Die Zukunft ist jetzt: 7 Wege, wie Automatisierung am Arbeitsplatz die Mitarbeitenden stärkt

Vom Supermarkt bis zu den Fortune-500-Konzernen: Automatisierung ist überall.

Die rasanten Fortschritte bei künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und Robotik verschieben die Grenzen dessen, was wir automatisieren können. Wir Menschen verbringen zum Beispiel Stunden mit dem Schreiben, während Werkzeuge wie ChatGPT Blogartikel, Romane und sogar Softwarecode in Sekunden verfassen.

Diese Maschinen beseitigen sich wiederholende Aufgaben in Büros und Fabriken und steigern die Produktivität der Mitarbeitenden. Sie sparen Unternehmen Zeit, Geld und Ressourcen und verbessern nebenbei die Rentabilität. Es überrascht daher nicht, dass Unternehmen die Automatisierung am Arbeitsplatz rasch einführen. In der Studie State of AI, die McKinsey Mitte 2025 durchgeführt hat, geben 88 % der Organisationen an, KI in mindestens einer Unternehmensfunktion einzusetzen, gegenüber 78 % ein Jahr zuvor. Und der Trend wird sich weiter beschleunigen. 95 % der IT-Verantwortlichen erklären, dass ihr Unternehmen der Automatisierung Priorität einräumt.

Lesen Sie weiter, um mehr über Automatisierungstechnologien und ihren Nutzen zu erfahren. Anhand konkreter Beispiele sehen wir außerdem, wie Unternehmen die zu ihrem Bedarf passenden Automatisierungslösungen finden. Beginnen wir mit den Grundlagen.

Was ist Automatisierung?

Automatisierung ist der Einsatz von Technologie, um eine Aufgabe mit einem Minimum an menschlichem Eingreifen zu erledigen.

Stellen Sie sich Ihre Bestellung in einem Onlineshop vor. Sie erhalten sofort eine Bestätigungsmail. Der Shop empfängt Ihre Bestelldaten im Hintergrund, überwacht seine Bestände ohne manuelle Eingabe und versendet die Bestellungen. Sobald der Versand erfolgt ist, erhalten Sie regelmäßig Statusmeldungen auf Ihr Telefon. Dieser Prozess ist Automatisierung.

Automatisierung kann so einfach sein, wie einen Workflow zu automatisieren, der Follow-up-Mails plant, oder in Slack einen Workflow anzulegen, der automatisch Nachrichten veröffentlicht.

Unternehmen können sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisieren, ob es sich um eine einfache Routine wie im Beispiel oben oder um einen komplexen Geschäftsprozess handelt, und das in ganz unterschiedlichen Einheiten. Sie hat sich in verschiedenen Branchen durchgesetzt, etwa in der Fertigung, der IT, dem Einzelhandel und dem Finanzwesen, im Zuge ihrer digitalen Transformation.

Die Automatisierung hat sich weiterentwickelt: von Robotern, die körperliche Aufgaben an den Produktionslinien ausführen, bis zu Softwarerobotern, die Aufgaben höherer Ordnung übernehmen. So wie die Maschinen das Industriezeitalter verändert haben, hat die Automatisierung das Potenzial, die Arbeitswelt von heute zu verändern. In seinem Future of Jobs Report 2025 beziffert das Weltwirtschaftsforum die Verteilung auf 47 % der Aufgaben, die überwiegend von Menschen erledigt werden, 22 % überwiegend von Maschinen und Algorithmen und 30 % durch eine Kombination aus beidem. Bis 2030 erwarten die Arbeitgeber, dass diese drei Anteile nahezu gleich groß sein werden.

7 Wege, wie Automatisierung die Produktivität am Arbeitsplatz verbessert

Die Geschäftswelt setzt mit Begeisterung auf Automatisierung: Sehen wir uns einige ihrer Wirkungen auf die Produktivität an.

Automatisierung spart Zeit

Mehr als 40 % der Beschäftigten verschwenden mindestens ein Viertel ihrer Woche mit sich wiederholenden Aufgaben. Am meisten Zeit verlieren sie mit E-Mails, dem Sammeln von Daten und der Dateneingabe. Doch die Automatisierung kann diese Zeitfresser beseitigen. Mitarbeitende geben an, dank Automatisierung 6 Stunden oder mehr pro Woche zu sparen, denn automatisierte Systeme werten Daten weit schneller aus als das menschliche Gehirn und laufen ununterbrochen, ohne zu ermüden oder sich zu langweilen.

EIR, ein in Dublin ansässiges Telekommunikationsunternehmen, hat die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) in seinen Geschäftsprozessen eingeführt, seine Bearbeitungszeit für Bestellungen um 60 % verkürzt und in einem Jahr 10.000 Arbeitsstunden eingespart.

KME, ein Stahlhersteller, hat in seinem Werk Automatisierungswerkzeuge und Roboter für das Schweißen eingesetzt und seinen Produktionszyklus um fast 65 % verkürzt. Eine Aufgabe, die seine Mitarbeitenden 6 bis 8 Minuten kostete, läuft dank Automatisierung heute in 1 bis 3 Minuten ab.

Wenn Ihnen also die Zeit fehlt, um alles zu schaffen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, zur Automatisierung zu greifen, um mehr Kapazität in Ihrem Tag zu haben.

Automatisierung vereinfacht Aufgaben

In einem Unternehmen sind an der Arbeit verschiedene Personen aus unterschiedlichen Teams beteiligt, die eine ganze Reihe von Aufgaben erledigen. Je größer das Projekt, desto mehr muss auf die Kommunikation zwischen den Teams, die Übergabe der Aufgaben und die Bewertung geachtet werden.

Nehmen wir die Erstattung von Spesenabrechnungen. Am Prozess beteiligt sind die Mitarbeitenden, ihre Führungskraft, die Finanzabteilung und die Lohnbuchhaltung. Die Abstimmung zwischen allen ist unerlässlich, damit die Erstattung gelingt und schnell geht.

Wenn wir den Prozess nun automatisieren, braucht es weder E-Mails noch endlose Rückfragen. Das System leitet die Abrechnung direkt weiter und wickelt die Zahlung nach der Freigabe ab. Die Mitarbeitenden können den Status ihrer Spesenabrechnung außerdem einsehen, ohne nachzufassen. Die Automatisierung am Arbeitsplatz vereinfacht den gesamten Prozess und löst die Kommunikationsprobleme.

Ein weiteres Beispiel ist das Sammeln von Daten und das automatische Erzeugen von Berichten. Heute ist die manuelle Dateneingabe oder das Zusammenführen von Unternehmensdaten aus verschiedenen Quellen nicht mehr nötig. Es gibt zahlreiche Werkzeuge, die die Datenerfassung automatisieren. Mit NLP und KI angereichert, sammeln manche Werkzeuge Daten aus digitalen Quellen und aus Papierdokumenten; sie verarbeiten sämtliche strukturierten und unstrukturierten Daten nach dem Bedarf des Unternehmens und erzeugen Berichte.

Deloitte hat zum Beispiel RPA eingesetzt und die Zeit für das Erstellen seiner Berichte von 5 bis 8 Tagen auf nur eine Stunde verkürzt.

Automatisierung verringert menschliche Fehler

Menschen neigen dazu, Fehler zu machen, und im Unternehmen können diese Fehler teuer werden. Die Automatisierung schaltet die oft unberechenbare menschliche Variable aus und macht Ihre Abläufe effizienter und zuverlässiger. Mehr als 40 % der Mitarbeitenden sind der Ansicht, dass die Automatisierung manuelle Fehler verringert.

Betrachten Sie diesen Fall: Der Hersteller Horizon Global hatte mit Schwierigkeiten bei der manuellen Erfassung und Bearbeitung von mehr als 35.000 Kundenbestellungen zu kämpfen, die jedes Jahr in unstrukturierten Formaten eingingen. Die manuelle Eingabe und Prüfung jeder einzelnen Bestellung war zeitaufwendig und fehleranfällig. Um dieses Problem zu lösen, begann das Unternehmen, RPA einzusetzen. Das Ergebnis? Eine um 99 % höhere Genauigkeit der Dateneingabe und 105 eingesparte Stunden pro Monat.

Automatisierung erleichtert flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten

Die Automatisierung vereinfacht nicht nur Aufgaben: Sie erleichtert auch die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen den Teams. Mit der Workflow-Automatisierung können Sie einen automatisierten Arbeitsablauf für einen Geschäftsprozess entwerfen und Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. Sobald eine Person ihre Aufgabe erledigt hat, wird die für den nächsten Schritt zuständige Person automatisch benachrichtigt. Sie kann die Arbeit prüfen und mit einem Klick freigeben oder ablehnen.

Die Automatisierung ermöglicht es Mitarbeitenden im Homeoffice, sich mühelos zu verbinden und abzustimmen, ohne den benötigten Informationen hinterherlaufen zu müssen. 90 % der IT-Verantwortlichen erklären, dass die Automatisierung sie mit der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit deutlich zufriedener gemacht hat. Außerdem laufen Maschinen rund um die Uhr an sieben Tagen der Woche und passen sich der Nachfrage nach oben wie nach unten an, wodurch bislang nicht vorhandene Kapazität entsteht und die operative Flexibilität wächst.

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Automatisierung steigert die Produktivität der Mitarbeitenden

Jede Aufgabe, die in großer Zahl anfällt, sich wiederholt und ermüdend ist, nimmt der Arbeit am Ende die Freude. Tatsächlich fühlen sich neun von zehn Mitarbeitenden von sich wiederholenden und langweiligen Aufgaben erdrückt. Mit der Automatisierung am Arbeitsplatz übernehmen Roboter die routinemäßigen und wiederkehrenden Tätigkeiten und schaffen den Mitarbeitenden Freiraum für komplexe Aufgaben mit höherem Wert, an denen sie Freude haben. Sie haben die nötige Zeit, um neue Kompetenzen zu erwerben, anspruchsvolle neue Projekte anzugehen und ihre Beziehungen zu den verschiedenen Anspruchsgruppen zu vertiefen. Was wiederum für mehr Zufriedenheit im Beruf sorgt.

Mehr als zwei Drittel der Beschäftigten erklären, dass die Automatisierung sie produktiver gemacht hat. Fast 9 von 10 Vollzeitbeschäftigten stellen dank Automatisierung eine größere Zufriedenheit bei der Arbeit fest und geben an, dass sie ihre Stelle verbessert hat. Und 91 % von ihnen erklären, dass ihnen die Automatisierung eine bessere Balance zwischen Beruf und Privatleben verschafft.

Mit Talkspirit können Sie die Produktivität Ihrer Organisation steigern und die Leistung Ihrer Mitarbeitenden stärken.

Die All-in-one-Plattform vereint Kommunikation, Zusammenarbeit und die Struktur der Organisation an einem Ort, unabhängig von ihrer Größe. Sie dokumentieren jeden Schritt, machen die teamübergreifende Zusammenarbeit sichtbar und gewinnen dank des Organigramms der Plattform einen klaren Überblick darüber, wer was macht.

Halten Sie alle auf dem Laufenden, mit der Funktion Meetings & Messaging. Einer Funktion, bei der Meetings in Echtzeit entstehen und am Ende ein Protokoll steht, damit alle ausgerichtet bleiben.

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Automatisierung verbessert die Kundenzufriedenheit

Sofortige Befriedigung ist heute die Norm. Käuferinnen und Käufer verlangen schnelle, am liebsten unmittelbare Antworten auf ihre Fragen und Anliegen. Mitarbeitende im Kundenservice können von den Anfragen leicht überrollt werden, besonders in einem stark wachsenden Unternehmen. Genau hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Sie verfeinert die Kundenerlebnisse, was sich in höheren Verkaufszahlen und größerer Kundenzufriedenheit niederschlägt. Der Einsatz von Chatbots und vertikalen KI-Agenten, die auf der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und dem Verstehen natürlicher Sprache (NLU) beruhen, ist ein hervorragendes Beispiel für die Automatisierung im Kundenservice.

Die Bots bearbeiten mehrere Kundenanfragen gleichzeitig und in rasender Geschwindigkeit, rund um die Uhr an sieben Tagen der Woche. Sie können die Vorlieben der Kundschaft lernen und ihre Antworten entsprechend anpassen. Eine persönliche und unmittelbare Kommunikation sorgt für ein besseres Kundenerlebnis. Die Automatisierung erlaubt es dem Kundenserviceteam außerdem, sich auf die komplexen Anfragen zu konzentrieren. Dieselbe Bewegung ist in der Wissensarbeit am Werk, wo die KI das Sichten und das Suchen von Informationen übernimmt: siehe 5 Wege, wie die KI das Wissensmanagement verändert.

Automatisierung senkt die Betriebskosten

Ein unmittelbarer und offensichtlicher Nutzen der Automatisierung, die Zeit und Ressourcen freisetzt, ist die Senkung der Kosten. McKinsey schätzt, dass die Automatisierung über fünf Jahre durchschnittliche Kosteneinsparungen von bis zu 30 % ermöglichen kann. Uber spart zum Beispiel dank mehr als 100 RPA-Automatisierungen 10 Millionen Dollar pro Jahr. Sein Automatisierungsprogramm hat in 3 Jahren fast 22 Millionen Dollar eingespart.

Automatisierung am Arbeitsplatz im Jahr 2026: von Workflows zu KI-Agenten

Alle oben genannten Fälle beruhen auf einer regelbasierten Automatisierung: Ein Mensch beschreibt die Schritte, die Software wiederholt sie. Dort liegt nach wie vor der größte Teil des Werts, und dort geht die Umsetzung immer noch am schnellsten. Was sich seit dem ersten Erscheinen dieses Artikels geändert hat, ist das Aufkommen einer zweiten Schicht: Software, die entscheidet, statt zu wiederholen.

Die Zahlen zur Verbreitung verdienen eine aufmerksame Lektüre. In der Studie State of AI, die McKinsey Mitte 2025 durchgeführt hat, geben 62 % der Organisationen an, zumindest mit KI-Agenten zu experimentieren. Nur 23 % skalieren sie in einer Funktion, und in keiner Funktion liegt der Anteil des wirklich breit ausgerollten Einsatzes deutlich über 10 %. Fast alle haben angefangen, fast niemand ist fertig.

Diese Lücke ist die eigentliche Frage des Jahres 2026, und sie ist keine Frage des Werkzeugs. Ein regelbasierter Workflow scheitert sichtbar: Er bleibt stehen, und jemand repariert ihn. Ein Agent, der Urteilsvermögen übernimmt, scheitert lautlos, indem er eine plausible Antwort erzeugt, die niemand überprüft. Ihn in den Produktivbetrieb zu bringen, setzt voraus, dass zuvor drei Punkte geklärt sind: wer für das einsteht, was er hervorbringt, welche Entscheidungen beim Menschen bleiben und wie seine Arbeit nachvollziehbar dokumentiert wird. Die Organisationen, die diese Punkte als Fragen der Governance behandeln, sind diejenigen, die über das Pilotstadium hinauskommen.

Auch die Reihenfolge der Schritte hat sich nicht geändert. Man automatisiert zuerst die sich wiederholenden und gut dokumentierten Schritte, jene aus der Tabelle oben. Ein Agent, der auf einen Prozess gesetzt wird, den niemand kartiert hat, erbt das Durcheinander, statt es zu beseitigen.

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Die Top 4 der Beispiele für Automatisierung am Arbeitsplatz

Diese Beispiele für Automatisierung am Arbeitsplatz können als Ausgangspunkt für Ihren Weg zur Automatisierung dienen.

Automatisierung des Kundenservice

Unternehmen führen die Automatisierung des Kundenservice rasch ein, weil sie wissen, dass ein hervorragender Kundenservice für ihren langfristigen Erfolg entscheidend ist. Ob Sie Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer, KMU oder Großkonzern sind: Die Automatisierung des Kundenservice ist heute unverzichtbar, um ein reibungsloses Omnichannel-Erlebnis zu bieten. Sie können die Automatisierung für Aufgaben wie diese nutzen:

• Auf eine Kundenanfrage über Chatbots oder interaktive Sprachdialogsysteme antworten.
• Support-Tickets an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten.
• Erstattungen freigeben oder Retouren bearbeiten.
• Kundendaten in der Datenbank aktualisieren.
• E-Mails und Nachrichten versenden.
• Die Interaktionen der Kundschaft mit der Marke verfolgen und im CRM-System aktualisieren.

Tobi, der Chatbot von Vodafone, löst mehr als 70 % der Support-Anfragen und hat die Conversion-Rate der Website seit seiner Einführung im Jahr 2017 sogar verdoppelt.

Automatisierung im Personalwesen

Ein weiterer Bereich, der sich für die Automatisierung anbietet, ist das Personalwesen (HR). Die HR-Automatisierung verbessert das Mitarbeitererlebnis durch Self-Service-Angebote, Personalisierung und Effizienz und entlastet zugleich die HR-Fachleute. Sie lässt sich anwenden auf:

• Die Vorauswahl von Lebensläufen.
• Die Verwaltung von Vertragsangeboten.
• Das Onboarding und die Weiterbildung der Mitarbeitenden.
• Die Verwaltung der Mitarbeiterdaten und die HR-Analyse.
• Anwesenheiten und Zeiterfassung.
• Urlaubsanträge.
• Lohnabrechnung und Verwaltung der Spesenabrechnungen.
• Leistungsmanagement.
• Austrittsprozesse und Offboarding.

Dell hat eine Reihe von Automatisierungen für seine HR-Prozesse eingeführt und seine Effizienz um 85 % verbessert.

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Automatisierung im Lager

Wenn zu Ihrer Tätigkeit Bestände gehören, die durch ein Lager laufen, sollten Sie Programme zur Lagerautomatisierung in Betracht ziehen. Maschinen und Roboter entnehmen, sortieren und bringen die Waren an ihren Platz zurück und vereinfachen so die Aufgaben der Mitarbeitenden. Diese Maschinen erhöhen die Sicherheit und steigern das Tempo und die Effizienz der Mitarbeitenden. Hier einige Lageraufgaben, die sich automatisieren lassen:

• Das Scannen von Barcodes und Bestandsmaßen.
• Das Sortieren der Bestände.
• Der Einsatz fahrerloser Transportfahrzeuge (AGV) und autonomer mobiler Roboter (AMR), um die Waren innerhalb des Lagers zu befördern.
• Die Überwachung der Waren, die in das Lager hinein und aus ihm heraus gehen.
• Das Einlagern und Entnehmen der Waren an bestimmten Stellplätzen.

Amazon hat im Juli 2025 die Marke von einer Million eingesetzter Roboter in seinem Logistiknetz überschritten, an der Seite seiner Lagerteams. Im Jahr 2020 betrieb das Unternehmen etwa 200.000 davon.

Automatisierung in der IT

Viele IT-Prozesse im Unternehmen lassen sich automatisieren, sehr zur Erleichterung der IT-Teams. Von der Bereitstellung von Notebooks für neue Mitarbeitende bis zur Bearbeitung von IT-Supportanfragen und Sicherheitsvorfällen bietet die Automatisierung in der IT vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Hier ein Überblick über IT-Aufgaben, die sich automatisieren lassen.

• Onboarding und Austritt von Mitarbeitenden, einschließlich der Anlage oder Löschung von Konten
• IT-Supporttickets weiterleiten
• Häufige IT-Fragen der Mitarbeitenden beantworten
• Cloud-Bereitstellung und Cloud-Verwaltung
• Die Konfiguration von Software, Anwendungen und Werkzeugen
• Die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle

Ein Konsumgüterunternehmen hat seine IT-Funktionen mit mehr als 80 Bots automatisiert und 20 % Einsparungen bei seinem IT-Betrieb erzielt.

Auch andere Bereiche wie Vertrieb, Marketing und Finanzen profitieren von der Automatisierung.

Werde ich wegen Automatisierung und KI meinen Arbeitsplatz verlieren?

Zu wissen, dass wir die meisten unserer Aufgaben sofort automatisieren können, wirft die Frage auf: „Werden die Roboter uns nun endgültig die Arbeitsplätze wegnehmen?“

Nein.

Es stimmt, dass die Automatisierung und andere fortgeschrittene Technologien Arbeitsplätze verdrängen werden. Der Future of Jobs Report 2025 des Weltwirtschaftsforums schätzt, dass Technologie, ökologischer Wandel und demografische Entwicklungen bis 2030 92 Millionen Arbeitsplätze wegfallen lassen und 170 Millionen neue schaffen werden, also ein Nettoplus von 78 Millionen. Fast 40 % der Kompetenzen, die diese Berufe verlangen, werden sich im selben Zeitraum verändert haben. Der technologische Fortschritt verändert schlicht, welche Arten von Arbeitsplätzen es gibt und wie sie bezahlt werden. Mit der Automatisierung fallen Stellen mit routinemäßigen Aufgaben weg, dafür entstehen mehr Rollen rund um komplexe und besser bezahlte Aufgaben.

Denken Sie an die Zeit, als die Geldautomaten in den 1970er Jahren zum ersten Mal aufkamen. Zwischen 1995 und 2010 stieg die Zahl der Geldautomaten in den Vereinigten Staaten von 100.000 auf 500.000, und alle dachten, die Bankschalterangestellten würden bald ohne Arbeit dastehen. Und doch nahm die Beschäftigung von Bankschalterangestellten in diesem Zeitraum zu. Sie wechselten von der Bargeldverwaltung in beratende Rollen und in die Kundenbetreuung.

Ebenso wird die Automatisierung keine „Zukunft ohne Arbeit“ hervorbringen, sondern eher eine Zukunft mit spannenderen Tätigkeiten, die kritisches Denken und Kreativität verlangen. Die offene Frage betrifft weniger das Überleben der Berufe als vielmehr das, was der Betrieb dieser Technologie kostet: siehe wie sich eine nachhaltige KI im Unternehmen fördern lässt.

Lassen Sie die Roboter die Arbeit machen

Der Nutzen der Automatisierung für die Produktivität am Arbeitsplatz ist mehr als deutlich. Unternehmen müssen die Automatisierung am Arbeitsplatz aufgreifen, um die Produktivität und die Effizienz ihrer Mitarbeitenden zu verbessern und am Ende ihre Rentabilität zu stärken. Die klügsten Unternehmen machen sich die neuesten Automatisierungslösungen bereits als Kraftverstärker zu eigen. Andere bewegen sich schnell, um Schritt zu halten. Die Unternehmen verändern sich. Und Sie?