Leitfaden: Wie führen Sie effektive Meetings in den Organisationen von morgen?

Die selbstorganisierte Organisation ist ein Unternehmensmodell, das immer mehr Unternehmen übernehmen. Führungskräfte, Manager und Geschäftsführer haben den langsamen Wandel der Arbeitswelt seit der Pandemie zweifellos wahrgenommen. Was also bringt so viele Verantwortliche dazu, dieses Modell einzuführen?

Die Antwort ist einfach, aber schwer umzusetzen und für traditionelle Organisationen oft schwer zu greifen: Ihnen fällt der Schritt schwer.

Die Wahrheit ist, dass die Millennials und die nachfolgende Generation für Organisationen arbeiten möchten, die ihre Werte teilen. Sie wollen sich geschätzt, gesehen und anerkannt fühlen; sie wollen für ein Team und eine Organisation arbeiten, die einen Sinn haben und in der Welt etwas bewirken.

Diese neue Art zu arbeiten beruht auf Teams, die sich an einem Rahmen aus Zielen, Meilensteinen und Projekten orientieren, sich innerhalb dieses Rahmens aber frei bewegen dürfen, mit Autonomie und Entscheidungsbefugnis.

In diesem Artikel finden Sie einen Leitfaden für effektive Meetings in selbstorganisierten Organisationen , die Teil des Wandels in der Arbeitswelt sein möchten. Und noch wirkungsvoller gelingt Ihnen das mit Talkspirit, der Plattform, die die Nachfolge von Holaspirit angetreten hat: Ihr Modul Meetings bringt die Praktiken der Agilität, der Holakratie und der rollenbasierten Organisation mit, die zu Ihrer Struktur passen, ganz gleich wie groß sie ist.

#1 Ein Ziel für das Meeting festlegen

Bei so vielen Aufgaben und so wenig verfügbarer Zeit möchten Sie, dass Ihr Meeting so produktiv und effektiv wie möglich verläuft. Deshalb sollten Sie das Ziel des Meetings bereits in der Planungsphase bestimmen und in den Mittelpunkt stellen.

So können Sie die Teilnehmenden über den Zweck dieses Treffens informieren und ihnen ermöglichen:

• zu wissen, was sie erwartet
• die Bedeutung des Meetings zu verstehen
• darüber nachzudenken, wie sie am besten beitragen können
• einzuschätzen, ob das Meeting unmittelbar mit ihrer Rolle oder ihrer Abteilung zu tun hat

👉 Beispiel: Nehmen wir an, das Ziel des Meetings besteht darin, Ideen für die neue Social-Media-Kampagne zu sammeln. Die Mitglieder des Marketingteams wissen dann, dass es an ihnen ist, die Führung zu übernehmen und ihre Erfahrung und ihr Fachwissen einzubringen. Die Übrigen können ihnen dabei helfen, die besten Ideen zu finden.

Ist das Ziel des Meetings klar, können sich alle Teilnehmenden vorbereiten und auf die bestmögliche Weise beitragen.

#2 Eine Kultur der offenen Kommunikation etablieren

In Ihrer selbstorganisierten Organisation soll sich jede und jeder der eigenen einzigartigen Rolle voll bewusst sein und sich wertgeschätzt fühlen. Deshalb dürfen Sie nicht zulassen, dass ein einzelnes Teammitglied die vollständige Kontrolle über das Meeting übernimmt und seine Meinungen oder Schlussfolgerungen durchsetzt.

Legen Sie also Grundregeln fest und setzen Sie auf offene Kommunikation:

• alle sind eingeladen, das Wort zu ergreifen und Ideen vorzuschlagen
• jede und jeder respektiert die Redezeit der anderen
• die Teilnehmenden werden ermutigt, sich frei zu äußern

Eine wertschätzende und offene Kommunikation holt das Beste aus allen heraus.

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#3 Einen Facilitator benennen

Auch in einer selbstorganisierten Organisation brauchen Sie einen Facilitator, der für den reibungslosen Ablauf des Meetings sorgt.

Laut mehr als 70 % der Befragten einer aktuellen Studie ist eine Person, die das Wort an sich reißt, eines der größten Hindernisse in Meetings. Der Facilitator ist also nicht dazu da, zu entscheiden, wer wie lange spricht. Im Gegenteil: Diese Meetings müssen inklusiv und respektvoll gegenüber allen sein.

👉 Die Rolle des Facilitators besteht darin:

• eine Tagesordnung vorzubereiten und sie vor dem Meeting zu verteilen
• die nötigen Unterlagen, Daten und Informationen zusammenzutragen
• die zu behandelnden Punkte anzukündigen und die Diskussionen zu eröffnen
• auf die Einhaltung des Zeitrahmens zu achten

Stellen Sie sicher, dass der Facilitator dafür ausgebildet ist, ein Meeting fair zu moderieren und allen zu helfen, die vereinbarten Regeln einzuhalten.

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#4 Visuelle Hilfsmittel einsetzen

Ein effektives Meeting ist ein Meeting, in dem alle auf demselben Stand sind und verstehen, was die jeweils andere Seite sagt. In den meisten Fällen helfen visuelle Hilfsmittel den Teilnehmenden, aufmerksam zu bleiben und die angesprochenen Ideen und Konzepte leichter aufzunehmen.

So kann eine Person auch dann aktiv sein und ihre Ideen einbringen, wenn das Thema des Meetings nicht unmittelbar in ihr Fachgebiet fällt.

Sie können verschiedene Arten von Visualisierungen erstellen, die Ihnen helfen:

• Daten darzustellen
• neue Konzepte einzuführen
• komplexe Prozesse oder Begriffe zu erklären

Sie können Dokumente mit Visualisierungen vorbereiten oder sie einfach in eine Präsentation einbetten, die der Facilitator im Verlauf des Meetings durchgehen kann. In jedem Fall hilft das dabei, das Meeting auf Kurs zu halten.

#5 Auf den Punkt kommen

Sie sollten außerdem darauf achten, dass das Meeting kurz, aber wirkungsvoll bleibt. Es soll sich nicht endlos hinziehen, und die Teilnehmenden sollten wissen, wie begrenzt die Zeit ist, die Ihnen bleibt, um gemeinsam zu einem Schluss zu kommen oder ein Problem zu lösen.

Sie sollten deshalb:

• die Teilnehmenden über die vorgesehene Dauer des Meetings informieren
• sie bitten, sich auf das Wesentliche zu beschränken und sich kurz zu fassen

Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, dass für jeden Punkt der Tagesordnung ein Zeitfenster festgelegt ist. Mit einem klaren zeitlichen Rahmen melden sich die Teilnehmenden eher dann zu Wort, wenn sie etwas Wichtiges zu sagen haben und wissen, dass sie etwas beitragen können.

Und schließlich halten kurze, regelmäßige Meetings die Motivation aller aufrecht, sich einzubringen und voll zu beteiligen.

#6 Positiv abschließen

Damit ein effektives Meeting gelingt, muss es mit einem strukturierten Abschluss und einem positiven Ergebnis enden. Deshalb muss der Facilitator besonders aufmerksam verfolgen, was gesagt wird, und gegebenenfalls Notizen machen.

Ist das Meeting beendet, fasst der Facilitator die wichtigsten Schlussfolgerungen zusammen, zu denen Sie gemeinsam gelangt sind, und macht so das Ergebnis der gemeinsamen Arbeit sichtbar.

Das stärkt bei allen Teilnehmenden das Zugehörigkeitsgefühl und den Teamgeist: Sie verlassen das Meeting mit dem Gefühl, etwas Konkretes und Nützliches für die Organisation erreicht zu haben.

#7 Die neuen Verantwortlichkeiten bestätigen

Dank Ihres gelungenen Meetings kommen die Teilnehmenden entsprechend den getroffenen Entscheidungen ins Handeln. Wichtig ist, dass Sie Ihr Ziel erreichen und die neuen Verantwortlichkeiten jeder teilnehmenden Person bestätigen.

Im Idealfall ergreifen alle Teammitglieder selbst die Initiative und übernehmen die neuen Aufgaben und Aufträge, die das Ganze zum gemeinsamen Ziel führen.

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Vor dem Meeting: wer eingeladen ist, wann und in welchem Format

Die sieben Regeln oben ordnen das, was geschieht, sobald alle versammelt sind. Der größte Teil der Wirksamkeit eines Meetings entscheidet sich jedoch schon davor: wer eingeladen ist, zu welchem Zeitpunkt, in welchem Format, und was davon schriftlich festgehalten wird.

Nach Rolle einladen, nicht nach Rang

In einer Organisation, die nach Rollen statt nach hierarchischer Linie funktioniert, folgt die Teilnehmerliste der Tagesordnung: Eingeladen ist, wer eine Rolle trägt, die von der Entscheidung berührt wird. Alle anderen erhalten das Protokoll. Der Raum bleibt klein genug für eine echte Diskussion, und niemand sitzt eine Stunde lang dabei, ohne einen Grund zu haben, das Wort zu ergreifen.

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Das Format vor dem Termin wählen

Nicht jedes Thema verdient ein synchrones Meeting. Eine Information kommt schriftlich besser an, weil jede und jeder sie liest, wenn es gerade passt. Eine Entscheidung, die mehrere Rollen bindet, oder eine Spannung, die gemeinsam entwirrt werden muss: dafür ist ein Live-Meeting da. Steht das Format fest, ergeben sich Termin und Raum von selbst, und ein hybrides Meeting trägt nur dann, wenn die Teilnehmenden aus der Ferne genauso gut hören und gehört werden wie die, die am Tisch sitzen.

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Tagesordnung und Protokoll sind die beiden Ergebnisse

Eine im Voraus verteilte Tagesordnung, eine Zeile pro Punkt mit der angekündigten Absicht (informieren, entscheiden, eine Spannung bearbeiten), erlaubt es allen, vorbereitet zu erscheinen. Ein danach verfasstes Protokoll, eine Zeile pro Entscheidung mit der Rolle, die sie trägt, und dem Datum, an dem sie getroffen wurde, hält diese Entscheidung am Leben, sobald der Raum wieder leer ist. Es sind diese beiden Dokumente, die aus einer Folge von Meetings eine Governance-Praxis machen und nicht bloß eine Gewohnheit.

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Die fünf folgenden Formate decken im Wesentlichen ab, wozu eine Organisation tatsächlich zusammenkommen muss.

📈 Einfache Schritte, um mit Talkspirit ein effektives Meeting zu organisieren

Die folgenden Screenshots stammen aus Holaspirit, der Governance-Plattform, die inzwischen in Talkspirit aufgegangen ist. Der Ablauf ist im Modul Meetings derselbe: das Meeting anlegen, den Check-in durchführen, die eigenen Spannungen importieren, die Tagesordnung abarbeiten, die Projekte durchgehen, abschließen und das Protokoll abrufen.

Schritt #1 Ihr Meeting anlegen

👉 Sie können den Meeting-Typ, die Teilnehmenden (Team) und eine kurze Beschreibung angeben.

#2 Check-in mit allen

👉 Ein ausgezeichnetes Mittel, um sicherzugehen, dass alle anwesend und in der Lage sind, zum Meeting beizutragen.

#3 Ihre Spannungen importieren (falls Sie welche haben!)

👉 Ein entscheidender Schritt: Sobald Ihre Spannungen aus Ihrem Posteingang importiert sind, erscheinen sie auf der Tagesordnung, bereit, mit dem restlichen Team besprochen zu werden.

#4 Ihre Tagesordnung abarbeiten!

👉 Das ist der Teil des Meetings, in dem Sie Ihre Spannungen, Erfolge, Fragen und Ähnliches wirklich zur Sprache bringen können. Eine hervorragende Art, ins Gespräch zu kommen, um zu lösen, zu bestätigen oder abzulehnen.

#5 Projekte

👉 Ideal, um den Stand Ihrer laufenden Projekte zu prüfen und alle über deren Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

#6 Abschluss

👉 Jede und jeder kann ein paar Worte zum Meeting, zu den eigenen Eindrücken und zu den erzielten Ergebnissen sagen.

#7 Ihren vollständigen Bericht abrufen

👉 Ein ausgezeichnetes Mittel, um Meetings in Echtzeit zu moderieren und dabei automatisch ein Protokoll zu erhalten. Eine wertvolle Funktion, um innerhalb der Organisation alles auf Kurs, geordnet und transparent zu halten.

Fazit

Effektive Meetings in einer selbstorganisierten Organisation zu führen kann auf den ersten Blick komplex und sogar einschüchternd wirken. Doch mit guter Vorbereitung und einer sorgfältigen Organisation können Sie jedes Ihrer künftigen Meetings zu einem Erfolg machen.

Die oben geteilten Tipps helfen Ihnen, alle Teilnehmenden hinter derselben Idee zu versammeln und sie dazu zu bewegen, aktiv und respektvoll beizutragen. Fangen Sie noch heute an, sie anzuwenden!

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