Die Zukunft ist jetzt: 7 Wege, wie Automatisierung bei der Arbeit Mitarbeitende stärkt

Von Supermärkten bis zu Fortune-500-Unternehmen ist Automatisierung überall.

Die schnellen Fortschritte bei künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und Robotik verschieben die Grenzen dessen, was wir automatisieren können. Beispielsweise verbringen wir Menschen Stunden damit, Texte zu verfassen, aber Tools wie ChatGPT schreiben Blogbeiträge, Romane und sogar Softwarecode in wenigen Sekunden.

Diese Maschinen eliminieren wiederholte Aufgaben in Büros und Fabriken und steigern die Produktivität der Mitarbeitenden. Sie sparen Unternehmen Zeit, Geld und Ressourcen, was die Rentabilität verbessert. Es ist daher nicht überraschend, dass Unternehmen die Automatisierung bei der Arbeit schnell einführen. Sieben von zehn Unternehmen testen Automatisierung in mindestens einer oder mehreren Abteilungen. Und der Trend wird sich in den kommenden Jahren nur beschleunigen. 95 % der IT-Manager berichten, dass ihr Unternehmen Automatisierung zu einer Priorität macht.

Lesen Sie weiter, um mehr über Automatisierungstechnologien und ihre Vorteile zu erfahren. Durch konkrete Beispiele werden wir auch sehen, wie Unternehmen die richtige Automatisierungslösung für ihre Anforderungen finden können. Beginnen wir mit den Grundlagen.

Was ist Automatisierung?

Automatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Ausführung einer Aufgabe mit minimalem menschlichem Eingriff.

Stellen Sie sich Ihre Bestellung in einem Online-Shop vor. Sie erhalten sofort eine Bestätigungsmail. Der Shop erhält die Bestelldetails im Hintergrund, überwacht seinen Bestand ohne manuelle Eingabe und versendet die Bestellungen. Nach dem Versand erhalten Sie regelmäßige Updates auf Ihrem Telefon. Dieser Prozess ist Automatisierung.

Automatisierung kann so einfach sein wie das Automatisieren eines Workflows, der Folge-E-Mails plant oder die Erstellung eines Workflows in Slack, der Nachrichten automatisch veröffentlicht.

Unternehmen können sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisieren, sei es eine einfache Routine wie im obigen Beispiel oder ein komplexer Geschäftsprozess in verschiedenen Abteilungen. Sie hat sich in verschiedenen Branchen wie Fertigung, IT, Einzelhandel und Finanzen im Zuge ihrer digitalen Transformation durchgesetzt.

Die Automatisierung hat sich von Robotern, die physische Aufgaben an Produktionslinien ausführen, bis zu Softwarerobotern entwickelt, die höherwertige Aufgaben übernehmen. Genauso wie Maschinen die Industriezeit transformiert haben, hat Automatisierung das Potenzial, die heutige Arbeitswelt zu transformieren. Bis 2025 werden Maschinen die Hälfte der Aufgaben weltweit übernehmen.

7 Wege, wie Automatisierung die Produktivität bei der Arbeit verbessert

Die Geschäftswelt führt Automatisierung mit Begeisterung ein: Lassen Sie uns einige ihrer Auswirkungen auf die Produktivität untersuchen.

Automatisierung spart Zeit

Mehr als 40 % der Arbeitnehmer verschwenden mindestens ein Viertel ihrer Woche mit sich wiederholenden Aufgaben. Sie verlieren die meiste Zeit mit E-Mails, Datenerfassung und Dateneingabe. Aber Automatisierung kann diese Zeiträuber eliminieren. Mitarbeitende berichten, dass sie dank Automatisierung 6 Stunden oder mehr pro Woche sparen, da automatisierte Systeme Daten viel schneller analysieren als das menschliche Gehirn und ohne Müdigkeit oder Langeweile kontinuierlich laufen.

EIR, ein in Dublin ansässiges Telekommunikationsunternehmen, hat die Robotic Process Automation (RPA) in seinen Geschäftsprozessen umgesetzt, seine Auftragsbearbeitungszeit um 60 % reduziert und 10.000 Arbeitsstunden in einem Jahr eingespart.

KME, ein Stahlhersteller, hat Automatisierungs-Tools und Roboter in seiner Fabrik zum Schweißen eingesetzt und seinen Produktionszyklus um fast 65 % reduziert. Eine Aufgabe, die seinen Bedienern 6 bis 8 Minuten dauerte, dauert nun 1 bis 3 Minuten dank Automatisierung.

Falls Sie also nicht genug Zeit haben, um alles zu erledigen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, auf Automatisierung zurückzugreifen, um mehr Kapazität in Ihren Tag zu bekommen.

Automatisierung vereinfacht Aufgaben

In einem Unternehmen beinhaltet die Arbeit verschiedene Personen aus verschiedenen Teams, die eine Reihe von Aufgaben erfüllen. Je größer das Projekt ist, desto mehr muss auf die Kommunikation zwischen Teams, die Aufgabenübertragung und die Bewertung geachtet werden.

Nehmen wir die Rückerstattung von Spesenbericht. Der Prozess betrifft den Mitarbeitenden, seinen Vorgesetzten, die Finanzabteilung und die Gehaltsabrechnung. Die Koordination zwischen allen ist für eine erfolgreiche und schnelle Rückerstattung unerlässlich.

Nun, wenn wir den Prozess automatisieren, ist es nicht nötig, E-Mails zu senden oder endlose Austausche zu führen. Das System überträgt den Bericht direkt und bearbeitet die Zahlung nach Genehmigung. Der Mitarbeitende kann auch den Status seines Spesenberichts ohne Nachfrage einsehen. Automatisierung bei der Arbeit vereinfacht den gesamten Prozess und löst Kommunikationsprobleme.

Ein weiteres Beispiel ist die Datenerfassung und automatische Berichtserstellung. Heute ist die manuelle Dateneingabe oder Zusammenstellung von Unternehmensdaten aus verschiedenen Quellen nicht mehr notwendig. Wir haben viele Tools, die die Datenerfassung automatisieren. Mit NLP und KI angereichert können einige Tools Daten aus digitalen Quellen und Papierdokumenten erfassen; sie verarbeiten alle strukturierten und unstrukturierten Daten gemäß den Anforderungen des Unternehmens und erstellen Berichte.

Deloitte, zum Beispiel, hat RPA verwendet und seine Berichtserstellungszeit von 5 bis 8 Tagen auf nur eine Stunde reduziert.

Automatisierung reduziert menschliche Fehler

Menschen neigen dazu, Fehler zu machen, aber diese Fehler können Unternehmen teuer zu stehen kommen. Automatisierung eliminiert die oft unvorhersehbare menschliche Variable, um Ihre Vorgänge effizienter und zuverlässiger zu machen. Mehr als 40 % der Mitarbeitenden geben an, dass Automatisierung manuelle Fehler reduziert.

Betrachten Sie diesen Fall: Der Hersteller Horizon Global stand vor Schwierigkeiten bei der manuellen Eingabe und Verarbeitung von mehr als 35.000 Kundenbestellungen, die jedes Jahr in unstrukturierten Formaten eingehen. Die manuelle Eingabe und Validierung jeder Bestellung waren zeitaufwändig und fehleranfällig. Um dieses Problem zu beheben, begann das Unternehmen, RPA zu verwenden. Das Ergebnis? Eine Steigerung der Dateneingabegenauigkeit um 99 % und 105 Stunden Einsparung pro Monat.

Automatisierung erleichtert flexible und Remote-Arbeit

Automatisierung vereinfacht nicht nur Aufgaben: Sie erleichtert auch die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams. Mit Workflow-Automatisierung können Sie einen automatisierten Workflow für einen Geschäftsprozess gestalten und Aufgaben an Ihre Teamkollegen zuweisen. Sobald eine Person ihre Aufgabe abgeschlossen hat, wird die Person, die für den nächsten Schritt verantwortlich ist, automatisch benachrichtigt. Sie kann die Arbeit mit einem Klick überprüfen und genehmigen oder ablehnen.

Automatisierung ermöglicht es Remote-Mitarbeitenden, sich leicht zu verbinden und abzustimmen, ohne nach notwendigen Informationen zu jagen. 90 % der IT-Manager berichten, dass Automatisierung sie mit der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen viel zufriedener gemacht hat. Darüber hinaus laufen Maschinen rund um die Uhr und skalieren mit Nachfragespitzen oder -rückgängen, schaffen eine zuvor nicht existierende Kapazität und erhöhen die operative Flexibilität.

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Automatisierung steigert die Produktivität der Mitarbeitenden

Jede Aufgabe mit hohem Volumen, repetitiv und mühsam, entzieht letztlich die Freude an der Arbeit. In Wirklichkeit fühlen sich neun von zehn Mitarbeitenden von sich wiederholenden und langweiligen Aufgaben überwältigt. Mit Automatisierung bei der Arbeit führen Roboter Routine- und wiederkehrende Aktivitäten aus und befreien Mitarbeitende für komplexe Aufgaben mit höherem Wert, die sie schätzen. Sie haben die Zeit, um neue Fähigkeiten zu erwerben, neue herausfordernde Projekte in Angriff zu nehmen und ihre Beziehungen zu verschiedenen Stakeholdern zu vertiefen. Dies wiederum erzeugt mehr berufliche Zufriedenheit.

Mehr als zwei Drittel der Arbeitnehmer geben an, dass Automatisierung sie produktiver gemacht hat. Fast 9 von 10 Vollzeitbeschäftigten berichten von größerer Arbeitszufriedenheit durch Automatisierung und geben an, dass sie ihre Position verbessert hat. Und 91 % von ihnen geben an, dass Automatisierung ihnen eine bessere Work-Life-Balance bietet.

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Automatisierung verbessert die Kundenzufriedenheit

Sofortige Befriedigung ist heute die Norm. Käufer fordern schnelle, wenn nicht sofortige Antworten auf ihre Fragen und Bedenken. Kundendienstvertreter können leicht von Anfragen überfordert sein, besonders in einem schnell wachsenden Unternehmen. Hier kommt Automatisierung ins Spiel. Sie verfeinert Kundenerfahrungen, was zu höheren Verkäufen und größerer Kundenzufriedenheit führt. Die Implementierung von Chatbots und vertikalen KI-Agenten, die von der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und dem Verständnis natürlicher Sprache (NLU) angetrieben werden, ist ein ausgezeichnetes Beispiel für die Automatisierung des Kundendienstes.

Die Bots verarbeiten mehrere Kundenanfragen mit blitzschneller Geschwindigkeit, rund um die Uhr. Sie können die Vorlieben der Kunden lernen und ihre Antworten entsprechend anpassen. Personalisierte und sofortige Kommunikation bietet eine überlegene Kundenerfahrung. Automatisierung ermöglicht es dem Kundendienstteam auch, sich auf komplexe Anfragen zu konzentrieren.

Automatisierung reduziert die Betriebskosten

Ein direkter und offensichtlicher Vorteil der Automatisierung, der Zeit und Ressourcen freisetzt, ist die Kostenreduktion. McKinsey schätzt, dass Automatisierung durchschnittliche Kosteneinsparungen von bis zu 30 % über fünf Jahre generieren kann. Uber, zum Beispiel, spart 10 Millionen Dollar pro Jahr durch mehr als 100 RPA-Automatisierungen. Sein Automatisierungsprogramm hat in 3 Jahren fast 22 Millionen Dollar eingespart.

Top 4 Beispiele für Automatisierung bei der Arbeit

Diese Beispiele der Automatisierung bei der Arbeit können als Ausgangspunkt für Ihre Automatisierungreise dienen.

Automatisierung des Kundendienstes

Unternehmen führen schnell Automatisierung des Kundendienstes ein, weil sie wissen, dass ausgezeichneter Kundenservice wesentlich für ihren langfristigen Erfolg ist. Egal ob Sie Solopreneur, KMU oder großes Unternehmen sind, Automatisierung des Kundendienstes ist jetzt unverzichtbar, um ein nahtloses Omnichannel-Erlebnis zu bieten. Sie können Automatisierung für Aufgaben wie die folgenden verwenden:

• Kundenanfragen über Chatbots oder interaktive Sprachantwort-Systeme beantworten.
• Kundenunterstützungs-Tickets an die richtigen Kontakte leiten.
• Rückerstattungen genehmigen oder Retouren bearbeiten.
• Kundeninformationen in der Datenbank aktualisieren.
• E-Mails und Nachrichten senden.
• Kundeninteraktionen mit der Marke verfolgen und im CRM-Software aktualisieren.

Tobi, der Chatbot von Vodafone, löst mehr als 70 % der Kundenunterstützungsanfragen und hat die Conversion-Rate auf der Website sogar verdoppelt, seit er 2017 eingeführt wurde.

Automatisierung der Personalverwaltung

Ein weiterer Dienst, der zur Automatisierung geeignet ist, ist die Personalverwaltung (HR). HR-Automatisierung verbessert die Mitarbeitererfahrung durch Selbstbedienungsoptionen, Personalisierung und Effizienz, während die Arbeitsbelastung der HR-Profis verringert wird. Sie gilt für:

• Lebenslauf-Vorauswahl.
• Angebot-Verwaltung.
• Onboarding und Schulung von Mitarbeitenden.
• Verwaltung von Mitarbeitendaten und HR-Analysen.
• Anwesenheit und Zeiterfassung.
• Urlaubsanträge.
• Gehaltsabrechnung und Spesenenverwaltung.
• Leistungsverwaltung.
• Aus- und Offboarding-Prozesse.

Dell hat eine Reihe von Automatisierungen für ihre HR-Prozesse umgesetzt und die Effizienz um 85 % verbessert.

💡 Artikel-Tipp: Forecasting the Future of HR Trends in 2023

Automatisierung von Lagern

Wenn Ihr Geschäft Bestände umfasst, die durch ein Lager fließen, sollten Sie Lagerautomatisierungsprogramme in Betracht ziehen. Maschinen und Roboter entnehmen, sortieren und lagern Waren an ihren Platz ein, was die Aufgaben der Bediener vereinfacht. Diese Maschinen verbessern die Sicherheit und erhöhen die Geschwindigkeit und Effizienz der Mitarbeitenden. Hier sind einige Lageraufgaben, die automatisiert werden können:

• Scan von Barcodes und Abmessungen von Beständen.
• Sortierung von Beständen.
• Verwendung von automatisch gesteuerten Fahrzeugen (AGV) und autonomen Mobilrobotern (AMR) zum Transport von Waren innerhalb des Lagers.
• Überwachung von Waren, die das Lager betreten und verlassen.
• Lagerung und Abruf von Waren an bestimmten Positionen.

Amazon nutzt mehr als 500.000 Roboter in seinen Lagern, neben tausenden von Menschen.

IT-Automatisierung

Viele IT-Prozesse in Unternehmen können automatisiert werden, zur großen Erleichterung der IT-Teams. Von der Bereitstellung von Laptops für neue Mitarbeitende bis zur Bearbeitung von IT-Support-Anfragen und Sicherheitsvorfällen bietet Automatisierung vielfältige Anwendungen in der IT. Hier ist ein Überblick über IT-Aufgaben, die automatisiert werden können.

• Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, einschließlich Erstellung oder Löschung von Konten
• IT-Support-Tickets verarbeiten
• Häufig gestellte IT-Fragen von Mitarbeitenden beantworten
• Cloud-Bereitstellung und -Verwaltung
• Konfiguration von Software, Anwendungen und Tools
• Reaktion auf Sicherheitsvorfälle

Das Großunternehmen Rickett, hat seine IT-Funktionen mit mehr als 80 Bots automatisiert und 20 % Einsparungen bei seinen IT-Vorgängen realisiert.

Andere Dienstleistungen wie Vertrieb, Marketing und Finanzen profitieren ebenfalls von der Automatisierung.

Werde ich meinen Job aufgrund von Automatisierung und KI verlieren?

Zu wissen, dass wir die meisten unserer Aufgaben sofort automatisieren können, wirft die Frage auf: « Werden Roboter endlich unsere Jobs übernehmen? »

Nein.

Es ist wahr, dass Automatisierung und andere fortgeschrittene Technologien 85 Millionen Arbeitsplätze bis 2025 verdrängen werden. Aber während wir uns an neue Technologie anpassen, werden 97 Millionen neue Rollen entstehen. Technologische Fortschritte ändern einfach die Arten von verfügbaren Jobs und deren Bezahlung. Mit Automatisierung werden Jobs, die Routineaufgaben beinhalten, eliminiert, aber mehr Rollen, die sich auf komplexe und besser bezahlte Aufgaben konzentrieren, entstehen.

Denken Sie an die Zeit, als Geldautomaten erstmals in den 1970er Jahren eingeführt wurden. Zwischen 1995 und 2010 stieg die Zahl der Geldautomaten in den USA von 100.000 auf 500.000, und jeder dachte, dass Bankschalter bald arbeitslos sein würden. Dennoch stieg die Beschäftigung von Bankschaltern während dieses Zeitraums. Sie wechselten von der Verwaltung von Bargeld zu Rollen in Beratung und Kundenbeziehung.

Genauso wird Automatisierung keine « joblose Zukunft » herbeiführen, sondern vielmehr eine Zukunft mit spannenderen Jobs schaffen, die kritisches Denken und Kreativität beinhalten.

Lassen Sie die Roboter die Arbeit erledigen

Die Vorteile der Automatisierung für die Produktivität bei der Arbeit sind kristallklar. Unternehmen müssen Automatisierung bei der Arbeit einführen, um die Produktivität und Effizienz ihrer Mitarbeitenden zu verbessern und letztendlich ihre Rentabilität zu erhöhen. Die intelligentesten Unternehmen nutzen bereits die neuesten Automatisierungslösungen als Force-Multiplier. Andere folgen schnell hinterher. Unternehmen verändern sich. Und Sie?

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