L’avenir c’est maintenant : 7 façons dont l’automatisation au travail renforce les collaborateurs

Des supermarchés aux entreprises du Fortune 500, l’automatisation est partout.

Les avancées rapides de l’intelligence artificielle (IA), du machine learning (ML) et de la robotique repoussent les limites de ce que nous pouvons automatiser. Par exemple, nous, les humains, passons des heures à rédiger, mais des outils comme ChatGPT rédigent des articles de blog, des romans et même du code logiciel en quelques secondes.

Ces machines éliminent les tâches répétitives dans les bureaux et les usines, et dopent la productivité des collaborateurs. Elles font économiser du temps, de l’argent et des ressources aux entreprises, ce qui améliore la rentabilité au passage. Il n’est donc pas étonnant que les entreprises adoptent rapidement l’automatisation au travail. Sept entreprises sur dix testent au moins l’automatisation dans un ou plusieurs services. Et la tendance ne va faire que s’accélérer dans les années à venir. 95 % des responsables informatiques affirment que leur entreprise fait de l’automatisation une priorité.

Continuez la lecture pour en savoir plus sur les technologies d’automatisation et leurs bénéfices. À travers des exemples concrets, nous verrons également comment les entreprises peuvent trouver les solutions d’automatisation adaptées à leurs besoins. Commençons par les bases.

Qu’est-ce que l’automatisation ?

L’automatisation est l’utilisation de la technologie pour accomplir une tâche avec un minimum d’intervention humaine.

Imaginez votre commande dans une boutique en ligne. Vous recevez instantanément un e-mail de confirmation. La boutique reçoit les détails de votre commande en arrière-plan, surveille ses stocks sans saisie manuelle et expédie les commandes. Une fois l’envoi effectué, vous recevez des mises à jour régulières sur votre téléphone. Ce processus, c’est de l’automatisation.

L’automatisation peut être aussi simple qu’automatiser un workflow qui planifie des e-mails de suivi ou créer un workflow dans Slack qui publie automatiquement des messages.

Les entreprises peuvent automatiser les tâches manuelles répétitives, qu’il s’agisse d’une routine simple comme dans l’exemple ci-dessus ou d’un processus métier complexe, dans différentes unités. Elle s’est imposée dans des secteurs variés tels que la fabrication, l’informatique, le commerce de détail et la finance, au fil de leur transformation numérique.

L’automatisation a évolué depuis les robots qui effectuent des tâches physiques sur les lignes de production jusqu’aux robots logiciels qui prennent en charge des tâches de plus haut niveau. Tout comme les machines ont transformé l’ère industrielle, l’automatisation a le potentiel de transformer le monde du travail d’aujourd’hui. D’ici 2025, les machines géreront la moitié des tâches dans le monde.

7 façons dont l’automatisation améliore la productivité au travail

Le monde des affaires adopte l’automatisation avec enthousiasme : étudions quelques-uns de ses effets sur la productivité.

L’automatisation fait gagner du temps

Plus de 40 % des travailleurs gaspillent au moins un quart de leur semaine sur des tâches répétitives. Ils perdent le plus de temps avec les e-mails, la collecte de données et la saisie de données. Mais l’automatisation peut éliminer ces voleurs de temps. Les collaborateurs affirment économiser 6 heures ou plus chaque semaine grâce à l’automatisation, car les systèmes automatisés analysent les données bien plus vite que le cerveau humain, et fonctionnent en continu sans se fatiguer ni s’ennuyer.

EIR, une entreprise de télécommunications basée à Dublin, a mis en place l’ automatisation robotique des processus (RPA) dans ses processus métier, a réduit son délai de traitement des commandes de 60 % et économisé 10 000 heures de travail en un an.

KME, un fabricant d’acier, a utilisé des outils d’automatisation et des robots dans son usine pour la soudure et a réduit son cycle de production de près de 65 %. Une tâche qui prenait à ses opérateurs 6 à 8 minutes s’exécute désormais en 1 à 3 minutes grâce à l’automatisation.

Donc si vous manquez de temps pour tout accomplir, il est probablement temps de recourir à l’automatisation pour disposer de plus de capacité dans votre journée.

L’automatisation simplifie les tâches

Dans une entreprise, le travail implique différentes personnes issues de diverses équipes qui réalisent une série de tâches. Plus le projet est important, plus il faut veiller à la communication entre équipes, au transfert des tâches et à l’évaluation.

Prenons le remboursement des notes de frais. Le processus implique le collaborateur, son responsable, le service financier et la paie. La coordination entre tous est indispensable pour un remboursement réussi et rapide.

Maintenant, si nous automatisons le processus, nul n’est besoin d’envoyer des e-mails ni d’avoir des échanges incessants. Le système transfère directement le rapport et traite le paiement une fois approuvé. Le collaborateur peut également consulter le statut de sa note de frais sans relance. L’automatisation au travail simplifie l’ensemble du processus et résout les problèmes de communication.

Un autre exemple est la collecte de données et la génération automatique de rapports. Aujourd’hui, la saisie manuelle de données ou la compilation de données d’entreprise provenant de diverses sources n’est plus nécessaire. Nous disposons de nombreux outils qui automatisent la collecte de données. Enrichis de NLP et d’IA, certains outils collectent des données depuis des sources numériques et des documents papier ; ils traitent toutes les données structurées et non structurées selon les besoins de l’entreprise et génèrent des rapports.

Deloitte, par exemple, a utilisé la RPA et a réduit son délai de génération de rapports de 5 à 8 jours à seulement une heure.

L’automatisation réduit les erreurs humaines

Les humains sont enclins à faire des erreurs, mais ces erreurs peuvent coûter cher en entreprise. L’automatisation élimine la variable humaine souvent imprévisible pour rendre vos opérations plus efficaces et fiables. Plus de 40 % des collaborateurs estiment que l’automatisation réduit les erreurs manuelles.

Considérez ce cas : le fabricant Horizon Global faisait face à des difficultés liées à la saisie et au traitement manuel de plus de 35 000 commandes clients reçues chaque année dans des formats non structurés. La saisie et la validation manuelles de chaque commande étaient chronophages et sources d’erreurs. Pour résoudre ce problème, l’entreprise a commencé à utiliser la RPA. Le résultat ? Une augmentation de 99 % de la précision de la saisie de données et 105 heures économisées chaque mois.

L’automatisation facilite le travail flexible et à distance

L’automatisation ne se contente pas de simplifier les tâches : elle facilite également la collaboration et la communication entre équipes. Grâce à l’automatisation des workflows, vous pouvez concevoir un flux de travail automatisé pour un processus métier et attribuer des tâches à vos membres d’équipe. Une fois qu’une personne a accompli sa tâche, la personne responsable de l’étape suivante est automatiquement notifiée. Elle peut examiner et approuver ou refuser le travail en un clic.

L’automatisation permet aux collaborateurs à distance de se connecter et de se coordonner facilement, sans courir après les informations nécessaires. 90 % des responsables informatiques affirment que l’automatisation les a rendus bien plus satisfaits de la collaboration entre services. Par ailleurs, les machines fonctionnent 24h/24 et 7j/7 et s’adaptent à la demande à la hausse ou à la baisse, créant une capacité jusqu’alors inexistante et augmentant la flexibilité opérationnelle.

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L’automatisation booste la productivité des collaborateurs

Toute tâche à volume élevé, répétitive et fastidieuse finit par ôter le plaisir du travail. En réalité, neuf collaborateurs sur dix se sentent accablés par des tâches répétitives et ennuyeuses. Avec l’automatisation au travail, des robots effectuent les activités routinières et récurrentes, libérant les collaborateurs pour des tâches complexes à plus forte valeur qu’ils apprécient. Ils disposent du temps nécessaire pour acquérir de nouvelles compétences, se lancer dans de nouveaux projets stimulants et approfondir leurs relations avec différentes parties prenantes. Ce qui, en retour, génère davantage de satisfaction professionnelle.

Plus des deux tiers des travailleurs affirment que l’automatisation les a rendus plus productifs. Près de 9 travailleurs à temps plein sur 10 notent une plus grande satisfaction au travail grâce à l’automatisation et indiquent qu’elle a amélioré leur poste. Et 91 % d’entre eux affirment que l’automatisation leur offre un meilleur équilibre vie professionnelle-vie personnelle.

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L’automatisation améliore la satisfaction client

La gratification instantanée est la norme aujourd’hui. Les acheteurs exigent des réponses à leurs questions et préoccupations rapidement, voire immédiatement. Les représentants du service client peuvent facilement être débordés par les demandes, en particulier dans une entreprise en forte croissance. C’est là qu’intervient l’automatisation. Elle affine les expériences client, ce qui se traduit par des ventes plus élevées et une plus grande satisfaction client. La mise en place de chatbots et d’agents IA verticaux alimentés par le traitement du langage naturel (NLP) et la compréhension du langage naturel (NLU) est un excellent exemple d’automatisation du service client.

Les bots traitent plusieurs demandes client à une vitesse fulgurante, 24h/24 et 7j/7. Ils peuvent apprendre les préférences des clients et adapter leurs réponses en conséquence. Une communication personnalisée et instantanée offre une expérience client supérieure. L’automatisation permet également à l’équipe service client de se concentrer sur les demandes complexes.

L’automatisation réduit les coûts opérationnels

Un bénéfice direct et évident de l’automatisation, qui libère du temps et des ressources, est la réduction des coûts. McKinsey estime que l’automatisation peut générer des économies de coûts moyennes allant jusqu’à 30 % sur cinq ans. Uber, par exemple, économise 10 millions de dollars par an grâce à plus de 100 automatisations RPA. Son programme d’automatisation a permis d’économiser près de 22 millions de dollars en 3 ans.

Top 4 des exemples d’automatisation au travail

Ces exemples d’automatisation au travail peuvent servir de point de départ pour votre parcours d’automatisation.

Automatisation du service client

Les entreprises adoptent rapidement l’automatisation du service client parce qu’elles savent qu’un excellent service client est essentiel à leur succès à long terme. Que vous soyez solopreneur, PME ou grande entreprise, l’automatisation du service client est désormais indispensable pour offrir une expérience omnicanale fluide. Vous pouvez utiliser l’automatisation pour des tâches telles que :

• Répondre à une demande client via des chatbots ou des systèmes de réponse vocale interactive.
• Trier les tickets d’assistance client vers les bons interlocuteurs.
• Approuver des remboursements ou traiter des retours.
• Mettre à jour les informations client dans la base de données.
• Envoyer des e-mails et des messages.
• Suivre les interactions client avec la marque et les mettre à jour dans le logiciel CRM.

Tobi, le chatbot de Vodafone, résout plus de 70 % des demandes d’assistance client et a même doublé son taux de conversion sur le site web depuis son introduction en 2017.

Automatisation des RH

Un autre service propice à l’automatisation est celui des ressources humaines (RH). L’automatisation des RH améliore l’expérience collaborateur en proposant des options en libre-service, de la personnalisation et de l’efficacité, tout en allégeant la charge de travail des professionnels RH. Elle s’applique à :

• Présélection des CV.
• Gestion des lettres d’offre.
• Intégration et formation des collaborateurs.
• Gestion des données collaborateurs et analyse RH.
• Présences et feuilles de temps.
• Demandes de congés.
• Paie et gestion des notes de frais.
• Gestion des performances.
• Processus de départ et offboarding.

Dell a mis en place un ensemble d’automatisations pour ses processus RH et a amélioré son efficacité de 85 %.

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Automatisation des entrepôts

Si votre activité implique des stocks qui transitent par un entrepôt, envisagez des programmes d’automatisation d’entrepôt. Des machines et des robots prélèvent, trient et remettent les marchandises à leur emplacement, simplifiant les tâches des opérateurs. Ces machines améliorent la sécurité et augmentent la vitesse et l’efficacité des collaborateurs. Voici quelques tâches d’entrepôt pouvant être automatisées :

• Scan des codes-barres et des dimensions des stocks.
• Tri des stocks.
• Utilisation de véhicules guidés automatisés (AGV) et de robots mobiles autonomes (AMR) pour transporter les marchandises au sein de l’entrepôt.
• Surveillance des marchandises entrant et sortant de l’entrepôt.
• Stockage et récupération des marchandises à des emplacements spécifiques.

Amazon utilise plus de 500 000 robots dans ses entrepôts, aux côtés de milliers d’humains.

Automatisation informatique

De nombreux processus informatiques en entreprise peuvent être automatisés, au grand soulagement des équipes IT. De la fourniture d’ordinateurs portables aux nouveaux collaborateurs jusqu’au traitement des demandes d’assistance informatique et des incidents de sécurité, l’automatisation offre de multiples usages en informatique. Voici un aperçu des tâches IT pouvant être automatisées.

• Intégration et départ des collaborateurs, incluant la création ou la suppression de comptes
• Tirage IT support tickets
• Répondre aux questions informatiques courantes des collaborateurs
• Déploiement et gestion cloud
• Configuration des logiciels, applications et outils
• Réponse aux incidents de sécurité

L’entreprise de grande consommation Rickett, a automatisé ses fonctions informatiques avec plus de 80 bots et a réalisé 20 % d’économies sur ses opérations IT.

D’autres services comme les ventes, le marketing et les finances bénéficient également de l’automatisation.

Vais-je perdre mon emploi à cause de l’automatisation et de l’IA ?

Savoir que nous pouvons automatiser la plupart de nos tâches instantanément soulève la question : « Les robots vont-ils enfin prendre nos emplois ? »

Non.

Il est vrai que l’automatisation et d’autres technologies avancées déplaceront 85 millions d’emplois d’ici 2025. Mais à mesure que nous nous adaptons à la nouvelle technologie, 97 millions de nouveaux rôles émergeront. Les avancées technologiques modifient simplement les types d’emplois disponibles et leur rémunération. Avec l’automatisation, les emplois impliquant des tâches routinières seront supprimés, mais davantage de rôles centrés sur des tâches complexes et mieux rémunérées apparaîtront.

Pensez à l’époque où les DAB ont été introduits pour la première fois dans les années 1970. Entre 1995 et 2010, le nombre de DAB aux États-Unis est passé de 100 000 à 500 000, et tout le monde pensait que les caissiers de banque allaient bientôt se retrouver sans emploi. Pourtant, l’emploi de caissier de banque a augmenté pendant cette période. Ils sont passés de la gestion des espèces à des rôles de conseil et de relation client.

De la même façon, l’automatisation n’engendrera pas un « avenir sans emploi » mais créera plutôt un avenir avec des emplois plus passionnants impliquant la pensée critique et la créativité.

Laissez les robots faire le travail

Les bénéfices de l’automatisation sur la productivité au travail sont on ne peut plus clairs. Les entreprises doivent adopter l’automatisation au travail pour améliorer la productivité et l’efficacité des collaborateurs et, in fine, renforcer leur rentabilité. Les entreprises les plus intelligentes s’approprient déjà les dernières solutions d’automatisation comme des multiplicateurs de force. D’autres avancent rapidement pour suivre le rythme. Les entreprises changent. Et vous ?

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