Einen Kulturwandel mit Talkspirit durchführen: Das Zeugnis von Welser Profile

Kann man wirklich die Unternehmenskultur eines Unternehmens ändern, das seit 360 Jahren existiert? So überraschend es auch klingen mag, die Antwort ist ein klares Ja! Und wenn Sie daran zweifeln, fragen Sie einfach unseren Kunden Welser Profile. 😉

Welser Profile, das ist ein österreichisches Familienunternehmen mit reicher Geschichte, deren Ursprünge bis 1664 zurückreichen, als es noch eine einfache Schmiede war. 1960 kam es zu einem großen Wendepunkt: Das Unternehmen revolutionierte seine Prozesse durch die Entwicklung der Kaltprofilierung, einer Technik, die es ermöglicht, Stahlprofile zu formen, die heute in Bereichen wie Bauwesen, Transport oder Energieerzeugung unverzichtbar sind. Heute ist Welser Profile ein Schlüsselakteur in diesem Bereich weltweit.

Welser Profile in Zahlen:

• 2.400 Mitarbeitende
• 5 Produktionsstandorte (Österreich, Deutschland, Vereinigte Staaten)
• 11 Vertriebsbüros in Europa
• 24.500 Profilquerschnitte entwickelt und hergestellt

Vor fünf Jahren machte sich Welser Profile eine Herausforderung: mehrAgilität, Vertrauen, Verantwortung und Zusammenarbeit in den Teams zu schaffen. Und welches bessere Werkzeug, um diese kulturelle Veränderung zu begleiten, als Talkspirit?

Um mehr über diese kulturelle Transformation zu erfahren, haben wir mit Karl Teufl, Talkspirit Guru bei Welser Profile, gesprochen – mit 30 Jahren Erfahrung im Unternehmen. Hier ist sein Zeugnis über diese bedeutende Entwicklung.

Unternehmenskultur ändern, um Abstimmung und Agilität zu stärken

Wie war die Situation im Unternehmen vor Talkspirit? Und was hat Welser motiviert, so einen tiefgreifenden kulturellen Wandel durchzuführen?

Karl Teufl: „Damals definierte jede Abteilung ihre eigenen Ziele, was zu einem Mangel an Zusammenhalt und Reaktionsfähigkeit im gesamten Unternehmen führte. Um dies zu beheben, starteten wir 2018 ein Projekt zur kulturellen Transformation.

Das Ziel war, eine agilere Denkweise zu entwickeln und das Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Managern zu stärken. Wir begannen damit, die Unternehmenspurpose zu definieren, eine wesentliche Arbeit, die es uns ermöglichte, die Grundlagen für organisationalen Wandel zu schaffen und alle Teams auf gemeinsame Ziele auszurichten. »

Den richtigen Rahmen und die richtigen Werkzeuge wählen

Nachdem diese Vision etabliert war, brauchten wir einen strukturierenden Rahmen, um diese kulturelle Veränderung zu begleiten. Schnell wurde klar, dass dieHolakratie die ideale Lösung war, da sie uns nicht nur zentriert auf unsere Purpose hielt, sondern auch das Vertrauen und die Eigenverantwortung der Teams stärkte.

Wir starteten daher ein Schulungsprogramm, um unsere Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, diese neue Denkweise anzunehmen – zunächst mit externer Coaching-Unterstützung, dann durch den Aufbau unseres eigenen Netzwerks interner Coaches.

Das richtige Werkzeug finden, um Holakratie einzuführen

Nachdem der Rahmen feststand, suchten wir nach einem geeigneten Werkzeug, um die Holakratie umzusetzen. Wir testeten Glassfrog und Talkspirit, und unsere Wahl fiel schließlich auf Talkspirit, das unseren Bedarf deutlich besser erfüllte. Es war das ideale Werkzeug für uns wegen der intuitiven Bedienoberfläche, dem umfangreichen Funktionsangebot und dem agilen Design. Beispielsweise ist die Verwaltung von Governance-Änderungen mit Talkspirit besonders einfach.

Darüber hinaus hatten wir einen sehr guten Kontakt zum Team, das bis heute sehr aufgeschlossen für unsere Verbesserungsvorschläge für die Plattform ist.

Eine schrittweise und strukturierte Einführung

Die Implementierung von Talkspirit begann 2022 in Etappen. Wir starteten zunächst mit einem Pilotprojekt mit einem kleinen Team, um die ersten Rollen zu strukturieren, bevor wir die Nutzung der Plattform schrittweise ausbauten.

Unser erstes Projekt führten wir mit der Finanzabteilung durch, die etwa ein Jahr lang mit Holakratie und Talkspirit arbeitete.

Nach diesem ersten Erfolg beschlossen wir, das Werkzeug im restlichen Unternehmen einzuführen. Jede Abteilung wurde nacheinander integriert mit schrittweise ansteigender Nutzung. Die Serviceabteilung adoptierte Talkspirit beispielsweise in sechs Monaten, während die nächste es in drei Monaten tat.

Während des gesamten Prozesses verfolgten wir einen Versuch-und-Irrtum-Ansatz, der es uns ermöglichte, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Die wichtigste Lektion? Der Erfolg beruht vor allem auf einem Mentalitätswechsel, der von oben beginnen muss. Wenn die Führungskräfte den Wandel unterstützen, wird es für ihre Teams natürlicher, das Gleiche zu tun. Aber Achtung, dieser Übergang braucht Zeit!

Ein hybrides Modell inspiriert von der Holakratie

Als Produktionsunternehmen stehen wir vor spezifischen Herausforderungen, die nicht vollständig mit Holakratie vereinbar sind. Einerseits läuft unsere Produktionskette rund um die Uhr, 24/7, was keine Flexibilität bei Arbeitszeiten zulässt und eine strikte Anwendung der Holakratie erschwert. Andererseits folgt unsere Serviceabteilung klassischen Bürozeiten, mit mehr Flexibilität, was die Integration ihrer Prinzipien erleichtert.

Anstatt die Holakratie-Verfassung wörtlich anzuwenden, haben wir daher ein Hybridmodell entwickelt, das die besten Aspekte dieses Systems und traditioneller Strukturen kombiniert. Wir haben es das Welser Organisational S

ystem genannt. Um es aufzubauen, übernahmen wir die organisationale Kartografie der Holakratie, ihre Rollenstruktur und Besprechungsform, passten aber andere Elemente an unsere Bedürfnisse an.

Bei Welser legen wir Wert darauf, dass alle unsere Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Rolle, zwei Schlüsselwerte teilen: Vertrauen und die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln.

Adoption mit Wissensdatenbank und dediziertem Experten erleichtern

Mit der Ausweitung der Plattformnutzung beschlossen wir, die Rolle eines Talkspirit-„Guru" zu schaffen, um unsere Teams bei der Bedienung des Werkzeugs zu unterstützen

. Ich habe diese Rolle übernommen und eine Talkspirit-Wissensdatenbank eingerichtet – einen zentralen Ort mit allen notwendigen Ressourcen: Videotutorials, Antworten auf häufig gestellte Fragen usw.

Dank dieser Datenbank können Mitarbeitende sich eigenständig fortbilden, ohne dass zusätzliche Schulungssitzungen notwendig sind.

Ein Ziel und eine Purpose, die alle teilen

Diese kulturelle Veränderung hat uns viele Vorteile gebracht. Anstatt unterschiedliche Ziele zu verfolgen, haben wir jetzt eine gemeinsame Purpose und ein gemeinsames Ziel, und alle Rollen arbeiten zusammen, um es zu erreichen.

Ein weiterer wichtiger Wandel: Wir vertrauen unseren Mitarbeitenden mehr und arbeiten zusammen, um Kundenproblemen zu lösen, anstatt dass jede Abteilung alleine eine Lösung sucht. Durch diese neue rollenbasierte Struktur fühlen sich die Teams autonomer und verantwortungsvoller in ihrer Arbeit.

Noch besser: Initiativen entstehen aus allen Rollen heraus – Mitarbeitende schlagen regelmäßig Entwicklungen vor, um Rollen zu verbessern und die Organisation voranzubringen. Eine äußerst positive Dynamik!

Was mir besonders an der Holakratie gefällt, ist, dass sie jedem ermöglicht, sein volles Potenzial freizusetzen. Ein Mitarbeitender, der in mehreren Bereichen hervorragend ist, kann verschiedene Rollen übernehmen, ohne durch eine starre Stellenbeschreibung begrenzt zu sein. Die Flexibilität in der Rollenentwicklung stärkt auch unsere Agilität, ein wesentlicher Vorteil in einer VUCA-Welt (Volatil, Unsicher, Komplex und Mehrdeutig).

Nächste Schritte mit Talkspirit

Unser nächster Schritt ist die Erhöhung der Nutzerzahl auf der Plattform. Dieses Jahr sind wir von 200 auf 600 Nutzer gewachsen, und unser Ziel für nächstes Jahr ist es, 800 aktive Nutzer zu erreichen. Langfristig möchten wir, dass unsere 2.000 Mitarbeitenden auf die Plattform zugreifen können, zumindest im Lesemodus.

Wir wollen auch unsere Nutzung von Talkspirit vertiefen. Derzeit nutzen wir hauptsächlich:

• Das Organigramm zum Bearbeiten und Visualisieren von Rollen
• Governance- und Synchronisierungsbesprechungen zur Gewährleistung einer guten Koordination der Teams

Der nächste Schritt? Die Projektanwendung nutzen, um unsere Projektverwaltung auf Talkspirit zu zentralisieren. Eine weitere große Herausforderung wird sein, Talkspirit unser Managementsystem konform zu machen, was mehrere Zertifizierungen erfordert.

Schließlich würden wir gerne SharePoint mit Talkspirit verbinden, um Zugriff auf unsere vorhandene Dokumentation zu erleichtern, und in den kommenden Jahren mit der Umsetzung von OKRs (Objectives and Key Results) beginnen.

Schlüssel zur erfolgreichen Adoption von Talkspirit

Wenn ich einige Ratschläge zur erfolgreichen Implementierung von Talkspirit geben müsste, würde ich folgende drei empfehlen:

1. Einen „Talkspirit-Guru" bestimmen, also einen Referenzansprechpartner, der das Werkzeug vollständig beherrscht und Teams begleiten kann.
2. Eine Talkspirit-Wissensdatenbank erstellen, um Ressourcen und Best Practices zur Werkzeugnutzung zu zentralisieren.
3. Regelmäßige Besprechungen mit dem Talkspirit-Team durchführen, um Schlüsselindikatoren zu verfolgen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Wenn Sie diese Ratschläge befolgen, schaffen Sie die besten Voraussetzungen für einen erfolgreichen Übergang mit Talkspirit!

Fazit

Die Erfahrung von Welser Profile mit Talkspirit zeigt perfekt, wie ein durchdachter kultureller Wandel eine Organisation transformieren kann. Durch die Annahme eines Hybridmodells inspiriert von der Holakratie ist es dem Unternehmen gelungen, eine gemeinsame Purpose zu schaffen, das Vertrauen zu stärken und auf allen Ebenen an Agilität zu gewinnen.

Bestimmte Initiativen wie die Gründung eines Talkspirit-Guru, die Implementierung einer umfassenden Wissensdatenbank sowie regelmäßiges Performance-Tracking spielten eine Schlüsselrolle für den Erfolg dieser kulturellen Transformation.

Dieses Zeugnis beweist, dass mit dem richtigen Werkzeug, dem richtigen Rahmen und der richtigen Mentalität jedes Unternehmen einen kulturellen Wandel durchführen kann. Falls Sie auch diesen Schritt unternehmen möchten, kontaktieren Sie unser Team – wir helfen Ihnen gerne!

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