CIO: 4 Hebel zur Reduzierung Ihrer IT-Ausgaben

Als CIO haben Sie die Verantwortung, die IT-Ausgaben unter Kontrolle zu halten. Dennoch können Sie sich in einer Situation wiederfinden, in der Ihre IT-Kosten das, was Ihr Unternehmen – und Ihr Budget – vernünftigerweise tragen kann, überschreiten.

Kein CIO möchte, dass die IT-Kosten die verfügbaren Ressourcen wesentlich übersteigen. Glücklicherweise gibt es Strategien, um diese Ausgaben zu reduzieren und Ihr Budget wieder in Ordnung zu bringen – ohne dabei Effizienz oder Produktivität zu opfern.

Aber welche genau sind diese Strategien? Hier sind vier Hebel zur Reduzierung Ihrer IT-Ausgaben:

Verfolgung der IT-Ausgaben

Es ist unmöglich, die IT-Ausgaben zu senken, wenn man nicht genau weiß, was sie darstellen. Der erste Schritt zur Rückkehr der Kontrolle über das Budget? Strikte Verfolgung jedes Ausgabenpostens.

Erfassen Sie Ihre fixen und variablen IT-Kosten für einen Zeitraum von einem Monat. Dies umfasst alle IT-bezogenen Ausgaben in Ihrer Organisation: Personalkosten, monatliche Abonnements, Kosten für die Sicherung von Netzwerken und Daten.

Diese Verfolgung gibt Ihnen einen klaren Überblick über Ihren Ausgangspunkt – und bildet die Grundlage für eine nachhaltige Reduktion Ihrer IT-Ausgaben.

Erkennung von Redundanzen

Sobald alle Ihre IT-Ausgaben erfasst wurden, ist es an der Zeit, die Daten zu analysieren, um Ausgabenpositionen zu identifizieren, die reduziert oder entfernt werden sollen. Und der beste Platz zum Anfangen? Die Erkennung von Redundanzen.

Es ist wahrscheinlich, dass bestimmte Positionen Ihres IT-Budgets sich überschneiden – was eine Gelegenheit schafft, Ihr Anwendungsportfolio zu rationalisieren, Duplikate zu eliminieren und Ihre Gesamtausgaben zu reduzieren. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie zahlen für ein Website-Filterungstool, um bestimmte URLs zu blockieren. Nach Überprüfung Ihrer Abos stellen Sie fest, dass Ihre Anti-Malware-Lösung diese Funktion bereits bietet – Sie können daher das dedizierte Tool löschen und die Kosten reduzieren.

Redundanzen können auch in Ihren Personalkosten auftreten. Wenn ein erheblicher Teil Ihres Budgets für externe Auftragnehmer bestimmt ist, erwägen Sie, bestimmte Aufgaben an Ihre angestellten Mitarbeitenden zu verteilen – was Ihre Outsourcing-Ausgaben reduzieren würde.

Durch genaue Überprüfung Ihrer IT-Ausgaben werden Sie sicherlich eine oder zwei Redundanzen finden – und deren Beseitigung kann zu einer erheblichen Reduzierung Ihrer Gesamit-Kosten beitragen.

Bewertung unmittelbarer Kosten gegenüber langfristigen Ersparnissen

Wenn Sie Ihr IT-Budget neu gestalten und unter einen bestimmten Ausgabenschwellwert gehen möchten, ist es leicht, die Kosten mit allen Mitteln reduzieren zu wollen. Aber die Realität ist, dass kurzfristige Ausgaben manchmal die Grundlage für langfristige Einsparungen sind – und wenn Sie Ihre IT-Ausgaben nachhaltig und erheblich reduzieren möchten, müssen Sie bereit sein, dort zu investieren, wo es klug ist.

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Viele IT-Tools und Plattformen bieten beispielsweise einen Rabatt bei jährlichem Abonnement statt monatlich – die Vorabkosten sind höher, aber Sie sparen den Gesamtbetrag. Ebenso, wenn Sie einen IT-Spezialisten einstellen: Die Einstellung eines zu jungen Profils, um Lohnkosten zu sparen, könnte Sie langfristig mehr kosten – in Form verlorener Produktivität, Ineffizienzen oder im schlimmsten Fall einer Sicherheitslücke.

Investition in Sicherheitsschulung

Nach einem Bericht von 2019, betragen die durchschnittlichen Kosten eines Cyberangriffs auf ein Unternehmen 1,1 Millionen Dollar. Das ist eine erhebliche IT-Ausgabe – und um sie zu vermeiden, ist eines der besten Dinge, das Sie tun können, in die Schulung Ihrer Teams investieren, um Cyberangriffe fernzuhalten.

Die Art der Schulung hängt von Ihrem Team, Ihrem Unternehmen und Ihrer IT-Struktur ab. Beispielsweise, wenn Sie ein verteiltes Team verwalten, können Sie Ihre Mitarbeitenden zum Sichern ihrer Geräte und Netzwerke in Telearbeit schulen. Wenn Ihr Unternehmen schnelles Wachstum durchlebt, sollten Sie eine unternehmensweite IT-Schulung anbieten, um Neueinsteiger mit internen Systemen, Verfahren und Sicherheitsprotokollen vertraut zu machen.

In Sicherheitsschulung zu investieren ist zwar eine Investition. Aber wie erwähnt, führen kurzfristige Ausgaben manchmal zu langfristigen Einsparungen – und mit 1,1 Millionen Dollar auf dem Spiel ist dies eindeutig der Fall. Also sparen Sie nicht an der Schulung Ihrer Teams – und akzeptieren Sie, dass Sie investieren, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie sich, ihre Geräte und Ihre sensiblen Daten vor Cyberangriffen schützen.

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Nutzen Sie diese Hebel, um Ihre IT-Ausgaben zu reduzieren und wieder Kontrolle über Ihr Budget zu erlangen

Überhöhte IT-Kosten sind eine Quelle von Stress – für Sie als CIO, für Ihre Teams und für Ihre Organisation insgesamt. Als CIO besteht Ihre Rolle darin, diese Kosten auf ein handhabbares Niveau zu halten. Das trägt nicht nur dazu bei, Ihr Budget auszugleichen, sondern die Kontrolle über die Ausgaben ermöglicht es Ihnen, über die notwendigen Ressourcen zu verfügen, um in Ihre Teams , in Ihr Unternehmen und in den Aufbau einer IT-Infrastruktur zu investieren, die solide und effizient ist. Mit diesen Strategien in der Hand haben Sie alles, was Sie brauchen, um das zu erreichen.

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Autorin: Deanna deBara