Wie setzen Sie Holaspirit in Ihrer Organisation um?

Wir werden häufig gefragt: „Wie kann ich Holaspirit erfolgreich implementieren in meiner Organisation?"

Wenn Sie sich diese Frage auch stellen, finden Sie hier einen Leitfaden, um den Bereitstellungsprozess zu verstehen. Seien Sie beruhigt: Es ist nicht so kompliziert — Sie müssen nur 5 Schlüsselschritte befolgen.

Schritt 1: Vorbereitung und Planung

Bevor Sie Holaspirit bereitstellen, beginnen Sie damit, Ihr derzeitiges Organisationsmodell zu bewerten und identifizieren Sie die Bereiche, die verbessert werden müssen. Basierend auf dieser Bestandsaufnahme definieren Sie, was Sie mit Holaspirit erreichen möchten (zum Beispiel eine bessere Abstimmung, mehr Transparenz, effizientere Entscheidungsfindung). Konzentrieren Sie sich idealerweise auf ein oder zwei Ziele. Dies wird Ihnen helfen, sich auf Ihre Prioritäten zu konzentrieren und zu bestimmen, was Sie auf der Plattform benötigen, um diese zu erreichen.

Achten Sie darauf, die wichtigsten Stakeholder so früh wie möglich in den Prozess einzubeziehen. Dies wird Ihnen helfen, die Anforderungen und Erwartungen der Benutzer zu verstehen und etwaige Fragen zu beantworten.

Schritt 2: Konfiguration, Anpassung und Tests

Es ist jetzt an der Zeit, Ihre Holaspirit-Plattform zu konfigurieren ! Beginnen Sie damit, ihr einen Namen zu geben und wählen Sie ein Farbschema. Konzentrieren Sie sich dann auf die Erstellung einer einfachen Struktur für Ihre Organisation. Erstellen Sie Ihre wichtigsten Kreise (oder Teams) und Ihre Rollen, definieren Sie einen Sinn und Zweck und Verantwortlichkeiten für jeden von ihnen, und ordnen Sie diese dann dem Holaspirit-Organigramm zu. Dies wird jedem helfen zu verstehen, wie die Organisation strukturiert ist und wie Verantwortlichkeiten auf verschiedene Rollen verteilt sind.

Was wir normalerweise empfehlen, ist, die Plattform mit einer Pilot-Gruppe oder -Abteilung zu testen, und ihnen zu erlauben, Änderungen an der Struktur über den Freien Entscheidungsmodus vorzunehmen. Mit dem Feedback aus dieser Testphase können Sie Anpassungen vornehmen, bevor Sie eine großflächige Bereitstellung durchführen.

Schritt 3: Kommunikation, Bereitstellung und Schulung

Kommunikation und Onboarding sind entscheidend, um den Erfolg Ihrer Plattform zu sichern. Stellen Sie Holaspirit allen vor, die es nutzen werden, beginnend mit den Managern und Champions, damit sie Ihnen bei der Leitung des Wandels in ihren Teams helfen. Erklären Sie, warum Sie Holaspirit bereitstellen möchten, wie dies Ihnen hilft, Ihr neues Governance-Modell zu implementieren, und wie es ihnen helfen wird. Sobald diese Vorteile für alle klar sind, können Sie Mitglieder schrittweise integrieren und Holaspirit in Ihrer Organisation zu bereitstellen.

‍Organisieren Sie Schulungssitzungen und Webinare zur Nutzung von Holaspirit, seinen Funktionen und seiner Integration in bestehende Arbeitsroutinen. Passen Sie diese Sitzungen an verschiedene Benutzergruppen an je nach ihren Rollen und ihrer Interaktion mit der Plattform (zum Beispiel werden Administratoren und Mitglieder wahrscheinlich unterschiedliche Schulungsprogramme haben). Verwenden Sie konkrete Szenarien und Beispiele, die jeder Gruppe vertraut sind, um zu zeigen, wie Holaspirit ihre Probleme lösen kann und ihnen im Alltag helfen kann.

Nachdem die Grundlagen erworben sind, laden Sie Mitglieder ein auf Holaspirit und verwenden Sie den Zustimmungsentscheidungsmodus, um ihnen zu ermöglichen, Änderungen an der Organisationsstruktur zu beantragen. Dies ist auch der richtige Moment, um sekundäre Rollen hinzuzufügen und Entscheidungsprozesse und Strukturrollen nach den Anforderungen Ihrer Organisation anzupassen.

Sobald Ihre Organisationsstruktur mehr oder weniger stabilisiert ist, können Sie Mitglieder verschiedenen Rollen zuordnen und Personen ihre Vorschläge einreichen lassen. So können Sie schnell Rollen identifizieren, die bereits besetzt sind, und solche, die noch einen Inhaber benötigen.

‍Designieren Sie „Holaspirit-Champions" in jedem Team, um ihren Kollegen zu helfen und Best Practices zu fördern (dies können Coaches, Team-Facilitator oder einfach Mitarbeitende sein, die es wirklich lieben, die Plattform zu nutzen). Stellen Sie auch sicher, dass diese Personen die notwendige Governance-Schulung haben, das heißt, sie verstehen, wie Ihr Governance-Modell funktioniert und wie sie es auf Holaspirit implementieren können.

Schritt 4: Prozessklarifizierung und Aktivierung erweiterter Funktionen

Jetzt, wo alle Holaspirit nutzen, müssen Sie identifizieren, wie Kreise und Rollen zusammenarbeiten und kolaborieren auf der Plattform. Dies wird Ihnen helfen, Arbeitsprozesse zu schaffen, die wirklich der Realität entsprechen. Mit der Publishing-Funktionalität können Sie dann alle Ihre Prozesse und Richtlinien dokumentieren auf Holaspirit, um sicherzustellen, dass alle Menschen das gleiche Informationsniveau haben.

Natürlich hat Holaspirit noch viel mehr zu bieten. Wenn Sie die Zusammenarbeit und Transparenz in Ihrer Organisation verbessern möchten, empfehlen wir Ihnen, andere Anwendungen zu aktivieren, wie Projekte, OKR (Ziele und Schlüsselergebnisse), Meetings, etc. Einige unserer Add-on-Module könnten Sie auch interessieren, wie Zeittracking in Rollen, Rollenübersetzung oder das Holacracy-Modul.

Sie können beispielsweise die OKR-Anwendung nutzen, um Ziele zu definieren, die Sie aus geschäftlicher und Governance-Sicht erreichen möchten. Sie können auch regelmäßige taktische Meetings und Governance-Meetings mit vordefinierten Vorlagen organisieren (oder Ihre eigenen Vorlagen erstellen) und diese nutzen, um Punkte zu Ihren Projekten und OKRs zu besprechen.

Schritt 5: Überwachung, Evaluierung und kontinuierliche Verbesserung

‍Definieren Sie klare Metriken zur Evaluierung des Erfolgs von Holaspirit in Ihrer Organisation. Diese können Metriken zur Benutzerengagement, Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung oder Feedback von Mitarbeiterbefragungen umfassen.

Um die Bereitstellungsgeschwindigkeit zu verfolgen, können Sie auch benutzerorientiertere Metriken konsultieren, wie die Anzahl der aktiven Benutzer in jeder Anwendung, die Anzahl der Zirkels- und Rollenaktualisierungen, aber auch die Anzahl der erstellten Projekte, Meetings, Kreise und Rollen seit Anfang.

Organisieren Sie regelmäßige Kontrollpunkte um die Leistung der Plattform und Probleme der Benutzer zu besprechen. Passen Sie Prozesse, Rollen oder Konfigurationen basierend auf diesen Überprüfungen an, um die Anforderungen Ihrer Organisation besser zu erfüllen.

Denken Sie daran, einen regelmäßigen Feedback-Loop einzurichten, der es Benutzern ermöglicht, jederzeit Verbesserungsvorschläge einzureichen oder Probleme zu melden. Bleiben Sie offen für iterative Änderungen, um die Funktionalität und das Benutzererlebnis zu verbessern.

Fazit

Die Bereitstellung von Holaspirit in Ihrer Organisation kann die Agilität, Transparenz und Leistung Ihrer Teams fördern. Um das Beste aus der Plattform zu machen, ist es wichtig, schrittweise zu beginnen und sich zuerst auf die Schaffung einer soliden Organisationsstruktur zu konzentrieren. Das Onboarding und die Schulung von Teammitgliedern sind ebenfalls wichtig: Sie ermöglichen ihnen, sich mit Holaspirit vertraut zu machen und Verbesserungen an Ihrer aktuellen Struktur zu beantragen.

Durch die Befolgung dieser Schritte kann Ihre Organisation die Vorteile von Holaspirit maximieren und sicherstellen, dass die Plattform Ihre Governance-Anforderungen wirksam erfüllt und sich im Laufe der Zeit mit Ihrer Organisation weiterentwickelt.

Möchten Sie mehr über die Implementierung von Holaspirit in Ihrer Organisation erfahren? Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne!