7 Best Practices für die HR-Datensicherheit

Das digitale Umfeld, in dem moderne Organisationen agieren, ist eine Fundgrube für Hacker. Jede Abteilung der Organisation, einschließlich der HR, muss daher das höchste Datensicherheitsniveau aufrechterhalten. Das ist schlicht nicht verhandelbar.

Ein Datenpannen-Bericht von IBM zeigt, dass 19 % der Datenpannen auf gestohlene Anmeldedaten zurückzuführen sind. Der Bericht hebt hervor, dass Cyberkriminelle häufig die HR-Abteilung ins Visier nehmen, um Mitarbeiterdaten zu stehlen. Um dies zu verhindern, müssen HR-Fachleute die Arten von Bedrohungen verstehen, mit denen ihre Organisationen konfrontiert sind, und Maßnahmen ergreifen, um die HR-Datensicherheit zu verbessern.

Eine solide HR-Datensicherheitsrichtlinie ist ein guter Ausgangspunkt für das Management von Drittpartei-Risiken, reicht jedoch nicht aus. Die HR-Abteilung muss außerdem in Synergie mit der IT-Abteilung arbeiten, um die Mitarbeitenden zu sensibilisieren.

Dieser Artikel hilft Ihnen zu verstehen, welche Rolle HR spielen muss und was sie tun kann, um die HR-Datensicherheit zu gewährleisten.

Warum HR-Datensicherheit heute kritisch ist

Kürzlich gab IBM an, dass Unternehmen etwa 4,5 Millionen US-Dollar pro Jahr aufgrund von Datenpannen ausgeben. Der Bericht zeigt, dass Unternehmen in den USA das Doppelte ausgeben. Dieses Budget wird für die Einstellung von Cybersicherheitsspezialisten und Investitionen in spezifische Sicherheits-Tools verwendet.

Sicherheitsberichte zeigen, dass Social Engineering und die Exposition durch Dritte zu den größten Cyber-Risiken der Gegenwart zählen. Die HR-Abteilung ist diesen Bedrohungen nicht gefeit, da sie große Mengen an Mitarbeiterdaten verwaltet. Deshalb müssen HR-Verantwortliche Online-Sicherheitsrichtlinien einführen, die nicht nur die HR-Datensicherheit verbessern, sondern auch das gesamte Unternehmen schützen.

Ein aktueller Astra-Bericht zeigt, dass täglich mehr als 2.200 Cyberangriffe stattfinden. Darüber hinaus werden laut Gartner etwa 30 % der Cyberangriffe KI nutzen, um ihre Wirksamkeit zu steigern. Diese Daten zeigen, wie kritisch die HR-Datensicherheit ist und wie wichtig es ist, eine wirksame HR-Strategie einzuführen.

Die Rolle der HR beim Datenschutz

HR-Datensicherheit ist die Verantwortung jedes Mitarbeitenden und aller Stakeholder der Organisation. Dennoch spielt die HR-Abteilung eine besondere und wichtige Rolle. Sie muss sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden ausreichend geschult werden im Bereich Datenschutz. Sie muss außerdem Richtlinien erstellen und umsetzen, die alle Daten der Organisation schützen.

Das HR-Team trägt die Verantwortung dafür, dass Daten über die richtigen Kanäle erfasst, analysiert und interpretiert werden, in Übereinstimmung mit lokalen und internationalen Vorschriften. Es muss auch Datenzugriffskontrollen für alle Mitarbeitenden definieren und einrichten.

Unter der Leitung der HR-Verantwortlichen trägt die Abteilung die Verantwortung, zum Management von Online-Sicherheitsvorfällen unter Beteiligung von Mitarbeitenden beizutragen. Die Erstellung eines Krisenmanagementplans in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen kann sich als besonders nützlich erweisen, um diese Vorfälle zu bewältigen und die Auswirkungen eines Angriffs zu minimieren.

7 Best Practices für die HR-Datensicherheit

Die HR-Abteilung verarbeitet verschiedene Arten von Daten: Mitarbeiterversicherungen, Recruiting, Weiterbildungsmanagement, Leistung und Gesundheitsdaten. Die Sicherheit dieser Daten ist aufgrund ihrer Sensibilität unerlässlich. Hier sind 7 Best Practices für die HR-Datensicherheit zur Verwaltung aller Arten von Daten in der HR-Abteilung.

1. Alle Software und Betriebssysteme aktuell halten

Veraltete Software kann Probleme wie Fehler und häufige Abstürze verursachen. Regelmäßige Updates durchzuführen bringt neue Funktionen und verbessert die Software-Produktivität. Vor allem aber trägt dies dazu bei, die Systemsicherheit aufrechtzuerhalten.

Aktualisierte Software bietet besseren Schutz vor gängigen Bedrohungen und gewährleistet die Kompatibilität der installierten Programme. Die HR muss daher sicherstellen, dass ihr gesamtes System aktuell ist, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Eine weitere häufige Sicherheitsbedrohung ist die Kontovulnerabilität. Sie kann durch unzureichende Authentifizierung oder mangelhafte Passwortverwaltung verursacht werden. Andere Probleme wie infizierte Anwendungen oder veraltete Software können Konten ebenfalls anfällig machen. Organisationen müssen daher vulnerable Konten rechtzeitig erkennen und beheben.

2. Best Practices im Umgang mit Passwörtern in der HR-Abteilung anwenden

HR-Abteilungen sind häufig Ziel von Phishing-Angriffen und Passwort-Angriffen. Cyberkriminelle verwenden Malware, um sensible Daten zu erlangen. Es ist daher für HR-Fachleute unerlässlich, Best Practices im Umgang mit Passwörtern zu definieren und durchzusetzen. Diese Praktiken müssen von der gesamten Organisation angewendet werden. Die HR muss dabei der IT-Abteilung helfen, das restliche Team hinsichtlich des Schutzes ihrer Zugangsdaten zu schulen.

Zu den Best Practices zählen:

• Verwendung eines Passwort-Managers
• Vermeidung schwacher Anmeldedaten
• Verzicht auf die Weitergabe von Passwörtern
• Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung

3. Drittpartei-Risiken managen

Drittpartei-Risiken entstehen, wenn Organisationen mit externen Dienst- und Produktanbietern zusammenarbeiten. Wenn Anbieter wie Software-Editoren Opfer eines Angriffs werden, sind auch die von ihnen belieferten Organisationen betroffen. Zu den Best Practices zur Risikominderung können gehören:

• Einschränkung des Zugriffs auf die Unternehmenssysteme
• Durchführung regelmäßiger Prüfungen
• Vorhandensein von Schutzrichtlinien gegenüber Dritten
• Einsatz der neuesten Sicherheitstechnologien
• Erstellung eines Prüfkalenders für regelmäßige Kontrollen, mithilfe von Google Calendar oder dem gemeinsamen Talkspirit-Kalender

4. Synergie zwischen HR-Abteilung und IT-Abteilung sicherstellen

HR und IT müssen als eine Einheit agieren, um die HR-Datensicherheit zu stärken. Wenn sie zusammenarbeiten, kann die IT die HR dabei unterstützen, Schutz-Tools zu identifizieren und ein solides, widerstandsfähiges Sicherheitssystem aufzubauen. Diese Synergie verbessert die Kommunikation, wenn die Unternehmensleitung entscheiden muss, welche Software beschafft werden soll.

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5. Datenschutzvorschriften einhalten

Organisationen profitieren erheblich davon, wenn sie alle lokalen und internationalen Normen einhalten. Dies kommt nicht nur der HR-Abteilung zugute, sondern auch den Mitarbeitenden, die das Gefühl haben, dass das Unternehmen sich um ihre Sicherheit kümmert. HR-Fachleute müssen die geltenden Gesetze zur Cyberkriminalität und zum Datenschutz kennen und einhalten. Sie müssen auch die individuellen und kollektiven Datenschutzrechte respektieren.

6. Regelmäßige Schwachstellenscans durchführen und Penetrationstests vornehmen

Eine gute Möglichkeit, die HR-Datensicherheit zu verbessern, besteht darin, regelmäßig Penetrationstests (Ethical Hacking zum Testen von Sicherheitsmaßnahmen mit geplanten Angriffen) durchzuführen und Schwachstellenscans vorzunehmen. Der Scan ermöglicht einen präzisen Schutz vulnerabler Daten. Diese Art von Scan kann eine Automatisierung erfordern, während Penetrationstests einen manuellen Eingriff erfordern, um Systemschwachstellen zu erkennen. Werden Schwachstellen festgestellt, kann die Abteilung sofort Korrekturmaßnahmen ergreifen.

7. Mitarbeitende in Best Practices zum Datenschutz schulen

Schließlich müssen Sie den Mitarbeitenden die Mittel geben, ihre Daten proaktiv zu schützen. Bringen Sie ihnen bei, Sicherheitsaudits durchzuführen und Daten sicher zu speichern. Helfen Sie ihnen zu verstehen, welche Software sie installieren können, welche Art von Daten sie dort teilen dürfen und wie sie mit verdächtigen E-Mails umgehen, indem sie die DMARC-Regeln befolgen.

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Die Nutzung einer sicheren kollaborativen Plattform wie Talkspirit kann dazu beitragen, die Daten, die Sie speichern und teilen, vollständig vor Cyberangriffen zu schützen. Sie können damit mit Kolleginnen und Kollegen chatten, Videokonferenzen abhalten, Beiträge erstellen, Dokumente speichern, Prozesse dokumentieren, Projekte verwalten und vieles mehr. Anstatt Ihre Daten auf verschiedene Kommunikations-Tools zu verteilen, benötigen Sie nur ein einziges!

Unsere Lösung ist ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform – seien Sie also unbesorgt, wir haben Sie abgesichert!

Fazit

HR-Abteilungen sind häufigen Cybersicherheitsbedrohungen ausgesetzt, wie der Exposition durch menschliche Fehler und unzureichende Zugriffskontrollen. Datenpannen in dieser Abteilung betreffen nicht nur die Organisation, sondern auch ihre Mitarbeitenden. Die HR-Abteilung trägt die Verantwortung dafür, dass solide Datensicherheitsprotokolle und -prozesse eingerichtet werden. Sie muss Mitarbeitende in Online-Sicherheit schulen und gesunde Informationssysteme aufrechterhalten. Damit dies funktioniert, erfordert es die Beteiligung jedes einzelnen Mitarbeitenden des Unternehmens.

Die IT-Abteilung spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der HR-Datensicherheit. Sie muss daher über die wichtigsten Cybersicherheitsrisiken und die zu ihrer Vermeidung anzuwendenden Best Practices informiert sein. Bei Talkspirit haben wir ein Whitepaper für IT-Abteilungen erstellt, das genau dieses Thema behandelt. Laden Sie es herunter und teilen Sie es mit Ihrer IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass Sie auf derselben Wellenlänge sind!

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