4 étapes pour bâtir une stratégie de communication interne efficace

Pour libérer le plein potentiel de leurs équipes, les organisations doivent mettre en place un cadre de communication ouvert et efficace—autrement dit, elles doivent bâtir une stratégie de communication interne solide. 

Pourtant, pour beaucoup d'organisations, la manière de construire cette stratégie reste floue—ce qui les conduit souvent à ne pas en construire du tout. Selon le Global State of Internal Communications Report 2021, plus de 50 % des entreprises ne disposent pas encore de stratégie de communication interne à long terme.

La question est donc la suivante : en tant qu'organisation, quelles étapes faut-il franchir pour bâtir une stratégie de communication interne réussie—et, ce faisant, élever le niveau de performance de ses équipes ?

Recueillez les insights de vos collaborateurs

La communication interne concerne au premier chef la manière dont vos collaborateurs communiquent, collaborent et partagent l'information. Ce sont eux qui en subissent le plus l'impact—et l'améliorer peut aussi renforcer leur engagement et créer un environnement de travail plus motivant et plus productif. 

Selon une étude de Robert Half, une mauvaise communication est la principale cause de démotivation dans les équipes—et selon une étude de RingCentral, près de la moitié des collaborateurs (44 %) souhaitent une adoption plus large des outils de communication interne au sein de leur organisation.

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Donc, si vous cherchez à construire une stratégie de communication interne efficace—et à donner à vos équipes les outils et le cadre dont elles ont besoin pour donner le meilleur d'elles-mêmes ? Ce sont les premières personnes à consulter.

Envoyez des sondages aux collaborateurs et/ou organisez des réunions d'équipe ou des entretiens individuels pour recueillir leur avis sur votre communication interne actuelle. Quels systèmes et processus leur semblent utiles ? Lesquels sont dépassés ? Si vous utilisez déjà des outils de communication interne, qu'est-ce qu'ils apprécient—et qu'est-ce qui pourrait être amélioré ?

Ce qu'il faut retenir : vos collaborateurs sont ceux qui vont mettre en œuvre votre stratégie de communication interne. Pour qu'elle soit couronnée de succès, demandez-leur leurs insights—et utilisez ces insights pour orienter votre stratégie.

Définissez vos objectifs

Une fois que vous disposez des insights de vos collaborateurs, vous pouvez les utiliser pour définir ce que votre équipe et votre organisation attendent d'une stratégie de communication interne—puis fixer des objectifs clairs pour répondre à ces attentes.

Les objectifs que vous définirez dépendront de votre organisation, de votre équipe et de vos besoins en communication.

Parmi les objectifs courants d'une communication interne, on peut citer :

• Améliorer la diffusion des actualités et informations de l'entreprise à l'ensemble de l'organisation
• Centraliser les communications de l'équipe sur un seul canal ou une seule plateforme (plutôt que d'avoir une équipe qui communique par e-mail, une autre par chat, etc.)
• Mettre en place des systèmes pour faciliter le partage des connaissances
• Favoriser une meilleure communication entre collaborateurs et direction
• Réduire le temps consacré à la coordination des réunions

Quels que soient vos objectifs, veillez à les formuler selon la méthode SMART—en vous assurant qu'ils sont Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Relevants et Temporels. Appliquer cette méthode garantit que vos objectifs stratégiques ne restent pas à l'état de concepts, mais deviennent actionnables—ce qui facilitera leur mise en œuvre, pour vous comme pour votre équipe.

Trouvez les bons outils pour atteindre ces objectifs

Une fois que vous savez quels objectifs vous souhaitez atteindre avec votre stratégie de communication interne, il est temps de déterminer quels outils et fonctionnalités sont nécessaires pour y parvenir—puis de les déployer à l'échelle de votre organisation.

Par exemple, supposons qu'après avoir envoyé vos sondages, vous découvrez que votre équipe passe des heures à s'échanger des e-mails pour coordonner des réunions interdépartementales—et que votre objectif est de simplifier ce processus. Vous pourriez alors chercher un outil permettant de réduire les e-mails et d'améliorer la communication (comme un réseau social d'entreprise). 

Talkspirit est un réseau social d'entreprise proposant de nombreuses fonctionnalités pour la communication interne. Par exemple, grâce à l'agenda partagé de Talkspirit, les collaborateurs peuvent instantanément accéder aux calendriers de leurs collègues, consulter leurs disponibilités et créer des événements—sans coordination manuelle.

Ou supposons que vous ayez identifié des silos de communication au sein de votre organisation et que vos collaborateurs peinent à rester informés de ce qui se passe dans les autres équipes ou dans l'entreprise en général. Grâce à la fonctionnalité fil d'actualité de Talkspirit, les collaborateurs accèdent instantanément aux dernières actualités des groupes auxquels ils sont abonnés, ce qui leur permet de rester facilement au courant de ce qui se passe dans l'entreprise.

Planifier une démo de Talkspirit

En résumé, quels que soient les besoins de communication de votre entreprise, il existe des solutions technologiques pour y répondre—alors assurez-vous de choisir et de déployer les bons outils de communication interne pour atteindre vos objectifs.

Ajustez et optimisez en continu votre stratégie de communication interne 

Bâtir une stratégie de communication interne n'est pas une démarche « faite une fois pour toutes ». À mesure que votre équipe évolue, vos besoins en communication évoluent aussi—ce qui signifie que, pour continuer à libérer le potentiel de vos équipes, vous devez également ajuster et optimiser en continu votre stratégie de communication interne.

Une fois vos objectifs définis et vos outils de communication interne déployés, veillez à faire des points réguliers avec votre équipe. Demandez-leur comment évolue la communication interne à leurs yeux et quels aspects méritent encore des améliorations—puis ajustez votre stratégie en conséquence.

En résumé : la communication interne est un processus continu—et si vous souhaitez que votre stratégie continue à soutenir vos équipes, vous devrez l'ajuster et l'optimiser en permanence.

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Construisez une stratégie de communication interne qui propulse vos équipes—et votre entreprise—au niveau supérieur

Une stratégie de communication interne efficace est indispensable pour libérer le meilleur niveau de performance et de productivité au sein de vos équipes. Maintenant que vous connaissez les étapes pour la construire de A à Z, vous disposez de toutes les clés pour élaborer une stratégie qui fait vraiment la différence. Alors, qu'attendez-vous pour la mettre en place ?

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Par Deanna deBara