Comment mettre en place Talkspirit (ex-Holaspirit) dans votre organisation ?
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- Holaspirit a fusionné avec Talkspirit en 2023 : la plateforme d’auto-gouvernance fait partie de l’offre Talkspirit, et son centre d’aide la documente sous le nom Holaspirit by Talkspirit.
- Le déploiement tient en cinq étapes : préparation, configuration et test, communication et formation, clarification des processus, suivi et amélioration continue.
- Commencer petit : un ou deux objectifs, une structure de cercles et de rôles simple, un groupe pilote avant le déploiement général.
- Les managers et les ambassadeurs se forment avant tout le monde : ce sont eux qui conduisent le changement dans leurs équipes.
- Les processus se documentent après l’usage, pas avant : on écrit ce que les cercles et les rôles font réellement.
- Le succès se mesure : utilisateurs actifs par application, mises à jour des cercles et des rôles, vitesse de prise de décision, retours des collaborateurs.
On nous pose souvent la question : « comment puis-je mettre en place avec succès Talkspirit dans mon organisation ? »
Si vous vous posez vous aussi cette question, voici un guide pour comprendre le processus de déploiement. Rassurez-vous : ce n’est pas si compliqué, il suffit de suivre 5 étapes clés.
Une précision avant de commencer : Holaspirit a fusionné avec Talkspirit en 2023. La plateforme d’auto-gouvernance que vous connaissez peut-être sous le nom d’Holaspirit fait aujourd’hui partie de l’offre Talkspirit, et son centre d’aide la documente sous le nom Holaspirit by Talkspirit. C’est cette plateforme que ce guide vous aide à déployer, et le reste de l’article l’appelle Talkspirit.
Étape 1 : Préparation et planification
Avant de déployer Talkspirit, commencez par évaluer votre modèle organisationnel actuel et identifiez les domaines à améliorer. Sur la base de cet état des lieux, définissez ce que vous souhaitez atteindre avec Talkspirit (par exemple, un meilleur alignement, plus de transparence, une prise de décision plus efficace). Idéalement, concentrez-vous sur un ou deux objectifs. Cela vous permettra de rester focalisé sur vos priorités et de déterminer ce dont vous avez besoin sur la plateforme pour les atteindre.
Veillez à impliquer les parties prenantes clés le plus tôt possible dans le processus. Cela vous permettra de comprendre les besoins et les attentes des utilisateurs, et de répondre à leurs éventuelles interrogations.
Étape 2 : Configuration, personnalisation et tests
Il est maintenant temps de configurer votre plateforme Talkspirit ! Commencez par lui donner un nom et choisissez un thème de couleurs. Concentrez-vous ensuite sur la création d’une structure simple pour votre organisation. Créez vos principaux cercles (ou équipes) et vos rôles, définissez une raison d’être et des redevabilités pour chacun d’eux, puis mappez-les sur l’organigramme Talkspirit. Cela aidera tout le monde à comprendre comment l’organisation est structurée et comment les redevabilités sont réparties entre les différents rôles.
Ce que nous recommandons généralement, c’est de tester la plateforme avec un groupe ou un département pilote, en les laissant apporter des modifications à la structure via le mode de décision libre. En utilisant les retours de cette phase de test, vous pourrez ainsi effectuer des ajustements avant de déployer à grande échelle.
Étape 3 : Communication, déploiement et formation
La communication et l’onboarding sont essentiels pour garantir le succès de votre plateforme. Présentez Talkspirit à toutes les personnes qui vont l’utiliser, en commençant par les managers et les ambassadeurs, afin qu’ils vous aident à conduire le changement au sein de leurs équipes. Expliquez pourquoi vous souhaitez déployer Talkspirit, comment cela va vous aider à mettre en place votre nouveau modèle de gouvernance, et en quoi cela va les aider. Une fois ces bénéfices clairs pour tous, vous pouvez intégrer les membres progressivement et commencer à déployer Talkspirit dans votre organisation.
Organisez des sessions de formation et des webinaires sur l’utilisation de Talkspirit, ses fonctionnalités et son intégration dans les routines de travail existantes. Adaptez ces sessions aux différents groupes d’utilisateurs selon leurs rôles et leur interaction avec la plateforme (par exemple, les administrateurs et les membres auront probablement des programmes de formation différents). Utilisez des scénarios et des exemples concrets familiers à chaque groupe pour montrer comment Talkspirit peut résoudre leurs problèmes et les aider au quotidien.
Une fois les bases acquises, commencez à inviter des membres sur Talkspirit et utilisez le mode de décision par consentement pour leur permettre de proposer des modifications à la structure organisationnelle. C’est également le bon moment pour commencer à ajouter des rôles secondaires et personnaliser les processus de décision et les rôles structurels selon les besoins de votre organisation.
Une fois votre structure organisationnelle plus ou moins stabilisée, vous pouvez commencer à assigner des membres à différents rôles et laisser les personnes soumettre leurs propositions. Vous pourrez ainsi rapidement identifier les rôles déjà pourvus et ceux qui nécessitent encore un titulaire.
Désignez des « champions Talkspirit » au sein de chaque équipe pour aider leurs collègues et promouvoir les bonnes pratiques (il peut s’agir d’ambassadeurs, de facilitateurs d'équipe, ou simplement de collaborateurs qui apprécient vraiment utiliser la plateforme). Assurez-vous également que ces personnes disposent de la formation en gouvernance nécessaire, c’est-à-dire qu’elles comprennent le fonctionnement de votre modèle de gouvernance et la façon dont elles peuvent le mettre en œuvre sur Talkspirit.
Étape 4 : Clarification des processus et activation des fonctionnalités avancées
Maintenant que tout le monde a commencé à utiliser Talkspirit, vous devez identifier comment les cercles et les rôles interagissent et collaborent ensemble sur la plateforme. Cela vous aidera à créer des processus de travail qui correspondent réellement à la réalité. Grâce à la fonctionnalité de publication, vous pouvez ensuite documenter l’ensemble de vos processus et politiques sur Talkspirit, afin de vous assurer que tout le monde dispose du même niveau d’information.
Bien sûr, Talkspirit a bien plus à offrir. Aussi, si vous souhaitez améliorer la collaboration et la transparence au sein de votre organisation, nous vous suggérons d’activer d’autres applications, comme Projets, OKR (Objectifs et Résultats Clés), Réunions, etc. Certains de nos modules complémentaires peuvent également vous intéresser, comme le suivi du temps passé dans les rôles, la traduction des rôles, ou le module holacracy.
Par exemple, vous pouvez utiliser l’application OKR pour définir les objectifs que vous souhaitez atteindre d’un point de vue métier et de gouvernance. Vous pouvez également organiser des réunions tactiques et des réunions de gouvernance régulières à l’aide de modèles prédéfinis (ou en créant vos propres modèles), et les utiliser pour faire des points sur vos projets et OKR.
Étape 5 : Suivi, évaluation et amélioration continue
Définissez des indicateurs clairs pour évaluer le succès de Talkspirit dans votre organisation. Ceux-ci peuvent inclure des métriques sur l'engagement des utilisateurs, la vitesse de prise de décision, ou les retours issus d'enquêtes auprès des collaborateurs.
Pour suivre la vitesse de déploiement, vous pouvez également consulter des indicateurs plus centrés sur les utilisateurs, comme le nombre d’utilisateurs actifs sur chaque application, le nombre de mises à jour des cercles et des rôles, mais aussi le nombre de projets, de réunions, de cercles et de rôles créés depuis le début.
Organisez des points de contrôle réguliers pour discuter des performances de la plateforme et des problèmes rencontrés par les utilisateurs. Ajustez les processus, les rôles ou les configurations en fonction de ces revues pour mieux répondre aux besoins de votre organisation.
Pensez à mettre en place une boucle de feedback régulière permettant aux utilisateurs de soumettre des suggestions d'améliorations ou de signaler des problèmes à tout moment. Restez ouvert aux changements itératifs pour améliorer les fonctionnalités et l'expérience utilisateur.
| Étape | Ce que vous faites | Ce qui doit être vrai à la fin |
|---|---|---|
| Étape1. Préparation et planification | Ce que vous faitesÉvaluer le modèle d’organisation actuel, choisir un ou deux objectifs, impliquer les parties prenantes | Ce qui doit être vrai à la finUn objectif écrit, et la liste des personnes à embarquer |
| Étape2. Configuration et tests | Ce que vous faitesNommer la plateforme, créer les premiers cercles et rôles, tester avec un groupe pilote | Ce qui doit être vrai à la finUne structure simple qui tient debout, éprouvée par un service |
| Étape3. Communication et formation | Ce que vous faitesPrésenter l’outil aux managers et aux ambassadeurs, former par groupe d’usage, inviter les membres | Ce qui doit être vrai à la finChaque groupe sait pourquoi l’outil arrive et ce qu’il y gagne |
| Étape4. Clarification des processus | Ce que vous faitesObserver comment les cercles et les rôles collaborent, documenter processus et politiques, activer les applications utiles | Ce qui doit être vrai à la finLes processus écrits correspondent à ce qui se passe vraiment |
| Étape5. Suivi et amélioration continue | Ce que vous faitesDéfinir des indicateurs, tenir des points réguliers, ouvrir une boucle de feedback | Ce qui doit être vrai à la finUn rythme de revue, et un endroit où remonter les irritants |
En conclusion
Déployer Talkspirit dans votre organisation peut stimuler l’agilité, la transparence et la performance de vos équipes. Pour tirer le meilleur parti de la plateforme, il est important de commencer progressivement et de se concentrer d’abord sur l’établissement d’une structure organisationnelle solide. L’onboarding et la formation des membres de l’équipe sont également essentiels : ils leur permettront de se sentir à l’aise avec Talkspirit et de proposer des améliorations à votre structure actuelle.
En suivant ces étapes, votre organisation peut maximiser les bénéfices de Talkspirit, en s’assurant que la plateforme répond efficacement à vos besoins de gouvernance et évolue avec votre organisation au fil du temps.
Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place de Talkspirit dans votre organisation ? Contactez-nous, nous serons ravis de vous aider !
FAQ
Oui, depuis la fusion des deux sociétés en 2023. La plateforme d’auto-gouvernance connue sous le nom d’Holaspirit fait aujourd’hui partie de l’offre Talkspirit, et son centre d’aide la documente sous le nom Holaspirit by Talkspirit. Les étapes de déploiement décrites ici sont celles de cette plateforme.
Par un état des lieux. Évaluez votre modèle d’organisation actuel, identifiez ce qui doit être amélioré, puis définissez ce que vous voulez atteindre (un meilleur alignement, plus de transparence, des décisions plus rapides). Un ou deux objectifs suffisent : c’est ce qui garde le projet focalisé.
En gardant une première structure simple : créez vos principaux cercles (ou équipes) et vos rôles, donnez à chacun une raison d’être et des redevabilités, puis mappez-les sur l’organigramme. C’est cette carte qui permet à chacun de voir comment l’organisation est structurée.
Les managers et les ambassadeurs. Présentez-leur l’outil avant tout le monde, pour qu’ils vous aident à conduire le changement dans leurs équipes : expliquez pourquoi la plateforme arrive et ce que chacun y gagne, puis intégrez les autres membres progressivement.
Une fois que les équipes utilisent la plateforme. Observez d’abord comment les cercles et les rôles interagissent réellement, pour que les processus écrits correspondent à la réalité. La fonctionnalité de publication sert ensuite à documenter processus et politiques au même endroit.
En posant des indicateurs clairs : engagement des utilisateurs, vitesse de prise de décision, retours des enquêtes internes. Pour suivre le rythme d’adoption en particulier, regardez le nombre d’utilisateurs actifs sur chaque application et le nombre de mises à jour des cercles et des rôles.
