5 Tipps, um Aufgaben wirksam zu delegieren

Wenn Sie ein Unternehmen agil führen, wissen Sie, dass Delegation ein Schlüsselfaktor für den Erfolg ist. Indem Sie Aufgaben den richtigen Personen anvertrauen, stellen Sie sicher, dass sie wirksam und fristgerecht erledigt werden.

Laut dem Artikel von BDC ist es entscheidend, die eigene Arbeitsbelastung nüchtern zu betrachten und die Aufgaben zu erkennen, die Sie aufschieben oder vor sich herschieben:

„Betrachten Sie Ihre Arbeitsbelastung nüchtern und analysieren Sie, was Sie mit Ihren Tagen anfangen, indem Sie zwei Wochen lang ein Zeittagebuch führen. Welcher Anteil entfällt auf strategische Tätigkeiten und welcher darauf, tägliche Dringlichkeiten zu bewältigen? Gibt es wichtige Tätigkeiten und Projekte, die Sie vor sich herschieben? Überlegen Sie anschließend, welche Aufgaben jemand anderes übernehmen könnte, damit Sie freier werden und sich auf Ihre Tätigkeiten mit dem höchsten Mehrwert konzentrieren.“

In diesem Artikel teilen wir fünf Tipps, um in einem agilen Unternehmen wirksam zu delegieren.

Was Sie delegieren und was Sie behalten

Die meisten Ratschläge zur Delegation beginnen mit dem „Wie“. Die eigentliche Frage lautet „Was“. Die Harvard Business School stellt das Wissen, was zu delegieren ist, vor die Wahl der Person, und das oben erwähnte Zeittagebuch bleibt der schnellste Weg, es herauszufinden: zwei Wochen Ihres Kalenders, sortiert.

Ordnen Sie jede wiederkehrende Aufgabe einer der fünf folgenden Kategorien zu. Drei dürfen Ihren Schreibtisch verlassen. Zwei verlassen ihn nie.

Die Grenze verläuft nicht entlang der Betriebszugehörigkeit, sondern entlang Ihrer Rolle. Eine Aufgabe, die zu den Rechenschaftspflichten einer anderen Person gehört, hätte längst weitergegeben werden müssen. Eine Entscheidung, die zu Ihren gehört, lässt sich nicht abgeben, ohne das Team ohne Antwort zurückzulassen.

1. Die richtigen Personen finden

Bevor Sie mit dem Delegieren beginnen, nehmen Sie sich die Zeit, die richtigen Personen für die Arbeit zu finden. Überlegen Sie, wer die nötigen Kompetenzen und Ressourcen für die Aufgabe mitbringt, und bestimmen Sie, wer am besten dafür geeignet ist.

Denken Sie an Plattformen, die Ihnen einen klaren Blick auf Ihre Organisation und vor allem Transparenz verschaffen. Mit Talkspirit sehen Sie, wer was tut: Das dynamische visuelle Organigramm zeigt Teams, Rollen und ihre Entscheidungsbereiche übersichtlich an, als Radial-, Baum- oder Listenansicht.

Mit diesem Organigramm überblicken Sie die Struktur der Organisation und planen entsprechend. Bevor Sie eine Aufgabe übergeben, können Sie prüfen, zu welcher Rolle sie gehört und wer diese Rolle bereits innehat.

➡️ Vorteile

• Behalten Sie im Blick, an wen Sie Ihre Arbeit delegiert haben,
• Prüfen Sie, dass die Aufgabe wirklich zu deren Rolle gehört und nicht nur zu deren gutem Willen,
• Erhalten Sie die Klarheit im Team

2. Klare Erwartungen festlegen

Sobald die richtigen Personen gefunden sind, legen Sie präzise Erwartungen fest. Sorgen Sie dafür, dass jede und jeder genau weiß, was erwartet wird, einschließlich Fristen und Liefergegenständen.

Achten Sie darauf, dass der Prozess gut dokumentiert ist, und bündeln Sie alle nötigen Dokumente auf einer einzigen Plattform. Je stärker sie an einem Ort zusammenlaufen, desto besser für Organisation, Klarheit und Wirksamkeit.

Schreiben Sie den Prozess dort auf, wo die Arbeit stattfindet: Einarbeitungsschritte, Kompetenzen, Strategien und Arbeitsregeln gehören an einen Ort, der dem gesamten Team zugänglich ist, nicht in einen Diskussionsthread und nicht auf eine persönliche Festplatte. Nur so bleiben klare Erwartungen auch dann klar, wenn Sie nicht mehr eingebunden sind. Das Prinzip wird im Hilfe-Artikel Publikationen ausführlich erklärt.

3. Ein Teamumfeld schaffen

Beim Delegieren ist es wichtig, eine Atmosphäre der Zusammenarbeit und des Teamgeists zu schaffen. Ermutigen Sie die Teammitglieder, zu kommunizieren und gemeinsam die besten Lösungen zu finden. Laut Harvard Business Review ist es entscheidend, Engagement im Team zu wecken, besonders bei denen, an die Sie delegieren: „Bringen Sie sich im richtigen Maß ein. Eingebunden zu bleiben ist unverzichtbar, aber der Grad der Einbindung zählt.“

➡️ Tipps, um ein Teamumfeld zu schaffen:

• Geben Sie konstruktives Feedback
• Sorgen Sie dafür, dass alles klar ist: Rollen, Rechenschaftspflichten und Projekte
• Verstehen Sie die Bedeutung von Teambuilding und wählen Sie den richtigen Ansatz für Ihre Mitarbeitenden

💡 Lesetipp: Die Zukunft ist jetzt: 7 Wege, wie Arbeitsautomatisierung Mitarbeitenden Verantwortung gibt

4. Den Fortschritt verfolgen

Als Projektleitung oder Führungskraft ist es wichtig, den Fortschritt zu verfolgen und regelmäßig Rückmeldung zu geben, damit die Aufgaben fristgerecht und nach den geforderten Standards erledigt werden. Sorgen Sie für eine offene Kommunikation darüber, was erledigt ist und was noch zu tun bleibt, und zwar auf wirksame Weise.

➡️ Wie verfolgen Sie den Fortschritt?

• Legen Sie eine Aufgabenliste oder Checklisten an, die bei der Verfolgung dieser Projekte helfen
• Nutzen Sie ein Kanban-Board, um jede Prozessphase zu verfolgen
• Veranstalten Sie wirksame Meetings, um über den Projektfortschritt informiert zu bleiben.

5. Erfolge anerkennen

Schließlich ist es wichtig, Erfolge anzuerkennen und zu würdigen. Das motiviert die Teammitglieder und schafft ein positives Arbeitsumfeld. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team wirksam und produktiv arbeiten kann und die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Delegation ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg in einem agilen Unternehmen: Nehmen Sie sich die Zeit, es richtig zu machen.

➡️ Wie erkennen Sie die Erfolge des Teams an?

• Zollen Sie Anerkennung dort, wo sie hingehört, und nennen Sie die Person beim Namen
• Würdigen Sie die Arbeit, solange sie frisch ist, nicht erst im Jahresgespräch
• Feiern Sie auch die kleinen Etappen
  

Entscheidungen delegieren, nicht nur Aufgaben

Eine Aufgabe, die ohne jeden Entscheidungsspielraum übergeben wird, bleibt auf Ihrem Schreibtisch: Wer sie ausführt, kommt bei jeder Weggabelung zu Ihnen zurück. Wirklich Zeit gewinnen Sie, wenn Sie den Entscheidungsbereich zusammen mit der Arbeit delegieren.

Hier leistet die Rollenklarheit die eigentliche Arbeit. Wenn eine Rolle sagt, warum sie existiert, wofür sie Rechenschaft ablegt und was sie allein entscheiden darf, hört Delegation auf, eine Absprache zwischen zwei Personen zu sein, und wird zu etwas, das die gesamte Organisation lesen kann. Talkspirit verwandelt diese Struktur in ein lebendiges Modell, in dem Rollen, Rechenschaftspflichten und Entscheidungsbereiche für alle sichtbar sind: Was klar ist, kommt voran.

Drei Fragen klären das Wesentliche, bevor Sie beginnen:

• Wer entscheidet? Die Person, die es tut, Sie, oder beide gemeinsam.
• Was darf sie allein entscheiden? Eine Budgetobergrenze, eine Liste von Dienstleistern, einen Änderungsspielraum.
• Was bleibt bei Ihnen? Benennen Sie die Ausnahmen, damit alles Übrige keine mehr ist.

💡 Lesetipp: Die richtigen Personen in die richtigen Rollen bringen

Woran erkennen Sie, dass Sie überlastet sind?

Unabhängig von der Größe Ihres Teams kann Delegation ein hervorragender Weg sein, schnell und wirksam voranzukommen. Bevor Sie jedoch Aufgaben verteilen, gilt es, die richtigen Personen dafür zu finden und sicherzugehen, dass auch sie nicht überlastet sind. Das Management der Arbeitsbelastung ist die andere Hälfte der Delegation: Wer Arbeit an eine bereits ausgelastete Person übergibt, verschiebt den Engpass, statt ihn zu beseitigen.

Das bedeutet, zu überlegen, wer die Kompetenzen, die Ressourcen und die Qualifikationen mitbringt, die für die Aufgabe nötig sind. Der erste Schritt bei der Suche nach den richtigen Personen besteht darin, die erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen zu bestimmen. So grenzen Sie den Kreis derer ein, die die Aufgabe tatsächlich übernehmen können.

Wie gehen Sie dabei wirksam vor?

Schauen Sie sich die Belastung an, bevor Sie etwas hinzufügen. Fragen Sie, welche Rollen die Person bereits innehat und welchen Anteil ihrer Woche jede davon beansprucht. Das Modul Time Spent in Roles wurde genau dafür entwickelt: Es weist den Aufwand aus, der jeder Rolle der Organisation zugeordnet ist.

➡️ Was Ihnen die Belastung pro Rolle bringt:

• In einer agilen Organisation nehmen Mitarbeitende eine oder mehrere Rollen ein. Zu sehen, wie viel Zeit jede beansprucht, hilft allen, ihre Woche um ihre Aufgaben herum zu organisieren.

• Den Aufwand pro Rolle auszuweisen zeigt, wo die Organisation ihre Kräfte tatsächlich einsetzt, und nicht, wo sie es zu tun glaubt.
• Die Mitglieder der Organisation sehen die Zahl der VZÄ (Vollzeitäquivalente), die in jeder Rolle des Kreises gebunden sind.

Um beim Thema wer was tut und wer was entscheidet weiterzukommen, sehen Sie, wie Talkspirit Ihre Organisationsstruktur explizit macht, von den Rollen bis zu den Entscheidungsbereichen.