Quels modules activer pour de la digital workplace et comment ?

Talkspirit vous permet de répondre à différents besoins de communication et de collaboration. Nous distinguons 4 familles d’usage : 

• la communication interne,
• le travail collaboratif,
• l’animation de communautés,
• la digital workplace. 

Vous souhaitez outiller votre communication interne et également permettre à vos utilisateurs de travailler ? Votre cas d’usage est probablement la digital workplace  ! Votre objectif ? Centraliser l’information pour permettre à vos utilisateurs de suivre et collaborer sur leurs projets tout en favorisant la mise en relation.

Pour répondre à ce double objectif de travail et de communication, nous recommandons l’activation de l’ensemble des modules : 

• le module fil d’actualités, 
• le module d’accueil,
• le module projets,
• le module bibliothèque,
• le module drive, 
• le module évènements ou l’agenda partagé, 
• le module tchat, 
• le module visioconférence, 
• le module webinaire ou live vidéo.

Découvrez comment activer/désactiver les différents modules ici. 

Et pour aller plus loin, quelques fonctionnalités pourraient vous intéresser : 

• les annuaires (de groupes, des utilisateurs, des applications), 
• les anniversaires, 
• le sondage.

Les essentiels

Le module Fil d’actualités

Le fil d’actualités est essentiel pour réunir les participants à un projet mais également adresser les thématiques internes de votre choix. Vous pourrez ainsi : 

• créer des groupes par processus ou branche métier, 
• créer des groupes généraux d’informations et d’actualités à destination de l’ensemble des utilisateurs, 
• créer des groupes projets pour y rassembler l’ensemble des informations associées. 

💡 Clarifiez l’audience de chaque groupe créé et les thématiques échangées par la mise en place d’une nomenclature claire. 

• Exemple 1 (groupe métier) : @RH - Formations
• Exemple 2 (groupe général) : @tous - le groupe / @tous - bienvenue
• Exemple 3 (groupe projet) : P - Contrat Dupont

Avec le fil d’actualités, impliquez vos collaborateurs :

• partagez des comptes-rendus et bilans avec la publication simple, 
• recueillez les feedbacks et lancez des enquêtes avec le sondage 

NB : il n’est pas recommandé de multiplier les sondages sur un même sujet et de les partager dans des groupes différents : privilégiez la publication dans un groupe général et si nécessaire, partagez un lien vers cette publication dans d’autres groupes pour une harmonisation de l’information !

• suivez l’avancement d’actions à réaliser avec la checklist et assignez des utilisateurs pour les notifier qu’une action est attendue d’eux,
• mettez en place des boîtes à idées sous la forme de groupes pour favoriser les initiatives et inciter à l’innovation.

Pour souscrire à l’ensemble des modules, contactez-nous ou sélectionnez un plan parmi ceux proposés ici. 

Découvrez également comment :

• créer un groupe, 
• créer une première publication dans le groupe. 

Et pour vous accompagner dans le lancement de vos groupes, téléchargez notre fiche pratique ici et appuyez-vous sur ce modèle pour construire votre architecture de groupe.

Le module Accueil 

Le module Accueil est idéal pour véhiculer des valeurs, souligner les initiatives et clarifier des processus. Partagez un lien vers une boîte à idées pour inciter à l’innovation et communiquez sur les dates et évènements importants de votre structure.

💡Le + Talkspirit ? Créez plusieurs pages d’accueil et ciblez différentes audiences ! 

Pour souscrire à l’ensemble des modules, contactez-nous ou sélectionnez un plan parmi ceux proposés ici. 

Et pour vous accompagner dans la mise en place de votre portail d’accueil, retrouvez nos bonnes pratiques dans cet article. 

Le module projets 

Le module Projets est un module essentiel à la collaboration et également à la communication interne quand il est décliné comme un calendrier éditorial. Vous pourrez mettre à plat les grands axes d’un projet et effectuer un suivi fin et rapide des actions en cours et à réaliser mais aussi suivre les différents contenus à partager sur votre plateforme. 

Par exemple : 

• suivez l’organisation de vos évènements d’entreprise et distinguez rapidement les actions entreprises et à entreprendre,
• construisez un calendrier éditorial des communications internes que vous ferez valider avant publication, 
• suivez le recrutement de nouveaux collaborateurs par service et ciblez rapidement les prochaines étapes à mettre en place, 
• accueillez les nouveaux collaborateurs en suivant un processus clair et en vous assurant qu’ils disposent de l’ensemble des éléments nécessaires à une prise de fonction optimale,

• alignez vos équipes en planifiant les buts et objectifs de chacun. Suivez aisément leur avancement et faites-les évoluer selon les résultats obtenus.
• préparez vos appels d’offres en suivant un processus établi,
• définissez un modèle de business plan à renseigner pour chaque nouveau compte concerné, 
• construisez un tableau dédié au suivi de vos clients (score santé, verbatim, devis, prestations en cours) : centralisez l’information et proposez un accompagnement complet à votre clientèle,
• faites évoluer votre produit en construisant un tableau récapitulatif des demandes de vos clients, mis à disposition de vos équipes produit ! 

Pour souscrire à l’ensemble des modules, contactez-nous ou sélectionnez un plan parmi ceux proposés ici. 

Le module Bibliothèque

La bibliothèque est un module de base de connaissances : elle permet de créer et de rassembler l’ensemble des ressources et informations internes auxquelles vos salariés pourront se référer selon leurs besoins. Ce module vous permet : 

• d’améliorer la passation de l’information,
• de prévenir la perte de connaissances, 
• d’améliorer la productivité et d’inciter à l’innovation. 

Retrouvez davantage d’informations et de bonnes pratiques d’utilisation du module dans cet article. 

Le module Bibliothèque est activé par défaut sur votre plateforme à la souscription d’un abonnement Premium de communication interne. Vous êtes sur un abonnement Standard ? Contactez-nous pour faire évoluer votre abonnement. 

Le module drive

Le drive vous permet de collaborer sur différents projets mais peut être également très utile dans le cadre de la communication interne. Il vous permettra de mettre à disposition de vos salariés :  

• des documents relatifs aux informations de l’entreprise (RIB, …)
• des vidéos de l’organisation en accès libre,
• des dossiers photos de vos évènements (séminaires, soirées clients, teambuilding…)
• des documents relatifs à un projet,
• des documents relatifs à vos offres et services (à partager en interne, à vos clients, …)
• des documents de veille ou comparatifs du marché, 
• des tutoriels et fiches pratiques,
• des rediffusions de réunions ou évènements grâce à l’enregistrement. 

Accompagnez efficacement vos nouveaux salariés en leur partageant par exemple l’accès à un drive onboarding ! 

💡Le + ? Grâce à la suite bureautique OfficeNow intégrée au Drive, accessible en ligne, sans nécessité de télécharger un nouveau logiciel, vous pourrez : 

• rédiger vos comptes-rendus (suite à une visioconférence, un webinaire) grâce à l’outil de traitement de texte et le mettre en valeur dans une publication du fil d’actualités,

• travailler en co-édition sur un même document en temps réel,
• partager des commentaires et y répondre pour partager des idées et rendre vos documents plus collaboratifs,
• comparer les différentes versions d’un document pour un suivi plus fin de l’avancement de votre travail, et, si nécessaire, récupérer des informations supprimées,
• monter des comparatifs ou benchmark d’autres produit/services du marché grâce à la fonctionnalité tableur,
• préparer vos présentations grâce à l’outil de présentation,
• gérer vos listes de diffusion ou suivre la présence de participants à un événement grâce au tableur 👌

Pour souscrire à l’ensemble des modules, contactez-nous ou sélectionnez un plan parmi ceux proposés ici. 

Découvrez également comment :

• gérer les permissions d'accès au Drive

Le module évènements

Tout comme le module projets, le module Évènements apparaît comme un outil essentiel à la collaboration, au rapprochement des équipes (puisqu’il vous permet d’identifier les occasions d’échanges en affichant les agendas de vos collaborateurs) et à la construction d’un calendrier éditorial.

Il constitue le socle d’une collaboration étroite entre les participants à un même projet parce qu'il permet : 

• d’afficher les disponibilités des utilisateurs de la plateforme,
• de synchroniser les événements Talkspirit avec les calendriers du marché (Google Agenda, Outlook) dans les deux sens, et d’être ainsi toujours informé des évènements auxquels vous participez,
• de créer des occasions de collaboration règulières ou ponctuelles, selon vos besoins, en renseignant la récurrence des évènements,
• de générer facilement des liens de webinaire ou de visioconférence que les participants pourront rejoindre en un clic. 

Il vous permettra cependant également de suivre la publication des ressources que vous partagez : identifiez rapidement les journées à favoriser pour cette communication en vous assurant de ne partager ni trop ni pas assez d’informations. Sélectionnez les dates à privilégier et programmez la publication grâce à une fonctionnalité dédiée. 

💡Le + Talkspirit ? Visualisez rapidement qui participera et ne participera pas grâce à l’option Demande de réponse à l’invitation. 

Pour souscrire à l’ensemble des modules, contactez-nous ou sélectionnez un plan parmi ceux proposés ici. 

Découvrez également comment :

• Synchroniser votre agenda,
• Personnaliser votre agenda,
• Créer un nouvel évènement.

Le module tchat

Le module tchat est idéal pour partager efficacement des informations ponctuelles rapidement mais aussi pour promouvoir l’esprit d’équipe. 

💡Le + Talkspirit : gagnez du temps en partageant des messages vocaux ou en rejoignant une visioconférence et ce même lorsque vous êtes en déplacement grâce à nos applications mobiles !

Pour souscrire à l’ensemble des modules, contactez-nous ou sélectionnez un plan parmi ceux proposés ici. 

Le module visioconférence

La visioconférence vous permet d’échanger rapidement et en direct avec vos interlocuteurs tout en offrant de nombreux avantages : 

• elle ne vous contraint pas à la mise en place d’une logistique spécifique : rejoignez facilement les échanges d’un simple clic,
• elle ne vous limite pas dans le temps, 
• elle ne vous limite pas à un emplacement géographique : quel que soit l’appareil connecté à votre disposition, vous pourrez lancer et rejoindre les échanges,
• des fonctionnalités telles que le partage d’écran, le tchat et le sondage permettent de recueillir les opinions, de lever les objections et d'appuyer vos propos,
• elle permet d’encadrer les échanges (donnez la parole aux participants qui lèvent la main, identifiez et incitez les utilisateurs les plus timides à prendre la parole grâce à la fonctionnalité temps de parole). Vous assurerez alors une meilleure progression de vos réalisations ! 
• les échanges peuvent être enregistrés puis partagés à de nouveaux interlocuteurs. 

💡 Le + Talkspirit : chaque membre de la plateforme dispose d’un lien public de visioconférence qu’il est possible de partager aux personnes ne disposant pas de compte sur Talkspirit. Échangez facilement avec vos partenaires, clients et candidats !

Pour souscrire à l’ensemble des modules, contactez-nous ou sélectionnez un plan parmi ceux proposés ici. 

Découvrez comment : 

• garantir la disponibilité du service, 
• créer un lien de visioconférence sur ordinateur,
• créer un lien de visioconférence sur mobile. 

Le module webinaires ou live vidéo

Le module webinaire vous permet d’aller plus loin encore dans la collaboration. Grâce à ce module, vous pourrez : 

• animer des webinaires interactifs avec une audience importante (jusqu’à 200 participants, sans vidéo)
• présenter et collaborer sur tableau blanc, 
• présenter et collaborer sur les documents de votre choix, 
• construire des notes collaboratives, 
• partagez des sondages pour recueillir les opinions et voter pour les propositions qui ont votre préférence, 
• créer des sous-groupes à la réunion principale pour approfondir les sujets de votre choix. 

Pour souscrire à l’ensemble des modules, contactez-nous ou sélectionnez un plan parmi ceux proposés ici. 

Les fonctionnalités pour aller plus loin

L’annuaire des utilisateurs

L’annuaire des utilisateurs est une fonctionnalité phare lorsque vous disposez d’enjeux de communication. Il permet à vos collaborateurs de cibler rapidement leurs interlocuteurs privilégiés grâce à une recherche dynamique basée sur des critères du choix de l’utilisateur. 

Pour tirer le meilleur de cette fonctionnalité, nous recommandons fortement que l’ensemble de vos collaborateurs affichent des fiches profils complétées. Si nécessaire, vous avez la possibilité, en tant qu’administrateur de la plateforme, de renseigner les informations utilisateurs en masse. 

L’annuaire des utilisateurs est activé par défaut sur votre plateforme. Pour bénéficier davantage d’informations sur cette fonctionnalité, n’hésitez pas à vous référer à notre article dédié. 

L’annuaire des groupes

L’annuaire des groupes est très utile pour vos utilisateurs : il leur permet de passer en revue l’ensemble des groupes créés sur la plateforme, de s’informer des thématiques échangées et si nécessaire de demander de rejoindre les espaces de leur intérêt.

Avec cette fonctionnalité, assurez-vous que chacun de vos collaborateurs dispose des éléments essentiels à la bonne réalisation de ses missions quotidiennes.  

L’annuaire des applications

L’annuaire des applications est idéal pour rassembler l’ensemble des outils que vos collaborateurs utilisent au quotidien. Grâce à ce module, vous pourrez mettre à disposition des utilisateurs de la plateforme les outils que vous souhaitez voir privilégiés.

Les anniversaires

La fonctionnalité Anniversaires est idéale pour rapprocher vos équipes puisqu’elle incite aux échanges. En activant la fonctionnalité, vous permettez à vos collaborateurs d’afficher les dates anniversaires de leurs collègues et de les contacter pour célébrer avec eux cette journée particulière !

Pour en savoir plus sur l’activation de la fonctionnalité, n’hésitez pas à vous référer à notre article dédié. 

⚠️ Il est nécessaire d’avoir activé le module Tchat et le module Évènements pour activer la fonctionnalité Anniversaires.

Les sondages

La fonctionnalité sondage est également essentielle pour votre cas d’usage. Elle vous permet de recueillir les opinions de vos collaborateurs et si nécessaire de faire évoluer les processus en place pour assurer une progression optimale de vos projets. Cela vous permettra ainsi d’identifier les freins et succès que rencontrent vos collaborateurs et de faire évoluer les processus en place. 

Avec les sondages :

• évaluez si les participants disposent d’assez d’informations pour avancer dans leurs réalisations, 
• évaluez si les objectifs, enjeux et actions à entreprendre sont clairs pour chacun,
• évaluez si les processus de votre structure sont clairs, 
• bénéficiez d’idées nouvelles et d'autres innovations à mettre en place.

Vous trouverez dans cet article quelques idées de sondages à partager à vos collaborateurs. 

⚠️ Il est nécessaire d’avoir activé le module Fil d’actualités pour disposer de la fonctionnalité sondage.