Guide de démarrage pour les utilisateurs

Nouveau sur talkspirit ? Nous vous souhaitons la bienvenue !

Nous avons rassemblé dans cet article quelques astuces et liens pour vous aider dans votre prise en main. Cette page évolue avec les retours de nos utilisateurs, n'hésitez pas à nous transmettre vos questions et suggestions.

Découvrir l’interface

Se connecter à talkspirit

Pour vous connecter, entrez votre identifiant et votre mot de passe à l’adresse :

https://_____.talkspirit.com

Vos échanges sont sécurisés et seuls les membres peuvent accéder à cette interface.

L'interface talkspirit présente plusieurs grandes sections :

• Le partage d'informations est réalisé au travers de publications dans des groupes ou des messages privés adressés à un ou plusieurs utilisateurs.

• Le fil d'actualités rassemble en un seul lieu toutes les publications des groupes que vous avez rejoints et les messages privés échangés.

• Le tchat vous permet de communiquer avec une ou plusieurs personnes de façon instantanée.

• Le drive vous permet de retrouver l’ensemble des documents enregistrés sur la plateforme selon leur appartenance à un groupe.

Compléter ses informations de profil

Profil utilisateurs

Pour modifier les informations relatives à votre profil, rendez-vous dans l’onglet Profil et préférences de la barre de menu latérale gauche.

En sélectionnant Informations vous pourrez renseigner vos coordonnées ainsi que d’autres informations nécessaires à vos collaborateurs, qui apparaîtront sur votre profil.

Vous pourrez également :

• modifier vos informations de connexion dans Connexion,
• ajouter une photo de profil dans Profil,
• compléter des informations quant à votre hiérarchie dans l’organisation afin de venir nourrir l’organigramme de votre structure (Organigramme).

Astuce : un profil complété vous permettra de mieux communiquer avec vos collègues car il sera plus facile de vous identifier et de vous retrouver sur la plateforme.

Paramètres du profil

Dans la section préférences vous pourrez modifier les informations relatives à votre plateforme telles que :

• la langue,
• les couleurs de votre plateforme (si cela a été autorisé par un administrateur),
• les options de lecture et notifications à votre convenance.

Choisir ses notifications

Il existe plusieurs types de notifications qui s’affichent en fonction de votre présence ou non sur la plateforme.

Vous pouvez activer, paramétrer ou désactiver certaines de ces notifications en vous rendant dans la section Notifications de l'onglet Profil et préférences.

Parmi elles :

• les notifications navigateurs,
• les notifications mobile,
• les notifications email.

Les notifications liées au groupe peuvent également être désactivées.

Pour agir sur ces notifications, vous avez deux possibilités :

• depuis votre fil d’actualités, activez l’option “ne plus suivre” liée à un groupe,
• depuis un tchat, désactivez les notifications dans les paramètres.

Vous avez également la possibilité de mettre l’ensemble de vos notifications en sourdine pendant une période déterminée.

Astuce : paramétrer ses notifications est essentiel ! En désactivant les notifications qui vous semblent inutiles, vous faites ressortir les notifications les plus importantes pour vous.

Découvrir les utilisateurs inscrits via l'Annuaire

La consultation d’un profil utilisateur peut se faire depuis le fil d’actualités, le tchat et l’annuaire des utilisateurs.

Pour vous rendre sur l’annuaire des utilisateurs, sélectionnez “utilisateurs” dans la barre de menu latérale gauche.

Cet annuaire comprend l’ensemble des utilisateurs inscrits sur la plateforme et permet d’accéder à leur profil ainsi qu’à l’organigramme de l’entreprise.

Il est également possible de rechercher des utilisateurs de la plateforme à partir d’un critère précis (poste, localisation, groupe…) en tapant les termes recherchés dans la barre de recherche de l’annuaire.

Astuce : il est possible d’effectuer une recherche en cumulant plusieurs critères. Vous pourrez par exemple rechercher tous les utilisateurs basés à Paris dont la compétence est Anglais.

Une fois l’utilisateur concerné trouvé, vous pourrez instantanément lui envoyer un message tchat ou un message privé depuis cette vue, en sélectionnant simplement le type de discussion souhaité.

Le groupe

Un groupe est un espace de partage d’informations et de collaboration sur un sujet principal. Il réunit des membres (appelés “Membres du groupe”) et peut accueillir ponctuellement des invités que nous appelons guests.

Le groupe est caractérisé par un visuel, un titre, une description et un niveau d'accès et peut être administré par un ou plusieurs gestionnaire(s).

Astuce : vous souhaitez suivre les activités d’un groupe ponctuellement sans pour autant être notifié de chaque nouvelle activité ? Vous avez la possibilité d’activer l’option “Ne plus suivre”. Vous ne recevrez plus les notifications liées à ce groupe mais pourrez accéder à ses contenus quand vous le voudrez.

L’annuaire de groupe

Pour accéder à une vue d’ensemble des groupes de votre organisation, rendez-vous dans l’annuaire de groupes.

NB : les groupes secrets dont vous n’êtes pas membre ne seront pas visibles sur cette page.

Vous pouvez choisir de filtrer cette vue d’ensemble en faisant apparaître vos groupes, les groupes que vous gérez, vos groupes suivis sur le fil d’actualités ou bien vos groupes favoris.

Rejoindre un groupe

Depuis l’annuaire de groupes, vous pouvez rejoindre un groupe de différentes façons selon le niveau de confidentialité du groupe.

• Pour un groupe ouvert, il vous suffira de cliquer sur la mention “rejoindre”,
• Pour un groupe privé visible, il vous faudra demander l’accès au groupe qui devra être autorisé par un membre compétent,

NB : vous ne pourrez rejoindre un groupe privé invisible (ou secret) que sur invitation.

Créer un groupe

Depuis l’annuaire de groupes, vous pouvez créer un groupe (sous conditions que cette option ait été activée par un administrateur).

Il vous suffit pour ce faire de cliquer sur “créer un groupe” puis de remplir les informations liées à ce groupe :

• son titre et une éventuelle description des objectifs de ce groupe,
• son niveau de confidentialité (plus d’informations ici).

Créer une nouvelle publication

Dans un groupe

Une fois dans un groupe, vous pouvez publier une contribution. Rendez-vous dans la barre d’icônes située en haut de votre fil d’actualités.

Talkspirit vous propose différents types de publications :  

• Une publication simple à laquelle vous pouvez attacher une galerie photo, un sondage, une checklist, une pièce jointe.
• Un événement auquel vous pouvez attacher une galerie photo, un sondage, une checklist, une pièce jointe,
• Une vidéo en direct (live).

Une fois votre contribution partagée, tous les membres du groupe y auront accès et pourront y réagir et la commenter.

Astuce : vous pouvez mentionner vos collègues dans une publication pour leur générer une notification spéciale

Vous avez également la possibilité d’assigner une publication lorsque vous attendez une action de la part d’un collègue.

À un ou plusieurs destinataires

Vous pouvez écrire une publication à un ou plusieurs membres sans que cela ne soit visible de l’ensemble des utilisateurs de la plateforme : on parle de publications privées.

Le tchat

Si vous souhaitez échanger avec un collègue sans que cela fasse l’objet d’une publication, vous pouvez créer ou rejoindre un tchat.

Rejoindre un tchat de groupe

Lorsqu’un groupe est créé, le gestionnaire du groupe peut ouvrir un salon de tchat lié au groupe en question. Si vous êtes membre de ce groupe, vous serez alors automatiquement invité à rejoindre ce tchat. Plus d’informations ici.

Créer un salon de tchat

Rendez-vous dans l’onglet tchat de la barre de menu latérale gauche puis sélectionnez “ajouter”. Choisissez le ou les destinataire(s) de la discussion tchat. Vous pouvez maintenant débuter votre discussion.

Il est possible d’ajouter des destinataires à un salon de tchat existant. Plus d’informations ici.

Astuce : vous pouvez double-cliquer sur un message du tchat pour en modifier le contenu !

Créer un document

Dans le drive

Vous pouvez créer un document en vous rendant dans la section Drive de la plateforme.

Cette section est accessible de deux façons :

• en haut à droite du fil d’actualités de vos groupes,
• à partir de l’onglet Drive de la barre de menu latérale gauche.

Depuis la section Drive, vous pouvez créer 3 types de documents :

• un document texte,
• un tableur,
• une présentation.

Plus d’informations sur ces documents ici.

Astuce : n’hésitez pas à inviter un de vos collaborateurs à rejoindre le groupe lié au document Drive créé pour travailler ensemble sur ce document.

Partager un document dans une publication

Vous pouvez partager un document en pièce jointe d’une de vos publications mais celui-ci ne sera pas éditable par les membres du groupe et ne sera pas automatiquement intégré au Drive.

Télécharger les apps mobiles et desktop

Pour télécharger les applications mobiles et desktop, rendez-vous dans l’onglet Aide & plus de la barre de menu latérale gauche et sélectionnez Téléchargements.

Vous pourrez alors choisir quelles applications télécharger (mobile IOS, Android) ou Desktop (Mac, Windows, Linux) à votre convenance.

NB : vous pouvez vous connecter facilement à votre application mobile avec un QR code qui remplace l'identifiant et mot de passe. Plus d’informations ici.

Astuces : en téléchargeant l’application mobile vous pouvez continuer à travailler via votre réseau social d’entreprise même en déplacement. Vous avez ainsi la possibilité de rester connecté en permanence.  

Vous pouvez stopper ces notifications push sur une plage horaire définie dans la section Notifications de l’onglet Profil et préférences.

Besoin d’aide ?

Si vous rencontrez des difficultés liées à la prise en main de l’outil, plusieurs solutions s’offrent à vous.

Centre d'aide

Vous pouvez accéder à ce centre d’aide depuis votre plateforme utilisateur en :

• sélectionnant Aide & Plus dans la barre de menu latérale gauche de votre plateforme.
• sélectionnant Centre d’aide.

Assistance en ligne

Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ou souhaitez remonter un dysfonctionnement, une proposition d’amélioration directement à l’équipe support ?

Depuis votre plateforme utilisateur :

• sélectionnez Aide & Plus dans la barre de menu latérale gauche de votre plateforme,
• Cliquez sur Assistance en ligne.

Assistance par email

L’équipe support peut être contactée directement par e-mail, à l’adresse hello@talkspirit.com