Anleitung: Wie leiten Sie effektive Meetings in den Organisationen von morgen?

Die selbstverwaltete Organisation ist ein Unternehmensmodell, das immer mehr Unternehmen übernehmen. Führungskräfte, Manager und CEOs haben sich zweifellos der langsamen Veränderung der Arbeitswelt seit der Pandemie bewusst. Was treibt also so viele Führungskräfte dazu, dieses Modell anzunehmen?

Die Antwort ist einfach, aber schwer umzusetzen — und oft schwer für traditionelle Organisationen zu verstehen, die Schwierigkeiten haben, diesen Schritt zu gehen.

Die Wahrheit ist, dass Millennials und die nachfolgende Generation in Organisationen arbeiten möchten, die ihre Werte teilen — sie möchten sich wertgeschätzt, gesehen und anerkannt fühlen; sie möchten für ein Team und eine Organisation arbeiten, die einen Sinn haben und einen Einfluss auf der Welt haben.

Diese neue Arbeitsweise basiert auf Teams, die durch einen Rahmen von Zielen, Meilensteinen und Projekten geleitet werden, aber frei sind, innerhalb dieses Rahmens zu operieren, wie sie es möchten — mit Autonomie und Entscheidungsbefugnis.

In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Leitfaden für die Durchführung effektiver Meetings in selbstverwalteten Organisationen, die Teil des Wandels in der Arbeitswelt sein möchten. Und Sie können dies noch effizienter mit Holaspirit tun: einer Plattform, die hervorragende Tools zur Praktizierung von Agilität, Holacratie und anderen Arbeitsweisen bietet, die auf Ihre Organisation zugeschnitten sind — unabhängig von ihrer Größe!

#1 Definieren Sie ein Ziel für das Meeting

Bei so viel zu tun und so wenig Zeit, möchten Sie, dass Ihr Meeting so produktiv und effektiv wie möglich ist. Deshalb sollten Sie das Ziel des Meetings bereits in der Planungsphase festlegen und es zum Mittelpunkt machen.

So können Sie die Teilnehmer über den Zweck dieses Treffens informieren und ihnen ermöglichen zu:

• zu wissen, was zu erwarten ist
• die Bedeutung des Meetings zu verstehen
• über die besten Möglichkeiten nachzudenken, wie sie beitragen können
• festzustellen, ob das Meeting direkt mit ihrer Rolle oder ihrem Bereich zusammenhängt

👉 Beispiel: Nehmen wir an, das Ziel des Meetings ist es, Ideen für die neue Social-Media-Kampagne zu brainstormen. Die Marketing-Teamkollegen wissen, dass sie die Leitung übernehmen und ihre Erfahrung und Expertise einbringen. Andere können ihnen helfen, die besten Ideen zu finden.

Wenn das Ziel des Meetings klar ist, können alle Teilnehmer sich vorbereiten und optimal beitragen.

#2 Schaffen Sie eine Kultur der offenen Kommunikation

In Ihrer selbstverwalteten Organisation möchten Sie, dass jeder sich seiner einzigartigen Rolle vollständig bewusst ist und sich wertgeschätzt fühlt. Deshalb können Sie nicht zulassen, dass ein einzelnes Teamkollege die völlige Kontrolle über das Meeting übernimmt und seine Meinungen oder Schlussfolgerungen durchsetzt.

Legen Sie daher Grundregeln fest und setzen Sie auf offene Kommunikation:

• jeder ist eingeladen, zu sprechen und Ideen zu äußern
• jeder muss die Redezeit der anderen respektieren
• die Teilnehmer werden ermutigt, sich frei zu äußern

Wohlwollende und offene Kommunikation bringt das Beste in jedem zum Vorschein.

💡 Artikel zum Lesen: Wie beeinflusst Leadership die Leistung von Teams?

#3 Ernennen Sie einen Moderator

Auch in einer selbstverwalteten Organisation brauchen Sie einen Moderator, der für einen reibungslosen Ablauf des Meetings sorgt.

Nach mehr als 70 % der Respondenten einer kürzlichen Studie ist eine Person, die das Wort monopolisiert, eines der Haupthindernisse für Meetings. Der Moderator ist also nicht dafür da, zu entscheiden, wer spricht und wie lange. Im Gegenteil, diese Meetings müssen inklusiv und respektvoll gegenüber jedem sein.

👉 Die Aufgabe des Moderators besteht darin zu:

• eine Tagesordnung vorbereiten und vor dem Meeting verteilen
• die notwendige Dokumentation, Daten und Informationen zusammentragen
• die zu behandelnden Punkte ankündigen und Diskussionen eröffnen
• die Einhaltung des Zeitrahmens des Meetings gewährleisten

Stellen Sie sicher, dass der Moderator geschult ist, um ein Meeting fair zu leiten und jedem dabei zu helfen, die definierten Regeln zu befolgen.

#4 Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel

Ein effektives Meeting ist eines, bei dem jeder auf der gleichen Seite ist und versteht, was jeder sagt. In den meisten Fällen helfen visuelle Hilfsmittel den Teilnehmern, aufmerksam zu bleiben und Ideen und Konzepte leichter aufzunehmen.

So können auch wenn das Thema des Meetings nicht direkt mit dem Fachgebiet eines Teilnehmers zusammenhängt, dieser dennoch aktiv sein und mit seinen Ideen beitragen.

Sie können verschiedene Arten von Visuals erstellen, um Ihnen dabei zu helfen:

• Daten zu präsentieren
• neue Konzepte einzuführen
• Prozesse oder komplexe Konzepte zu erklären

Sie können Dokumente mit Visuals vorbereiten oder diese einfach in eine Präsentation integrieren, die der Moderator während des Meetings durchblättern kann. Schreibdienste wie Trust My Paper können Ihnen dabei helfen, den schriftlichen Teil Ihrer Präsentation zu verfeinern. In jedem Fall wird dies dazu beitragen, das Meeting auf dem richtigen Weg zu halten.

#5 Kommen Sie schnell zum Punkt

Sie müssen auch dafür sorgen, dass das Meeting kurz, aber effektiv ist. Sie möchten nicht, dass es sich in die Länge zieht — und die Teilnehmer sollten sich der begrenzten Zeit bewusst sein, die Sie haben, um zu einer Schlussfolgerung zu gelangen oder ein Problem gemeinsam zu lösen.

Sie müssen daher:

• die Teilnehmer über die geplante Dauer des Meetings informieren
• sie bitten, zur Sache zu kommen und prägnant zu sein

Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass für jeden Punkt der Tagesordnung ein Zeitrahmen festgelegt wird. Mit einem klaren Zeitrahmen sind Teilnehmer eher bereit, nur zu sprechen, wenn sie etwas Wichtiges zu sagen haben und sie wissen, dass sie beitragen können.

Schließlich werden kurze und regelmäßige Meetings die Motivation jedes Einzelnen aufrechterhalten, teilzunehmen und sich vollständig einzubringen.

#6 Schließen Sie positiv ab

Damit ein effektives Meeting erfolgreich ist, muss es mit einer strukturierten Abschlussbilanz und einem positiven Ergebnis enden. Deshalb muss der Moderator genau darauf achten, was jeder sagt, und möglicherweise Notizen machen.

Nach dem Meeting sollte der Moderator die wichtigsten Schlussfolgerungen zusammenfassen, die Sie gemeinsam erreicht haben, und damit die Früchte der Zusammenarbeit präsentieren.

Dies wird das Zugehörigkeitsgefühl und Teamgeist bei allen Teilnehmern stärken, die das Meeting mit dem Gefühl verlassen, etwas Konkretes und Nützliches für die Organisation erreicht zu haben.

#7 Bestätigen Sie neue Verantwortlichkeiten

Dank Ihres erfolgreichen Meetings werden die Teilnehmer entsprechend den getroffenen Entscheidungen handeln. Es ist wichtig, Ihr Ziel zu erreichen und die neuen Verantwortlichkeiten jedes Teilnehmers zu bestätigen.

Idealerweise werden alle Teamkollegen die Initiative ergreifen und sich selbst neue Aufgaben und Missionen zuweisen, die alle zum gemeinsamen Ziel führen.

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📈 Einfache Schritte zur Durchführung eines effektiven Meetings mit Holaspirit

Schritt #1 Erstellen Sie Ihr Meeting

👉 Sie können den Meetingtyp, die Teilnehmer (Team) und eine kurze Beschreibung festlegen.

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#2 Check-in mit jedem

👉 Ein hervorragendes Tool, um sicherzustellen, dass jeder anwesend ist und zum Meeting beitragen kann.

#3 Importieren Sie Ihre Spannungen (wenn Sie welche haben!)

👉 Ein entscheidender Schritt: Sobald Sie Ihre Spannungen aus Ihrem Postfach importiert haben, erscheinen sie in der Tagesordnung, bereit, mit dem Rest des Teams besprochen zu werden.

#4 Bearbeiten Sie Ihre Tagesordnung!

👉 Dies ist der Teil des Meetings, in dem Sie Ihre Spannungen, Erfolge, Fragen usw. wirklich ausdrücken können. Es ist eine hervorragende Möglichkeit, den Dialog zu eröffnen, um zu lösen, zu validieren oder abzulehnen.

#5 Projekte

👉 Ideal, um einen Überblick über Ihre laufenden Projekte zu geben und alle über ihren Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

#6 Abschluss

👉 Jeder kann‍ ein paar Worte über das Meeting, seine Gefühle und die erreichten Ergebnisse sagen.

#7 Erhalten Sie Ihren vollständigen Bericht

👉 Ein hervorragendes Tool zur Durchführung von Meetings in Echtzeit mit automatischer Berichterstattung. Eine wertvolleFunktion, um alles auf den richtigen Weg zu bringen, organisiert und transparent innerhalb der Organisation.

Fazit

Die Durchführung effektiver Meetings in einer selbstverwalteten Organisation mag auf den ersten Blick komplex oder sogar einschüchternd wirken. Aber mit guter Vorbereitung und rigoroser Organisation können Sie jedes Ihrer zukünftigen Meetings zu einem Erfolg machen.

Die oben genannten Tipps helfen Ihnen, alle Teilnehmer um eine gemeinsame Idee zu vereinen und sie zu ermutigen, aktiv und respektvoll beizutragen. Fangen Sie an, sie heute anzuwenden!

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