La check-list ultime pour animer les membres d’un réseau

L’animation est centrale pour engager les membres d’un réseau. Et ce, quel que soit le type de réseau que vous gérez (réseau de points de vente, réseau d’entreprises, réseau associatif, réseau de partenaires, etc.). Cependant, cette animation nécessite du temps, de l’organisation et des ressources pour porter le projet, et rendre les échanges dynamiques.

Quelles sont donc les étapes à suivre au moment de lancer une communauté ? Et quels sont les éléments indispensables à intégrer dans sa check-list pour animer efficacement les membres du réseau et booster leur participation ? C’est ce que vous nous partageons ici !

1. Cadrer le projet d’animation

La première chose à faire est d’abord de cadrer votre projet d’animation de réseau, pour clarifier les enjeux et les objectifs, identifier les ressources et enfin les outils à mobiliser.

Voici une check-list de questions à éclaircir avant de démarrer : 

• Quel est l’objectif de votre réseau ? Pourquoi a-t-il été créé ?
• À qui est-il destiné ? (Autrement dit, quelle est la cible ?)
• Quels sont les besoins et contraintes des membres ?
• Quels résultats souhaitez-vous atteindre grâce à ce réseau ? Dans quels délais ?
• Quel temps et quelles ressources pouvez-vous allouer à l’animation ?
• Qui va gérer le projet de bout en bout ? S’agit-il d’une personne ou d’une équipe dédiée ?
• De quels outils et/ou fonctionnalités avez-vous besoin pour animer le réseau ? (par exemple, des groupes, un portail d’accueil, un annuaire, une bibliothèque, un drive, etc.)

Clarifier ces éléments vous permettra de mieux comprendre les besoins des membres du réseau, et de mettre en place un outil et une stratégie d’animation qui répondent à ces attentes.

Un dernier réflexe, souvent sauté : regarder ce qui existe déjà avant de lancer quoi que ce soit. Qui échange avec qui aujourd’hui, sur quels canaux, autour de quels sujets ? Quels groupes informels se sont déjà formés ? Un réseau ne se crée presque jamais à partir de rien : il rend visible et outille des liens qui existent, et c’est en partant d’eux que l’animation trouve ses premiers relais.

2. Déployer une plateforme d’animation de communautés

Déployer une plateforme d’animation de communautés est indispensable pour animer et engager les membres de votre réseau. Or, pour réussir ce déploiement, il est important de suivre plusieurs étapes clés : 

• Choisir une plateforme qui répond à vos besoins et à ceux de vos membres. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur notre top 10 des meilleures solutions pour animer votre réseau.
• Identifier un sponsor haut placé qui mettra en avant l’importance de cette plateforme, ainsi que des ambassadeurs qui pourront faire passer le mot auprès de l’ensemble des membres.
• Paramétrer la plateforme, en décidant notamment :
  • quelles fonctionnalités vous souhaitez activer,
  • quels types de groupes doivent être créés,
  • quelles informations vont être partagées sur ces groupes,
  • et qui va se charger d’administrer la plateforme et d’alimenter les groupes avec du contenu.
• Créer une charte d’utilisation pour expliquer aux utilisateurs et aux administrateurs comment bien utiliser la plateforme.

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3. Créer une stratégie de communication pour cette plateforme

Pour réussir le déploiement de cette plateforme, il vous faudra également élaborer une stratégie de communication. Ce plan de communication devra notamment intégrer les éléments suivants : 

• les communications que vous souhaitez faire avant, pendant et après le lancement de la plateforme,
• les dates, formats et cibles de ces communications,
• les types d’animations que vous souhaitez proposer tout au long du déploiement,
• les personnes responsables de la communication et de l’animation du réseau (idéalement des community managers dédiés au projet, mais il peut aussi s’agir d’ambassadeurs et de membres volontaires),
• la stratégie éditoriale à mettre en place pour animer le réseau via cette plateforme et d’autres canaux (événements, réseaux sociaux, etc.).

Exemple de plan de communication créé sur le module Projets de Talkspirit

4. Engager les membres

Votre plateforme est préparée. Votre plan de communication est prêt. Vos ambassadeurs sont briefés. Il ne vous reste plus qu’à inviter vos membres sur votre nouvelle plateforme !

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Bien sûr, vous vous en doutez : une plateforme, cela ne s’anime pas tout seul. Dès le lancement, vos animateurs vont jouer un rôle clé. Ce sera notamment à eux de : 

• souhaiter la bienvenue aux membres (via un message sur le tchat, par exemple),
• partager du contenu apportant de la valeur ajoutée aux membres,
• mettre en avant et accompagner les porteurs de projet (par exemple, via une publication sur le fil d’actualités, ou un encadré sur le portail d’accueil),
• féliciter les membres pour leurs succès et leurs initiatives innovantes,
• animer le réseau de manière ludique, par exemple via des quiz, des concours, des défis, ou même des élections (pour élire les membres le plus engagés, par exemple)
• impliquer les membres en leur proposant de participer à l’animation, et en demandant leur avis via des sondages.

Partage de contenu sur le portail d’accueil de Talkspirit

Lire aussi : 9 bonnes pratiques pour animer et engager une communauté interne

L’essentiel à retenir ? Si vous devez investir quelque part, investissez dans des community managers ! Pour une raison simple : ces derniers auront plus de temps pour animer le réseau que les membres ayant, pour la majorité, d’autres responsabilités à gérer. 

Évidemment, les membres volontaires peuvent très bien gérer un ou plusieurs groupes s’ils le souhaitent. Cependant, il sera compliqué pour eux de gérer l’animation au global.

5. Créer du lien

Plus qu’un outil de partage de contenu, le réseau a également pour but de créer du lien entre les membres, et ainsi renforcer le sentiment d’appartenance au réseau. 

Ces liens peuvent être créés aussi bien à distance qu’en présentiel. Plusieurs initiatives peuvent permettre de les favoriser, par exemple : 

• L’organisation d’activités de team building d’événements intégrant des moments de networking, 
• La création de groupes portant sur des thématiques plus informelles (la cuisine, le sport, les animaux, la culture, etc.), et que les membres peuvent rejoindre librement,
• Le partage de tutoriels montrant comment remplir sa fiche profil sur la plateforme, et chercher des membres dans l’annuaire en fonction de leurs expertises et centres d’intérêt,
• Le lancement d’un projet d’interviews vidéo des membres, qui pourront ensuite être partagées sur votre plateforme pour que les membres puissent mieux se connaître les uns les autres.

Exemple de fiche profil accessible depuis l’annuaire Talkspirit

Lire aussi : Connecter les membres d’une organisation : le témoignage de Place aux jeunes en région

6. Mesurer la satisfaction des membres

Que pensent vraiment les membres de toutes ces initiatives ? En sont-ils satisfaits, ou pensent-ils que certaines choses pourraient être améliorées ? Il est temps de le mesurer !

Voici quelques indicateurs de satisfaction à suivre régulièrement : 

• le taux de connexion mensuel et hebdomadaire,
• l’engagement des membres (combien de likes ? combien de commentaires ? combien de prises de parole sur le tchat ou via une publication ?)
• la participation aux événements organisés,
• les feedbacks donnés par les membres en privé ou lors de sondages.

Si vous avez le temps, le mieux est de proposer aux membres de répondre à une enquête, ou de partager leur avis en direct lors d’un entretien de 15 minutes. Vous pourrez ainsi creuser davantage les points qui posent problème et qui nécessitent d’être améliorés.

Exemple de sondage sur Talkspirit pour mesurer la satisfaction des membres

PS : trois questions ouvrent en général la discussion mieux qu’un long questionnaire : « qu’est-ce qui vous fait revenir sur la plateforme ? », « qu’est-ce qui vous en éloigne ? », « qu’est-ce qui vous manque pour y contribuer ? ».

Le fil rouge des six étapes : la gouvernance de l’animation

Les six étapes ci-dessus disent ce qu’il faut faire. Elles ne disent pas qui tranche, et c’est souvent là que l’animation s’essouffle au bout de quelques mois : le réseau démarre bien, puis plus personne ne décide des arbitrages du quotidien. Faut-il ouvrir ce groupe ? Qui modère ? Que fait-on d’un espace inactif depuis six mois ?

Poser la gouvernance de l’animation, c’est écrire noir sur blanc trois choses :

• Les rôles et leur périmètre de décision : sponsor, community manager, animateurs de groupe, ambassadeurs, membres. Pour chacun, ce qu’il peut décider seul, et ce qui remonte.
• Une charte d’engagement, distincte de la charte d’utilisation. La seconde explique comment se servir de l’outil ; la première dit ce que le réseau attend de ses membres et ce que ses membres peuvent en attendre (délai de réponse, ton, confidentialité, place laissée au désaccord).
• Un rythme de revue : un point mensuel entre animateurs sur les indicateurs de l’étape 6, et une revue plus large une ou deux fois par an sur la raison d’être du réseau, les groupes à ouvrir et ceux à fermer.

Ce n’est pas un exercice administratif. C’est ce qui permet à un animateur de répondre en deux jours au lieu de deux semaines, et à un membre de savoir à qui s’adresser quand quelque chose coince.

Lire aussi : Améliorer la gouvernance associative avec Talkspirit : le témoignage de la Fédération Française des Diabétiques

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Recueil des besoins, lancement d’un plan de communication, recrutement de community managers, suivi des KPIs… Vous disposez désormais de la check-list ultime pour animer les membres de votre réseau et renforcer leur sentiment d’appartenance. 

Comme vous avez pu le voir, la plateforme que vous allez choisir pour animer votre réseau va jouer un rôle crucial dans le succès de ce dernier. Parmi tous les outils disponibles sur le marché, Talkspirit se démarque sur plusieurs points, notamment l’ergonomie, la facilité d’utilisation, le côté tout-en-un, et la proximité des équipes. 

Découvrez dans ce guide pratique comment 10 de nos clients utilisent notre plateforme pour animer leur réseau ou leur communauté interne : 

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Dans notre guide pratique “10 initiatives de nos clients pour animer leurs communautés”, vous découvrirez : 10 exemples d’organisations qui utilisent Talkspirit pour animer leurs communautés, ainsi que des conseils et astuces pour fédérer l’ensemble de vos membres et développer leur engagement.

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