Wie führen Sie Talkspirit (ehemals Holaspirit) in Ihrer Organisation ein?
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- Holaspirit ist 2023 mit Talkspirit fusioniert: Die Plattform für Selbstorganisation gehört zum Angebot von Talkspirit, und das Hilfecenter dokumentiert sie unter dem Namen Holaspirit by Talkspirit.
- Die Einführung umfasst fünf Schritte: Vorbereitung, Konfiguration und Test, Kommunikation und Schulung, Klärung der Prozesse, Nachverfolgung und kontinuierliche Verbesserung.
- Klein anfangen: ein oder zwei Ziele, eine einfache Struktur aus Kreisen und Rollen, eine Pilotgruppe vor dem allgemeinen Rollout.
- Führungskräfte und Botschafter werden vor allen anderen geschult: Sie sind es, die den Wandel in ihren Teams tragen.
- Prozesse werden nach der Nutzung dokumentiert, nicht davor: Festgehalten wird, was Kreise und Rollen tatsächlich tun.
- Erfolg lässt sich messen: aktive Nutzende je Anwendung, Aktualisierungen von Kreisen und Rollen, Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung, Rückmeldungen der Mitarbeitenden.
Man fragt uns oft: „Wie kann ich erfolgreich Talkspirit in meiner Organisation einführen?“
Wenn Sie sich diese Frage ebenfalls stellen, finden Sie hier einen Leitfaden zum Einführungsprozess. Keine Sorge: Es ist gar nicht so kompliziert, es genügt, fünf zentrale Schritte zu befolgen.
Eine Klarstellung vorab: Holaspirit ist 2023 mit Talkspirit fusioniert. Die Plattform für Selbstorganisation, die Sie vielleicht unter dem Namen Holaspirit kennen, gehört heute zum Angebot von Talkspirit, und das Hilfecenter dokumentiert sie unter dem Namen Holaspirit by Talkspirit. Genau diese Plattform hilft Ihnen dieser Leitfaden einzuführen, und im weiteren Verlauf des Artikels heißt sie Talkspirit.
Schritt 1: Vorbereitung und Planung
Bevor Sie Talkspirit einführen, sollten Sie zunächst Ihr aktuelles Organisationsmodell bewerten und die verbesserungswürdigen Bereiche ermitteln. Auf Grundlage dieser Bestandsaufnahme legen Sie fest, was Sie mit Talkspirit erreichen wollen (zum Beispiel eine bessere Ausrichtung, mehr Transparenz, eine wirksamere Entscheidungsfindung). Konzentrieren Sie sich idealerweise auf ein oder zwei Ziele. So bleiben Sie auf Ihre Prioritäten fokussiert und erkennen, was Sie auf der Plattform brauchen, um sie zu erreichen.
Achten Sie darauf, die wichtigsten Beteiligten so früh wie möglich in den Prozess einzubinden. So verstehen Sie die Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzenden und können deren Fragen beantworten.
Schritt 2: Konfiguration, Anpassung und Tests
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Talkspirit-Plattform einzurichten! Geben Sie ihr zunächst einen Namen und wählen Sie ein Farbthema. Konzentrieren Sie sich anschließend darauf, eine einfache Struktur für Ihre Organisation anzulegen. Legen Sie Ihre wichtigsten Kreise (oder Teams) und Ihre Rollen an, definieren Sie für jede davon einen Sinn und Zweck sowie Rechenschaftspflichten, und bilden Sie sie anschließend im Organigramm von Talkspirit ab. So versteht jede Person, wie die Organisation strukturiert ist und wie die Rechenschaftspflichten auf die verschiedenen Rollen verteilt sind.
Wir empfehlen in der Regel, die Plattform mit einer Pilotgruppe oder einer Pilotabteilung zu testen und sie dabei über den freien Entscheidungsmodus Änderungen an der Struktur vornehmen zu lassen. Mit den Rückmeldungen aus dieser Testphase können Sie Anpassungen vornehmen, bevor Sie im großen Maßstab ausrollen.
Schritt 3: Kommunikation, Einführung und Schulung
Kommunikation und Onboarding sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Plattform. Stellen Sie Talkspirit allen Personen vor, die damit arbeiten werden, beginnend bei den Führungskräften und den Botschaftern, damit sie Ihnen helfen, den Wandel in ihren Teams voranzubringen. Erklären Sie, warum Sie Talkspirit einführen möchten, wie es Ihnen hilft, Ihr neues Governance-Modell umzusetzen, und was es den Teams bringt. Sobald dieser Nutzen für alle klar ist, können Sie die Mitglieder schrittweise aufnehmen und mit der Einführung von Talkspirit in Ihrer Organisation beginnen.
Organisieren Sie Schulungen und Webinare zur Nutzung von Talkspirit, zu seinen Funktionen und zu seiner Einbettung in die bestehenden Arbeitsabläufe. Passen Sie diese Schulungen an die verschiedenen Nutzergruppen an, je nach ihren Rollen und ihrer Art, mit der Plattform zu arbeiten (Administratoren und Mitglieder brauchen zum Beispiel unterschiedliche Programme). Nutzen Sie Szenarien und konkrete Beispiele, die jeder Gruppe vertraut sind, um zu zeigen, wie Talkspirit ihre Probleme löst und ihnen im Alltag hilft.
Sobald die Grundlagen sitzen, laden Sie Mitglieder zu Talkspirit ein und nutzen Sie den Entscheidungsmodus per Konsent, damit sie Änderungen an der Organisationsstruktur vorschlagen können. Das ist auch der richtige Zeitpunkt, um Nebenrollen zu ergänzen und die Entscheidungsprozesse sowie die strukturellen Rollen an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen.
Sobald Ihre Organisationsstruktur einigermaßen stabil ist, können Sie damit beginnen, Mitglieder verschiedenen Rollen zuzuweisen und Vorschläge einreichen zu lassen. So erkennen Sie schnell, welche Rollen bereits besetzt sind und welche noch eine Person brauchen.
Benennen Sie „Talkspirit-Champions“ in jedem Team, die ihren Kolleginnen und Kollegen helfen und gute Praktiken verbreiten (das können Botschafter sein, Team-Facilitatoren oder schlicht Mitarbeitende, die die Plattform wirklich gern nutzen). Sorgen Sie außerdem dafür, dass diese Personen die nötige Governance-Schulung erhalten, dass sie also verstehen, wie Ihr Governance-Modell funktioniert und wie sie es auf Talkspirit umsetzen können.
Schritt 4: Prozesse klären und erweiterte Funktionen aktivieren
Jetzt, da alle Talkspirit nutzen, sollten Sie erkennen, wie Kreise und Rollen auf der Plattform zusammenwirken und zusammenarbeiten. So gestalten Sie Arbeitsprozesse, die der Wirklichkeit tatsächlich entsprechen. Mit der Publikationsfunktion können Sie anschließend alle Ihre Prozesse und Richtlinien auf Talkspirit dokumentieren, damit alle über denselben Informationsstand verfügen.
Talkspirit hat natürlich noch weit mehr zu bieten. Wenn Sie die Zusammenarbeit und die Transparenz in Ihrer Organisation verbessern möchten, empfehlen wir Ihnen daher, weitere Anwendungen zu aktivieren, etwa Projekte, OKR (Objectives und Key Results), Meetings und mehr. Auch einige unserer Zusatzmodule könnten Sie interessieren, etwa die Zeiterfassung für Rollen, die Übersetzung von Rollen oder das Holacracy-Modul.
So können Sie mit der OKR-Anwendung die Ziele festlegen, die Sie fachlich und in der Governance erreichen wollen. Ebenso lassen sich regelmäßige taktische Meetings und Governance-Meetings mit vordefinierten Vorlagen abhalten (oder mit selbst erstellten Vorlagen), um den Stand Ihrer Projekte und OKR zu besprechen.
Schritt 5: Nachverfolgung, Bewertung und kontinuierliche Verbesserung
Legen Sie klare Kennzahlen fest, um den Erfolg von Talkspirit in Ihrer Organisation zu bewerten. Dazu können Kennzahlen zum Engagement der Nutzenden, zur Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung oder Rückmeldungen aus Mitarbeitendenbefragungen zählen.
Um das Tempo der Einführung zu verfolgen, können Sie auch stärker nutzerbezogene Kennzahlen heranziehen: die Zahl der aktiven Nutzenden je Anwendung, die Zahl der Aktualisierungen von Kreisen und Rollen sowie die Zahl der seit dem Start angelegten Projekte, Meetings, Kreise und Rollen.
Halten Sie regelmäßige Kontrollpunkte ab, um die Leistung der Plattform und die Schwierigkeiten der Nutzenden zu besprechen. Passen Sie Prozesse, Rollen oder Konfigurationen anhand dieser Rückblicke an, damit sie den Bedürfnissen Ihrer Organisation besser entsprechen.
Richten Sie eine regelmäßige Feedbackschleife ein, über die Nutzende jederzeit Verbesserungsvorschläge einreichen oder Probleme melden können. Bleiben Sie offen für schrittweise Änderungen, um Funktionen und Nutzererlebnis zu verbessern.
| Schritt | Was Sie tun | Was am Ende zutreffen muss |
|---|---|---|
| Schritt1. Vorbereitung und Planung | Was Sie tunDas aktuelle Organisationsmodell bewerten, ein oder zwei Ziele wählen, die Beteiligten einbinden | Was am Ende zutreffen mussEin schriftlich festgehaltenes Ziel und die Liste der Personen, die mitgenommen werden |
| Schritt2. Konfiguration und Tests | Was Sie tunDie Plattform benennen, die ersten Kreise und Rollen anlegen, mit einer Pilotgruppe testen | Was am Ende zutreffen mussEine einfache Struktur, die trägt und von einer Abteilung erprobt ist |
| Schritt3. Kommunikation und Schulung | Was Sie tunDas Tool den Führungskräften und den Botschaftern vorstellen, nach Nutzergruppen schulen, die Mitglieder einladen | Was am Ende zutreffen mussJede Gruppe weiß, warum das Tool kommt und was sie davon hat |
| Schritt4. Klärung der Prozesse | Was Sie tunBeobachten, wie Kreise und Rollen zusammenarbeiten, Prozesse und Richtlinien dokumentieren, die nützlichen Anwendungen aktivieren | Was am Ende zutreffen mussDie schriftlichen Prozesse entsprechen dem, was wirklich geschieht |
| Schritt5. Nachverfolgung und kontinuierliche Verbesserung | Was Sie tunKennzahlen festlegen, regelmäßige Termine halten, eine Feedbackschleife öffnen | Was am Ende zutreffen mussEin Rhythmus für Rückblicke und ein Ort, an dem Störendes gemeldet wird |
Fazit
Talkspirit in Ihrer Organisation einzuführen, kann die Agilität, die Transparenz und die Leistung Ihrer Teams steigern. Um die Plattform bestmöglich zu nutzen, ist es wichtig, schrittweise zu beginnen und sich zunächst auf eine solide Organisationsstruktur zu konzentrieren. Auch Onboarding und Schulung der Teammitglieder sind entscheidend: Sie geben ihnen Sicherheit im Umgang mit Talkspirit und ermöglichen es ihnen, Verbesserungen an Ihrer bestehenden Struktur vorzuschlagen.
Mit diesen Schritten holt Ihre Organisation das Beste aus Talkspirit heraus und stellt sicher, dass die Plattform Ihre Governance-Anforderungen wirksam erfüllt und mit Ihrer Organisation mitwächst.
Sie möchten mehr über die Einführung von Talkspirit in Ihrer Organisation erfahren? Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne!
FAQ
Ja, seit der Fusion der beiden Unternehmen im Jahr 2023. Die als Holaspirit bekannte Plattform für Selbstorganisation gehört heute zum Angebot von Talkspirit, und das Hilfecenter dokumentiert sie unter dem Namen Holaspirit by Talkspirit. Die hier beschriebenen Einführungsschritte beziehen sich auf diese Plattform.
Mit einer Bestandsaufnahme. Bewerten Sie Ihr aktuelles Organisationsmodell, ermitteln Sie, was verbessert werden muss, und legen Sie dann fest, was Sie erreichen wollen (bessere Ausrichtung, mehr Transparenz, schnellere Entscheidungen). Ein oder zwei Ziele genügen: Das hält das Projekt fokussiert.
Halten Sie die erste Struktur einfach: Legen Sie Ihre wichtigsten Kreise (oder Teams) und Ihre Rollen an, geben Sie jedem einen Sinn und Zweck sowie Rechenschaftspflichten, und bilden Sie sie im Organigramm ab. Diese Karte macht für alle sichtbar, wie die Organisation strukturiert ist.
Die Führungskräfte und die Botschafter. Stellen Sie ihnen das Tool vor allen anderen vor, damit sie Ihnen helfen, den Wandel in ihren Teams zu tragen: Erklären Sie, warum die Plattform kommt und was jede Person davon hat, und nehmen Sie danach die übrigen Mitglieder schrittweise auf.
Sobald die Teams die Plattform nutzen. Beobachten Sie zuerst, wie Kreise und Rollen tatsächlich zusammenwirken, damit die schriftlichen Prozesse der Wirklichkeit entsprechen. Die Publikationsfunktion dient danach dazu, Prozesse und Richtlinien an einem Ort zu dokumentieren.
An klaren Kennzahlen: Engagement der Nutzenden, Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung, Rückmeldungen aus internen Befragungen. Um speziell das Tempo der Akzeptanz zu verfolgen, sehen Sie sich die Zahl der aktiven Nutzenden je Anwendung und die Zahl der Aktualisierungen von Kreisen und Rollen an.
