Cartographie des compétences : 5 étapes pour réussir

Construire une organisation performante suppose de bien connaître les ressources humaines qui la composent : qui elles sont, quelles compétences elles apportent et comment les mobiliser de façon optimale. L’un des meilleurs outils pour y parvenir ? La cartographie des compétences.

La cartographie des compétences vous donne une vision claire des savoir-faire disponibles au sein de votre organisation (et des lacunes éventuelles à combler)—et la meilleure façon d’exploiter ces compétences pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

Mais qu’est-ce que la cartographie des compétences, exactement ? Comment fonctionne-t-elle ? Et comment l’utiliser pour développer vos équipes et générer des résultats durables pour votre entreprise ?

Qu’est-ce que la cartographie des compétences — et pourquoi est-ce important ?

Définition

Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons ce qu’est concrètement la cartographie des compétences.

« La cartographie des compétences est le processus qui consiste à identifier, documenter et analyser les compétences techniques et comportementales présentes au sein d’une équipe ou d’une organisation, afin de contribuer à la réalisation des objectifs futurs », explique Kristie Tse, psychothérapeute spécialisée en dynamique organisationnelle et fondatrice de Uncover Mental Health Counseling. « Elle permet d’associer les bons talents aux bons postes et met en lumière les lacunes là où une formation ou un recrutement s’avère nécessaire. »

Bénéfices

Cette démarche offre de nombreux avantages à l’organisation.

« Pour l’organisation, la cartographie des compétences améliore l’efficacité opérationnelle, permet d’identifier les futurs leaders et assure la préparation aux défis à venir [— ce que l’on désigne aussi sous le terme de résilience] », précise Tse.

De plus, la cartographie des compétences « garantit que les collaborateurs occupent des postes qui correspondent à leurs aptitudes », ajoute Tse — ce qui génère des bénéfices supplémentaires pour l’organisation : productivité accrue, engagement des collaborateurs et amélioration du moral.

Par ailleurs, « elle permet aux organisations d’être plus agiles en leur donnant la capacité de monter rapidement en compétences ou de requalifier les collaborateurs selon les besoins de l’organisation », souligne Sara Green-Hamann, fondatrice de Tallwood Human Resources Consulting.

La cartographie des compétences présente également des avantages majeurs pour les collaborateurs eux-mêmes.

« Pour les collaborateurs, elle favorise le développement de carrière, accroît la satisfaction au travail et renforce la confiance en soi en offrant une visibilité claire sur les parcours d’évolution », affirme Tse.

Comment cartographier les compétences : 5 étapes pour créer une matrice des compétences

La cartographie des compétences est donc clairement bénéfique — aussi bien d’un point de vue organisationnel que du point de vue des talents. Mais comment s’y prendre concrètement ?

Avec une matrice des compétences.

« Une matrice des compétences est un outil visuel qui affiche les compétences des membres d’une équipe en regard des compétences requises pour des rôles ou des tâches spécifiques », explique Tse.

« Elle se présente généralement sous la forme d’une liste de compétences sur un axe et des collaborateurs sur l’autre », précise Lucas Botzen, PDG de la société de recrutement et de gestion des talents Rivermate. « Les professionnels RH et les managers peuvent ainsi visualiser la répartition des compétences au sein des équipes. »

La matrice des compétences aide également la direction à « identifier les lacunes en compétences et à orienter les décisions en matière de formation, de recrutement et de planification de la succession », précise Botzen.

Alors, comment créer une matrice des compétences — et cartographier les compétences de votre équipe pour la faire progresser ?

Étape 1 : définir l’objectif et les compétences cibles

Première chose à faire. « Pour créer une matrice des compétences, une organisation doit d’abord définir son objectif », explique Green-Hamann.

Par exemple : souhaitez-vous utiliser la matrice pour avoir une vue d’ensemble des talents de votre organisation et savoir comment les gérer ? Élaborer une stratégie de recrutement ? Constituer l’équipe d’un projet à venir ? Quelle que soit votre réponse, un objectif clairement défini vous permettra de tirer le meilleur parti de la matrice.

Une fois l’objectif défini, il est temps d’« identifier les compétences clés requises pour les postes ou les projets de votre équipe ou [organisation] », explique Tse.

Par exemple, supposons que vous utilisiez une matrice des compétences pour développer votre équipe RH. Dans ce cas, vous définirez toutes les compétences nécessaires pour constituer un département RH efficace et compétitif — par exemple : sourcing, entretiens de recrutement, formation et développement, gestion des équipes. Tenez une liste à jour que vous utiliserez ensuite pour construire la matrice (on y revient un peu plus loin).

Étape 2 : évaluer et documenter les compétences actuelles des collaborateurs

L’étape suivante consiste à « évaluer et documenter les aptitudes actuelles de chaque membre de l’équipe », indique Tse.

Dressez la liste de tous les collaborateurs concernés, puis recensez l’ensemble de leurs compétences. Plusieurs approches sont possibles : demander aux managers de soumettre la liste de leurs collaborateurs et de leurs compétences respectives, inviter les collaborateurs à déclarer eux-mêmes leurs compétences (puis les faire valider par leur manager), confier le projet au service RH… quelle que soit l’approche choisie, l’essentiel est qu’elle soit cohérente avec le fonctionnement de votre organisation.

Étape 3 : créer la matrice

Une fois que vous disposez de l’objectif de votre matrice, des compétences cibles et des compétences actuelles de vos collaborateurs, il est temps de construire concrètement la matrice.

« Créez un tableau en croisant les compétences des collaborateurs avec celles requises pour des rôles/tâches spécifiques », recommande Tse.

En général, la matrice présente « une liste de compétences sur un axe et les collaborateurs sur l’autre », précise Botzen. « Les professionnels RH et les managers peuvent ainsi visualiser la répartition des compétences au sein des équipes. »

Vous aurez également intérêt à définir des niveaux de pondération, à la fois pour l’importance de chaque compétence et le niveau de maîtrise de chaque collaborateur ; vous pourrez ainsi identifier facilement les compétences prioritaires et les collaborateurs qui les maîtrisent le mieux — et planifier en conséquence.

L’outil le plus simple pour créer une matrice des compétences est sans doute un tableur : listez les collaborateurs dans la première colonne, leurs compétences techniques et comportementales en première ligne (avec vos niveaux de pondération), puis renseignez les compétences de chaque collaborateur.

Étape 4 : analyser la matrice — et en tirer des décisions

Créer la matrice est essentiel. Mais une fois construite, il convient d’« analyser la matrice pour identifier les lacunes et déterminer où une formation, une montée en compétences ou un recrutement s’impose », indique Tse.

Reprenons l’exemple du développement de l’équipe RH. Dans ce scénario, vous pourriez consulter votre matrice pour voir quelles compétences sont déjà couvertes par les membres existants et où se situent les lacunes — ce qui, à son tour, pourrait guider votre stratégie de recrutement.

Ou supposons que vous utilisiez la matrice pour constituer l’équipe d’un projet. Visualiser les compétences disponibles — et identifier les collaborateurs qui peuvent les apporter au projet — vous aide à définir la meilleure façon d’affecter les tâches et à éviter les lacunes et les redondances de compétences.

Étape 5 : maintenir la matrice à jour

Enfin, pour tirer pleinement parti de votre matrice des compétences, ne vous contentez pas de l’utiliser : faites-la évoluer en continu. « Traitez la matrice comme un outil dynamique, en la mettant régulièrement à jour pour refléter les changements », conseille Tse.

Par exemple, si vous recrutez un nouveau collaborateur, ajoutez-le — ainsi que ses compétences — à la matrice. Si vos collaborateurs actuels développent de nouvelles compétences, pensez à mettre la matrice à jour en conséquence. Ce suivi régulier vous permet également de garder le pouls des talents et des compétences au sein de votre organisation — ainsi que de comprendre quelles compétences sont requises pour quels rôles.

En résumé : votre matrice des compétences n’a de valeur que si elle est à jour — veillez donc à l’enrichir et à la faire évoluer en permanence pour refléter la composition actuelle de votre équipe.

Bonnes pratiques pour cartographier les compétences

Vous souhaitez d’autres conseils pour une cartographie efficace des compétences ? Gardez ces bonnes pratiques à l’esprit :

Impliquer vos équipes

Personne ne connaît mieux les compétences de vos collaborateurs que vos collaborateurs eux-mêmes. Si vous souhaitez créer la matrice des compétences la plus précise possible, il est donc indispensable de les associer à la démarche.

« Collaborez avec les collaborateurs lors de l’évaluation des compétences pour garantir la précision des données et instaurer la confiance », recommande Tse.

Cette collaboration peut prendre de nombreuses formes ; par exemple, vous pouvez envoyer un questionnaire invitant les membres de l’équipe à lister leurs compétences, ou intégrer ce recensement des compétences aux entretiens individuels avec les managers ou aux entretiens de performance. Quelle que soit votre approche, l’essentiel est de solliciter régulièrement l’avis de vos collaborateurs sur leurs compétences.

Ne pas négliger les compétences comportementales

Les compétences techniques — comme l’analyse de données ou la maîtrise d’un logiciel — sont importantes. Mais les compétences comportementales, telles que la créativité ou l’écoute empathique, le sont tout autant. « Ne sous-estimez pas la valeur des compétences comportementales — elles sont fondamentales pour la dynamique d’équipe et le potentiel de leadership », affirme Tse.

Ces compétences ont donc toute leur place dans votre matrice.

Lors de la construction de votre matrice, veillez à inclure à la fois les compétences techniques et comportementales ; vous vous assurerez ainsi que votre équipe (et votre organisation !) dispose de tout ce dont elle a besoin pour réussir.

Stimuler la formation et le développement des collaborateurs

Comme indiqué précédemment, une matrice des compétences peut être un excellent moyen d’identifier les lacunes — et d’adapter les recrutements en conséquence. Mais ce n’est pas sa seule utilité.

« La cartographie des compétences sert aussi à révéler les potentiels », souligne Botzen. « Elle ne vise pas seulement à combler des lacunes ou des faiblesses ; elle doit être perçue comme un moyen de détecter des opportunités de croissance. »

Par exemple, la cartographie des compétences peut vous aider à identifier des opportunités de formation et de développement pour votre équipe — des opportunités qui contribuent non seulement à la progression des collaborateurs, mais aussi à l’avancement de vos objectifs organisationnels.

« Les matrices de compétences peuvent également être couplées à des systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) pour créer des parcours de formation personnalisés, alignés sur les objectifs business à venir », explique Green-Hamann.

Par exemple, supposons que vous ayez un nouveau collaborateur qui présente clairement un potentiel managérial. Vous pouvez utiliser la matrice des compétences pour identifier les domaines dans lesquels il doit progresser avant d’accéder à un rôle de manager — puis concevoir un plan de développement pour l’y conduire en six mois. Une fois ce plan réalisé, il pourra prendre en charge le rôle managérial — et emmener son équipe vers de nouveaux niveaux de performance.

En résumé : une matrice des compétences ne sert pas uniquement à inventorier les compétences actuelles de votre équipe. Elle permet d’identifier les opportunités de croissance — et de soutenir cette croissance grâce à des programmes de formation et de développement.

À lire aussi : Gestion des compétences : libérez tout le potentiel de vos collaborateurs

Comment Talkspirit peut vous aider

Pour tirer pleinement parti de la cartographie des compétences, « les employeurs doivent s’appuyer sur la technologie », recommande Green-Hamann.

Une technologie comme Talkspirit.

Talkspirit propose plusieurs fonctionnalités qui facilitent et optimisent la cartographie des compétences, notamment :

• L’organigramme vous permet de visualiser facilement les rôles clés de votre organisation, avec leurs responsabilités et les compétences requises. Cette clarté vous aide à identifier les niveaux de compétences attendus pour chaque poste, facilitant ainsi la détection des lacunes et la prise de mesures correctives.
• La bibliothèque vous permet de mettre à disposition de toute l’organisation la documentation sur la cartographie des compétences et les meilleures pratiques d’évaluation. Cela garantit la cohérence de vos processus et assure l’alignement de tous lors de l’évaluation des compétences.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Talkspirit peut vous aider à cartographier plus efficacement les compétences au sein de votre organisation — et à constituer les équipes capables d’atteindre vos objectifs ? Demandez une démo dès aujourd’hui !

Utilisez la cartographie des compétences pour faire progresser vos équipes

La cartographie des compétences est un outil efficace pour identifier les compétences déjà présentes dans votre organisation, repérer les lacunes et piloter votre stratégie en matière de recrutement, de staffing de projets et d’autres objectifs. Maintenant que vous maîtrisez le processus et savez comment créer une matrice des compétences, il ne vous reste plus qu’à franchir le pas et à commencer à cartographier les compétences de vos équipes avec des outils comme Talkspirit !

S’assurer que les collaborateurs occupent des postes qui correspondent à leurs compétences est essentiel pour fidéliser les meilleurs talents. Pour en savoir plus sur la façon de cultiver la loyauté au sein de vos équipes, téléchargez notre livre blanc ci-dessous :

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Dans notre livre blanc « Comment développer la loyauté des collaborateurs et prévenir le quiet quitting », vous trouverez : les origines du phénomène de quiet quitting, les principales causes du désengagement au travail, ainsi que les leviers à activer pour améliorer la rétention des talents et enrayer le quiet quitting.