10 conseils pour faciliter vos réunions et les rendre inclusives et efficaces !

Levez la main si vous avez déjà participé à des réunions ennuyeuses qui ne mènent nulle part ! Oui, on est tous passés par là : des réunions pénibles, interminables, qui auraient pu se résumer à un simple e-mail. Forts de toutes ces réunions laborieuses, chez Holaspirit nous avons maîtrisé l'art de l'animation de réunion — efficace, concise et sans douleur. Mais cet article ne porte pas sur les nombreuses raisons pour lesquelles Holaspirit propose un excellent module de réunion — que vous devriez d'ailleurs aller consulter !

Plus sérieusement, nous souhaitons partager avec vous notre façon d'animer les réunions ; ce qui fonctionne et comment préparer des réunions formidables où chacun est inclus, a son moment pour briller, et comment assurer le suivi. Voici 10 conseils sur le sujet — prenez note, et c'est parti !

Pour commencer ces conseils pro d'animation de réunion, sachez qu'un facilitateur est nécessaire — une personne qui conduira la réunion, lui donnera de l'ordre, de l'énergie, etc. Une fois que vous avez identifié qui est le facilitateur (imaginons que c'est vous !), ces conseils pro pourront vous être utiles lors de votre prochaine animation de réunion.

🎯 La préparation, c'est tout

Conseil n°1

Définir l'objectif et les résultats attendus : précisez clairement l'objectif de la réunion et les résultats escomptés, rendez ces informations claires et partagez-les avec les participants à l'avance. Définissez également la récurrence de vos réunions : s'agit-il d'une réunion tactique, d'un stand-up, d'une réunion de gouvernance ?

Conseil n°2

Créer un ordre du jour : élaborez un ordre du jour détaillé décrivant les sujets à aborder, le temps alloué à chaque point et la personne responsable. La distribution de l'ordre du jour à l'avance est essentielle pour que chacun soit préparé.

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Voici un exemple de réunion avec un ordre du jour solide et bien structuré. Un outil est une excellente ressource pour maintenir cet alignement et cette organisation. L'image ci-dessous présente l'outil Holaspirit et son module de réunions.

Conseil n°3

Inviter les bons participants : assurez-vous que seuls les collaborateurs concernés sont invités à la réunion afin de maintenir des discussions focalisées et productives tout au long.

Conseil n°4

Établir des règles de base : pour une excellente animation de réunion, posez des règles fondamentales telles que : pas d'interruptions, respect de l'ordre du jour et des différentes opinions.

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✍🏼 Article à lire : Faites-vous des réunions à distance ? Quelques conseils pour y parvenir — efficacement !

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🚀 Que la réunion commence

Conseil n°5

Commencer à l'heure : démarrez la réunion ponctuellement pour respecter le temps de chacun et donner le ton d'une animation de réunion proactive.

Conseil n°6

Encourager la participation : créez un environnement inclusif en encourageant tous les participants à partager leurs points de vue. Comment ? Utilisez des questions ouvertes pour lancer la discussion. De même, solliciter l'avis de chacun sur certains sujets peut initier la participation et donner à chacun l'occasion de s'exprimer.

Conseil n°7

Rester dans le sujet & gérer le temps : c'est fondamental pour réussir l'animation d'une réunion — gardez la discussion centrée sur les points de l'ordre du jour. Conseil pro : le facilitateur doit poliment ramener les conversations dans le sujet si elles s'en éloignent. Seuls les sujets inscrits à l'ordre du jour.

Conseil n°8

Utiliser des supports visuels : utilisez des outils pour visualiser l'idée abordée, mais aussi pour montrer l'avancement. Les diaporamas, ou même un outil kanban sont essentiels pour savoir où vous en êtes sur un sujet précis.

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Conseil n°9

Faciliter un dialogue constructif : gérez les désaccords en reconnaissant les points de vue divergents et en trouvant un terrain d'entente. Pour une animation de réunion productive, un bref résumé des points clés et des décisions peut clarifier un sujet qui suscite des tensions.

Conseil pro : ne pas savoir comment réagir dans certaines situations peut être délicat pour le facilitateur, mais aussi pour toutes les personnes impliquées dans la réunion. Ci-dessous, nous partageons un livre blanc sur la façon d'instaurer la sécurité psychologique lors de la réunion/au sein du groupe, et d'améliorer cette sécurité pour que chacun puisse s'exprimer librement.

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🏆 Un récapitulatif s'impose

Conseil n°10

Distribuer le compte-rendu : une fois la réunion terminée, un bref résumé des points principaux et des actions à entreprendre est utile : il clarifie pour les participants les étapes à suivre et rend le projet/sujet transparent.

🚴🏽 Aller plus loin dans l'animation de vos réunions

• Écoute active : démontrez une écoute active en hochant la tête, en résumant les points et en posant des questions de clarification.
• Neutralité : en tant que facilitateur, restez neutre et évitez d'imposer vos propres opinions au groupe.
• Adaptabilité : soyez flexible et prêt à adapter l'ordre du jour si des sujets inattendus mais importants surgissent.
• Booster d'énergie : maintenez un ton positif et dynamique pour garder les participants engagés.

L'animation de réunion n'est pas une tâche facile, et n'est peut-être pas à la portée de tout le monde. Il est essentiel que ceux qui assument le rôle de facilitateur se préparent à l'avance, en veillant à utiliser ces conseils utiles que nous avons partagés — et souvenez-vous : l'énergie, c'est tout.

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Vous n'avez pas d'outil avec des modèles de réunions faciles à utiliser, des comptes-rendus et plus encore ? Jetez un œil à Holaspirit — un outil proposant d'excellents modèles de réunions et bien plus.

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