Warum und wie wir von Workplace zu Talkspirit gewechselt haben: das Zeugnis des GIE Afer

Workplace from Meta (ehemals Facebook) wurde oft als DAS soziale Unternehmensnetzwerk schlechthin betrachtet. Aus einem einfachen Grund: Es genießt eine überwältigende Bekanntheit auf ... weltweiter Ebene. Daher beobachtet man einen „Workplace-Reflex" bei Unternehmen, die nach einer internen Netzwerklösung suchen. Ein Reflex, den viele aufgeben müssen, da Meta kürzlich die Schließung von Workplace bis Mai 2026 angekündigt hat.

Noch vor dieser Ankündigung suchten viele KMU / mittelständische Unternehmen bereits nach Alternativen zu Workplace. So entdecken unsere Kunden Talkspirit oft über eine Google-Suche und schätzen die starke Kundenorientierung, insbesondere gegenüber französischen KMU und mittelständischen Unternehmen. Das Zeugnis einer Talkspirit-Kundin ist Talkspirit Anlass, auf Talkspirit zurückzublicken und jene Besonderheiten zu beleuchten, die Talkspirit einzigartig und besonders relevant für KMU / mittelständische Unternehmen (20 bis 2000 Mitarbeitende)

machen. Mitte 2018 trat Madleen Trouvé dem GIE Afer (Wirtschaftliche Interessenvereinigung der Afer, einem seit 1976 auf Altersvorsorge und Lebensversicherung spezialisierten französischen Verband und Partner von Aviva) als Leiterin der internen Kommunikation bei – in einem Kontext tiefgreifender (insbesondere digitaler) Transformation. Obwohl sie eigentlich Workplace from Meta einsetzen wollte, das sie bei ihrem vorherigen Arbeitgeber erfolgreich eingeführt hatte, entschied sie sich schließlich für Talkspirit – und bereut diese Entscheidung keineswegs. Ganz im Gegenteil!

Sie schildert diese Erfahrung auf dem Talkspirit-Blog.

Zunächst: eine reflexartige Entscheidung für Workplace

Als Madleen zum GIE Afer kam, befand sich das Unternehmen mitten in einem Wandel: Umzug, Veränderung der Tätigkeitsfelder und Werkzeuge sowie Neugestaltung der digitalen Praktiken. Ein destabilisierender Kontext für die knapp 150 Mitarbeitenden des GIE, der eine begleitende Veränderungsunterstützung erforderte.

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Die interne Kommunikation musste daher 3 zentrale Herausforderungen angehen:

• den Mitarbeitenden täglich Informationen und Neuigkeiten kommunizieren
• die Mitarbeitenden dazu bewegen, sich zu äußern, Feedback zu geben und Informationen weiterzuleiten (was völlig neu war)
• bereichsübergreifende Verbindungen im Unternehmen schaffen

Zu jener Zeit war das einzige vorhandene interne Kommunikations-mittel im GIE Afer noch die E-Mail. Madleen machte sich daraufhin auf die Suche nach einem Werkzeug, das diesen Kultur- und Nutzungswandel begleiten konnte.

Sie berichtet: „Ich kam von einem Unternehmernetzwerk (dem Réseau Entreprendre), wo wir Workplace 2 Jahre zuvor eingeführt hatten, um eine hauseigene Lösung zu ersetzen, die nicht überzeugt hatte. Damals startete Workplace gerade in Frankreich und bot Vereinen die Plattform kostenlos an: Für uns war das ein Goldstück! Wir nutzten Workplace als Projektmanagement-werkzeug (sowohl für die Begleitung von Unternehmern als auch für die Einführung des neuen CRM). Die Vorteile waren vielfältig und die Nutzer zeigten sich mit der Benutzerfreundlichkeit des Tools zufrieden."

Da im GIE Afer Bedarf an einem kollaborativen Werkzeug entstand, wandte sich Madleen ganz natürlich Workplace zu.

Facebook gesperrt – Bedarf an einer Workplace-Alternative

Allerdings setzte Aviva (das nun den gesamten IT-Bereich des GIE Afer verwaltete) Facebook (und damit Workplace) auf die Sperrliste der Computer aller Konzernmitarbeitenden. Die geltenden IT-Sicherheitsstandards im Bank- und Versicherungssektor sind extrem streng und dulden keinerlei Datenlücken oder -risiken. Facebook ist deshalb – wie alle großen Social-Media-Akteure – auf den Rechnern von Vertragsverwaltern sehr häufig gesperrt. „Wir mussten also eine Alternative zu Workplace finden."

Yammer wurde in Betracht gezogen, erforderte jedoch zu lange Implementierungszeiten, da es von der IT-Umgebung des Partners Aviva abhängig war. „Beim Benchmarking bestehender Lösungen entdeckte ich einen aufstrebenden französischen Anbieter: Talkspirit. Was mich sofort beeindruckte, war die Benutzeroberfläche: Talkspirit war genauso ergonomisch wie Workplace, ließ sich aber zusätzlich an die Farben des Unternehmens anpassen. Ein echtes White-Label-Produkt, das den Mitarbeitenden eine bessere Identifikation mit dem Tool ermöglicht!"

Funktionen: gleichauf – mit einem Vorteil für Talkspirit gegenüber Workplace bei der Produkt-Roadmap

Was die Funktionen betrifft: Talkspirit ist Workplace recht ähnlich. Ein Chat, eine Videokonferenz, Profilseiten und ein Newsfeed mit Beiträgen bilden das Grundgerüst der Plattform. Die Desktop- und die Mobilversion sind weitgehend gleichwertig und bieten eine gute Ergonomie: Ob Workplace oder Talkspirit, die Teams finden sich schnell zurecht.

Produkt-Roadmap und Kundennähe: begeistert von Talkspirit

Bei Talkspirit stellt Madleen den Eindruck fest, eine „lebendige" Plattform zu nutzen, die sich stetig weiterentwickelt – dank der regelmäßigen Updates durch die technischen Teams von Talkspirit.

„Tatsächlich ist die Rolle des Kunden in der Produkt-Roadmap eine andere. Bei Talkspirit habe ich das Gefühl, dass wir wirklich Einfluss auf die Entscheidungen zur Weiterentwicklung des Tools haben. Bei Workplace stoßen wir schnell auf die Trägheit von Meta und seine eigenen Zwänge. Spezifische Weiterentwicklungen sind selten möglich, auch wenn sie für die Nutzer notwendig wären. Als Kundin hatte ich wenig Einfluss auf die Roadmap." Bei Talkspirit werden Weiterentwicklungen im Vorfeld besprochen, in der Beta-Phase getestet und anhand von Kundenfeedback angepasst. Weiterentwicklungen ... von denen die Mehrheit aus Vorschlägen von Kunden und Nutzern stammt !

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Administrator-Erfahrung: gleichauf

Was die Administrator-Erfahrung betrifft: „Ich bevorzuge Talkspirit" – zunächst aufgrund der persönlichen Begleitung in den wichtigen Projektphasen. Für ein Tool, das Change Management erfordert, ist das ein echter differenzierender Vorteil!"

„Außerdem ist die Benutzerfreundlichkeit bei Talkspirit besser: Es ist kein spezifischer IT-Support nötig. Als Kommunikationsverantwortliche bin ich vollständig autonom (z. B. bei Massenimporten) und im Problemfall hilft mir der Account Manager, damit ich nicht feststecke. Allerdings ist der Statistikbereich von Talkspirit im Vergleich zu Workplace wirklich im Rückstand."

Technische Integration: Vorteil Talkspirit

Bei der technischen Integration in die bestehende Umgebung „hat mich Talkspirit durch seine Flexibilität und Einfachheit in der Administration überrascht. Kein technisches Fachwissen erforderlich, alles lässt sich sehr leicht erledigen, ohne IT-Eingriff.

Bei Workplace hingegen sieht man schnell, dass alles für Kunden mit einer eigenen IT-Abteilung gedacht wurde. Die Massenimporte über Excel-Dateien erforderten ein spezifisches Codierungsniveau, das für Laien schwer zu handhaben war. Schnell musste eine Verknüpfung zwischen unserem CRM und Workplace eingerichtet werden, um das Anlegen und Löschen von Konten zu vereinfachen.

Technischer Support: Vorteil Talkspirit

„Im Problemfall ist der technische Support von Talkspirit auf Deutsch verfügbar, was für unsere Mitarbeitenden (einige fühlen sich auf Englisch weniger sicher) von Vorteil ist, die eigenständig Störungen melden können. Es ist auch möglich, per Chat Kontakt aufzunehmen und sehr schnell eine Antwort zu erhalten. Beim Eskalationssystem von Workplace hingegen erfolgte die Kontaktaufnahme über den Administrationsbereich, was die Nähe zu den Facebook-Teams [heute Meta] einschränkte."

ZUSAMMENFASSUNG – Die wichtigsten Stärken von Talkspirit:

1. Reaktionsfähigkeit des Administrator-/Nutzer-Supports
2. Support auf Deutsch (bzw. in der Landessprache)
3. regelmäßige Weiterentwicklungen der Funktionen
4. Begleitung in den Schlüsselmomenten des SUN-Projekts
5. Einbeziehung der Kunden in das Management der Produkt-Roadmap
6. Transparenz und Planbarkeit der Lizenzkosten
7. ein- bis zweimal jährliche Kundeveranstaltungen, bei denen man das Team trifft, Einblick in die Roadmap erhält und eigene Erfahrungen mit anderen Kunden teilen kann.

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FAZIT

Laut Madleen TROUVÉ (GIE Afer): „Für ein mittelgroßes Unternehmen ist Talkspirit eine sehr interessante Plattform. Denn obwohl Talkspirit Workplace funktional sehr ähnlich ist, zeichnet es sich durch seine Nähe aus – sowohl bei der Begleitung im Vorfeld des Launches, bei der Einfachheit der technischen Integration, der Reaktionsfähigkeit des Supports im Problemfall als auch bei der Professionalität der Teams. Man hat das Gefühl, mit einem echten Partner voranzukommen, der unsere verschiedenen Herausforderungen versteht."

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