5 conseils pour déléguer efficacement ses tâches

Si vous êtes un·e dirigeant·e dans une entreprise agile, vous savez que la délégation est un facteur clé de succès. En confiant les tâches aux bonnes personnes, vous garantissez qu'elles soient réalisées de manière efficace et dans les délais impartis.

Selon l'article de BDC, il est essentiel de regarder sa charge de travail objectivement et d'identifier les tâches que vous procrastinez ou repoussez :

« Portez un regard objectif sur votre charge de travail et analysez ce que vous faites de vos journées en tenant un journal de votre temps pendant deux semaines. Quelle part est consacrée à des activités stratégiques, et quelle part à gérer des urgences au quotidien ? Y a-t-il des activités et des projets importants que vous remettez à plus tard ? Réfléchissez ensuite aux tâches qui pourraient être confiées à quelqu'un d'autre pour vous libérer et vous concentrer sur vos activités à plus haute valeur ajoutée. »

Dans cet article, nous partageons cinq conseils pour déléguer efficacement dans une entreprise agile.

1. Identifier les bonnes personnes

Avant de commencer à déléguer des tâches, prenez le temps d'identifier les bonnes personnes pour le travail. Réfléchissez à qui possède les compétences et les ressources nécessaires pour accomplir la tâche, et déterminez qui y est le mieux adapté.

Pensez toujours aux plateformes qui vous offrent une vision claire de votre organisation et, avant tout, de la transparence. Avec Holaspirit, vous pouvez voir qui fait quoi grâce à son organigramme visuel dynamique, qui donne à votre organisation une vue claire des équipes et des rôles.

Grâce à l'organigramme de la plateforme, vous visualisez la structure de l'organisation et planifiez en conséquence.

➡️ Avantages

• Gardez une trace des personnes à qui vous avez délégué votre travail,
• Assurez-vous qu'elles exercent des rôles similaires aux vôtres,
• Maintenez la clarté au sein de l'équipe

2. Définir des attentes claires

Une fois les bonnes personnes identifiées, définissez des attentes précises. Assurez-vous que chacun sait exactement ce qu'on attend de lui, y compris les délais et les livrables.

Veillez à ce que le processus soit bien documenté et centralisez tous les documents nécessaires sur une seule plateforme. Plus ils sont regroupés en un seul endroit, mieux c'est pour l'organisation, la clarté et l'efficacité.

Avec la fonctionnalité Publications de Holaspirit, vous pouvez centraliser facilement tout ce qui concerne l'onboarding, les compétences, les stratégies et les processus, en toute transparence.

*La fonctionnalité Publications n'est disponible que dans notre mode Expérimental jusqu'à nouvel ordre.

3. Créer un environnement d'équipe

Lors de la délégation, il est important de créer une atmosphère de collaboration et d'esprit d'équipe. Encouragez les membres de l'équipe à communiquer et à travailler ensemble pour trouver les meilleures solutions. Selon Harvard Business Review, il est essentiel de susciter l'engagement au sein de l'équipe, en particulier auprès de ceux à qui vous déléguez : « Impliquez-vous au bon niveau. Rester impliqué est indispensable, mais le degré d'implication compte. »

➡️ Conseils pour créer un environnement d'équipe :

• Apportez des retours constructifs
• Assurez-vous que tout est clair : rôles, responsabilités et projets
• Comprenez l'importance du team building et adoptez la bonne approche avec vos collaborateurs

💡 Article à lire : Le futur c'est maintenant : 7 façons dont l'automatisation du travail responsabilise les collaborateurs

4. Suivre l'avancement

En tant que chef de projet ou manager, il est important de suivre l'avancement et de fournir des retours réguliers pour s'assurer que les tâches sont réalisées dans les délais et selon les standards requis. Veillez à ce qu'il y ait une communication ouverte sur ce qui est fait et ce qui doit l'être, de manière efficace.

➡️ Comment suivre l'avancement ?

• Créez une liste de tâches ou des checklists utiles pour le suivi de ces projets
• Utilisez un tableau kanban pour suivre chaque étape du processus
• Organisez des réunions efficaces pour rester informé de l'avancement des projets.

5. Reconnaître les réussites

Enfin, il est important de reconnaître et de valoriser les réussites. Cela contribue à motiver les membres de l'équipe et à créer un environnement de travail positif. Assurez-vous que votre équipe peut travailler de manière efficace et productive, et que les tâches sont accomplies en temps voulu. La délégation est un facteur clé du succès dans une entreprise agile : prenez le temps de bien faire les choses.

➡️ Comment reconnaître les réussites de l'équipe ?

• Accordez du crédit là où il est dû
• Veillez à ce que la reconnaissance intervienne dans un délai raisonnable
• Célébrez même les petites étapes
  

Comment savoir si vous êtes surchargé ?

Quelle que soit la taille de votre équipe, déléguer des tâches peut être un excellent moyen d'avancer rapidement et efficacement. Cependant, avant de commencer à assigner des tâches, il est important d'identifier les bonnes personnes pour le travail et de s'assurer qu'elles ne sont pas surchargées non plus.

Cela implique de réfléchir à qui possède les compétences, les ressources et les qualifications nécessaires pour accomplir la tâche. La première étape pour trouver les bonnes personnes consiste à identifier les compétences et qualifications requises. Vous pourrez ainsi affiner votre liste de candidats potentiels.

Comment procéder efficacement ?

Utilisez le module complémentaire de Holaspirit, Time Spent, pour suivre facilement la charge de travail et les tâches des membres de votre équipe et les vôtres.

➡️ Avantages du module Time Spent :

• Dans une organisation agile, les collaborateurs occupent un ou plusieurs rôles. L'application aide chaque collaborateur à organiser son temps et ses missions comme il le souhaite.

• Le module Time Spent in Roles vous offre une meilleure visibilité sur les ressources et les efforts alloués à chaque rôle de l'organisation.
• Les membres de l'organisation peuvent accéder aux informations sur le nombre d'ETP (Équivalents Temps Plein) impliqués dans chaque rôle du cercle.

Pour en savoir plus sur la navigation agile au sein de l'organisation, consultez nos offres tarifaires et découvrez comment personnaliser votre espace de travail avec nos modules complémentaires.

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