Wie Sie einen OKR-Workshop im Unternehmen, im Team oder für sich selbst organisieren

Der Rahmen der Objectives and Key Results (OKR) ist ein hervorragendes Mittel für Ihr Unternehmen oder Ihr Team, um zu allem Nein zu sagen, was derzeit keine Priorität hat.

OKR sind das beste Werkzeug, um maximale Konzentration zu halten, und sie können mit Ihren Ambitionen wachsen, sodass sie immer zu dem passen, was Sie anstreben.

Sie können sie für Einzelpersonen, kleine Teams oder große Unternehmen einsetzen. Sie passen im Übrigen perfekt zu dem Konzept der gelungenen Selbstorganisation.

Leider werden OKR oft festgelegt, ohne alle Ebenen des Unternehmens einzubeziehen.

Wenn das geschieht, riskieren Sie OKR, die von der Realität abgekoppelt sind und den Bedürfnissen der Einzelnen und der Teams nicht entsprechen.

Die Folgen: ignorierte OKR, OKR, die die Aufmerksamkeit auf die falschen Prioritäten lenken, oder sogar eine parallele Dynamik, die sich außerhalb des offiziellen Rahmens einrichtet.

Wie lässt sich das vermeiden?

Indem Sie in Ihrem Unternehmen inklusive OKR-Workshops veranstalten, die die Teams und die Mitarbeitenden einbeziehen.

Nicht ein einziger Workshop, sondern Workshops auf verschiedenen Ebenen der Organisation und in unterschiedlichen Kontexten.

Je mehr Menschen Sie auf jeder Ebene einbeziehen, desto stärker wird die Wirkung sein.

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie Sie einen OKR-Workshop moderieren:

• wie Sie einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene moderieren,
• wie Sie OKR für Ihr Team erstellen, und
• wie Sie mit Ihren Mitarbeitenden individuelle OKR festlegen.

Wir betrachten dabei das ideale Ergebnis, das erreicht werden soll, sowie die möglichen Fallstricke und Risiken.

Einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene moderieren

Mit OKR zu starten kann einschüchternd wirken. Oft ist es schwierig, eine gemeinsame Ausrichtung für das gesamte Unternehmen festzulegen.

Es gibt zwar keine allgemeingültige Formel, doch einen Kurs für Ihr Unternehmen mit OKR zu setzen, beginnt damit:

• eine Gruppe von Führungskräften oder Teamverantwortlichen zusammenzubringen,
• die Beiträge aller Mitarbeitenden einzuholen,
• die vorgeschlagenen Objectives zu sammeln,
• die in Betracht gezogenen Kennzahlen aufzulisten,
• diese Kennzahlen in Key Results zu überführen, und
• sich auf die Zielwerte für Ihre Key Results zu einigen.

Entscheidend ist, das Feedback aus dem gesamten Unternehmen zu sammeln, damit jedes Team und jede und jeder Mitarbeitende sich diese OKR zu eigen macht.

In einem idealen Workshop spiegeln die OKR die Empfindungen und die Meinungen Ihrer Mitarbeitenden wider. Teams und Einzelpersonen können sie so zu ihrem Vorteil nutzen. Hier ein konkretes Beispiel.

Beispiel für einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene

Die Leitung Ihres Kundensupport-Teams erhält Rückmeldungen, dass die Bearbeitungszeiten der Tickets zu lang sind. Eine schnellere Bearbeitung führt zu zufriedeneren Kundinnen und Kunden, die mehr ausgeben.

Die Teamleitung bringt diese Information in den OKR-Workshop ein und teilt sie mit der Gruppe. Daraufhin formuliert das Team ein Objective rund um Support und Schnelligkeit. Die Key Results konzentrieren sich auf Schnelligkeit im gesamten Unternehmen.

Das Support-Team kann sich dann auf dieses Objective stützen, um seine eigenen Key Results festzulegen, im Einklang mit den Prioritäten des Unternehmens und zugleich mit eigenem Handlungsspielraum.

Das klingt gut, aber wo fängt man an?

Wie moderiert man einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene?

Wie stellt man sicher, dass alle Mitarbeitenden dieselbe Vision teilen?

Checkliste für einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene

Alle auf dieselbe Vision auszurichten ist nicht einfach, vor allem in einem großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden.

Es gibt jedoch bewährte Praktiken, um einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene wirksam vorzubereiten und zu moderieren.

Die Checkliste ist lang, aber keine Sorge: Am Ende dieses Artikels finden Sie ein Whitepaper zum Herunterladen, das die Moderation von OKR-Workshops noch einmal aufgreift.

Das Meeting vorbereiten

1- Die Meinung aller im Vorfeld des Meetings einholen

Bitten Sie vor dem ersten OKR-Workshop alle Ihre Mitarbeitenden, das Objective einzureichen, auf das sich das Unternehmen ihrer Meinung nach konzentrieren sollte.

In großen Unternehmen kann es schwierig sein, eine Beteiligung von 100 % zu erreichen, aber der Versuch lohnt sich; und wenn die Mitarbeitenden das Vertrauen in die Organisation nicht verloren haben, werden sie es schätzen, gefragt zu werden.

2- Die relevantesten oder am meisten gewünschten Objectives identifizieren

Das kann so einfach sein, wie ein Trello-Board einzurichten oder ein Werkzeug wie Feature Upvote zu nutzen, in dem die Mitarbeitenden das Objective vorschlagen können, das sie für vorrangig halten, und/oder für die Objectives abstimmen, die ihnen am relevantesten erscheinen.

Sie können auch eine externe Beratung hinzuziehen oder intern eine Person benennen, die die Objectives identifiziert, die im ersten Unternehmens-Workshop erkundet werden sollen. Achtung: Diese Option ist subjektiver und weniger inklusiv, was später zu Problemen führen kann.

3- Höchstens 10 Teilnehmende für den Workshop auswählen

Meetings sind selten wirksam, wenn zu viele Personen daran teilnehmen.

Bei OKR-Workshops gilt das ganz besonders: Vor einer Entscheidung sind zahlreiche Austauschrunden nötig.

In traditionellen Organisationen ist die Versuchung groß, nur die Führungsspitze einzuladen. Zum Nachdenken: Passt dieser Ansatz zu Ihrer Organisation, oder möchten Sie weitere Stimmen einbeziehen?

4- Die Moderation des OKR-Workshops dem CEO übertragen

Einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene ohne die Geschäftsführung zu veranstalten, ist weitgehend kontraproduktiv: Letztlich muss der CEO voll in die Festlegung des Unternehmens-Objectives eingebunden sein.

5- Telefone und Computer ausschalten

Diese Praxis sollte in jedem Meeting die Regel sein. Ziel ist, dass alle auf die aktuelle Aufgabe konzentriert bleiben.

Während des Meetings, Teil 1

Dieser erste Teil des Meetings sollte zwei Stunden oder weniger dauern.

6- Alle Ideen auf den Tisch legen und Ihre Überlegungen ordnen

Schreiben Sie die vielversprechendsten Objectives auf Post-its und beginnen Sie, sie an einer Wand zu ordnen.

Ein Objective = ein Post-it.

Suchen Sie nach Wiederholungen. Streichen Sie Dubletten oder führen Sie sie zusammen.

Gibt es Themen, die immer wiederkehren?

Was wollen die Mitarbeitenden damit sagen?

Verraten ihre Vorschläge eine bestimmte Sorge?

Verschieben Sie die Elemente ruhig, um verschiedene Blickwinkel auszuprobieren.

7- Austauschen, debattieren und entscheiden

Sobald das Team mit dem Gesamtbild zufrieden ist, beginnen Sie, die Objectives zu priorisieren.

Tauschen Sie sich aus und debattieren Sie darüber, welche Vorrang verdienen und warum.

Entscheiden Sie, welche das Unternehmen verfolgen wird.

Beschränken Sie sich auf höchstens drei.

Denken Sie daran, dass Objectives ambitionierte und inspirierende qualitative Aussagen sein sollen, mit denen sich alle identifizieren können.

Kümmern Sie sich in dieser Phase weder um Aufgaben noch um detaillierte Ergebnisse.

Während des Meetings, Teil 2

8- Eine Pause von 30 Minuten einlegen

Sobald die drei Objectives feststehen, gönnen Sie sich eine Pause von 30 Minuten.

Lassen Sie jeder und jedem Teilnehmenden die Zeit abzuschalten, bevor Sie in die Festlegung der Key Results eintauchen.

9- Die Key Results für jedes Objective brainstormen

Jetzt, da Sie Unternehmens-Objectives haben, auf die Sie hinarbeiten, laden Sie alle ein, frei über die Kennzahlen nachzudenken, die den Fortschritt in Richtung dieser Ziele messen könnten.

Worauf es in dieser Phase ankommt: Alle sollen frei beitragen.

Damit sich alle wohlfühlen, ihre Ideen zu teilen, ohne unterbrochen oder widerlegt zu werden, bitten Sie alle, ihre Ideen zehn Minuten lang auf Post-its zu schreiben.

Auch hier gilt: eine Idee = ein Post-it.

10- 2 bis 3 Kennzahlen pro Objective auswählen

Laden Sie das Team nach zehn Minuten ein, die vorgeschlagenen Ideen zu besprechen und sich auf 2 oder 3 Kennzahlen zu einigen.

Christina Wodtke empfiehlt, für die Key Results eine Nutzungskennzahl, eine Umsatzkennzahl und eine Zufriedenheitskennzahl zu wählen.

Sie räumt zwar ein, dass das nicht immer möglich ist, erklärt aber, dass zwei Umsatzkennzahlen bedeuten könnten, dass das Unternehmen ein unausgewogenes Bild von Erfolg hat.

Zudem könnte das die Mitarbeitenden zu Verhaltensweisen verleiten, die dem Unternehmen langfristig schaden.

11- Die Zielwerte der Key Results festlegen

Sobald die Kennzahlen zur Messung des Fortschritts in Richtung der Unternehmens-Objectives gewählt sind, ist es Zeit, einen präzisen Zielwert anzupeilen und diese Kennzahlen in Key Results zu überführen.

Ein Key Result muss ambitioniert, zeitlich begrenzt und messbar sein.

Der Ansatz von Atlassian für die Key Results lautet: Wenn Sie völlig sicher sind, ein Key Result zu erreichen, erhöhen Sie den Zielwert um etwa 30 %. Wenn Sie sich dagegen überhaupt nicht sicher sind, es zu erreichen, ist es vermutlich richtig kalibriert.

Und die Empfehlung von Christina Wodtke?

Seien Sie nur zu 50 % zuversichtlich, dass Sie sie erreichen können.

12- Sich gegenseitig herausfordern und den finalen OKR-Satz bestätigen

Bevor alle den Raum verlassen, ist es entscheidend, dass jede und jeder mit den Unternehmens-OKR für das kommende Quartal zufrieden ist.

Diese OKR werden mit dem restlichen Unternehmen geteilt. Sie müssen stimmig und verständlich sein.

Sind die Unternehmens-Objectives inspirierend und ambitioniert? Werden die Mitarbeitenden begeistert sein, auf diese Ziele hinzuarbeiten?

Sind auch die Key Results ambitioniert?

Sind sie auf die Objectives des Unternehmens ausgerichtet?

Werden sie die Teams ein ganzes Quartal lang konzentriert und motiviert halten?

Sobald die Unternehmens-OKR für alle stimmig wirken, ist es Zeit, die Vision mit den übrigen Mitarbeitenden zu teilen.

Nach dem OKR-Workshop des Unternehmens

Einen OKR-Workshop auf Unternehmensebene zu moderieren, ist nur der erste Schritt.

Sie müssen nun sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die OKR des Unternehmens kennen, und die Fortschritte in Richtung dieser Ziele verfolgen.

Wie gelingt das?

• Indem Sie einen OKR-Review-Workshop für das folgende Quartal planen, und
• indem Sie OKR-Workshops auf Team- und Einzelebene veranstalten.

OKR für Ihr Team erstellen

Sobald das Unternehmen seine Objectives und seine Key Results festgelegt hat, sollte jedes Team einen Workshop abhalten, um zu bestimmen, zu welchen OKR es beitragen kann.

Es sollte über seinen Beitrag zu einem Objective nachdenken und seine eigenen Key Results festlegen.

Die Teamverantwortlichen veranstalten einen OKR-Workshop mit ihren Teams und behalten dabei die folgenden Fragen im Blick:

• Zeugen die Key Results von einem Fortschritt in Richtung des Objectives?
• Sind sie inspirierend und ambitioniert?
• Sind sie konkret genug, ohne bloße „auszuführende Aufgaben oder Projekte“ zu sein?

Für diesen Workshop können Sie die oben für die Unternehmens-OKR beschriebene Checkliste anpassen.

Achten Sie darauf, die Unternehmens-OKR im Blick zu behalten und dem Team zugleich die Gelegenheit zu geben, neue Ideen vorzuschlagen und darüber abzustimmen.

Es ist entscheidend, dass die Teamverantwortlichen alle ihre Mitarbeitenden einbeziehen, denn deren Arbeit ist unmittelbar davon betroffen.

Individuelle OKR mit Ihren Mitarbeitenden festlegen

Der letzte Schritt ist der heikelste. Wie helfen Sie Ihren Mitarbeitenden, die OKR in persönliche OKR zu übersetzen? Wie werden aus Ambitionen konkrete Handlungen? Und wie können die Mitarbeitenden ihre täglichen Ziele und Vorgaben mit dieser Vision verbinden?

Das Workshop-Format kann für diesen Schritt zwar passen, doch es ist weit wirksamer, Ihre Mitarbeitenden einzeln zu begleiten.

Ihre Mitarbeitenden im Vieraugengespräch begleiten

• Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, ein Key Result zu wählen und darüber nachzudenken, zu welchem Objective sie beitragen möchten
• Schreiben Sie dieses Ziel auf und ergänzen Sie drei Key Results, die sie persönlich beeinflussen können
• Verknüpfen Sie sie mit Kennzahlen, auf die ihre Position direkt einwirkt

Sobald diese Übung individuell und persönlich zugeschnitten erledigt ist, laden Sie die Mitglieder Ihres Teams ein, ihre OKR untereinander zu teilen.

Transparenz und Verantwortungsübernahme fördern

Es gibt verschiedene Wege, die Einzelnen einzuladen, ihre OKR zu teilen, und so Transparenz und Verantwortungsübernahme zu fördern.

Erste Option: Reservieren Sie im OKR-Workshop des Teams rund 30 Minuten, damit jedes Mitglied seine individuellen OKR teilt.

Zweite Option: Veranstalten Sie einen eigenen OKR-Workshop zum Teilen der persönlichen OKR.

Dritte Option: Dokumentieren Sie die individuellen OKR in einem verlässlichen Werkzeug wie Talkspirit und machen Sie sie für das gesamte Team sichtbar.

Vierte Option: Kombinieren Sie mehrere oder alle dieser Ansätze!

Welche Option Sie auch wählen, wichtig ist, dass Sie, sobald die OKR feststehen, eine spätere Review-Sitzung einplanen.

Ihren OKR-Workshop nachbereiten

Wie wir gesehen haben, ist das Festlegen von OKR keine Kleinigkeit. Es erfordert Engagement und Zustimmung im gesamten Unternehmen.

Die Workshops zur Festlegung der OKR markieren den Beginn Ihres OKR-Zyklus. Sie sind kein Selbstzweck. Es ist entscheidend, die OKR regelmäßig zu überprüfen, sie anzupassen und den Festlegungsprozess erneut zu starten.

So kommen Sie voran und versammeln alle hinter demselben Kurs.

Wenn Sie OKR festlegen und sie dann vergessen, wird niemand an die Vision des Unternehmens glauben. Die Mitarbeitenden werden darin schlicht ein weiteres Management-Werkzeug sehen und nicht motiviert sein, Leistung zu bringen.

Wenn Sie es sich hingegen zur Gewohnheit machen, im Anschluss an jeden Workshop eine OKR-Review einzuplanen, fühlen sich alle einbezogen und ziehen sehr viel schneller mit.

Dann stellt sich die Frage: Wie überprüft man die OKR und hält die Motivation über die Zeit aufrecht?

Zwei Gewohnheiten tragen den größten Teil der Antwort: die OKR zu einem festen Zeitpunkt im Quartal zu überprüfen und jedes Key Result mit den Projekten und Aufgaben zu verbinden, die es voranbringen. Unser Leitfaden zu OKR und Projektmanagement behandelt diesen zweiten Punkt, samt bewährten Praktiken und zu vermeidenden Fehlern.

Werkzeuge und Ressourcen für die Einführung von OKR

Bei Talkspirit wissen wir, wie wichtig wirksame OKR-Workshops sind, um Ihre Teams auszurichten und konkrete Ergebnisse zu erzielen. Unsere Plattform bietet eine vollständige Sammlung von Werkzeugen, um diese Workshops zu erleichtern und Ihre OKR-Prozesse zu optimieren. Mit Talkspirit können Sie:

• Reibungslos zusammenarbeiten: Nutzen Sie unsere integrierten Kommunikationsfunktionen, damit alle Teammitglieder in den OKR-Planungssitzungen dieselbe Vision teilen.
• Ihre OKR mühelos festlegen und verfolgen: Setzen Sie klare Ziele auf jeder Ebene (Unternehmen, Team, Einzelperson) und verfolgen Sie die Fortschritte ohne Aufwand, asynchron oder im Meeting.
• Die OKR mit konkreten Handlungen verbinden: Verknüpfen Sie Ihre OKR mit bestimmten Projekten und Aufgaben, damit jede Initiative zu Ihren Key Results beiträgt.
• Die Fortschritte in Echtzeit verfolgen: Unser OKR-Werkzeug bietet Echtzeit-Sichtbarkeit auf den Fortschritt und ermöglicht so schnelle Anpassungen und fundierte Entscheidungen.

Entdecken Sie, wie Talkspirit Ihre OKR-Workshops und die Gesamtleistung Ihrer Organisation verändern kann. Vereinbaren Sie noch heute eine persönliche Demo mit unserem Team. Um Ihr Verständnis nachhaltiger OKR zu vertiefen, laden wir Sie außerdem ein, unser neuestes Whitepaper „Wie Sie nachhaltige OKR gestalten“ herunterzuladen. Dieser praktische Leitfaden gibt Ihnen die Schlüssel an die Hand, um Ziele zu entwerfen, die konkrete Fortschritte erzeugen und zugleich die Ressourcen Ihrer Organisation schonen.

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In unserem Whitepaper „Wie Sie nachhaltige OKR gestalten“ erfahren Sie, wie Sie:

• Nachhaltige OKR gestalten, die umsetzbar und anpassungsfähig sind und über die Zeit Wirkung entfalten.
• OKR ganzheitlich einführen dank des MetaImpact-Rahmens.
• Fesselnde OKR-Workshops moderieren, die Ihr Team hinter gemeinsamen Zielen versammeln.
• Automatisches Feedback erhalten zu Ihren OKR dank unseres KI-gestützten OKR-Beraters.
• Die Fortschritte wirksam verfolgen mit Werkzeugen wie Talkspirit.