Venir à bout des e-mails internes, grâce à Talkspirit : témoignage de l’IM du Biterrois

Un besoin : mieux communiquer avec des collaborateurs sans e-mail

“Quand je suis arrivé sur mon poste en juin 2020, la communication se faisait principalement par e-mail, raconte Jean-Baptiste Esclafit. Cependant, de nombreux salariés n’avaient pas d’e-mail professionnel, ce qui nous obligeait à leur envoyer des informations sur leur e-mail personnel.

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Résultat : il y avait des ratés en termes de communication, que ce soit pour la diffusion d’information quotidienne (comme les modifications de planning) ou plus occasionnelle (par exemple, pour organiser des entretiens professionnels, ou prévenir d’une panne sur site).”

Pour fluidifier les échanges avec les salariés, et entre ces derniers, l’IM du Biterrois a donc voulu mettre en place un outil plus moderne, remplaçant l’e-mail et permettant aussi d’inclure l’ensemble des collaborateurs sans e-mail professionnel.

“Quitte à mettre en place un nouvel outil, je préférais passer par autre chose que l’e-mail professionnel, que je trouvais un peu vieillot”, poursuit le directeur administratif.

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Le réseau social d’entreprise répondait justement à tous ces critères, et offrait même davantage de possibilités en termes d’interactions et de partage d’informations. 

La proximité et le made in France, deux critères clés pour le groupe

À première vue, “deux outils semblaient répondre à nos besoins : Talkspirit et Slack.” Mais lorsque le moment du choix final est arrivé, il n’y a pas vraiment eu d’hésitation. 

“Ce qui nous a  réellement convaincu de choisir Talkspirit, c’est son ADN français, et le fait qu’on puisse facilement entrer en contact avec l’équipe. Et puis, la solution est en permanente évolution, ce qui nous semble aussi intéressant pour l’avenir.”

En septembre 2020, l’imagerie médicale du Biterrois adopte ainsi son premier réseau social d’entreprise : Talkspirit.

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Un outil facile à déployer

“On a commencé par tester Talkspirit au niveau de l’équipe de direction. Et dès qu’on a été convaincus, on l’a directement mis en place pour tous les radiologues et l’ensemble des salariés. Nous avons également invité certains partenaires et prestataires externes, notamment notre DSI externalisé, afin de communiquer plus facilement avec eux.

L’outil est très facile à mettre en place. Nous avons simplement créé des identifiants avec la liste du personnel. Et puis, nous avons demandé à notre DSI d’installer le logiciel sur les ordinateurs des différents sites.” Ainsi, les collaborateurs et radiologues peuvent utiliser Talkspirit sur PC lorsqu’ils sont sur site, et via l’application mobile lorsqu’ils sont à distance.

Des fonctionnalités hors pair pour fluidifier les échanges

Des bénéfices très concrets

“Talkspirit nous permet d’échanger plus facilement avec le personnel, de faciliter la gestion de projet avec les radiologues, mais aussi de fluidifier notre façon de travailler au quotidien. 

Avant, il arrivait que certains salariés viennent travailler alors qu’ils ne devaient pas venir, ou inversement. On se retrouvait alors avec un salarié en trop ou un salarié en moins, et il fallait faire avec. Maintenant que les salariés sont au courant des modifications de planning, il y a beaucoup moins d’erreurs qu’auparavant, ce qui nous a permis de diminuer les absences et les sureffectifs injustifiés sur les différents sites.

Depuis la mise en place de Talkspirit, l’absentéisme a reculé de 30 à 35 % et nous avons réduit les erreurs de planning de 40 à 50 %”, révèle Jean-Baptiste Esclafit.

Pour l’IM du Biterrois, le bilan est très positif, à la fois du côté de la direction et de celui des collaborateurs. 

“Les utilisateurs trouvent l’outil très intuitif, efficace et moderne. C’est une vraie révolution, et ils en sont ravis. Pour preuve : 95 % d’entre eux se connectent à Talkspirit toutes les semaines.”

Depuis la mise en place de Talkspirit, l’absentéisme a reculé de 30 à 35 % et nous avons réduit les erreurs de planning de 40 à 50 %.

L’oeil de Talkspirit sur l’IM du Biterrois

Fluidifier les échanges et le partage d’informations sont des enjeux clés lorsqu’une équipe est dispersée sur plusieurs sites.

Grâce à Talkspirit, les collaborateurs du centre d’imagerie médicale du Biterrois peuvent communiquer bien plus rapidement qu’auparavant, qui plus est sans exclure leurs collègues ne disposant pas d’une adresse e-mail professionnelle. 

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Accessible sur mobile et sur PC, l’outil permet aux salariés et aux associés de rester informés des modifications de planning et des événements importants du groupe où qu’ils soient. Ces derniers peuvent ainsi participer plus activement à la vie de l’entreprise, remonter des problématiques du terrain, et donner leur avis sur des sujets les concernant directement dans les communautés dédiées à ces échanges. 

En bref : Talkspirit est bien plus pratique et inclusif que les e-mails internes !

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Auteure : Emmanuelle Abensur