Définir les rôles au sein de votre organisation

Old hierarchy has taught us – myself included – that big and pompous job titles are a statement of power. But what would happen if we got rid of job titles and transformed them into roles and clarified its accountabilities? 

In this article we’ll provide great tips on how to set roles and clarify accountabilities for each team member from an organization:
We’ll dive into:

• Ce que sont les titres de poste et comment ils freinent la croissance
• What are roles, accountabilities and purpose 
• Un guide pour clarifier/définir les rôles au sein de l'organisation
  

Que sont les titres de poste et entravent-ils la croissance ?

Si nous cherchons la signification of what job titles are, we can find: “specific designation of a position within an organization, normally associated with a job description that details the tasks and responsibilities that go with it.” Having stated what entitles a job title and its description, how many of you have taken a job position because of its title and not because of its salary ou because it would bring joy to your professional growth? 

I have –  guilty as charged! I have taken jobs with over-the-top titles just for the sake of looks and ego– thinking this would open doors and possibilities along the way. But was I really doing my job and what it required? Not really. Most of the time I was multi-tasking to get a mission done. Job titles can get blurry if the organisation n'est pas claire et proactive dans la clarification des rôles et des responsabilités dès le début.

Selon un article job titles are only validation cards of who we are “without having to explain what we do.” A enquêtedone to 1,500 workers concluded that 70% of them would take a better job title over an increase in salary. And what does this show about our working culture and old hierarchy? It demonstrates how we place a big importance on appearances instead of personal/professional growth. We focus on how we will be perceived in the working industry, instead of what we actually bring to the table with skills and knowledge to complete the mission successfully. 

Anne-Laure Le Cunff raconte son expérience dans un article on how working at Google felt like, its expectations and she delves on how job titles can become a sign of vanity and appearances.  She states: “When I started working at Google, I was quickly introduced to the job ladder that has since become pervasive in the tech industry. Depending on your first job there, you get assigned to a particular ladder, with fixed accomplishments to demonstrate in order to climb to the next level.” Cunff continues: “They are like a checklist of accomplishments you need to demonstrate to your manager and to your peers. The problem with rubrics—beside the fact that many are badly designed—is that they encourage fitting a mould that doesn’t evolve with the ever-changing demands of the business. People end up doing what will look good rather than what’s actually good.”

So, does job titles limit our growth and block our potential with things we could do in an organization? Perhaps yes, perhaps no. But if you think that job titles do block growth and potential, then you’ve come to the right place because up next we’re giving you the lowdown on how to move from job titles to roles and ways to clarify them.

Que sont les rôles, les responsabilités et la raison d'être ?

Les rôles are said to represent the activities that perform in an organization. They are the building blocks of a company and each role is assigned to anyone within the organization. 

Par exemple :

• Spécialiste Contenu
• Spécialiste Web
• Relations publiques
  

Accountabilities are the set of expectations that come with each role. 

Par exemple :

• Organiser un webinaire chaque mois
• Produire du contenu de haute qualité chaque semaine
• Interagir avec les bons médias pour un résultat percutant
  

La raison d'être is the goal pursued and/or potential of the role to be completed within the organization. 

Par exemple :

• Enhance content visibility 
• Attract/increase new prospects to the site 
• Contenu bien rédigé en deux langues

Et comment cela fonctionne-t-il dans l'Holacracy? 

A single person can fill multiple roles and a single role can be filled by multiple team members. 

Cependant, voici des points à garder à l'esprit lorsqu'on occupe des rôles assortis d'un ensemble d'autorités :

• Ownership to execute any action that the member sees fit in regards to the roles’ purpose and mission
• Droit de contrôler/réguler toute question concernant votre ou vos rôle(s)
  

image tirée de Target Teal

Comment définir des rôles efficaces au sein de votre organisation ?

Clarifying roles and setting accountabilities are vital from the start for the assigned team member. This not only will enhance communication within the organization, but also, it will leave a clear path for your peer on what he/she must work on in the future. Also, this will enhance the team’s productivity level and performance. 

1. Clarifier le rôle

You’d think it’s easy to just hand out roles and roles descriptions, but it really isn’t. When assigning a role/task to a team member, make sure the language is clear and easy to understand to anyone involved within the role. 

2. Expliquer la raison d'être du rôle

Donner une brève explication sur l'importance du rôle peut apporter de la clarté et une prise de conscience à la personne assignée à ce rôle spécifique. Offrir un aperçu rapide de pourquoi et comment ce rôle spécifique joue une part vitale dans l'ensemble du processus et/ou de l'organisation peut également aider vos collègues à mieux comprendre pour de meilleures performances.

3. Vérifier la compréhension du rôle

Sometimes we think that our explanations and deliverance are clear for everybody – wrong! We all have different methods of understanding a certain task/role/objective, so make sure everyone is on the right path when it comes to role understanding. And how do we do that? Follow up with the team member, let them show you how their process is done, ou perhaps let them know that you’re open to questions for further clarification. 

4. Expliquer les priorités et les responsabilités du rôle

Roles as we mentioned above do come with a set of accountabilities, objectives, goals and so much more. When assigning it to a peer/s, make sure everything is set clear and transparent. Transparency is key for a team’s higher performance. Leave its priorities clear and discussed with the assigned member, so they can understand what is the end-goal of the role and everything that comes with it.

Comment garder vos rôles visibles et structurés avec Holaspirit?

Every organization has different ways of clarifying roles, dealing with transparency and visibility amongst the entire team. However, maintaining a visible and visual board of where each team member stands within circles and responsibilities, only helps the organization to stay structured, self-managed with great communication. 

La clarification des rôles doit permettre de déterminer assez précisément qui peut prendre quelle décision, et qui est responsable lorsqu'une décision n'est pas suivie ou lorsque des actions ne sont pas mises en œuvre.

La page d'accueil Chart vous donne une structure de votre organisation basée sur les rôles et les cercles. Votre organisation affiche plus ou moins de cercles et de rôles selon sa complexité.

Note : la taille du cercle dépend de la position du rôle dans la hiérarchie et du nombre de rôles qu'il contient.

Comment naviguer entre les rôles dans votre organisation ?

Dans le menu des rôles, vous trouverez tous les rôles documentés pour votre organisation.

Depuis le menu chart, vous pouvez :

• Cliquer n'importe où à l'intérieur d'un cercle (mais pas directement sur un rôle) pour zoomer et dézoomer sur votre chart.
• Vous pouvez naviguer vers tous les rôles qu'il contient. Cela vous aidera à identifier « qui fait quoi » de manière claire ! Facilitant la compréhension du fonctionnement. Pour afficher les détails d'un cercle ou d'un rôle, passez simplement votre souris sur le nom du cercle ou du rôle et cliquez dessus — les informations s'afficheront sur le côté.
• Pour revenir à la vue Chart, cliquez simplement sur le « X » dans le coin supérieur droit.
• Utilisez l'option de recherche et de tri en haut à droite de votre écran pour trouver directement ce que vous cherchez sur le chart.
• Utilisez la recherche globale si vous souhaitez obtenir une liste de résultats

Vous souhaitez savoir comment définir des rôles et des responsabilités sur une plateforme d'autogestion comme Holaspirit ?Réservez un appel avec notre équipe !

Comment les modèles organisationnels peuvent-ils vous aider à définir des rôles clairs ?

Les modèles organisationnels comme l'Holacracy, la Sociocratie ou Teal offrent un cadre clair pour définir les rôles et les responsabilités dans votre organisation. Donc si vous cherchez à rendre votre entreprise plus transparente, la mise en œuvre d'un modèle organisationnel devrait être l'une de vos priorités. Alors comment choisir et mettre en œuvre le bon modèle organisationnel ? Et comment assurer son succès dans le temps ? Téléchargez notre dernier livre blanc pour obtenir toutes les réponses 👇

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