5 façons de favoriser le partage de connaissances en interne (et pourquoi c’est essentiel)
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- Le partage de connaissances en interne, c’est le transfert d’informations et d’idées d’une personne à l’autre, pour que chacun travaille avec le même niveau d’information.
- Cinq leviers l’installent : un espace où l’on parle librement, des projets qui mêlent les services, une direction qui montre l’exemple, une plateforme dédiée et la reconnaissance de ceux qui jouent le jeu.
- L’e-mail et les partages de fichiers ne suffisent pas : passé un certain volume, l’information s’y perd au lieu de circuler.
- Les bénéfices se lisent d’abord sur la décision, la confiance entre collègues et le temps gagné : plus de cinq heures par semaine passent à retrouver ou recréer une information détenue par un collègue.
- Les blocages sont rarement techniques : manque de temps, savoir vu comme un capital personnel, absence de responsable. Ils se lèvent en inscrivant le partage dans les rôles et les processus.
Vous cherchez à créer un environnement où vos collaborateurs se sentent à l’aise pour partager leurs connaissances et leurs idées ? Ou souhaitez-vous stimuler l’innovation au sein de votre entreprise en donnant à vos équipes l’impression d’avoir une voix ? En tant qu’entrepreneur, vous avez probablement entendu dire qu’il faut encourager le partage de connaissances en interne pour rester compétitif. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Et pourquoi s’y intéresser ?
Qu’est-ce que le partage de connaissances en interne ?
Le partage de connaissances en interne est devenu un enjeu majeur ces dernières années, à mesure que les entreprises se sont aplaties et mondialisées. Il peut se définir comme le processus de transfert d’informations et d’idées d’une personne à une autre. L’objectif d’une culture de partage des savoirs est de s’assurer que chaque membre de l’organisation a accès aux mêmes types d’informations et de connaissances, lui permettant ainsi d’être plus efficace dans son travail. Voici quelques étapes pour y parvenir.
#1 Créez un espace où chacun peut partager librement et ouvertement
Le meilleur moyen pour les collaborateurs de progresser est de collaborer sur des projets communs, et ce faisant, ils partageront naturellement leurs connaissances. Tous ne sont pas à l’aise avec l’idée du partage de connaissances en interne. Aménagez des espaces de travail ouverts où chacun peut poser des questions sans gêne, ou organisez des réunions régulières avec votre équipe pour inviter tout le monde à partager son expertise sans crainte d’être jugé ni critiqué.
#2 Encouragez vos collaborateurs à partager leurs savoirs
Favorisez la collaboration en encourageant des collaborateurs de différents services à travailler ensemble sur des projets. Même si cela peut nécessiter un logiciel de webinaire pour permettre à tous de participer, le partage de connaissances se produit naturellement quand les gens apprennent les uns des autres, qu’ils appartiennent ou non à la même équipe. Cela peut commencer simplement par demander conseil à quelqu’un. Lors de ces réunions, posez à chacun les questions suivantes : Qu’avez-vous appris aujourd’hui ? Quelles questions avez-vous sur [tel sujet] ? Qui peut y répondre ? Qui connaît quelque chose sur ce sujet qui pourrait vous aider ?
#3 Impliquez votre direction dans la conversation
Encouragez vos dirigeants à partager leurs expériences personnelles, leurs difficultés et leurs enseignements avec les autres. Si votre PDG participe aux déjeuners ou dîners d’équipe, ou organise des déjeuners informels où les collaborateurs peuvent partager leurs idées et s’enrichir mutuellement, les autres managers seront plus enclins à faire de même. Il est également important que ce type de partage de connaissances soit régulier, si ces moments n’ont lieu qu’une fois par an, ils perdront de leur impact.
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#4 Choisissez la bonne plateforme de partage de connaissances pour votre organisation
Il existe de nombreuses façons de partager l’information en entreprise : messagerie électronique, systèmes de partage de fichiers comme Dropbox ou Google Drive. Cependant, ces solutions ne sont pas toujours idéales pour partager de grandes quantités de contenu. Un e-mail peut vite être surchargé d’informations, ou celles-ci peuvent être confidentielles et ne pas se prêter à une diffusion par voie électronique. Chacun de ces canaux a son usage, et aucun ne remplace un espace de référence commun.
Un portail de partage de connaissances en interne est une plateforme en ligne qui permet de stocker et d’organiser les ressources documentaires de votre entreprise, pour que vos collaborateurs trouvent facilement l’information dont ils ont besoin. Pourquoi en avez-vous besoin ?
→ Il contribue à créer de meilleurs produits ou services en permettant aux collaborateurs de partager idées et informations.
→ Il réduit le temps passé à chercher des réponses.
→ Il améliore la fidélisation des collaborateurs en encourageant la collaboration entre équipes.
Ce portail suppose une organisation documentaire tenue dans la durée, faute de quoi il se transforme en dépôt que personne ne consulte : voir gestion et centralisation documentaire.
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Comment Talkspirit peut-il aider ?
Talkspirit réunit les conversations, les documents et les projets dans un même espace, ce qui évite de chercher la même information dans trois outils différents. Sa brique gestion des connaissances et des documents centralise les contenus de référence et les rend consultables par tous. Talkspirit a repris les fonctions de gouvernance et de clarté des rôles autrefois portées par Holaspirit (les deux produits ont fusionné).
→ Des tableaux Kanban partagés, où le travail d’une équipe reste visible par les autres
→ Une bibliothèque de documents et de contenus de référence, retrouvable depuis la recherche
→ Un organigramme dynamique qui montre qui fait quoi, donc à qui poser la question
#5 Valorisez ceux qui participent au partage de connaissances
Vous pouvez récompenser les participants en leur accordant des jours de congé supplémentaires ou des avantages particuliers comme des déjeuners ou dîners entre collègues. Pensez à reconnaître publiquement leur contribution, même un simple message de remerciement après la réunion fait son effet. Vous pouvez également envisager de valoriser ceux qui partagent leur expertise sur des plateformes comme LinkedIn ou Twitter, ou qui sont invités à participer à des podcasts de référence dans leur secteur.
Quels sont les bénéfices d’une culture du partage des connaissances ?
→ Une meilleure prise de décision : lorsque tous les membres de l’équipe ont accès aux mêmes informations, ils prennent des décisions fondées sur des faits et de l’expérience plutôt que sur des suppositions ou l’intuition. Les décisions sont ainsi mieux éclairées et ont plus de chances de réussir.
→ Un renforcement de la confiance entre collaborateurs : si chaque collaborateur dispose des données et informations dont il a besoin, il peut se fier au travail de ses collègues, ce qui réduit les reprises et le temps gaspillé lorsqu’une erreur est détectée avant d’atteindre les clients.
→ Des opportunités de progression au sein de l’organisation : une étude a montré que 94 % des collaborateurs resteraient plus longtemps dans une entreprise si elle leur offrait des opportunités d’apprentissage. Lorsque les collaborateurs se forment en continu, ils deviennent plus précieux pour l’équipe, car ils accumulent des compétences et expériences variées. Cela réduit également le risque de transition et de turnover.
→ Un gain d’efficacité : saviez-vous que chaque collaborateur passe en moyenne plus de cinq heures par semaine à chercher des informations clés auprès de ses collègues ou à les recréer lui-même ? Le partage de connaissances aide les collaborateurs à trouver rapidement des réponses grâce à l’accès à des données pertinentes, qu’ils peuvent partager avec leurs équipes ou entre services, un gain de temps considérable par rapport à des recherches individuelles.
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→ Une meilleure qualité de travail : lorsque les collaborateurs sont informés de ce qui se passe dans l’organisation et ont accès aux informations pertinentes, ils sont en mesure de détecter les problèmes avant qu’ils n’affectent les clients ou les opérations.
→ De nouvelles idées pour innover et croître : le partage de connaissances permet à vos équipes de trouver de nouvelles façons de faire, qu’il s’agisse de nouveaux produits ou services, de nouvelles méthodes de travail, ou simplement de nouvelles façons d’utiliser les ressources existantes de manière plus efficace pour réduire les coûts ou augmenter le chiffre d’affaires.
→ Une plus grande ouverture à la collaboration et aux retours entre services : renforcer la collaboration entre services et équipes facilite la communication, le partage de fichiers et la coordination du travail.
Ce qui bloque le partage de connaissances, et comment le débloquer
Les cinq leviers ci-dessus supposent que les collaborateurs aient envie de partager. Dans les faits, le partage bute sur quelques obstacles récurrents, et aucun ne se lève avec un outil de plus.
| Ce qui bloque | Comment cela se voit | Ce qui le lève |
|---|---|---|
| Ce qui bloqueLe savoir vu comme un capital personnel | Comment cela se voitLes experts répondent en privé, jamais dans un espace commun | Ce qui le lèveReconnaître publiquement ceux qui documentent, et faire du partage un attendu du poste plutôt qu’un geste bénévole |
| Ce qui bloqueLe manque de temps | Comment cela se voitLa documentation est repoussée à la fin du projet, donc jamais faite | Ce qui le lèveRéserver le temps dans le processus lui-même, par exemple une demi-heure de compte rendu à la clôture de chaque projet |
| Ce qui bloqueL’absence d’endroit évident | Comment cela se voitLes mêmes réponses circulent par e-mail et par messagerie instantanée | Ce qui le lèveUn espace de référence unique, et une règle simple : ce qui sert deux fois se range |
| Ce qui bloqueLe flou sur qui s’en occupe | Comment cela se voitLes contenus vieillissent sans que personne ne les reprenne | Ce qui le lèveNommer un responsable par domaine, avec une revue périodique inscrite dans sa fiche de rôle |
Ces quatre réponses ont un point commun : elles inscrivent le partage dans la structure de travail, les rôles, les processus, les espaces, au lieu de le laisser à la bonne volonté. C’est ce qui sépare une culture du partage qui tient d’une campagne interne qui s’essouffle au bout d’un trimestre.
Le partage fait circuler ce que l’organisation sait au moment où elle en a besoin. Conserver ce savoir quand ceux qui le détiennent s’en vont relève d’une autre démarche, complémentaire : la capitalisation des connaissances.
Conclusion
Construire une culture du partage de connaissances en interne ne se fait pas en une nuit. Cela demande un effort constant, une impulsion forte et l’adhésion de la direction. En mettant en œuvre ces étapes, vous pouvez lancer la démarche et encourager vos collaborateurs à y contribuer activement.
FAQ
C’est le processus de transfert d’informations et d’idées d’une personne à une autre, pour que chaque membre de l’organisation accède aux mêmes informations et aux mêmes savoirs.
Faites travailler les collaborateurs ensemble sur des projets communs : le partage suit naturellement. Des espaces de travail ouverts, où l’on peut poser une question sans gêne, et des réunions d’équipe régulières aident ceux que l’exercice intimide.
Quand les dirigeants racontent leurs propres expériences, leurs difficultés et leurs enseignements (un PDG qui participe aux déjeuners d’équipe ou anime des sessions informelles, par exemple), les autres managers sont plus enclins à faire de même.
Pas vraiment. L’e-mail et les systèmes de partage de fichiers se prêtent mal aux gros volumes : l’information y devient trop abondante pour un message, ou trop confidentielle pour circuler ainsi. Un espace de référence commun prend le relais.
De meilleures décisions d’abord : quand tout le monde dispose des mêmes informations, les choix reposent sur des faits et de l’expérience plutôt que sur des suppositions. La confiance entre collaborateurs y gagne aussi, chacun ayant les données dont il a besoin.
Cela ne se fait pas en une nuit. Il faut un effort constant, une impulsion maintenue et l’adhésion de la direction avant que les équipes ne portent la démarche d’elles-mêmes.
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