Comment mettre en place Holaspirit dans votre organisation ?

On nous pose souvent la question : « comment puis-je mettre en place avec succès Holaspirit dans mon organisation ? »

Si vous vous posez vous aussi cette question, voici un guide pour comprendre le processus de déploiement. Rassurez-vous : ce n’est pas si compliqué — il suffit de suivre 5 étapes clés.

Étape 1 : Préparation et planification

Avant de déployer Holaspirit, commencez par évaluer votre modèle organisationnel actuel et identifiez les domaines à améliorer. Sur la base de cet état des lieux, définissez ce que vous souhaitez atteindre avec Holaspirit (par exemple, un meilleur alignement, plus de transparence, une prise de décision plus efficace). Idéalement, concentrez-vous sur un ou deux objectifs. Cela vous permettra de rester focalisé sur vos priorités et de déterminer ce dont vous avez besoin sur la plateforme pour les atteindre.

Veillez à impliquer les parties prenantes clés le plus tôt possible dans le processus. Cela vous permettra de comprendre les besoins et les attentes des utilisateurs, et de répondre à leurs éventuelles interrogations.

Étape 2 : Configuration, personnalisation et tests

Il est maintenant temps de configurer votre plateforme Holaspirit ! Commencez par lui donner un nom et choisissez un thème de couleurs. Concentrez-vous ensuite sur la création d’une structure simple pour votre organisation. Créez vos principaux cercles (ou équipes) et vos rôles, définissez une raison d’être et des redevabilités pour chacun d’eux, puis mappez-les sur l’organigramme Holaspirit. Cela aidera tout le monde à comprendre comment l’organisation est structurée et comment les redevabilités sont réparties entre les différents rôles.

Ce que nous recommandons généralement, c’est de tester la plateforme avec un groupe ou un département pilote, en les laissant apporter des modifications à la structure via le mode de décision libre. En utilisant les retours de cette phase de test, vous pourrez ainsi effectuer des ajustements avant de déployer à grande échelle.

Étape 3 : Communication, déploiement et formation

La communication et l’onboarding sont essentiels pour garantir le succès de votre plateforme. Présentez Holaspirit à toutes les personnes qui vont l’utiliser, en commençant par les managers et les ambassadeurs, afin qu’ils vous aident à conduire le changement au sein de leurs équipes. Expliquez pourquoi vous souhaitez déployer Holaspirit, comment cela va vous aider à mettre en place votre nouveau modèle de gouvernance, et en quoi cela va les aider. Une fois ces bénéfices clairs pour tous, vous pouvez intégrer les membres progressivement et commencer à déployer Holaspirit dans votre organisation.

‍Organisez des sessions de formation et des webinaires sur l’utilisation d’Holaspirit, ses fonctionnalités et son intégration dans les routines de travail existantes. Adaptez ces sessions aux différents groupes d’utilisateurs selon leurs rôles et leur interaction avec la plateforme (par exemple, les administrateurs et les membres auront probablement des programmes de formation différents). Utilisez des scénarios et des exemples concrets familiers à chaque groupe pour montrer comment Holaspirit peut résoudre leurs problèmes et les aider au quotidien.

Une fois les bases acquises, commencez à inviter des membres sur Holaspirit et utilisez le mode de décision par consentement pour leur permettre de proposer des modifications à la structure organisationnelle. C’est également le bon moment pour commencer à ajouter des rôles secondaires et personnaliser les processus de décision et les rôles structurels selon les besoins de votre organisation.

Une fois votre structure organisationnelle plus ou moins stabilisée, vous pouvez commencer à assigner des membres à différents rôles et laisser les personnes soumettre leurs propositions. Vous pourrez ainsi rapidement identifier les rôles déjà pourvus et ceux qui nécessitent encore un titulaire.

‍Désignez des « champions Holaspirit » au sein de chaque équipe pour aider leurs collègues et promouvoir les bonnes pratiques (il peut s’agir d’ambassadeurs, de facilitateurs d'équipe, ou simplement de collaborateurs qui apprécient vraiment utiliser la plateforme). Assurez-vous également que ces personnes disposent de la formation en gouvernance nécessaire, c’est-à-dire qu’elles comprennent le fonctionnement de votre modèle de gouvernance et la façon dont elles peuvent le mettre en œuvre sur Holaspirit.

Étape 4 : Clarification des processus et activation des fonctionnalités avancées

Maintenant que tout le monde a commencé à utiliser Holaspirit, vous devez identifier comment les cercles et les rôles interagissent et collaborent ensemble sur la plateforme. Cela vous aidera à créer des processus de travail qui correspondent réellement à la réalité. Grâce à la fonctionnalité de publication, vous pouvez ensuite documenter l’ensemble de vos processus et politiques sur Holaspirit, afin de vous assurer que tout le monde dispose du même niveau d’information.

Bien sûr, Holaspirit a bien plus à offrir. Aussi, si vous souhaitez améliorer la collaboration et la transparence au sein de votre organisation, nous vous suggérons d’activer d’autres applications, comme Projets, OKR (Objectifs et Résultats Clés), Réunions, etc. Certains de nos modules complémentaires peuvent également vous intéresser, comme le suivi du temps passé dans les rôles, la traduction des rôles, ou le module holacracy.

Par exemple, vous pouvez utiliser l’application OKR pour définir les objectifs que vous souhaitez atteindre d’un point de vue métier et de gouvernance. Vous pouvez également organiser des réunions tactiques et de gouvernance régulières à l’aide de modèles prédéfinis (ou en créant vos propres modèles), et les utiliser pour faire des points sur vos projets et OKR.

Étape 5 : Suivi, évaluation et amélioration continue

‍Définissez des indicateurs clairs pour évaluer le succès d'Holaspirit dans votre organisation. Ceux-ci peuvent inclure des métriques sur l'engagement des utilisateurs, la vitesse de prise de décision, ou les retours issus d'enquêtes auprès des collaborateurs.

Pour suivre la vitesse de déploiement, vous pouvez également consulter des indicateurs plus centrés sur les utilisateurs, comme le nombre d’utilisateurs actifs sur chaque application, le nombre de mises à jour des cercles et des rôles, mais aussi le nombre de projets, de réunions, de cercles et de rôles créés depuis le début.

Organisez des points de contrôle réguliers pour discuter des performances de la plateforme et des problèmes rencontrés par les utilisateurs. Ajustez les processus, les rôles ou les configurations en fonction de ces revues pour mieux répondre aux besoins de votre organisation.

Pensez à mettre en place une boucle de feedback régulière permettant aux utilisateurs de soumettre des suggestions d'améliorations ou de signaler des problèmes à tout moment. Restez ouvert aux changements itératifs pour améliorer les fonctionnalités et l'expérience utilisateur.

En conclusion

Déployer Holaspirit dans votre organisation peut stimuler l’agilité, la transparence et la performance de vos équipes. Pour tirer le meilleur parti de la plateforme, il est important de commencer progressivement et de se concentrer d’abord sur l’établissement d’une structure organisationnelle solide. L’onboarding et la formation des membres de l’équipe sont également essentiels : ils leur permettront de se sentir à l’aise avec Holaspirit et de proposer des améliorations à votre structure actuelle.

En suivant ces étapes, votre organisation peut maximiser les bénéfices d’Holaspirit, en s’assurant que la plateforme répond efficacement à vos besoins de gouvernance et évolue avec votre organisation au fil du temps.

Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d’Holaspirit dans votre organisation ? Contactez-nous, nous serons ravis de vous aider !