10 Tipps, um Ihre Meetings zu leiten und sie inklusiv und effektiv zu gestalten!

Heben Sie die Hand, wenn Sie bereits an langweiligen Meetings teilgenommen haben, die zu nichts führen! Ja, wir sind alle schon dabei gewesen: schmerzhafte, endlose Meetings, die sich auf eine einfache E-Mail hätten reduzieren lassen. Mit all diesen mühsamen Meetings haben wir bei Holaspirit die Kunst der Besprechungsleitung perfektioniert — effektiv, prägnant und schmerzlos. Aber dieser Artikel behandelt nicht die vielen Gründe, warum Holaspirit ein ausgezeichnetes Besprechungsmodul anbietet— das Sie sich auf jeden Fall ansehen sollten!

Ernster gesprochen, möchten wir mit Ihnen unsere Art der Besprechungsleitung teilen; was funktioniert und wie man großartige Meetings vorbereitet, bei denen jeder eingebunden ist, seinen Moment zu glänzen hat, und wie man die Nachverfolgung sichert. Hier sind 10 Tipps zum Thema — nehmen Sie Notizen, und los geht's!

Um mit diesen Profi-Tipps zur Besprechungsleitung zu beginnen, sollte es einen Moderator geben — eine Person, die das Meeting leiten, es ordnen, energetisieren wird, usw. Sobald Sie identifiziert haben, wer der Moderator ist (nehmen wir an, das sind Sie!), können diese Tipps bei Ihrer nächsten Besprechungsleitung nützlich sein.

🎯 Die Vorbereitung ist entscheidend

Tipp Nr. 1

Das Ziel und die erwarteten Ergebnisse definieren: klären Sie das Ziel des Meetings und die erwarteten Ergebnisse, machen Sie diese Informationen klar und teilen Sie sie im Voraus mit den Teilnehmern. Bestimmen Sie auch die Häufigkeit Ihrer Meetings : Ist es ein Taktik-Meeting, ein Stand-up, ein Governance-Meeting?

Tipp Nr. 2

Eine Agenda erstellen: erstellen Sie eine detaillierte Tagesordnung, die die zu behandelnden Themen, die für jeden Punkt vorgesehene Zeit und den Verantwortlichen aufzählt. Die Verteilung der Agenda im Voraus ist grundlegend, damit jeder vorbereitet ist.

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Hier ist ein Beispiel für ein Meeting mit einer soliden und gut strukturierten Agenda. Ein Werkzeug ist eine großartige Ressource, um diese Ausrichtung und Organisation zu bewahren. Das Bild unten zeigt das Holaspirit-Tool und sein Besprechungsmodul.

Tipp Nr. 3

Die richtigen Teilnehmer einladeln: stellen Sie sicher, dass nur die betroffenen Mitarbeitenden zum Meeting eingeladen sind, um fokussierte und produktive Diskussionen durchgehend zu bewahren.

Tipp Nr. 4

Grundregeln festlegen: für eine großartige Besprechungsleitung stellen Sie grundlegende Regeln auf wie: keine Unterbrechungen, Einhaltung der Agenda und respekt vor verschiedenen Meinungen.

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✍🏼 Artikel zum Lesen: Halten Sie Remote-Meetings? Einige Tipps, um das effektiv zu tun — !

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🚀 Lassen Sie das Meeting beginnen

Tipp Nr. 5

Pünktlich beginnen: starten Sie das Meeting pünktlich, um die Zeit aller zu respektieren und einen Ton einer proaktiven Besprechungsleitung zu setzen.

Tipp Nr. 6

Partizipation fördern: schaffen Sie eine inklusive Umgebung, indem Sie alle Teilnehmer ermutigen, ihre Standpunkte zu teilen. Wie? Nutzen Sie offene Fragen, um die Diskussion zu starten. Ebenso kann die Abfrage der Meinung aller zu bestimmten Themen Partizipation initiieren und jedem Gelegenheit geben, sich zu äußern.

Tipp Nr. 7

Im Thema bleiben & Zeit managen : das ist grundlegend für erfolgreiche Besprechungsleitung— halten Sie die Diskussion auf den Agendapunkten konzentriert. Profi-Tipp: der Moderator muss das Gespräch höflich wieder auf das Thema zurückleiten, wenn es abdriftet. Nur die Agendapunkte.

Tipp Nr. 8

Visuelle Hilfsmittel nutzen: nutzen Sie Werkzeuge zur Visualisierung der betroffenen Idee und auch zur Anzeige des Fortschritts. Präsentationen oder sogar ein Kanban-Werkzeug sind essentiell, um zu wissen, wo Sie bei einem bestimmten Thema stehen.

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Tipp Nr. 9

Konstruktiven Dialog ermöglichen: leiten Sie Meinungsverschiedenheiten, indem Sie unterschiedliche Standpunkte anerkennen und gemeinsame Punkte finden. Für eine produktive Besprechungsleitung kann eine kurze Zusammenfassung der Kernpunkte und Entscheidungen ein umstrittenes Thema klären.

Profi-Tipp: zu wissen, wie in bestimmten Situationen zu reagieren ist, kann für den Moderator schwierig sein, aber auch für alle an dem Meeting beteiligten Personen. Unten teilen wir ein White Paper über die Schaffung psychologischer Sicherheit bei/im Meeting/Team und wie man diese Sicherheit verbessert, damit jeder frei sprechen kann.

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🏆 Eine Zusammenfassung ist angebracht

Tipp Nr. 10

Das Protokoll verteilen: nachdem das Meeting beendet ist, ist eine kurze Zusammenfassung der Hauptpunkte und der zu unternehmenden Maßnahmen nützlich: Sie klärt für die Teilnehmer die nächsten Schritte und macht das Projekt/Thema transparent.

🚴🏽 Gehen Sie weiter in Ihrer Besprechungsleitung

• Aktives Zuhören: Zeigen Sie aktives Zuhören durch Nicken, Zusammenfassen von Punkten und Klärungsfragen.
• Neutralität: Bleiben Sie als Moderator neutral und vermeiden Sie, Ihre eigenen Meinungen der Gruppe aufzuzwingen.
• Flexibilität: Seien Sie flexibel und bereit, die Agenda anzupassen, wenn unerwartete aber wichtige Themen auftauchen.
• Energieschub: Bewahren Sie einen positiven und dynamischen Ton, um die Teilnehmer engagiert zu halten.

Besprechungsleitung ist keine leichte Aufgabe, und ist vielleicht nicht jedermanns Sache. Es ist essentiell, dass diejenigen, die die Rolle des Moderators übernehmen, im Voraus vorbereitet sind, indem sie diese hilfreichen Tipps, die wir geteilt haben, nutzen — und denken Sie daran: Energie ist alles.

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