellement la prendre en charge.

Comment procéder efficacement ?

Regardez la charge avant d'y ajouter quelque chose. Demandez quels rôles la personne porte déjà, et quelle part de sa semaine chacun occupe. Le module Time Spent in Roles a été conçu pour cela : il rapporte l'effort alloué à chaque rôle de l'organisation.

➡️ Ce que la charge par rôle vous donne :

• Dans une organisation agile, les collaborateurs occupent un ou plusieurs rôles. Voir le temps que prend chacun aide chacun à organiser sa semaine autour de ses missions.

• Rapporter l'effort par rôle montre où l'organisation se dépense réellement, et non où elle croit se dépenser.
• Les membres de l'organisation accèdent au nombre d'ETP (Équivalents Temps Plein) impliqués dans chaque rôle du cercle.

Pour aller plus loin sur qui fait quoi et qui décide quoi, voyez comment Talkspirit rend votre structure organisationnelle explicite, des rôles aux périmètres de décision.