Intranet : définition et fonctionnalités
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- Un intranet est un réseau fermé propre à une organisation : seules les personnes autorisées y accèdent, contrairement à internet, et il ne s’adresse pas aux clients ni aux partenaires, contrairement à l’extranet.
- Né dans les années 90 comme une page unique d’informations internes, il est devenu en trente ans un espace de travail cloud, accessible partout et depuis mobile.
- Ses fonctions principales : documents internes, actualités, sondages, annuaire, organigramme, base de connaissances, agenda et moteur de recherche. Ses fonctions secondaires : messagerie, tchat, visioconférence, gestion de projet, espace RH.
- Selon l’étude Arctus 2023 (377 entreprises), un intranet sur deux propose un espace de travail collaboratif, 46 % une GED, 40 % la co-édition et 37 % une messagerie instantanée.
- On le déploie d’abord pour faire circuler l’information interne (premier défi digital pour 69 % des entreprises interrogées), puis pour capitaliser les savoirs et gagner en efficacité opérationnelle (59 % chacun).
- Le parc s’est rajeuni : deux entreprises sur trois ont un intranet de trois ans ou moins, contre 20 % en 2009.
Si vous travaillez dans une grande entreprise ou dans un grand groupe, vous êtes sans doute familier avec le terme d’intranet. Il faut dire que depuis les années 90, l’intranet a su se faire une place de choix dans les organisations. Bien entendu, il s’est modernisé en cours de route en suivant les tendances et les innovations technologiques.
Il est aujourd’hui devenu un outil social et collaboratif. D’après l’étude 2023 de l’Observatoire de l’intranet et de la communication digitale, menée par Arctus auprès de 377 entreprises, un intranet sur deux propose un espace de travail collaboratif, 46 % une gestion électronique de documents, 40 % la co-édition de documents et 37 % une messagerie instantanée.
1) Définition
L’intranet des débuts
Un intranet est un réseau local propre à une organisation (entreprise, université, institution), qui permet aux collaborateurs d’accéder aux informations internes et d’échanger entre eux. Il fonctionne comme un site web : il nécessite un serveur web et les protocoles associés. À la différence d’internet, ouvert à tous, l’intranet reste fermé : seules les personnes autorisées par l’organisation y accèdent. Il ne faut pas non plus le confondre avec l’extranet, plutôt destiné à une utilisation externe (un réseau mis à disposition des clients, des fournisseurs et des partenaires).
À l’origine, l’intranet n’est accessible que depuis les postes connectés au réseau local. Pour se connecter, les utilisateurs doivent utiliser un identifiant et un mot de passe. À ses débuts, il était utilisé pour la communication interne, avec une interface simplifiée, souvent composée d’une seule page rassemblant de nombreuses informations.
Au fil des années, ce réseau interne a évolué en intégrant de plus en plus de fonctionnalités, mais aussi en proposant des interfaces plus ergonomiques et plus agréables à utiliser.
L’intranet aujourd’hui
En trente ans d’existence, l’intranet s’est transformé, enrichi et modernisé. Il a progressivement incorporé des technologies (tchat d’entreprise, visioconférence, fil d’actualités) jusqu’à devenir un véritable espace de travail.
Aujourd’hui, les entreprises utilisent l’intranet « cloud », qui vient effacer les limites des serveurs en permettant aux personnes autorisées de se connecter depuis n’importe où. L’intranet actuel possède souvent un moteur de recherche, un calendrier, une application mobile et tout un ensemble d’outils qui permettent aux utilisateurs d’être performants même lorsqu’ils sont en déplacement.
Le parc s’est d’ailleurs rajeuni : selon l’étude Arctus 2023, deux entreprises sur trois disposent d’un intranet de trois ans ou moins, alors qu’en 2009, seuls 20 % des intranets avaient moins de trois ans.
Lire aussi : [Étude Arctus 2023] Quel est le rôle de l’intranet en entreprise ?
2) Les fonctionnalités d’un intranet
Un intranet permet de mettre à disposition des employés les documents et les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, tout en réduisant les risques de fuites de données vers l’extérieur. Il permet à la fois de centraliser certaines informations et d’y fournir un accès permanent.
Comme mentionné plus haut, il est de plus en plus courant, et c’est l’extension naturelle des usages initiaux, de voir intégrer des fonctionnalités de travail collaboratif au sein des réseaux intranet.
Fonctionnalités principales :
- Mise à disposition de documents internes (procédures, formulaires)
- Partage d’actualités internes importantes (remplaçant la newsletter interne)
- Sondages internes
- Annuaire des collaborateurs ou trombinoscope
- Organigramme
- Bases de connaissances
- Agenda (rassemblant les événements internes importants)
- Moteur de recherche pour retrouver facilement documents et fichiers
Fonctionnalités secondaires :
- Messagerie (email)
- Tchat
- Visioconférence et audioconférence
- Gestion de projet
- Espace RH (pour poser ses congés, soumettre ses notes de frais)
| Fonctionnalité | À quoi elle sert | Ce qu’elle remplace souvent |
|---|---|---|
| FonctionnalitéFil d’actualités | À quoi elle sertDiffuser les informations internes à tous, au même moment | Ce qu’elle remplace souventLa newsletter interne et les mails à toute l’entreprise |
| FonctionnalitéBase documentaire | À quoi elle sertDonner un accès permanent aux procédures, formulaires et modèles | Ce qu’elle remplace souventLe serveur de fichiers et les pièces jointes |
| FonctionnalitéAnnuaire et organigramme | À quoi elle sertSavoir qui fait quoi et qui joindre | Ce qu’elle remplace souventLe trombinoscope papier et les listes de contacts éparpillées |
| FonctionnalitéMoteur de recherche | À quoi elle sertRetrouver un document ou une information sans demander à quelqu’un | Ce qu’elle remplace souventLes relances par mail et le bouche-à-oreille |
| FonctionnalitéSondages | À quoi elle sertRecueillir l’avis des équipes sur une décision ou un projet | Ce qu’elle remplace souventLes questionnaires envoyés en pièce jointe |
| FonctionnalitéEspace RH | À quoi elle sertPoser ses congés, soumettre ses notes de frais, suivre ses demandes | Ce qu’elle remplace souventLes formulaires papier et les mails au service RH |
3) Pourquoi mettre en place un intranet ?
Un intranet ne se déploie pas pour la technologie, mais pour régler des problèmes d’organisation précis. L’étude Arctus 2023 donne la hiérarchie des enjeux que les entreprises adressent avec leur dispositif interne.
- Faire circuler l’information interne. La communication interne est perçue comme le principal défi du digital par 69 % des entreprises interrogées.
- Capitaliser et transmettre les savoirs. Cet enjeu arrive juste derrière, cité par 59 % des répondants, au même niveau que l’efficacité opérationnelle.
- Développer le lien social entre collaborateurs. 59 % des répondants y voient une opportunité du digital en interne, devant l’engagement et la fidélisation des talents (36 %) et le télétravail (34 %).
- Garder les documents sensibles à l’intérieur. Un espace fermé, avec des droits d’accès, évite la circulation de fichiers en pièce jointe hors de l’organisation.
Lire aussi : Les 5 avantages de l’intranet et Quelle différence entre l’email, l’intranet et une plateforme collaborative ?
4) L’intranet, et après ?
Avec l’évolution des usages numériques, l’intranet a subi des changements importants et apporte aujourd’hui de nombreux services aux organisations et à leurs collaborateurs. Avec l’essor de la digital workplace, il va devoir à nouveau redéfinir son rôle et sa contribution pour la communauté de l’entreprise. De nombreux éditeurs ont déjà redéfini leur positionnement, au premier rang desquels Talkspirit.
Découvrir l’intranet de Talkspirit
Lire aussi : Top 14 des meilleures solutions intranet
Aller plus loin : mettre en place votre intranet
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Auteurs : David Everaert, Benoît Renoul
FAQ
Un intranet est un réseau local propre à une organisation (entreprise, université, institution) permettant aux collaborateurs d’accéder aux informations internes et d’échanger entre eux. Il fonctionne comme un site web : il nécessite un serveur web et les protocoles associés.
Il ne faut pas confondre l’intranet avec l’extranet qui, lui, est plutôt destiné à une utilisation externe : un réseau mis à disposition des clients, des fournisseurs et des partenaires.
En trente ans d’existence, l’intranet s’est transformé, enrichi et modernisé, en incorporant progressivement le tchat d’entreprise, la visioconférence et le fil d’actualités jusqu’à devenir un véritable espace de travail cloud, accessible depuis n’importe où. Le parc s’est aussi rajeuni : selon l’étude Arctus 2023, deux entreprises sur trois disposent d’un intranet de trois ans ou moins, contre 20 % des intranets de moins de trois ans en 2009.
Mise à disposition de documents internes (procédures, formulaires), partage d’actualités internes importantes, sondages internes, annuaire des collaborateurs ou trombinoscope, organigramme, bases de connaissances, agenda des événements internes, et moteur de recherche pour retrouver facilement documents et fichiers.
La messagerie (email), le tchat, la visioconférence et l’audioconférence, la gestion de projet, ainsi qu’un espace RH pour poser ses congés ou soumettre ses notes de frais.
Pour régler des problèmes d’organisation précis. D’après l’étude Arctus 2023 menée auprès de 377 entreprises, la communication interne est le principal défi du digital pour 69 % des répondants, devant la capitalisation des savoirs et l’efficacité opérationnelle (59 % chacune). Le digital interne sert aussi à développer le lien social (59 %), à engager et fidéliser les talents (36 %) et à faciliter le télétravail (34 %). S’y ajoute un bénéfice de sécurité : un espace fermé, avec des droits d’accès, évite la circulation de documents sensibles en pièce jointe.
