Niceshops partage son expérience avec Holaspirit

Niceshops GmbH est une entreprise autrichienne d’e-commerce active à l’international, dont le siège est à Saaz en Styrie, avec des antennes à Graz, Vienne et Ulm. La société exploite environ 40 portails e-commerce — soit 341 boutiques en ligne internationales.

Avec plus de 500 collaborateurs et une combinaison de méthodes pour renforcer l’auto-organisation, les influences de l’équipe sont :

• Sociocratie (avec quelques éléments d’Holacracy)
• Agilité et équipes auto-organisées
• Leadership collégial du développement organisationnel
• Management systémique

Mais comment une organisation peut-elle apporter transparence et structure à des équipes réparties sur plusieurs sites ? Nous avons interrogé l’équipe Niceshops sur la façon dont Holaspirit a considérablement aidé l’organisation et ses équipes.

Nous avons demandé à l’équipe quels étaient les défis à résoudre avant de trouver Holaspirit.

« L’organisation avait du mal à représenter visuellement sa structure flexible et adaptative avec des organigrammes classiques. Trouver une façon claire de décrire les collègues travaillant dans plusieurs départements était particulièrement difficile.

L’autre défi majeur était d’être très transparent sur qui fait quoi, face à une croissance humaine considérable — passant de 50 à 500 personnes. »

Nous avons ensuite demandé quelles tendances sectorielles avaient poussé l’organisation vers Holaspirit. Réponse : « La principale tendance est le besoin d’être très adaptatif face à l’évolution de notre organisation, sous la pression du monde VUCA qui nous entoure. Pouvoir constamment adapter l’organisation en fonction des changements de notre marché. »

🔥 Article à lire : L’influence de la culture d’entreprise sur l’engagement des collaborateurs

Sur la question des fonctionnalités qui ont aidé à résoudre leurs problèmes, ils répondent : « Nous avons démarré de façon très expérimentale, sur des bases très simples. Pouvoir créer des rôles et des cercles et les décrire précisément était déjà un grand pas en avant pour nous. »

« Le cadre rôles-et-cercles d’Holaspirit nous a aidés à rester concentrés et à décrire la raison d’être et les responsabilités de chacun de nos rôles et cercles. Le niveau de transparence atteint est remarquable. Chaque collaborateur a accès à tous les rôles et cercles actuels à tout moment. »

💡 Comment commencer à structurer votre organisation ? 

• Commencez par rendre votre organisation visible en structurant vos équipes en cercles et sous-cercles.
• Ajoutez les rôles et responsabilités de chaque membre pour documenter qui fait quoi, sans ambiguïté.
• Personnalisation des couleurs : apportez une touche de fun à votre espace avec les options de personnalisation colorielle d’Holaspirit.

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Nous avons demandé à Niceshops quelles étaient les fonctionnalités les plus utilisées pour apporter de l’agilité à leurs équipes.

« Nous utilisons intensément les rôles, les cercles et les domaines à des fins de développement organisationnel. Les Lead Links prototypent de nouveaux rôles ou cercles puis les « activent », ce qui signifie qu’ils sont communiqués lors d’une réunion dédiée.

Par ailleurs, nous avons commencé à utiliser la toute nouvelle fonctionnalité OKR lors d’une première itération. Elle aide beaucoup les cercles à rendre leurs objectifs à venir transparents et mesurables. »

📈 Comment aligner la raison d’être de l’organisation sur les objectifs des équipes avec Holaspirit ?

• Alignez les OKR de votre cercle sur les OKR de l’entreprise pour voir comment vos objectifs contribuent à la mission globale.
• Définissez votre raison d’être et commencez à suivre vos actions, à mesurer vos progrès — Holaspirit vous permet également de construire un arbre d’objectifs directement depuis la vue hiérarchique.
• Vous pouvez définir un horizon temporel pour chaque OKR et, lors de la création ou la modification d’un OKR dans Holaspirit, lier un OKR à un autre OKR de n’importe quel cercle.
• Si en cours de route certains objectifs s’avèrent irréalistes, redéfinissez-en de nouveaux et ajustez le cap.

🔥 Article à lire : Comment mettre en place les OKR dans votre organisation et les utiliser efficacement

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Quel a été l’élément le plus marquant de l’expérience Niceshops avec Holaspirit ?

« Ce qui se distingue vraiment n’est pas une fonctionnalité — c’est le support client exceptionnel. Les délais et la qualité des réponses sont remarquables. J’apprécie aussi que les demandes de fonctionnalités soient prises au sérieux et qu’une équipe produit les étudie attentivement avant de les intégrer.

Par ailleurs, j’aime la visualisation du graphique avec le zoom avant/arrière. En général, la navigation est intuitive et les fonctionnalités de base sont accessibles et faciles à prendre en main. »

Niceshops a mené une transformation complète avec Holaspirit en quatre semaines. Leur parti pris : tout faire en une fois. « Nous avons choisi de tout lancer d’emblée, sans plan de transformation à long terme. Cela fonctionne parce que Niceshops a une forte propension à s’engager dans des expériences. Ainsi, la première itération de mise en œuvre n’a pris qu’environ quatre semaines. »

🗒 Quelques conseils de l’équipe Niceshops pour les nouveaux utilisateurs d’Holaspirit :

 « Utilisez vos organigrammes actuels et dessinez-les simplement différemment dans un premier temps. Visualiser l’organisation en cercles crée déjà un ressenti différent. Ensuite, adoptez progressivement davantage de fonctionnalités selon la méthodologie que vous utilisez. Ce qui est formidable avec Holaspirit, c’est sa flexibilité. »

Parlez-nous de vos projets et apportez de la transparence avec Holaspirit

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